Gérer les fichiers bureautiques

1

(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs

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3

|(% style="width:840px" %)(((

4

(% class="box" %)

5

(((

6

Dans Flora, les fichiers bureautiques (PDF, Word, Excel…) sont **centralisés dans le réservoir de médias**, et non directement attachés aux notices principales.

7

Cette organisation permet de **mieux structurer, documenter et réutiliser** les fichiers.

8

9

**Deux modes d’ajout :**

10

11

* **Glisser-déposer** (simple et rapide)

12

* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)

**Organisation :**

Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.

**Consultation :**

* **PDF** : ouverture directe dans le navigateur

21

* **Autres formats** : téléchargement automatique

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23

**Recherche texte intégral :**

24

25

Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement et peuvent être **recherchés par mot-clé** dans leur contenu.

)))

(((

= Avant de commencer =

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31

(% class="box warningmessage" %)

32

(((

33

**Rappel**

34

Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).

35

Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.

36

Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.

37

)))

38

39

== Formats de fichiers compatibles ==

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41

Flora prend en charge une large gamme de formats :

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43

* **PDF** (.pdf)

44

* **Microsoft Word** (.doc, .docx)

45

* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)

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47

De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.

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49

== Règles de nommage des fichiers ==

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51

Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :

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53

* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule

54

* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _

55

* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier

56

* Limiter le nom à **environ 20 caractères**

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58

= Intégrer un fichier bureautique dans Flora =

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60

== Création de la notice ==

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Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**

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64

1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice

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66

[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="2" %)

1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées

71

72

[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="3" %)

1. **Enregistrer** la notice

77

78

Votre notice est prête à accueillir son fichier !

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80

== Ajout du fichier bureautique ==

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82

Deux méthodes possibles :

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=== Méthode simple : Glisser-déposer ===

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86

1. Ouvrir la notice

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1. Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**

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89

[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

90

91

92

(% class="box infomessage" %)

93

(((

94

Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.

95

Pour gagner du temps :

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1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,

98

1. **Faites-les glisser directement dans Flora**

99

)))

100

101

(% class="box errormessage" %)

102

(((

103

**Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.

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105

Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.

106

Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.

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108

Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.

109

Et voilà, votre document est correctement ajouté !

110

111

[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

112

)))

113

114

=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===

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116

1. Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée

117

118

[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="2" %)

1. Cliquer sur l'icone ajouter des documents

123

124

[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="3" %)

1. Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité

129

130

[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

131

132

133

[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="4" %)

1. Valider l'ajout du document

138

139

[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="5" %)

1. Enregistrer l'ajout du document

144

145

[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

146

147

148

[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

149

150

151

(% class="box infomessage" %)

152

(((

153

Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !

154

**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.

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156

**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).

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158

**Suivez le guide :**

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160

1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**

161

162

[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

163

164

(% start="2" %)

165

1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**

166

167

[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

168

169

(% start="3" %)

170

1. Passez en mode **Ajout par lot**

171

172

[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

173

174

(% start="4" %)

175

1. **Sélectionnez **tous vos fichiers

176

177

[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

178

179

(% start="5" %)

180

1. **Importez** les fichiers

181

182

[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

183

184

[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

185

186

(% start="6" %)

187

1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**

188

189

[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

190

191

(% start="7" %)

192

1. Ne pas oublier d'**enregistrer**

193

194

[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))

(((

== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==

200

201

(% class="box infomessage" %)

202

(((

203

**Qu’est-ce que l’océrisation ?**

204

205

L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.

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207

Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.

208

)))

209

210

L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :

211

**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**

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213

**Indexation automatique** :

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215

* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.

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* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.

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218

(((

219

= Intervenir sur les document bureautiques =

220

221

(% class="box warningmessage" %)

222

(((

223

Les actions sur les fichiers bureautiques se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**

)))

)))

(((

== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==

229

230

(% class="box infomessage" %)

231

(((

232

**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**

233

234

Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?

235

**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !

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237

La création de sous-dossiers est facultative mais permet :

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239

* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,

240

* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),

241

* Une arborescence **sans limite de niveaux**.

242

)))

243

244

=== Créer un sous-dossier ===

245

246

1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**

247

1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**

248

1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité

249

250

[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

251

252

253

**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**

254

255

[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

256

257

258

Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.

259

260

[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

261

262

=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===

263

264

**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.

Bon à savoir :

* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**

269

* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)

**Mode d'emploi :**

1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**

274

275

[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="2" %)

1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer

280

1. Utilisez les **flèches**

281

282

[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="4" %)

1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre

287

288

[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

289

290

291

Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation.**

)))

(((

== Renommer un fichier bureautique ==

296

297

Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !

298

299

1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**

300

1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné

301

1. Sélectionnez **Éditer**

302

303

[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

304

305

306

Une zone de saisie s’ouvre :

307

**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.

308

309

== Supprimer un fichier bureautique ==

310

311

Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :

312

313

1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**

314

1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer

315

1. Cliquez sur **Supprimer**

316

317

[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

318

319

320

Une fenêtre de confirmation s’ouvre :

321

Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression

322

323

[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

= =

== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==

329

330

=== Recherche simple en texte intégral ===

331

332

Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.

333

334

La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :

335

336

* **Bibliothèque** (Catalogue)

337

* **Autres documents**

338

* **Unités d’archives**

339

340

[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

341

342

343

=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===

344

345

Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.

346

347

Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.

348

349

**Paramètres de recherche disponibles :**

350

351

* **Termes du document** : les mots-clés recherchés

352

* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)

353

* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné

354

355

>(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**

356

>(% class="small" %)Recherche : roulette

357

>(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**

358

>(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3

359

>(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette

)))

(((

)))

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Gérer les médias et les documents associés>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/]]

382

* [[Gérer les fichiers bureautiques>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/]]

383

* [[Gérer les fichiers vidéos-sons>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20m%C3%A9dias%20et%20les%20documents%20associ%C3%A9s/C.%20Fichiers%20Vid%C3%A9os-Sons/]]

384

* [[Importer des photos par lot>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Manipuler%20les%20donn%C3%A9es%20en%20masse/Imports/Imports%20de%20photos/]]

385

* Lier des documents à un bien

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

391