Code source wiki de Gérer les fichiers bureautiques

Version 25.1 par admin admin le 2025/08/08 16:04

version	line-number	content
24.1	1	(% class="mark small" %)Versions 3.5 et ultérieures
1.1	2
4.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
25.1	6	Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrés directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
12.1	7
25.1	8	Ils sont centralisés dans des notices spécifiques du //réservoir de médias et de documents// (comme la table //Autres documents//).
21.1	9
25.1	10	Cela permet de :
12.1	11
25.1	12	* centraliser les fichiers,
	13	* les documenter précisément (titre, auteur, droits…),
	14	* les lier à plusieurs notices principales si besoin.
4.1	15	)))
1.1	16
4.1	17	(((
	18	= Avant de commencer =
1.1	19
19.1	20	(% class="box warningmessage" %)
	21	(((
	22	Rappel
25.1	23	Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrés directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
	24	Ils sont centralisés dans des notices dédiées situées dans cette table réservoir de médias.
19.1	25	)))
1.1	26
25.1	27	== Format de fichiers compatibles ==
1.1	28
25.1	29	Flora accepte une large gamme de formats bureautiques, notamment :
1.1	30
25.1	31	* PDF : .pdf
	32	* Microsoft Word : .doc, .docx
	33	* Microsoft Excel : .xls, .xlsx
1.1	34
25.1	35	Ces fichiers ne sont pas visualisables dans Flora : ils doivent être téléchargés pour être ouverts.
1.1	36
4.1	37	== Règles de nommage des fichiers ==
1.1	38
25.1	39	Pour éviter les erreurs techniques :
1.1	40
25.1	41	* Utilisez uniquement des minuscules et le caractère _ comme séparateur
	42	* Ne pas utiliser les ponctuations : , . ' !
	43	* N’utilisez jamais le caractère & (bloque l’affichage)
	44	* Limitez le nom de fichier à 20 caractères max
1.1	45
4.1	46	= Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
1.1	47
25.1	48	== Créer une notice ==
1.1	49
25.1	50	==== Créer une notice dans une table réservoir ====
1.1	51
25.1	52	1. Accédez à la table (ex. : //Autres documents//)
	53	1. Cliquez sur + pour créer une nouvelle notice
	54	1. Sélectionnez une grille de saisie
	55	1. Renseignez les champs descriptifs
	56	1. Enregistrez
	57	1. Votre notice est prête à accueillir son fichier !
1.1	58
4.1	59	[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	60
	61
4.1	62	[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	63
25.1	64
1.1	65
	66
25.1	67	== Ajouter du fichier bureautique ==
1.1	68
	69
4.1	70	=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
1.1	71
25.1	72	1. Ouvrez la notice
	73	1. Glissez votre fichier dans le pavé de gestion des fichiers (situé à droite, onglet Documents)
1.1	74
	75
	76
	77	(% class="box infomessage" %)
	78	(((
4.1	79	Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? Pas besoin de les importer un par un : Flora accepte le glisser-déposer multiple.
	80	Pour gagner du temps :
	81
	82	1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec CTRL + MAJ,
	83	1. Faites-les glisser directement dans Flora
1.1	84	)))
	85
25.1	86	[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	87
	88
4.1	89	(% class="box errormessage" %)
	90	(((
25.1	91	//Attention : ne pas glisser dans l’onglet Photos //ou un autre onglet (Message d’erreur si fichier non-image).
1.1	92
4.1	93	[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	94	)))
1.1	95
25.1	96	=== Méthode avancée : ajout unitaire via fenêtre dédiée ===
1.1	97
25.1	98	1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
	99	1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout unitaire
	100	1. Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez votre fichier
	101	1. Cliquez sur Valider, puis sur Enregistrer
1.1	102
4.1	103	[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	104
25.1	105
1.1	106
4.1	107	[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	108
	109
4.1	110	[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	111
	112
4.1	113	[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	114
25.1	115
1.1	116
4.1	117	[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	118
	119
4.1	120	[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	121
	122
4.1	123	[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	124
	125
25.1	126	=== Méthode avancée : ajout par lot via fenêtre dédiée ===
6.1	127
25.1	128	1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
	129	1. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout par lot
	130	1. Sélectionnez plusieurs fichiers du même type
	131	1. Cliquez sur Importer, Valider, puis Enregistrer
7.1	132
6.1	133	[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	134
	135
	136	[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	137
	138
	139	[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	140
	141
	142	[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	143
	144
25.1	145	[[Icône dédiée à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
6.1	146
25.1	147
6.1	148	[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	149
	150
	151	[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	152
	153
	154	[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
4.1	155	)))
1.1	156
7.1	157	(((
20.1	158	== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
1.1	159
	160	(% class="box infomessage" %)
