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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 7.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 17:25
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À la version 3.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 15:26
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,230 +1,216 @@
1 1  (% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -
7 -)))
3 +| |
8 8  
9 -(((
10 -= Avant de commencer =
5 += Avant propos =
11 11  
12 -== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
7 +== Définitions ==
13 13  
14 -Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
15 -Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
16 -Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
17 17  
18 -== Formats de fichiers compatibles ==
10 +Avant de gérer des fichiers bureautiques, il est fortement conseillé de consulter la rubrique suivante, explicitant** [[la gestion globale des fichiers numériques dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]**.
19 19  
20 -Flora prend en charge une large gamme de formats :
21 21  
22 -* **PDF** (.pdf)
23 -* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
24 -* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
13 +== Extensions de fichiers compatibles avec Flora ==
25 25  
26 -De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
27 27  
28 -== Règles de nommage des fichiers ==
16 +Liste non-exhaustive des fichiers numériques compatibles avec Flora pour les fichiers bureautiques : PDF, WORD, EXCEL.
29 29  
30 -Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
18 +Globalement, tous les types de fichiers bureautiques sont insérables car Flora ne les prévisualise pas (il faut les télécharger pour les ouvrir).
31 31  
32 -* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
33 -* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
34 -* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
35 -* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
36 36  
37 -= Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
21 +== Recommandations de nommage des fichiers numériques ==
38 38  
39 -== Création de la notice ==
40 40  
41 -Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
24 +Les noms des fichiers associés dans les notices descriptives du réservoir de médias et de documents doivent suivre les règles de nommage suivantes :
42 42  
43 -1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
26 +* le mélange majuscule/minuscule est à éviter.
27 +* les signes de ponctuation : virgules apostrophes et tous les types de points sont interdits : utiliser à la place le caractère _
28 +* le caractère & est à proscrire sous risque de non affichage des fichiers numériques le comportant dans leur nom.
29 +* la longueur du nom doit être raisonnable (environ 20 caractères).
44 44  
45 -[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
31 += Intégrer des fichiers bureautiques dans Flora =
46 46  
47 47  
48 -(% start="2" %)
49 -1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
34 +== Glisser-déposer un fichier bureautique dans une notice ==
50 50  
51 -[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52 52  
37 +=== Étape préalable ===
53 53  
54 -(% start="3" %)
55 -1. **Enregistrer** la notice
56 56  
57 -Votre notice est prête à accueillir son fichier !
40 +==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
58 58  
59 -== Ajout du fichier bureautique ==
42 +Exemple pour la table Autres Documents.
60 60  
61 -Deux méthodes possibles :
44 +[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
62 62  
63 -=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
46 +Compléter la grille de saisie et enregistrer.
64 64  
65 -* Ouvrir la notice
66 -* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
48 +[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
67 67  
68 -[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
51 +Résultat :
70 70  
53 +[[image:1742386828119-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
54 +
55 +
56 +=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
57 +
58 +
59 +Exemple pour la table Autres Documents.
60 +
61 +Pour lier un fichier bureautique, se positionner au préalable sur l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice.
62 +
63 +Sélectionner le fichier dans le dossier sur l'ordinateur, puis, avec un clic maintenu glisser la sélection dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice, situé à droite de la notice descriptive, dans Flora.
64 +
65 +[[image:1742371528628-562.png||class="img-thumbnail"]]
66 +
67 +
68 +Résultat :
69 +
70 +[[image:1742370434559-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
71 +
72 +
71 71  (% class="box infomessage" %)
72 72  (((
73 -Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
74 -Pour gagner du temps :
75 -
76 -1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
77 -1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
75 +**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, le glisser-déposé le permet également. Effectuer un CTRL+MAJ pour sélectionner tous les dossier à glisser-déposer et les glisser-déposer dans Flora.**
78 78  )))
79 79  
80 -(% class="box errormessage" %)
81 -(((
82 - **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
78 +=== Erreur fréquente ===
83 83  
84 -Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
85 -Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
86 86  
87 -Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
88 -Et voilà, votre document est correctement ajouté !
81 +==== Glisser-déposer le fichier bureautique dans l'onglet Photos ====
89 89  
90 -[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 -)))
83 +Si les utilisateurs tentent de glisser-déposer un fichier bureautique dans un autre onglet que Documents, cela ne fonctionnera pas et un message erreur s'affichera. Exemple : tentative de glisser-déposer d'un document PDF dans l'onglet Photos (onglet par défaut).
