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Version 25.1 par admin admin le 2025/08/08 16:04
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1 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
7
8 Ils sont centralisés dans des **notices spécifiques** du //réservoir de médias et de documents// (comme la table //Autres documents//).
9
10 Cela permet de :
11
12 * centraliser les fichiers,
13 * les documenter précisément (titre, auteur, droits…),
14 * les lier à plusieurs notices principales si besoin.
15 )))
16
17 (((
18 = Avant de commencer =
19
20 (% class="box warningmessage" %)
21 (((
22 **Rappel**
23 Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont **pas enregistrés directement dans les notices principales** (biens, événements, personnes, etc.).
24 Ils sont centralisés dans des **notices dédiées** situées dans cette table **réservoir de médias.**
25 )))
26
27 == Format de fichiers compatibles ==
28
29 Flora accepte une large gamme de formats bureautiques, notamment :
30
31 * PDF : .pdf
32 * Microsoft Word : .doc, .docx
33 * Microsoft Excel : .xls, .xlsx
34
35 Ces fichiers ne sont **pas visualisables **dans Flora : ils doivent être téléchargés pour être ouverts.
36
37 == Règles de nommage des fichiers ==
38
39 Pour éviter les erreurs techniques :
40
41 * Utilisez uniquement des **minuscules** et le caractère _ comme séparateur
42 * **Ne pas utiliser** les ponctuations : , . ' !
43 * **N’utilisez jamais** le caractère & (bloque l’affichage)
44 * **Limitez** le nom de fichier à **20 caractères** max
45
46 = Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
47
48 == Créer une notice ==
49
50 ==== Créer une notice dans une table réservoir ====
51
52 1. Accédez à la table (ex. : //Autres documents//)
53 1. Cliquez sur + pour créer une nouvelle notice
54 1. Sélectionnez une grille de saisie
55 1. Renseignez les champs descriptifs
56 1. Enregistrez
57 1. Votre notice est prête à accueillir son fichier !
58
59 [[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60
61
62 [[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63
64  
65
66
67 == Ajouter du fichier bureautique ==
68
69
70 === Méthode simple : Glisser-déposer ===
71
72 1. Ouvrez la notice
73 1. Glissez votre fichier dans le **pavé de gestion des fichiers** (situé à droite, onglet **Documents**)
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77 (% class="box infomessage" %)
78 (((
79 Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
80 Pour gagner du temps :
81
82 1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
83 1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
84 )))
85
86 [[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87
88
89 (% class="box errormessage" %)
90 (((
91 //**Attention** : ne pas glisser dans l’onglet Photos //ou un autre onglet (Message d’erreur si fichier non-image).
92
93 [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 )))
95
96 === Méthode avancée : ajout unitaire via fenêtre dédiée ===
97
98 1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
99 1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout unitaire
100 1. Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez votre fichier
101 1. Cliquez sur Valider, puis sur Enregistrer
102
103 [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104
105  
106
107 [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108
109
110 [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111
112
113 [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114
115  
116
117 [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118
119
120 [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121
122
123 [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124
125
126 === Méthode avancée : ajout par lot via fenêtre dédiée ===
127
128 1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
129 1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout par lot
130 1. Sélectionnez plusieurs fichiers **du même type**
131 1. Cliquez sur Importer, Valider, puis Enregistrer
132
133 [[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134
135
136 [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137
138
139 [[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140
141
142 [[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143
144
145 [[Icône dédiée à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146
147
148 [[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149
150
151 [[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152
153
154 [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155 )))
156
157 (((
158 == Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
159
160 (% class="box infomessage" %)
161 (((
162 **OCR (Reconnaissance Optique de Caractères)** permet d’indexer le contenu textuel d’un fichier PDF/image pour recherche plein texte.
163 )))
164
165 L’ajout d’un fichier déjà océrisé s’effectue **comme pour tout autre fichier bureautique**, soit par **glisser-déposer** dans l’onglet //Documents//, soit via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
166
167 **Indexation plein texte automatique** :
168
169 * **Par glisser-déposer** : l’indexation démarre automatiquement dès l’import.
170 * **Par gestion avancée** : l’indexation est lancée automatiquement **à la validation de l’ajout**, si la table est configurée pour cela.
171
172 (((
173 = Intervenir sur les document bureautiques =
174
175 Toutes les actions sur les fichiers bureautiques s’effectuent depuis leur **notice descriptive** dans l**a table réservoir concernée.**
176 )))
177
178 (((
179 == Organiser avec des sous-dossiers ==
180
181 (% class="box infomessage" %)
182 (((
183 **Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
184
185 Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ? **Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
186
187 La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
188
189 * Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
190 * Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
191 * Une arborescence **sans limite de niveaux**.
192 )))
193
194 === Créer un sous-dossier ===
195
196 1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
197 1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
198 1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
199 1. Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !
200 1. **Glissez-déposez** les fichiers dans le dossier correspondant.
201
202 [[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203
204
205 [[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206
207
208
209 [[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210
211 === Réorganiser l'arborescence des documents ===
212
213 (% class="box infomessage" %)
214 (((
215 Bon à savoir :
216
217 * Un document **ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
218 * Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément (dossier ou fichier)
219 )))
220
221
222 1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
223 1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
224 1. Utilisez les **flèches**
225 1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
226 1. Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
227
228 [[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229
230
231 [[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232
233
234 [[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235
236
237 )))
238
239 (((
240 == Renommer un fichier bureautique ==
241
242 Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
243
244 1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
245 1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
246 1. Sélectionnez **Éditer**
247 1. Une zone de saisie s’ouvre : **Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
248
249 [[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
250
251
252
253 == Supprimer un fichier bureautique ==
254
255 Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
256
257 1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
258 1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
259 1. Cliquez sur **Supprimer**
260 1. Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
261 1. Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
262
263 [[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264
265
266 [[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 )))
268 )))
269 )))|(% style="width:300px" %)(((
270 (% class="box" %)
271 (((
272 **Sommaire**
273
274 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
275 )))
276
277 (% class="box" %)
278 (((
279 **Aller plus loin**
280
281 * [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
282 * [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome||target="_blank"]]
283 * [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome||target="_blank"]]
284 * [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome||target="_blank"]]
285 * Lier des documents à un bien
286 * [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
287 )))
288
289 (% class="box" %)
290 (((
291 **Icônes principales**
292
293 * [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
294
295 * [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
296
297 * [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
298
299 * [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
300 )))
301 )))