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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 8.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 17:27
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À la version 4.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 15:58
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -90,7 +90,7 @@
90 90  [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 91  )))
92 92  
93 -=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
93 +=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
94 94  
95 95  * Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
96 96  
... ... @@ -123,113 +123,155 @@
123 123  [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 124  
125 125  
126 +
127 +)))
128 +)))|(% style="width:300px" %)
129 +
130 +
131 +
132 +
133 +
134 +
135 +
136 +(% class="wikigeneratedid" %)
137 +Résultat :
138 +
139 +
140 +
141 +==== Ajout par lot ====
142 +
143 +
126 126  (% class="box infomessage" %)
127 127  (((
128 -Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
129 -**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
146 +**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
147 +)))
130 130  
131 -**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
149 +Exemple pour la table Autres Documents.
132 132  
133 -**Suivez le guide :**
151 +(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
134 134  
135 -1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
153 +[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
136 136  
137 -[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155 +(% class="wikigeneratedid" %)
156 +Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
138 138  
139 -(% start="2" %)
140 -1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
158 +[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
141 141  
142 -[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
144 -1. Passez en mode **Ajout par lot**
161 +(% class="wikigeneratedid" %)
162 +Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
145 145  
146 -[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164 +(% class="box infomessage" %)
165 +(((
166 +**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
167 +)))
147 147  
148 -1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
149 149  
150 -[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 +[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
151 151  
152 -1. **Importez** les fichiers
153 153  
154 -[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 +(% class="wikigeneratedid" %)
174 +Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
155 155  
156 -[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176 +[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
157 157  
158 -1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
159 159  
160 -[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 +(% class="wikigeneratedid" %)
180 +Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
161 161  
162 -1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
182 +[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
163 163  
164 -[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 -)))
166 166  
185 +(% class="wikigeneratedid" %)
186 +Les fichiers sont en cours de téléchargement :
187 +
188 +[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
189 +
190 +
191 +Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
192 +
193 +[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
194 +
195 +
196 +Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
197 +
198 +[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
199 +
200 +
201 +(% class="wikigeneratedid" %)
202 +Résultat :
203 +
204 +[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 +
206 +
167 167  = Visualiser les fichiers bureautiques =
168 168  
209 +
210 +Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
211 +
212 +
169 169  == Depuis une liste de résultats ==
170 170  
171 -Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
172 172  
173 ->(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
216 +Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
174 174  
175 -(((
176 -[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 -)))
218 +Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
178 178  
179 -**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
180 -Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
181 181  
182 -(% class="box warningmessage" %)
183 -(((
184 -**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
185 -)))
221 +Exemple pour la table Autres documents.
186 186  
223 +Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
224 +
225 +[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
226 +
227 +(% style="text-align: center;" %)
228 +//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
229 +
230 +Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
231 +
232 +[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
233 +
234 +(% style="text-align: center;" %)
235 +//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
236 +
187 187  == Depuis une notice ==
188 188  
189 -(% class="box infomessage" %)
190 -(((
191 -Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
192 -On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
193 -La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
194 -)))
195 195  
196 -=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
240 +=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
197 197  
198 - Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
199 199  
200 -[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 +Exemple pour la table Unités d'archives.
201 201  
202 -
203 -)))
245 +Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
204 204  
205 -(((
206 -**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
247 +[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
207 207  
208 -* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
209 -* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
210 210  
211 -(% class="box infomessage" %)
212 -(((
213 -**Astuce d’affichage**
214 -Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
215 -Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
216 -**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
250 +Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
217 217  
218 -[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
252 +* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
253 +* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
219 219  
255 +Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
220 220  
221 -[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 -)))
257 +[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
223 223  
224 -=== Depuis une notice principale ===
225 225  
226 -
260 +(% class="box infomessage" %)
261 +(((
262 +**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
227 227  )))
228 -)))|(% style="width:300px" %)
229 229  
265 +(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
230 230  
267 +[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
231 231  
232 232  
270 +Pour le masquer :
271 +
272 +[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
273 +
274 +
233 233  === Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
234 234  
235 235  
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