Version 21.1 par Joséphine Ducruet le 2025/06/30 14:57

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Joséphine Ducruet 3.1 1 (% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
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Joséphine Ducruet 4.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
Joséphine Ducruet 21.1 6 Dans Flora, les **photos** ne sont **pas directement liés aux notices principales** (biens, événements, etc.), mais sont **centralisés dans des notices dédiées** au sein du réservoir de médias et de documents (comme la Photothèque).
Joséphine Ducruet 12.1 7
Joséphine Ducruet 21.1 8 Tous les **formats courants** sont pris en charge (PDF, XLS, DOC...).
9
Joséphine Ducruet 12.1 10 **Deux modes d’ajout :**
11
12 * **Glisser-déposer** (simple et rapide)
13 * **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
14
Joséphine Ducruet 21.1 15 Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement.
Joséphine Ducruet 12.1 16
17 Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
Joséphine Ducruet 4.1 18 )))
admin admin 1.1 19
Joséphine Ducruet 4.1 20 (((
21 = Avant de commencer =
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Joséphine Ducruet 19.1 23 (% class="box warningmessage" %)
24 (((
25 **Rappel**
Joséphine Ducruet 4.1 26 Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
27 Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
28 Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
Joséphine Ducruet 19.1 29 )))
admin admin 1.1 30
Joséphine Ducruet 4.1 31 == Formats de fichiers compatibles ==
admin admin 1.1 32
Joséphine Ducruet 4.1 33 Flora prend en charge une large gamme de formats :
admin admin 1.1 34
Joséphine Ducruet 4.1 35 * **PDF** (.pdf)
36 * **Microsoft Word** (.doc, .docx)
37 * **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
admin admin 1.1 38
Joséphine Ducruet 4.1 39 De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
admin admin 1.1 40
Joséphine Ducruet 4.1 41 == Règles de nommage des fichiers ==
admin admin 1.1 42
Joséphine Ducruet 4.1 43 Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
admin admin 1.1 44
Joséphine Ducruet 4.1 45 * **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
46 * **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
47 * **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
48 * Limiter le nom à **environ 20 caractères**
admin admin 1.1 49
Joséphine Ducruet 4.1 50 = Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
admin admin 1.1 51
Joséphine Ducruet 4.1 52 == Création de la notice ==
admin admin 1.1 53
Joséphine Ducruet 4.1 54 Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
admin admin 1.1 55
Joséphine Ducruet 4.1 56 1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
admin admin 1.1 57
Joséphine Ducruet 4.1 58 [[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 59
60
Joséphine Ducruet 4.1 61 (% start="2" %)
62 1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
admin admin 1.1 63
Joséphine Ducruet 4.1 64 [[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 65
66
Joséphine Ducruet 4.1 67 (% start="3" %)
68 1. **Enregistrer** la notice
admin admin 1.1 69
Joséphine Ducruet 4.1 70 Votre notice est prête à accueillir son fichier !
admin admin 1.1 71
Joséphine Ducruet 4.1 72 == Ajout du fichier bureautique ==
admin admin 1.1 73
Joséphine Ducruet 4.1 74 Deux méthodes possibles :
admin admin 1.1 75
Joséphine Ducruet 4.1 76 === Méthode simple : Glisser-déposer ===
admin admin 1.1 77
Joséphine Ducruet 19.1 78 1. Ouvrir la notice
79 1. Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
admin admin 1.1 80
Joséphine Ducruet 4.1 81 [[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 82
83
84 (% class="box infomessage" %)
85 (((
Joséphine Ducruet 4.1 86 Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
87 Pour gagner du temps :
88
89 1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
90 1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
admin admin 1.1 91 )))
92
Joséphine Ducruet 4.1 93 (% class="box errormessage" %)
