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Version 13.1 par Joséphine Ducruet le 2025/06/25 14:19
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1 (% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Dans Flora, les fichiers bureautiques (PDF, Word, Excel…) sont **centralisés dans le réservoir de médias**, et non directement attachés aux notices principales.
7 Cette organisation permet de **mieux structurer, documenter et réutiliser** les fichiers.
8
9 **Deux modes d’ajout :**
10
11 * **Glisser-déposer** (simple et rapide)
12 * **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
13
14 **Organisation :**
15
16 Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
17
18 **Consultation :**
19
20 * **PDF** : ouverture directe dans le navigateur
21 * **Autres formats** : téléchargement automatique
22
23 **Recherche texte intégral :**
24
25 Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement et peuvent être **recherchés par mot-clé** dans leur contenu.
26 )))
27
28 (((
29 = Avant de commencer =
30
31 == Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
32
33 Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
34 Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
35 Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
36
37 == Formats de fichiers compatibles ==
38
39 Flora prend en charge une large gamme de formats :
40
41 * **PDF** (.pdf)
42 * **Microsoft Word** (.doc, .docx)
43 * **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
44
45 De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
46
47 == Règles de nommage des fichiers ==
48
49 Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
50
51 * **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
52 * **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
53 * **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
54 * Limiter le nom à **environ 20 caractères**
55
56 = Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
57
58 == Création de la notice ==
59
60 Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
61
62 1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
63
64 [[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65
66
67 (% start="2" %)
68 1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
69
70 [[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71
72
73 (% start="3" %)
74 1. **Enregistrer** la notice
75
76 Votre notice est prête à accueillir son fichier !
77
78 == Ajout du fichier bureautique ==
79
80 Deux méthodes possibles :
81
82 === Méthode simple : Glisser-déposer ===
83
84 * Ouvrir la notice
85 * Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
86
87 [[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88
89
90 (% class="box infomessage" %)
91 (((
92 Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
93 Pour gagner du temps :
94
95 1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
96 1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
97 )))
98
99 (% class="box errormessage" %)
100 (((
101 **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
102
103 Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
104 Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
105
106 Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
107 Et voilà, votre document est correctement ajouté !
108
109 [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 )))
111
112 === Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
113
114 * Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
115
116 [[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117
118
119 * Cliquer sur l'icone ajouter des documents
120
121 [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122
123
124 * Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
125
126 [[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127
128
129 [[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130
131
132 * Valider l'ajout du document
133
134 [[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135
136
137 * Enregistrer l'ajout du document
138
139 [[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140
141
142 [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143
144
145 (% class="box infomessage" %)
146 (((
147 Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
148 **Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
149
150 **Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
151
152 **Suivez le guide :**
153
154 1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
155
156 [[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157
158 (% start="2" %)
159 1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
160
161 [[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
162
163 1. Passez en mode **Ajout par lot**
164
165 [[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166
167 1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
168
169 [[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170
171 1. **Importez** les fichiers
172
173 [[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174
175 [[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176
177 1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
178
179 [[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180
181 1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
182
183 [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184 )))
185
186 = Visualiser les fichiers bureautiques =
187
188 == Depuis une liste de résultats ==
189
190 Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
191
192 >(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
193
194 (((
195 [[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 )))
197
198 **Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
199 Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
200
201 (% class="box warningmessage" %)
202 (((
203 **Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
204 )))
205
206 == Depuis une notice ==
207
208 (% class="box infomessage" %)
209 (((
210 Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
211 On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
212 La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
213 )))
214
215 === Depuis une notice du réservoir de médias ===
216
217 Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
218
219 [[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
220
221
222 )))
223
224 (((
225 **Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
226
227 * **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
228 * **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
229
230 (% class="box infomessage" %)
231 (((
232 **Astuce d’affichage**
233 Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
234 Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
235 **Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
236
237 [[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238
239
240 [[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241 )))
242
243 === Depuis une notice principale ===
244
245 **Fonctionnalités de consultation uniquement :**
246
247 * **Zone de visualisation des fichiers associés**
248 Affichage en haut à droite de la notice.
249 Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
250
251 [[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
252
253
254 * **Clic sur la vignette**
255 Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
256
257 (% class="box warningmessage" %)
258 (((
259 Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
260 )))
261
262 = Intervenir sur les document bureautiques =
263
264 (% class="box infomessage" %)
265 (((
266 Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
267 )))
268
269 == Télécharger des documents ==
270
271 Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
272
273 En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
274 Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
275
276 (% class="box infomessage" %)
277 (((
278 **À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
279 )))
280
281 [[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282
283
284 )))
285
286 (((
287 == Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
288
289 (% class="box infomessage" %)
290 (((
291 **Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
292
293 Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
294 **Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
295
296 La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
297
298 * Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
299 * Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
300 * Une arborescence **sans limite de niveaux**.
