Gérer les fichiers bureautiques

1

(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**

2

3

|(% style="width:840px" %)(((

4

(% class="box" %)

5

(((

6

Dans Flora, les **photos** ne sont **pas directement liés aux notices principales** (biens, événements, etc.), mais sont **centralisés dans des notices dédiées** au sein du réservoir de médias et de documents (comme la Photothèque).

7

8

Tous les **formats courants** sont pris en charge (PDF, XLS, DOC...).

9

10

**Deux modes d’ajout :**

11

12

* **Glisser-déposer** (simple et rapide)

13

* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)

14

15

Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement.

16

17

Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.

)))

(((

= Avant de commencer =

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23

(% class="box warningmessage" %)

24

(((

25

**Rappel**

26

Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).

27

Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.

28

Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.

29

)))

30

31

== Formats de fichiers compatibles ==

32

33

Flora prend en charge une large gamme de formats :

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35

* **PDF** (.pdf)

36

* **Microsoft Word** (.doc, .docx)

37

* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)

38

39

De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.

40

41

== Règles de nommage des fichiers ==

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43

Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :

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45

* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule

46

* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _

47

* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier

48

* Limiter le nom à **environ 20 caractères**

49

50

= Intégrer un fichier bureautique dans Flora =

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52

== Création de la notice ==

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54

Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**

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56

1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice

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58

[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="2" %)

1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées

63

64

[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="3" %)

1. **Enregistrer** la notice

69

70

Votre notice est prête à accueillir son fichier !

71

72

== Ajout du fichier bureautique ==

73

74

Deux méthodes possibles :

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=== Méthode simple : Glisser-déposer ===

77

78

1. Ouvrir la notice

79

1. Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**

80

81

[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

82

83

84

(% class="box infomessage" %)

85

(((

86

Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.

87

Pour gagner du temps :

88

89

1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,

90

1. **Faites-les glisser directement dans Flora**

91

)))

92

93

(% class="box errormessage" %)

94

(((

95

**Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.

96

97

Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.

98

Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.

99

100

Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.

101

Et voilà, votre document est correctement ajouté !

102

103

[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

104

)))

105

106

=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===

107

108

1. Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée

109

110

[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="2" %)

1. Cliquer sur l'icone ajouter des documents

115

116

[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="3" %)

1. Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité

121

122

[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

123

124

125

[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="4" %)

1. Valider l'ajout du document

130

131

[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="5" %)

1. Enregistrer l'ajout du document

136

137

[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

138

139

140

[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

141

142

143

(% class="box infomessage" %)

144

(((

145

Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !

146

**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.

147

148

**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).

149

150

**Suivez le guide :**

151

152

1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**

153

154

[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

155

156

(% start="2" %)

157

1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**

158

159

[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

160

161

(% start="3" %)

162

1. Passez en mode **Ajout par lot**

163

164

[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

165

166

(% start="4" %)

167

1. **Sélectionnez **tous vos fichiers

168

169

[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

170

171

(% start="5" %)

172

1. **Importez** les fichiers

173

174

[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

175

176

[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

177

178

(% start="6" %)

179

1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**

180

181

[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

182

183

(% start="7" %)

184

1. Ne pas oublier d'**enregistrer**

185

186

[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))

(((

== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==

192

193

(% class="box infomessage" %)

194

(((

195

**Qu’est-ce que l’océrisation ?**

196

197

L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.

198

199

Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.

200

)))

201

202

L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :

203

**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**

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205

**Indexation automatique** :

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207

* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.

208

* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.

209

210

(((

211

= Intervenir sur les document bureautiques =

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213

(% class="box warningmessage" %)

214

(((

215

Les actions sur les fichiers bureautiques se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**

)))

)))

(((

== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==

221

222

(% class="box infomessage" %)

223

(((

224

**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**

225

226

Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?

227

**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !

228

229

La création de sous-dossiers est facultative mais permet :

230

231

* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,

232

* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),

233

* Une arborescence **sans limite de niveaux**.

234

)))

235

236

=== Créer un sous-dossier ===

237

238

1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**

239

1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**

240

1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité

241

242

[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

243

244

245

**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**

246

247

[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

248

249

250

Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.

251

252

[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

253

254

=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===

255

256

**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.

Bon à savoir :

* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**

261

* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)

**Mode d'emploi :**

1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**

266

267

[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="2" %)

1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer

272

1. Utilisez les **flèches**

273

274

[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="4" %)

1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre

279

280

[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

281

282

283

Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**

)))

(((

== Renommer un fichier bureautique ==

288

289

Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !

290

291

1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**

292

1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné

293

1. Sélectionnez **Éditer**

294

295

[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

296

297

298

Une zone de saisie s’ouvre :

299

**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.

300

301

== Supprimer un fichier bureautique ==

302

303

Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :

304

305

1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**

306

1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer

307

1. Cliquez sur **Supprimer**

308

309

[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="4" %)

1. Une fenêtre de confirmation s’ouvre :

314

1. Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression

315

316

[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

(((

)))

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Gérer les médias et les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome||target="_blank"]]

339

* [[Gérer les fichiers photos>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Visualiser.WebHome||target="_blank"]]

340

* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.C\. Fichiers Vidéos-Sons.WebHome||target="_blank"]]

341

* [[Gérer les fichiers 3D>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.Gérer les fichiers 3D.WebHome||target="_blank"]]

342

* Lier des documents à un bien

343

* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]]

)))

(% class="box" %)