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Version 7.1 par Joséphine Ducruet le 2025/06/23 17:25
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Joséphine Ducruet 3.1 1 (% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
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Joséphine Ducruet 4.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6
7 )))
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Joséphine Ducruet 4.1 9 (((
10 = Avant de commencer =
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Joséphine Ducruet 4.1 12 == Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
admin admin 1.1 13
Joséphine Ducruet 4.1 14 Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
15 Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
16 Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
admin admin 1.1 17
Joséphine Ducruet 4.1 18 == Formats de fichiers compatibles ==
admin admin 1.1 19
Joséphine Ducruet 4.1 20 Flora prend en charge une large gamme de formats :
admin admin 1.1 21
Joséphine Ducruet 4.1 22 * **PDF** (.pdf)
23 * **Microsoft Word** (.doc, .docx)
24 * **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
admin admin 1.1 25
Joséphine Ducruet 4.1 26 De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
admin admin 1.1 27
Joséphine Ducruet 4.1 28 == Règles de nommage des fichiers ==
admin admin 1.1 29
Joséphine Ducruet 4.1 30 Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
admin admin 1.1 31
Joséphine Ducruet 4.1 32 * **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
33 * **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
34 * **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
35 * Limiter le nom à **environ 20 caractères**
admin admin 1.1 36
Joséphine Ducruet 4.1 37 = Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
admin admin 1.1 38
Joséphine Ducruet 4.1 39 == Création de la notice ==
admin admin 1.1 40
Joséphine Ducruet 4.1 41 Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
admin admin 1.1 42
Joséphine Ducruet 4.1 43 1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
admin admin 1.1 44
Joséphine Ducruet 4.1 45 [[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 46
47
Joséphine Ducruet 4.1 48 (% start="2" %)
49 1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
admin admin 1.1 50
Joséphine Ducruet 4.1 51 [[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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53
Joséphine Ducruet 4.1 54 (% start="3" %)
55 1. **Enregistrer** la notice
admin admin 1.1 56
Joséphine Ducruet 4.1 57 Votre notice est prête à accueillir son fichier !
admin admin 1.1 58
Joséphine Ducruet 4.1 59 == Ajout du fichier bureautique ==
admin admin 1.1 60
Joséphine Ducruet 4.1 61 Deux méthodes possibles :
admin admin 1.1 62
Joséphine Ducruet 4.1 63 === Méthode simple : Glisser-déposer ===
admin admin 1.1 64
Joséphine Ducruet 4.1 65 * Ouvrir la notice
66 * Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
admin admin 1.1 67
Joséphine Ducruet 4.1 68 [[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 69
70
71 (% class="box infomessage" %)
72 (((
Joséphine Ducruet 4.1 73 Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
74 Pour gagner du temps :
75
76 1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
77 1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
admin admin 1.1 78 )))
79
Joséphine Ducruet 4.1 80 (% class="box errormessage" %)