301 )))
302
303 === Créer un sous-dossier ===
304
305 1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
306 1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
307 1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
308
309 [[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
310
311
312 **Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
313
314 [[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315
316
317 Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
318
319 [[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
320
321
322 === Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
323
324 **Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
325
326 Bon à savoir :
327
328 * **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
329 * **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
330
331 **Mode d'emploi :**
332
333 1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
334
335 [[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
336
337
338 (% start="2" %)
339 1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
340 1. Utilisez les **flèches**
341
342 [[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
343
344
345 (% start="4" %)
346 1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
347
348 [[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
349
350
351 Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
352 )))
353
354 (((
355 == Renommer un fichier bureautique ==
356
357 Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
358
359 1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
360 1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
361 1. Sélectionnez **Éditer**
362
363 [[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
364
365
366 Une zone de saisie s’ouvre :
367 **Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
368
369 == Supprimer un fichier bureautique ==
370
371 Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
372
373 1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
374 1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
375 1. Cliquez sur **Supprimer**
376
377 [[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
378
379
380 Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
381 Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
382
383 [[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
384
385
386 = Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
387
388 (% class="box infomessage" %)
389 (((
390 **Qu’est-ce que l’océrisation ?**
391
392 L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
393
394 Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
395 )))
396
397 == Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
398
399 L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
400 **Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
401
402 **Indexation automatique** :
403
404 * **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
405 * **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
406
407 == Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
408
409 === Recherche simple en texte intégral ===
410
411 Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
412
413 La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
414
415 * **Bibliothèque** (Catalogue)
416 * **Autres documents**
417 * **Unités d’archives**
418
419 [[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
420
421
422 === Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
423
424 Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
425
426 Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
427
428 **Paramètres de recherche disponibles :**
429
430 * **Termes du document** : les mots-clés recherchés
431 * **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
432 * **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
433
434 >(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
435 >(% class="small" %)Recherche : roulette
436 >(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
437 >(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
438 >(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
439
440 [[Recherche générique en texte intégral>>image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
441
442
443 == Comprendre les résultats ==
444
445 Une recherche en texte intégral affiche dans la liste résultat **trois colonnes spécifiques** :
446
447 * Visualiser le texte indexé
448 * Visualiser le fichier natif
449 * Consulter le score de pertinence
450
451 [[Liste de résultats d'une recherche en texte intégral>>image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452
453
454 )))
455
456 (((
457 ==== Visualiser le texte indexé ====
458
459 Cliquez sur l'icône dédiée pour voir le **contenu brut du document**, sans mise en forme.
460
461 [[Icône pour visualiser le texte indexé>>image:1750852470986-631.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
462
463
464 Les **termes trouvés sont mis en gras**, avec des flèches pour naviguer entre eux.
465
466 [[Visualisation d'un texte indexé>>image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
467
468
469 ==== Visualiser le fichier natif ====
470
471 Cliquez sur l'icône dédiée pour ouvrir le **document original** (PDF, Word, HTML, etc.) dans son format initial.
472
473 [[Icône pour visualiser le fichier natif>>image:1750852629453-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
474
475
476 ==== Consulter le score de pertinence ====
477
478 La troisième colonne affiche un **score calculé par le moteur d’indexation Flora**, qui indique dans quelle mesure le document correspond aux termes recherchés.
479
480 (% class="box infomessage" %)
481 (((
482 Ce score est basé uniquement sur le **contenu des documents** (et non sur les champs structurés de la notice).
483 )))
484
485 [[Score de pertinence>>image:1750852789526-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
486 )))
487 )))|(% style="width:300px" %)(% class="box" %)
488 (((
489 **Sommaire :**
490
491 {{toc depth="2"/}}
492
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494 )))