Code source wiki de Gérer les fichiers bureautiques

Version 26.1 par Joséphine Ducruet le 2025/08/19 11:00

version	line-number	content
24.1	1	(% class="mark small" %)Versions 3.5 et ultérieures
1.1	2
4.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
25.1	6	Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrés directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
12.1	7
25.1	8	Ils sont centralisés dans des notices spécifiques du //réservoir de médias et de documents// (comme la table //Autres documents//).
21.1	9
25.1	10	Cela permet de :
12.1	11
25.1	12	* centraliser les fichiers,
	13	* les documenter précisément (titre, auteur, droits…),
	14	* les lier à plusieurs notices principales si besoin.
4.1	15	)))
1.1	16
4.1	17	(((
	18	= Avant de commencer =
1.1	19
19.1	20	(% class="box warningmessage" %)
	21	(((
	22	Rappel
25.1	23	Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrés directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
	24	Ils sont centralisés dans des notices dédiées situées dans cette table réservoir de médias.
19.1	25	)))
1.1	26
25.1	27	== Format de fichiers compatibles ==
1.1	28
25.1	29	Flora accepte une large gamme de formats bureautiques, notamment :
1.1	30
25.1	31	* PDF : .pdf
	32	* Microsoft Word : .doc, .docx
	33	* Microsoft Excel : .xls, .xlsx
1.1	34
25.1	35	Ces fichiers ne sont pas visualisables dans Flora : ils doivent être téléchargés pour être ouverts.
1.1	36
4.1	37	== Règles de nommage des fichiers ==
1.1	38
25.1	39	Pour éviter les erreurs techniques :
1.1	40
25.1	41	* Utilisez uniquement des minuscules et le caractère _ comme séparateur
	42	* Ne pas utiliser les ponctuations : , . ' !
	43	* N’utilisez jamais le caractère & (bloque l’affichage)
	44	* Limitez le nom de fichier à 20 caractères max
1.1	45
4.1	46	= Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
1.1	47
25.1	48	== Créer une notice ==
1.1	49
25.1	50	==== Créer une notice dans une table réservoir ====
1.1	51
25.1	52	1. Accédez à la table (ex. : //Autres documents//)
	53	1. Cliquez sur + pour créer une nouvelle notice
	54	1. Sélectionnez une grille de saisie
	55	1. Renseignez les champs descriptifs
	56	1. Enregistrez
	57	1. Votre notice est prête à accueillir son fichier !
1.1	58
4.1	59	[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	60
	61
4.1	62	[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	63
	64
	65
25.1	66	== Ajouter du fichier bureautique ==
1.1	67
	68
4.1	69	=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
1.1	70
25.1	71	1. Ouvrez la notice
	72	1. Glissez votre fichier dans le pavé de gestion des fichiers (situé à droite, onglet Documents)
1.1	73
	74
	75
	76	(% class="box infomessage" %)
	77	(((
4.1	78	Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? Pas besoin de les importer un par un : Flora accepte le glisser-déposer multiple.
	79	Pour gagner du temps :
	80
	81	1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec CTRL + MAJ,
	82	1. Faites-les glisser directement dans Flora
1.1	83	)))
	84
25.1	85	[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	86
	87
4.1	88	(% class="box errormessage" %)
	89	(((
25.1	90	//Attention : ne pas glisser dans l’onglet Photos //ou un autre onglet (Message d’erreur si fichier non-image).
1.1	91
4.1	92	[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	93	)))
1.1	94
25.1	95	=== Méthode avancée : ajout unitaire via fenêtre dédiée ===
1.1	96
25.1	97	1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
	98	1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout unitaire
	99	1. Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez votre fichier
	100	1. Cliquez sur Valider, puis sur Enregistrer
1.1	101
4.1	102	[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	103
	104
4.1	105	[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	106
	107
4.1	108	[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	109
	110
4.1	111	[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	112
	113
4.1	114	[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	115
	116
4.1	117	[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	118
	119
4.1	120	[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	121
	122
25.1	123	=== Méthode avancée : ajout par lot via fenêtre dédiée ===
6.1	124
25.1	125	1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
	126	1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout par lot
	127	1. Sélectionnez plusieurs fichiers du même type
	128	1. Cliquez sur Importer, Valider, puis Enregistrer
7.1	129
6.1	130	[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	131
	132
	133	[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	134
	135
	136	[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	137
	138
	139	[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	140
	141
25.1	142	[[Icône dédiée à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
6.1	143
25.1	144
6.1	145	[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	146
	147
	148	[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	149
	150
	151	[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
4.1	152	)))
1.1	153
7.1	154	(((
20.1	155	== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
1.1	156
	157	(% class="box infomessage" %)
	158	(((