94 (((
95 **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
admin admin 1.1 96
Joséphine Ducruet 4.1 97 Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
98 Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
admin admin 1.1 99
Joséphine Ducruet 4.1 100 Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
101 Et voilà, votre document est correctement ajouté !
admin admin 1.1 102
Joséphine Ducruet 4.1 103 [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 )))
admin admin 1.1 105
Joséphine Ducruet 5.1 106 === Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
admin admin 1.1 107
Joséphine Ducruet 19.1 108 1. Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
admin admin 1.1 109
Joséphine Ducruet 4.1 110 [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 111
112
Joséphine Ducruet 19.1 113 (% start="2" %)
114 1. Cliquer sur l'icone ajouter des documents
admin admin 1.1 115
Joséphine Ducruet 4.1 116 [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 117
118
Joséphine Ducruet 19.1 119 (% start="3" %)
120 1. Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
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Joséphine Ducruet 4.1 122 [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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124
Joséphine Ducruet 4.1 125 [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 126
127
Joséphine Ducruet 19.1 128 (% start="4" %)
129 1. Valider l'ajout du document
admin admin 1.1 130
Joséphine Ducruet 4.1 131 [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 132
133
Joséphine Ducruet 19.1 134 (% start="5" %)
135 1. Enregistrer l'ajout du document
admin admin 1.1 136
Joséphine Ducruet 4.1 137 [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 138
139
Joséphine Ducruet 4.1 140 [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 141
142
Joséphine Ducruet 5.1 143 (% class="box infomessage" %)
144 (((
Joséphine Ducruet 7.1 145 Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
146 **Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
Joséphine Ducruet 6.1 147
Joséphine Ducruet 7.1 148 **Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
149
150 **Suivez le guide :**
151
Joséphine Ducruet 6.1 152 1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
153
154 [[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155
156 (% start="2" %)
157 1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
158
159 [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160
Joséphine Ducruet 19.1 161 (% start="3" %)
Joséphine Ducruet 6.1 162 1. Passez en mode **Ajout par lot**
163
164 [[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165
Joséphine Ducruet 19.1 166 (% start="4" %)
Joséphine Ducruet 6.1 167 1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
168
169 [[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170
Joséphine Ducruet 19.1 171 (% start="5" %)
Joséphine Ducruet 6.1 172 1. **Importez** les fichiers
173
174 [[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175
176 [[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177
Joséphine Ducruet 19.1 178 (% start="6" %)
Joséphine Ducruet 6.1 179 1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
180
181 [[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182
Joséphine Ducruet 19.1 183 (% start="7" %)
Joséphine Ducruet 6.1 184 1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
185
186 [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Joséphine Ducruet 4.1 187 )))
Joséphine Ducruet 7.1 188 )))
admin admin 1.1 189
Joséphine Ducruet 7.1 190 (((
Joséphine Ducruet 20.1 191 == Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
admin admin 1.1 192
193 (% class="box infomessage" %)
194 (((
Joséphine Ducruet 19.1 195 **Qu’est-ce que l’océrisation ?**
admin admin 1.1 196
Joséphine Ducruet 19.1 197 L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
admin admin 1.1 198
Joséphine Ducruet 19.1 199 Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
Joséphine Ducruet 7.1 200 )))
admin admin 1.1 201
Joséphine Ducruet 19.1 202 L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
203 **Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
admin admin 1.1 204
Joséphine Ducruet 19.1 205 **Indexation automatique** :
admin admin 1.1 206
Joséphine Ducruet 19.1 207 * **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
208 * **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
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Joséphine Ducruet 9.1 210 (((
Joséphine Ducruet 10.1 211 = Intervenir sur les document bureautiques =
admin admin 1.1 212
Joséphine Ducruet 19.1 213 (% class="box warningmessage" %)
Joséphine Ducruet 9.1 214 (((
Joséphine Ducruet 19.1 215 Les actions sur les fichiers bureautiques se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
Joséphine Ducruet 9.1 216 )))
217 )))
admin admin 1.1 218
Joséphine Ducruet 9.1 219 (((
Joséphine Ducruet 10.1 220 == Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
admin admin 1.1 221
Joséphine Ducruet 9.1 222 (% class="box infomessage" %)
223 (((
224 **Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
admin admin 1.1 225
Joséphine Ducruet 9.1 226 Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
227 **Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
admin admin 1.1 228
Joséphine Ducruet 9.1 229 La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
admin admin 1.1 230
Joséphine Ducruet 9.1 231 * Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
232 * Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
233 * Une arborescence **sans limite de niveaux**.