81 (((
82 **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
admin admin 1.1 83
Joséphine Ducruet 4.1 84 Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
85 Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
admin admin 1.1 86
Joséphine Ducruet 4.1 87 Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
88 Et voilà, votre document est correctement ajouté !
admin admin 1.1 89
Joséphine Ducruet 4.1 90 [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 )))
admin admin 1.1 92
Joséphine Ducruet 5.1 93 === Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
admin admin 1.1 94
Joséphine Ducruet 4.1 95 * Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
admin admin 1.1 96
Joséphine Ducruet 4.1 97 [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 98
99
Joséphine Ducruet 4.1 100 * Cliquer sur l'icone ajouter des documents
admin admin 1.1 101
Joséphine Ducruet 4.1 102 [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 103
104
Joséphine Ducruet 4.1 105 * Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
admin admin 1.1 106
Joséphine Ducruet 4.1 107 [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 108
109
Joséphine Ducruet 4.1 110 [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 111
112
Joséphine Ducruet 4.1 113 * Valider l'ajout du document
admin admin 1.1 114
Joséphine Ducruet 4.1 115 [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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117
Joséphine Ducruet 4.1 118 * Enregistrer l'ajout du document
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Joséphine Ducruet 4.1 120 [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 121
122
Joséphine Ducruet 4.1 123 [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 124
125
Joséphine Ducruet 5.1 126 (% class="box infomessage" %)
127 (((
Joséphine Ducruet 7.1 128 Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
129 **Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
Joséphine Ducruet 6.1 130
Joséphine Ducruet 7.1 131 **Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
132
133 **Suivez le guide :**
134
Joséphine Ducruet 6.1 135 1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
136
137 [[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138
139 (% start="2" %)
140 1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
141
142 [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143
144 1. Passez en mode **Ajout par lot**
145
146 [[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147
148 1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
149
150 [[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151
152 1. **Importez** les fichiers
153
154 [[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155
156 [[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157
158 1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
159
160 [[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161
162 1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
163
164 [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Joséphine Ducruet 4.1 165 )))
admin admin 1.1 166
Joséphine Ducruet 7.1 167 = Visualiser les fichiers bureautiques =
admin admin 1.1 168
Joséphine Ducruet 7.1 169 == Depuis une liste de résultats ==
admin admin 1.1 170
Joséphine Ducruet 7.1 171 Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
admin admin 1.1 172
Joséphine Ducruet 7.1 173 >(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.(%%)(((
174 [[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 )))
admin admin 1.1 176
Joséphine Ducruet 7.1 177 **Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
178 Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
admin admin 1.1 179
Joséphine Ducruet 7.1 180 (% class="box warningmessage" %)
181 (((
182 **Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
183 )))
admin admin 1.1 184
Joséphine Ducruet 7.1 185 == Depuis une notice ==
admin admin 1.1 186
187 (% class="box infomessage" %)
188 (((
Joséphine Ducruet 7.1 189 Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
190 On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
191 La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
admin admin 1.1 192 )))
193
Joséphine Ducruet 7.1 194 === Depuis une notice du réservoir de médias ===
admin admin 1.1 195
Joséphine Ducruet 7.1 196 Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
admin admin 1.1 197
Joséphine Ducruet 7.1 198 [[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 199
Joséphine Ducruet 7.1 200
201 )))
admin admin 1.1 202
Joséphine Ducruet 7.1 203 (((
204 **Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
admin admin 1.1 205
Joséphine Ducruet 7.1 206 * **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
207 * **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
admin admin 1.1 208
209 (% class="box infomessage" %)
210 (((
Joséphine Ducruet 7.1 211 **Astuce d’affichage**
212 Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
213 Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
214 **Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
admin admin 1.1 215
Joséphine Ducruet 7.1 216 [[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 217
Joséphine Ducruet 7.1 218  
admin admin 1.1 219
Joséphine Ducruet 7.1 220 [[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 )))
222 )))
223 )))|(% style="width:300px" %)
admin admin 1.1 224
225
226
227
228 = Visualiser les fichiers bureautiques =
229
230
231 Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
232
233
234 == Depuis une liste de résultats ==
235
236
237 Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
238
239 Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
240
241
242 Exemple pour la table Autres documents.
243
244 Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
245
Doriane Bautista 2.1 246 [[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 247
248 (% style="text-align: center;" %)
249 //Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
250
251 Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
252
Doriane Bautista 2.1 253 [[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 254
255 (% style="text-align: center;" %)
