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Version 6.1 par Joséphine Ducruet le 2025/06/23 16:34
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Joséphine Ducruet 3.1 1 (% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
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Joséphine Ducruet 4.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6
7 )))
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Joséphine Ducruet 4.1 9 (((
10 = Avant de commencer =
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Joséphine Ducruet 4.1 12 == Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
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Joséphine Ducruet 4.1 14 Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
15 Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
16 Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
admin admin 1.1 17
Joséphine Ducruet 4.1 18 == Formats de fichiers compatibles ==
admin admin 1.1 19
Joséphine Ducruet 4.1 20 Flora prend en charge une large gamme de formats :
admin admin 1.1 21
Joséphine Ducruet 4.1 22 * **PDF** (.pdf)
23 * **Microsoft Word** (.doc, .docx)
24 * **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
admin admin 1.1 25
Joséphine Ducruet 4.1 26 De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
admin admin 1.1 27
Joséphine Ducruet 4.1 28 == Règles de nommage des fichiers ==
admin admin 1.1 29
Joséphine Ducruet 4.1 30 Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
admin admin 1.1 31
Joséphine Ducruet 4.1 32 * **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
33 * **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
34 * **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
35 * Limiter le nom à **environ 20 caractères**
admin admin 1.1 36
Joséphine Ducruet 4.1 37 = Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
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Joséphine Ducruet 4.1 39 == Création de la notice ==
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Joséphine Ducruet 4.1 41 Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
admin admin 1.1 42
Joséphine Ducruet 4.1 43 1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
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Joséphine Ducruet 4.1 45 [[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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47
Joséphine Ducruet 4.1 48 (% start="2" %)
49 1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
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Joséphine Ducruet 4.1 51 [[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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53
Joséphine Ducruet 4.1 54 (% start="3" %)
55 1. **Enregistrer** la notice
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Joséphine Ducruet 4.1 57 Votre notice est prête à accueillir son fichier !
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Joséphine Ducruet 4.1 59 == Ajout du fichier bureautique ==
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Joséphine Ducruet 4.1 61 Deux méthodes possibles :
admin admin 1.1 62
Joséphine Ducruet 4.1 63 === Méthode simple : Glisser-déposer ===
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Joséphine Ducruet 4.1 65 * Ouvrir la notice
66 * Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
admin admin 1.1 67
Joséphine Ducruet 4.1 68 [[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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70
71 (% class="box infomessage" %)
72 (((
Joséphine Ducruet 4.1 73 Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
74 Pour gagner du temps :
75
76 1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
77 1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
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79
Joséphine Ducruet 4.1 80 (% class="box errormessage" %)
81 (((
82 **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
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Joséphine Ducruet 4.1 84 Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
85 Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
admin admin 1.1 86
Joséphine Ducruet 4.1 87 Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
88 Et voilà, votre document est correctement ajouté !
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Joséphine Ducruet 4.1 90 [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 )))
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Joséphine Ducruet 5.1 93 === Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
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Joséphine Ducruet 4.1 95 * Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
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Joséphine Ducruet 4.1 97 [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 98
99
Joséphine Ducruet 4.1 100 * Cliquer sur l'icone ajouter des documents
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Joséphine Ducruet 4.1 102 [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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104
Joséphine Ducruet 4.1 105 * Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
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Joséphine Ducruet 4.1 107 [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Joséphine Ducruet 4.1 110 [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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112
Joséphine Ducruet 4.1 113 * Valider l'ajout du document
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Joséphine Ducruet 4.1 115 [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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117
Joséphine Ducruet 4.1 118 * Enregistrer l'ajout du document
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Joséphine Ducruet 4.1 120 [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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122
Joséphine Ducruet 4.1 123 [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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125
Joséphine Ducruet 5.1 126 (% class="box infomessage" %)
127 (((
128 Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans **l’onglet Documents,** inutile de les importer un par un. Flora vous simplifie la vie avec sa **fenêtre de production avancée**. Suivez le guide :
Joséphine Ducruet 6.1 129
130 1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
131
132 [[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133
134 (% start="2" %)
135 1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
136
137 [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138
139 1. Passez en mode **Ajout par lot**
140
141 [[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142
143 1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
144
145 [[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146
147 1. **Importez** les fichiers
148
149 [[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150
151 [[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152
153 1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
154
155 [[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156
157 1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
158
159 [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Joséphine Ducruet 4.1 160 )))
Joséphine Ducruet 5.1 161 )))
Joséphine Ducruet 4.1 162 )))|(% style="width:300px" %)
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170 (% class="wikigeneratedid" %)
171 Résultat :
172
173
174
175 ==== Ajout par lot ====
176
177
178 (% class="box infomessage" %)
179 (((
180 **Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
181 )))
182
183 Exemple pour la table Autres Documents.
184
185 (% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
186
Doriane Bautista 2.1 187 [[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 188
189 (% class="wikigeneratedid" %)
190 Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
191
Doriane Bautista 2.1 192 [[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 193
194
195 (% class="wikigeneratedid" %)
196 Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
197
198 (% class="box infomessage" %)
199 (((
200 **L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
201 )))
202
203
Doriane Bautista 2.1 204 [[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 205
206
207 (% class="wikigeneratedid" %)
208 Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
209
Doriane Bautista 2.1 210 [[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 211
212
213 (% class="wikigeneratedid" %)
214 Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
215
Doriane Bautista 2.1 216 [[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 217
218
219 (% class="wikigeneratedid" %)
220 Les fichiers sont en cours de téléchargement :
221
Doriane Bautista 2.1 222 [[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 223
224
225 Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
226
Doriane Bautista 2.1 227 [[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 228
229
230 Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
231
Doriane Bautista 2.1 232 [[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 233
234
235 (% class="wikigeneratedid" %)
236 Résultat :
237
Doriane Bautista 2.1 238 [[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 239