admin admin 1.1 234 )))
235
Joséphine Ducruet 10.1 236 === Créer un sous-dossier ===
admin admin 1.1 237
Joséphine Ducruet 9.1 238 1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
239 1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
240 1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
admin admin 1.1 241
Joséphine Ducruet 9.1 242 [[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 243
244
Joséphine Ducruet 9.1 245 **Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
admin admin 1.1 246
Joséphine Ducruet 9.1 247 [[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 248
249
Joséphine Ducruet 9.1 250 Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
admin admin 1.1 251
Joséphine Ducruet 9.1 252 [[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 253
Joséphine Ducruet 10.1 254 === Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
admin admin 1.1 255
Joséphine Ducruet 10.1 256 **Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
admin admin 1.1 257
Joséphine Ducruet 10.1 258 Bon à savoir :
admin admin 1.1 259
Joséphine Ducruet 10.1 260 * **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
261 * **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
admin admin 1.1 262
Joséphine Ducruet 10.1 263 **Mode d'emploi :**
admin admin 1.1 264
Joséphine Ducruet 10.1 265 1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
admin admin 1.1 266
Joséphine Ducruet 10.1 267 [[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 268
269
Joséphine Ducruet 10.1 270 (% start="2" %)
Joséphine Ducruet 11.1 271 1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
Joséphine Ducruet 10.1 272 1. Utilisez les **flèches**
admin admin 1.1 273
Joséphine Ducruet 10.1 274 [[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 275
276
Joséphine Ducruet 10.1 277 (% start="4" %)
278 1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
admin admin 1.1 279
Joséphine Ducruet 10.1 280 [[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 281
282
Joséphine Ducruet 19.1 283 Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**
Joséphine Ducruet 10.1 284 )))
admin admin 1.1 285
Joséphine Ducruet 10.1 286 (((
Joséphine Ducruet 11.1 287 == Renommer un fichier bureautique ==
admin admin 1.1 288
Joséphine Ducruet 10.1 289 Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
admin admin 1.1 290
Joséphine Ducruet 10.1 291 1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
292 1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
293 1. Sélectionnez **Éditer**
admin admin 1.1 294
Joséphine Ducruet 10.1 295 [[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 296
297
Joséphine Ducruet 10.1 298 Une zone de saisie s’ouvre :
299 **Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
admin admin 1.1 300
Joséphine Ducruet 10.1 301 == Supprimer un fichier bureautique ==
admin admin 1.1 302
Joséphine Ducruet 10.1 303 Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
admin admin 1.1 304
Joséphine Ducruet 10.1 305 1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
306 1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
307 1. Cliquez sur **Supprimer**
admin admin 1.1 308
Joséphine Ducruet 10.1 309 [[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 310
311
Joséphine Ducruet 10.1 312 Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
313 Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
admin admin 1.1 314
Joséphine Ducruet 10.1 315 [[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 316
317
Joséphine Ducruet 19.1 318 = =
admin admin 1.1 319
Joséphine Ducruet 10.1 320 == Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
admin admin 1.1 321
Joséphine Ducruet 10.1 322 === Recherche simple en texte intégral ===
admin admin 1.1 323
Joséphine Ducruet 10.1 324 Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
admin admin 1.1 325
Joséphine Ducruet 10.1 326 La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
admin admin 1.1 327
Joséphine Ducruet 10.1 328 * **Bibliothèque** (Catalogue)
329 * **Autres documents**
330 * **Unités d’archives**
admin admin 1.1 331
Joséphine Ducruet 10.1 332 [[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 333
334
Joséphine Ducruet 11.1 335 === Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
admin admin 1.1 336
Joséphine Ducruet 10.1 337 Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
admin admin 1.1 338
Joséphine Ducruet 10.1 339 Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
admin admin 1.1 340
Joséphine Ducruet 10.1 341 **Paramètres de recherche disponibles :**
342
343 * **Termes du document** : les mots-clés recherchés
344 * **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
345 * **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
346
Joséphine Ducruet 11.1 347 >(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
348 >(% class="small" %)Recherche : roulette
349 >(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
350 >(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
Joséphine Ducruet 20.1 351 >(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
Joséphine Ducruet 10.1 352
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Joséphine Ducruet 11.1 354
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Joséphine Ducruet 19.1 358
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