92 92  
93 -=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
85 +L'extension du document (PDF) n'est pas une extension photo, le document ne peut donc pas être glisser-déposé dans cet onglet et ne sera pas téléchargé dans Flora. **Pour qu'il soit téléchargé dans Flora, se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et effectuer le glisser-déposer.**
94 94  
95 -* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
87 +[[image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
96 96  
97 -[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 +== Associer un fichier bureautique via la fenêtre de gestion avancée des fichiers ==
98 98  
99 99  
100 -* Cliquer sur l'icone ajouter des documents
92 +=== Étape préalable ===
101 101  
102 -[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
95 +==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
104 104  
105 -* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
97 +(% id="cke_bm_1601S" style="display:none" %) (%%)Exemple pour la table Autres Documents.
106 106  
107 -[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 +[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
108 108  
101 +Compléter la notice et enregistrer.
109 109  
110 -[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 +[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
111 111  
112 112  
113 -* Valider l'ajout du document
106 +=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
114 114  
115 -[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 116  
109 +==== Ajout unitaire ====
117 117  
118 -* Enregistrer l'ajout du document
111 +Exemple pour la table Autres Documents.
119 119  
120 -[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 +(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
121 121  
115 +[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
122 122  
123 -[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 +(% class="wikigeneratedid" %)
118 +Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
124 124  
120 +[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
125 125  
126 -(% class="box infomessage" %)
127 -(((
128 -Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
129 -**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
130 130  
131 -**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
123 +(% class="wikigeneratedid" %)
124 +Une fenêtre s'ouvre : par défaut, l'utilisateur se trouve sur l'onglet ajout unitaire. Cliquer sur parcourir pour aller chercher le document à intégrer.
132 132  
133 -**Suivez le guide :**
126 +[[image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
134 134  
135 -1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
136 136  
137 -[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129 +[[image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
138 138  
139 -(% start="2" %)
140 -1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
141 141  
142 -[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 +Une fois le document sélectionné, cliquer sur valider.
143 143  
144 -1. Passez en mode **Ajout par lot**
134 +[[image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
145 145  
146 -[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 147  
148 -1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
137 +Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
149 149  
150 -[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 +[[image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
151 151  
152 -1. **Importez** les fichiers
153 153  
154 -[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 +(% class="wikigeneratedid" %)
143 +Résultat :
155 155  
156 -[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 +[[image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
157 157  
158 -1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
159 159  
160 -[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
148 +==== Ajout par lot ====
161 161  
162 -1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
163 163  
164 -[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151 +(% class="box infomessage" %)
152 +(((
153 +**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
165 165  )))
166 166  
167 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
156 +Exemple pour la table Autres Documents.
168 168  
169 -== Depuis une liste de résultats ==
158 +(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
170 170  
171 -Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
160 +[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
172 172  
173 ->(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.(%%)(((
174 -[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 -)))
162 +(% class="wikigeneratedid" %)
163 +Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
176 176  
177 -**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
178 -Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
165 +[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
179 179  
180 -(% class="box warningmessage" %)
181 -(((
182 -**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
183 -)))
184 184  
185 -== Depuis une notice ==
168 +(% class="wikigeneratedid" %)
169 +Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
186 186  
187 187  (% class="box infomessage" %)
188 188  (((
189 -Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
190 -On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
191 -La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
173 +**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
192 192  )))
193 193  
194 -=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
195 195  
196 - Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
177 +[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
197 197  
198 -[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 199  
200 -
201 -)))
180 +(% class="wikigeneratedid" %)
181 +Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
202 202  
203 -(((
204 -**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
183 +[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 205  
206 -* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
207 -* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
208 208  
209 -(% class="box infomessage" %)
210 -(((
211 -**Astuce d’affichage**
212 -Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
213 -Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
214 -**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
186 +(% class="wikigeneratedid" %)
187 +Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
215 215  
216 -[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 +[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
217 217  
218 - 
219 219  
220 -[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 -)))
222 -)))
223 -)))|(% style="width:300px" %)
192 +(% class="wikigeneratedid" %)
193 +Les fichiers sont en cours de téléchargement :
224 224  
195 +[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
225 225  
226 226  
198 +Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
227 227  
200 +[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
201 +
202 +
203 +Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
204 +
205 +[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
206 +
207 +
208 +(% class="wikigeneratedid" %)
209 +Résultat :
210 +
211 +[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
212 +
213 +
228 228  = Visualiser les fichiers bureautiques =
229 229  
230 230  
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