240
241 = Visualiser les fichiers bureautiques =
242
243
244 Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
245
246
247 == Depuis une liste de résultats ==
248
249
250 Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
251
252 Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
253
254
255 Exemple pour la table Autres documents.
256
257 Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
258
Doriane Bautista 2.1 259 [[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 260
261 (% style="text-align: center;" %)
262 //Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
263
264 Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
265
Doriane Bautista 2.1 266 [[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 267
268 (% style="text-align: center;" %)
269 //Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
270
271 == Depuis une notice ==
272
273
274 === Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
275
276
277 Exemple pour la table Unités d'archives.
278
279 Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
280
Doriane Bautista 2.1 281 [[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 282
283
284 Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
285
286 * Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
287 * Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
288
289 Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
290
Doriane Bautista 2.1 291 [[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 292
293
294 (% class="box infomessage" %)
295 (((
296 **Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
297 )))
298
299 (% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
300
Doriane Bautista 2.1 301 [[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 302
303
304 Pour le masquer :
305
Doriane Bautista 2.1 306 [[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 307
308
309 === Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
310
311
312 Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
313
314 Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
315
316 Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
317
Doriane Bautista 2.1 318 [[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 319
320
321 (% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
322
Doriane Bautista 2.1 323 [[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 324
325
326 = Intervenir sur les fichiers bureautiques =
327
328
329 **Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
330
331
332 == Télécharger un fichier bureautique ==
333
334
335 Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
336
337 Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
338
339 (% class="box infomessage" %)
340 (((
341 **Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
342 )))
343
Doriane Bautista 2.1 344 [[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 345
346
347 == Créer un sous-dossier ==
348
349 (% class="box infomessage" %)
350 (((
351 **Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
352 )))
353
354 La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
355
356 Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
357
358 Depuis l'onglet Document :
359
360 Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
361
Doriane Bautista 2.1 362 [[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 363
364 Résultat :
365
Doriane Bautista 2.1 366 [[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 367
368 Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
369
370 Résultat :
371
Doriane Bautista 2.1 372 [[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 373
374
375 == Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
376
377
378 (% class="box infomessage" %)
379 (((
380 **Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
381 )))
382
383 L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
384
385 Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
386
387 Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
388
389 * Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
390 * Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
391
392 Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
393
Doriane Bautista 2.1 394 [[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 395
396
397 Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
398
399 * Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
400 * Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
401
Doriane Bautista 2.1 402 [[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 403
404
405 (% class="wikigeneratedid" %)
406 Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
407
Doriane Bautista 2.1 408 [[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 409
410
411 (% class="wikigeneratedid" %)
412 Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
413
Doriane Bautista 2.1 414 [[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 415
416
417 == Modifier un fichier bureautique ==
418
419
420 Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
421
Doriane Bautista 2.1 422 [[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 423
424
425 Il est alors possible de renommer le document.
426
Doriane Bautista 2.1 427 [[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 428
429
430 == Supprimer un fichier bureautique ==
431
432
433 Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
434
Doriane Bautista 2.1 435 [[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 436
437
438 Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
439
Doriane Bautista 2.1 440 [[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 441
442
443 = Gérer des fichiers océrisés =
444
445
446 == Définitions ==
447
448
449 L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
450
451 Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
452
453 Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
454
455 * Bibliothèque (catalogue)
456 * Autres Documents
457 * Unités d'archives
458
459 == Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
460
461
462 L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
463
464 Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
465
466 * L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
467 * Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
468
469 == Rechercher en texte intégral ==
470
471
472 Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
473
474
Doriane Bautista 2.1 475 (% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
admin admin 1.1 476 === Recherche simple en texte intégral ===
477
478
479 Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
480
481 Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
482
483 Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
484
Doriane Bautista 2.1 485 [[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 486
487 (% style="text-align: center;" %)
488 //Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
489
490
491 === La recherche générique en texte intégral ===
492
493
494 (% class="box infomessage" %)
495 (((
496 **Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
497 )))
498
499 La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
500
Doriane Bautista 2.1 501 [[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 502
503
504
505
506
507
508
509 Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
510
511 **Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
512
513 **Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
514
515 **Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
516
517 **Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
518
519
520 //Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
521
522 //Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
523
524
Doriane Bautista 2.1 525 (% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
admin admin 1.1 526 == Visualiser la liste de résultats ==
527
528
529 La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
530
Doriane Bautista 2.1 531 [[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 532
533 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
534 (% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
535
536
Doriane Bautista 2.1 537 (% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
admin admin 1.1 538 === Visualiser le texte indexé ===
539
540
541 Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
542
543 Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
544
Doriane Bautista 2.1 545 [[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 546
547 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
548 (% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
549
550
Doriane Bautista 2.1 551 (% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
admin admin 1.1 552 === Visualiser le fichier natif ===
553
554
555 Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
556
Doriane Bautista 2.1 557 [[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 558
559 (% style="text-align: center;" %)
560 (% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
561
562
Doriane Bautista 2.1 563 (% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
admin admin 1.1 564 === Visualiser le score de pertinence ===
565
566
567 La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
568
569 Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
570
571
Doriane Bautista 2.1 572 [[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
admin admin 1.1 573
574 (% style="text-align: center;" %)
575 //Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//