	161	(((
25.1	162	OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) permet d’indexer le contenu textuel d’un fichier PDF/image pour recherche plein texte.
7.1	163	)))
1.1	164
25.1	165	L’ajout d’un fichier déjà océrisé s’effectue comme pour tout autre fichier bureautique, soit par glisser-déposer dans l’onglet //Documents//, soit via la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
1.1	166
25.1	167	Indexation plein texte automatique :
1.1	168
25.1	169	* Par glisser-déposer : l’indexation démarre automatiquement dès l’import.
	170	* Par gestion avancée : l’indexation est lancée automatiquement à la validation de l’ajout, si la table est configurée pour cela.
1.1	171
9.1	172	(((
10.1	173	= Intervenir sur les document bureautiques =
1.1	174
25.1	175	Toutes les actions sur les fichiers bureautiques s’effectuent depuis leur notice descriptive dans la table réservoir concernée.
9.1	176	)))
1.1	177
9.1	178	(((
25.1	179	== Organiser avec des sous-dossiers ==
1.1	180
9.1	181	(% class="box infomessage" %)
	182	(((
	183	Pourquoi créer des sous-dossiers ?
1.1	184
25.1	185	Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ? Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair !
1.1	186
9.1	187	La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
1.1	188
9.1	189	* Une meilleure lisibilité des documents liés à une notice,
	190	* Une navigation plus fluide en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
	191	* Une arborescence sans limite de niveaux.
1.1	192	)))
	193
10.1	194	=== Créer un sous-dossier ===
1.1	195
9.1	196	1. Faites un clic droit sur le dossier Document
	197	1. Cliquez sur Ajouter un sous-dossier
	198	1. Saisissez le libellé du dossier souhaité
25.1	199	1. Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !
	200	1. Glissez-déposez les fichiers dans le dossier correspondant.
1.1	201
9.1	202	[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	203
	204
9.1	205	[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	206
	207
	208
9.1	209	[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	210
25.1	211	=== Réorganiser l'arborescence des documents ===
1.1	212
25.1	213	(% class="box infomessage" %)
	214	(((
10.1	215	Bon à savoir :
1.1	216
25.1	217	* Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier
	218	* Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément (dossier ou fichier)
	219	)))
1.1	220
	221
10.1	222	1. Ouvrez la fenêtre de gestion avancée des fichiers
25.1	223	1. Sélectionnez le fichier ou dossier à déplacer
	224	1. Utilisez les flèches
	225	1. Cliquez sur Valider pour confirmer le nouvel ordre
	226	1. Le nouvel agencement est immédiatement pris en compte pour la consultation.
1.1	227
10.1	228	[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	229
	230
10.1	231	[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	232
	233
10.1	234	[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	235
25.1	236
10.1	237	)))
1.1	238
10.1	239	(((
11.1	240	== Renommer un fichier bureautique ==
1.1	241
10.1	242	Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
1.1	243
10.1	244	1. Dans le pavé de gestion des fichiers, rendez-vous dans l’onglet Documents
	245	1. Faites un clic droit sur le fichier concerné
	246	1. Sélectionnez Éditer
25.1	247	1. Une zone de saisie s’ouvre : Vous pouvez alors renommer le document selon vos besoins.
1.1	248
10.1	249	[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	250
	251
	252
10.1	253	== Supprimer un fichier bureautique ==
1.1	254
10.1	255	Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
1.1	256
10.1	257	1. Rendez-vous dans le pavé de gestion des fichiers, onglet Documents
	258	1. Faites un clic droit sur le document à supprimer
	259	1. Cliquez sur Supprimer
25.1	260	1. Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
	261	1. Cliquez sur OUI pour valider la suppression
1.1	262
10.1	263	[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
1.1	264
	265
10.1	266	[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
11.1	267	)))
1.1	268	)))
14.1	269	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	270	(% class="box" %)
13.1	271	(((
18.1	272	Sommaire
13.1	273
18.1	274	{{toc depth="2" numbered="true"/}}
14.1	275	)))
13.1	276
14.1	277	(% class="box" %)
	278	(((
18.1	279	Aller plus loin
14.1	280
24.1	281	* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome\|\|target="_blank"]]
	282	* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome\|\|target="_blank"]]
	283	* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome\|\|target="_blank"]]
	284	* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome\|\|target="_blank"]]
14.1	285	* Lier des documents à un bien
24.1	286	* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome\|\|target="_blank"]]
13.1	287	)))
14.1	288
	289	(% class="box" %)
	290	(((
18.1	291	Icônes principales
14.1	292
	293	* [[image:1750680064508-339.png]] : Créer / Ajouter documents
24.1	294
14.1	295	* [[image:1750679725357-774.png]] : Fenêtre de gestion des fichiers
24.1	296
14.1	297	* [[image:1750680235945-140.png]] : Valider les modifications
24.1	298
14.1	299	* [[image:1750855075082-472.png]] : Importer des fichiers par lot
	300	)))
	301	)))

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