256 //Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
257
258 == Depuis une notice ==
259
260
261 === Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
262
263
264 Exemple pour la table Unités d'archives.
265
266 Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
267
Doriane Bautista 2.1 268 [[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 269
270
271 Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
272
273 * Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
274 * Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
275
276 Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
277
Doriane Bautista 2.1 278 [[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 279
280
281 (% class="box infomessage" %)
282 (((
283 **Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
284 )))
285
286 (% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
287
Doriane Bautista 2.1 288 [[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 289
290
291 Pour le masquer :
292
Doriane Bautista 2.1 293 [[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 294
295
296 === Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
297
298
299 Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
300
301 Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
302
303 Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
304
Doriane Bautista 2.1 305 [[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 306
307
308 (% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
309
Doriane Bautista 2.1 310 [[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 311
312
313 = Intervenir sur les fichiers bureautiques =
314
315
316 **Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
317
318
319 == Télécharger un fichier bureautique ==
320
321
322 Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
323
324 Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
325
326 (% class="box infomessage" %)
327 (((
328 **Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
329 )))
330
Doriane Bautista 2.1 331 [[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 332
333
334 == Créer un sous-dossier ==
335
336 (% class="box infomessage" %)
337 (((
338 **Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
339 )))
340
341 La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
342
343 Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
344
345 Depuis l'onglet Document :
346
347 Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
348
Doriane Bautista 2.1 349 [[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 350
351 Résultat :
352
Doriane Bautista 2.1 353 [[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 354
355 Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
356
357 Résultat :
358
Doriane Bautista 2.1 359 [[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 360
361
362 == Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
363
364
365 (% class="box infomessage" %)
366 (((
367 **Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
368 )))
369
370 L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
371
372 Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
373
374 Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
375
376 * Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
377 * Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
378
379 Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
380
Doriane Bautista 2.1 381 [[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 382
383
384 Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
385
386 * Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
387 * Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
388
Doriane Bautista 2.1 389 [[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 390
391
392 (% class="wikigeneratedid" %)
393 Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
394
Doriane Bautista 2.1 395 [[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 396
397
398 (% class="wikigeneratedid" %)
399 Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
400
Doriane Bautista 2.1 401 [[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 402
403
404 == Modifier un fichier bureautique ==
405
406
407 Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
408
Doriane Bautista 2.1 409 [[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 410
411
412 Il est alors possible de renommer le document.
413
Doriane Bautista 2.1 414 [[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 415
416
417 == Supprimer un fichier bureautique ==
418
419
420 Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
421
Doriane Bautista 2.1 422 [[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 423
424
425 Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
426
Doriane Bautista 2.1 427 [[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 428
429
430 = Gérer des fichiers océrisés =
431
432
433 == Définitions ==
434
435
436 L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
437
438 Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
439
440 Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
441
442 * Bibliothèque (catalogue)
443 * Autres Documents
444 * Unités d'archives
445
446 == Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
447
448
449 L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
450
451 Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
452
453 * L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
454 * Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
455
456 == Rechercher en texte intégral ==
457
458
459 Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
460
461
Doriane Bautista 2.1 462 (% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
admin admin 1.1 463 === Recherche simple en texte intégral ===
464
465
466 Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
467
468 Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
469
470 Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
471
Doriane Bautista 2.1 472 [[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 473
474 (% style="text-align: center;" %)
475 //Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
476
477
478 === La recherche générique en texte intégral ===
479
480
481 (% class="box infomessage" %)
482 (((
483 **Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
484 )))
485
486 La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
487
Doriane Bautista 2.1 488 [[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 489
490
491
492
493
494
495
496 Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
497
498 **Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
499
500 **Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
501
502 **Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
503
504 **Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
505
506
507 //Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
508
509 //Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
510
511
Doriane Bautista 2.1 512 (% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
admin admin 1.1 513 == Visualiser la liste de résultats ==
514
515
516 La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
517
Doriane Bautista 2.1 518 [[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 519
520 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
521 (% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
522
523
Doriane Bautista 2.1 524 (% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
admin admin 1.1 525 === Visualiser le texte indexé ===
526
527
528 Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
529
530 Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
531
Doriane Bautista 2.1 532 [[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 533
534 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
535 (% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
536
537
Doriane Bautista 2.1 538 (% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
admin admin 1.1 539 === Visualiser le fichier natif ===
540
541
542 Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
543
Doriane Bautista 2.1 544 [[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 545
546 (% style="text-align: center;" %)
547 (% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
548
549
Doriane Bautista 2.1 550 (% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
admin admin 1.1 551 === Visualiser le score de pertinence ===
552
553
554 La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
555
556 Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
557
558
Doriane Bautista 2.1 559 [[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 560
561 (% style="text-align: center;" %)
562 //Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//