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Version 26.1 par Joséphine Ducruet le 2025/08/19 11:00
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1 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
7
8 Ils sont centralisés dans des **notices spécifiques** du //réservoir de médias et de documents// (comme la table //Autres documents//).
9
10 Cela permet de :
11
12 * centraliser les fichiers,
13 * les documenter précisément (titre, auteur, droits…),
14 * les lier à plusieurs notices principales si besoin.
15 )))
16
17 (((
18 = Avant de commencer =
19
20 (% class="box warningmessage" %)
21 (((
22 **Rappel**
23 Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
24 Ils sont centralisés dans des **notices dédiées** situées dans cette table **réservoir de médias.**
25 )))
26
27 == Format de fichiers compatibles ==
28
29 Flora accepte une large gamme de formats bureautiques, notamment :
30
31 * PDF : .pdf
32 * Microsoft Word : .doc, .docx
33 * Microsoft Excel : .xls, .xlsx
34
35 Ces fichiers ne sont **pas visualisables **dans Flora : ils doivent être téléchargés pour être ouverts.
36
37 == Règles de nommage des fichiers ==
38
39 Pour éviter les erreurs techniques :
40
41 * Utilisez uniquement des **minuscules** et le caractère _ comme séparateur
42 * **Ne pas utiliser** les ponctuations : , . ' !
43 * **N’utilisez jamais** le caractère & (bloque l’affichage)
44 * **Limitez** le nom de fichier à **20 caractères** max
45
46 = Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
47
48 == Créer une notice ==
49
50 ==== Créer une notice dans une table réservoir ====
51
52 1. Accédez à la table (ex. : //Autres documents//)
53 1. Cliquez sur + pour créer une nouvelle notice
54 1. Sélectionnez une grille de saisie
55 1. Renseignez les champs descriptifs
56 1. Enregistrez
57 1. Votre notice est prête à accueillir son fichier !
58
59 [[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60
61
62 [[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63
64
65
66 == Ajouter du fichier bureautique ==
67
68
69 === Méthode simple : Glisser-déposer ===
70
71 1. Ouvrez la notice
72 1. Glissez votre fichier dans le **pavé de gestion des fichiers** (situé à droite, onglet **Documents**)
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75
76 (% class="box infomessage" %)
77 (((
78 Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
79 Pour gagner du temps :
80
81 1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
82 1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
83 )))
84
85 [[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86
87
88 (% class="box errormessage" %)
89 (((
90 //**Attention** : ne pas glisser dans l’onglet Photos //ou un autre onglet (Message d’erreur si fichier non-image).
91
92 [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 )))
94
95 === Méthode avancée : ajout unitaire via fenêtre dédiée ===
96
97 1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
98 1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout unitaire
99 1. Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez votre fichier
100 1. Cliquez sur Valider, puis sur Enregistrer
101
102 [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103
104
105 [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106
107
108 [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109
110
111 [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112
113
114 [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115
116
117 [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118
119
120 [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121
122
123 === Méthode avancée : ajout par lot via fenêtre dédiée ===
124
125 1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
126 1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout par lot
127 1. Sélectionnez plusieurs fichiers **du même type**
128 1. Cliquez sur Importer, Valider, puis Enregistrer
129
130 [[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131
132
133 [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134
135
136 [[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137
138
139 [[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140
141
142 [[Icône dédiée à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143
144
145 [[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146
147
148 [[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149
150
151 [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 )))
153
154 (((
155 == Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
156
157 (% class="box infomessage" %)
158 (((
159 **OCR (Reconnaissance Optique de Caractères)** permet d’indexer le contenu textuel d’un fichier PDF/image pour recherche plein texte.
160 )))
161
162 L’ajout d’un fichier déjà océrisé s’effectue **comme pour tout autre fichier bureautique**, soit par **glisser-déposer** dans l’onglet //Documents//, soit via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
163
164 **Indexation plein texte automatique** :
165
166 * **Par glisser-déposer** : l’indexation démarre automatiquement dès l’import.
167 * **Par gestion avancée** : l’indexation est lancée automatiquement **à la validation de l’ajout**, si la table est configurée pour cela.
168
169 (((
170 = Intervenir sur les document bureautiques =
171
172 Toutes les actions sur les fichiers bureautiques s’effectuent depuis leur **notice descriptive** dans l**a table réservoir concernée.**
173 )))
174
175 (((
176 == Organiser avec des sous-dossiers ==
177
178 (% class="box infomessage" %)
179 (((
180 **Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
181
182 Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ? **Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
183
184 La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
185
186 * Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
187 * Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
188 * Une arborescence **sans limite de niveaux**.
189 )))
190
191 === Créer un sous-dossier ===
192
193 1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
194 1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
195 1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
196 1. Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !
197 1. **Glissez-déposez** les fichiers dans le dossier correspondant.
198
199 [[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200
201
202 [[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203
204
205
206 [[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207
208 === Réorganiser l'arborescence des documents ===
209
210 (% class="box infomessage" %)
211 (((
212 Bon à savoir :
213
214 * Un document **ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
215 * Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément (dossier ou fichier)
216 )))
217
218
219 1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
220 1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
221 1. Utilisez les **flèches**
222 1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
223 1. Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
224
225 [[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226
227
228 [[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229
230
231 [[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232
233
234 )))
235
236 (((
237 == Renommer un fichier bureautique ==
238
239 Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
240
241 1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
242 1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
243 1. Sélectionnez **Éditer**
244 1. Une zone de saisie s’ouvre : **Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
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246 [[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247
248
249
250 == Supprimer un fichier bureautique ==
251
252 Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
253
254 1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
255 1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
256 1. Cliquez sur **Supprimer**
257 1. Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
258 1. Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
259
260 [[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261
262
263 [[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 )))
265 )))
266 )))|(% style="width:300px" %)(((
267 (% class="box" %)
268 (((
269 **Sommaire**
270
271 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
272 )))
273
274 (% class="box" %)
275 (((
276 **Aller plus loin**
277
278 * [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
279 * [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome||target="_blank"]]
280 * [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome||target="_blank"]]
281 * [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome||target="_blank"]]
282 * [[Lier des documents à un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Documenter un bien.WebHome]]
283 * [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
284 )))
285
286 (% class="box" %)
287 (((
288 **Icônes principales**
289
290 * [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
291
292 * [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
293
294 * [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
295
296 * [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
297 )))
298 )))