25.1	159	OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) permet d’indexer le contenu textuel d’un fichier PDF/image pour recherche plein texte.
7.1	160	)))
1.1	161
25.1	162	L’ajout d’un fichier déjà océrisé s’effectue comme pour tout autre fichier bureautique, soit par glisser-déposer dans l’onglet //Documents//, soit via la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
1.1	163
25.1	164	Indexation plein texte automatique :
1.1	165
25.1	166	* Par glisser-déposer : l’indexation démarre automatiquement dès l’import.
	167	* Par gestion avancée : l’indexation est lancée automatiquement à la validation de l’ajout, si la table est configurée pour cela.
1.1	168
9.1	169	(((
10.1	170	= Intervenir sur les document bureautiques =
1.1	171
25.1	172	Toutes les actions sur les fichiers bureautiques s’effectuent depuis leur notice descriptive dans la table réservoir concernée.
9.1	173	)))
1.1	174
9.1	175	(((
25.1	176	== Organiser avec des sous-dossiers ==
1.1	177
9.1	178	(% class="box infomessage" %)
	179	(((
	180	Pourquoi créer des sous-dossiers ?
1.1	181
25.1	182	Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ? Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair !
1.1	183
9.1	184	La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
1.1	185
9.1	186	* Une meilleure lisibilité des documents liés à une notice,
	187	* Une navigation plus fluide en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
	188	* Une arborescence sans limite de niveaux.
1.1	189	)))
	190
10.1	191	=== Créer un sous-dossier ===
1.1	192
9.1	193	1. Faites un clic droit sur le dossier Document
	194	1. Cliquez sur Ajouter un sous-dossier
	195	1. Saisissez le libellé du dossier souhaité
25.1	196	1. Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !
	197	1. Glissez-déposez les fichiers dans le dossier correspondant.
1.1	198
9.1	199	[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	200
	201
9.1	202	[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	203
	204
	205
9.1	206	[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	207
25.1	208	=== Réorganiser l'arborescence des documents ===
1.1	209
25.1	210	(% class="box infomessage" %)
	211	(((
10.1	212	Bon à savoir :
1.1	213
25.1	214	* Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier
	215	* Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément (dossier ou fichier)
	216	)))
1.1	217
	218
10.1	219	1. Ouvrez la fenêtre de gestion avancée des fichiers
25.1	220	1. Sélectionnez le fichier ou dossier à déplacer
	221	1. Utilisez les flèches
	222	1. Cliquez sur Valider pour confirmer le nouvel ordre
	223	1. Le nouvel agencement est immédiatement pris en compte pour la consultation.
1.1	224
10.1	225	[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	226
	227
10.1	228	[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	229
	230
10.1	231	[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	232
25.1	233
10.1	234	)))
1.1	235
10.1	236	(((
11.1	237	== Renommer un fichier bureautique ==
1.1	238
10.1	239	Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
1.1	240
10.1	241	1. Dans le pavé de gestion des fichiers, rendez-vous dans l’onglet Documents
	242	1. Faites un clic droit sur le fichier concerné
	243	1. Sélectionnez Éditer
25.1	244	1. Une zone de saisie s’ouvre : Vous pouvez alors renommer le document selon vos besoins.
1.1	245
10.1	246	[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	247
	248
	249
10.1	250	== Supprimer un fichier bureautique ==
1.1	251
10.1	252	Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
1.1	253
10.1	254	1. Rendez-vous dans le pavé de gestion des fichiers, onglet Documents
	255	1. Faites un clic droit sur le document à supprimer
	256	1. Cliquez sur Supprimer
25.1	257	1. Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
	258	1. Cliquez sur OUI pour valider la suppression
1.1	259
10.1	260	[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	261
	262
10.1	263	[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
11.1	264	)))
1.1	265	)))
14.1	266	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	267	(% class="box" %)
13.1	268	(((
18.1	269	Sommaire
13.1	270
18.1	271	{{toc depth="2" numbered="true"/}}
14.1	272	)))
13.1	273
14.1	274	(% class="box" %)
	275	(((
18.1	276	Aller plus loin
14.1	277
24.1	278	* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome\|\|target="_blank"]]
	279	* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome\|\|target="_blank"]]
	280	* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome\|\|target="_blank"]]
	281	* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome\|\|target="_blank"]]
26.1	282	* [[Lier des documents à un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Documenter un bien.WebHome]]
24.1	283	* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome\|\|target="_blank"]]
13.1	284	)))
14.1	285
	286	(% class="box" %)
	287	(((
18.1	288	Icônes principales
14.1	289
	290	* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
24.1	291
14.1	292	* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
24.1	293
14.1	294	* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
24.1	295
14.1	296	* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
	297	)))
	298	)))

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