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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 6.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 16:34
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À la version 8.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 17:27
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -125,8 +125,13 @@
125 125  
126 126  (% class="box infomessage" %)
127 127  (((
128 -Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans **l’onglet Documents,** inutile de les importer un par un. Flora vous simplifie la vie avec sa **fenêtre de production avancée**. Suivez le guide :
128 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
129 +**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
129 129  
131 +**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
132 +
133 +**Suivez le guide :**
134 +
130 130  1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
131 131  
132 132  [[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -158,154 +158,73 @@
158 158  
159 159  [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 160  )))
161 -)))
162 -)))|(% style="width:300px" %)
163 163  
167 += Visualiser les fichiers bureautiques =
164 164  
169 +== Depuis une liste de résultats ==
165 165  
171 +Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
166 166  
173 +>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
167 167  
175 +(((
176 +[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +)))
168 168  
179 +**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
180 +Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
169 169  
170 -(% class="wikigeneratedid" %)
171 -Résultat :
182 +(% class="box warningmessage" %)
183 +(((
184 +**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
185 +)))
172 172  
187 +== Depuis une notice ==
173 173  
174 -
175 -==== Ajout par lot ====
176 -
177 -
178 178  (% class="box infomessage" %)
179 179  (((
180 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
191 +Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
192 +On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
193 +La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
181 181  )))
182 182  
183 -Exemple pour la table Autres Documents.
196 +=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
184 184  
185 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
198 + Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
186 186  
187 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
200 +[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 188  
189 -(% class="wikigeneratedid" %)
190 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
202 +
203 +)))
191 191  
192 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 +(((
206 +**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
193 193  
208 +* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
209 +* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
194 194  
195 -(% class="wikigeneratedid" %)
196 -Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
197 -
198 198  (% class="box infomessage" %)
199 199  (((
200 -**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
201 -)))
213 +**Astuce d’affichage**
214 +Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
215 +Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
216 +**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
202 202  
218 +[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203 203  
204 -[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 205  
221 +[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 +)))
206 206  
207 -(% class="wikigeneratedid" %)
208 -Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
224 +=== Depuis une notice principale ===
209 209  
210 -[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
211 -
212 -
213 -(% class="wikigeneratedid" %)
214 -Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
215 -
216 -[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
217 -
218 -
219 -(% class="wikigeneratedid" %)
220 -Les fichiers sont en cours de téléchargement :
221 -
222 -[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
223 -
224 -
225 -Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
226 -
227 -[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
228 -
229 -
230 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
231 -
232 -[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
233 -
234 -
235 -(% class="wikigeneratedid" %)
236 -Résultat :
237 -
238 -[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
239 -
240 -
241 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
242 -
243 -
244 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
245 -
246 -
247 -== Depuis une liste de résultats ==
248 -
249 -
250 -Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
251 -
252 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
253 -
254 -
255 -Exemple pour la table Autres documents.
256 -
257 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
258 -
259 -[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
260 -
261 -(% style="text-align: center;" %)
262 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
263 -
264 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
265 -
266 -[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
267 -
268 -(% style="text-align: center;" %)
269 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
270 -
271 -== Depuis une notice ==
272 -
273 -
274 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
275 -
276 -
277 -Exemple pour la table Unités d'archives.
278 -
279 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
280 -
281 -[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
282 -
283 -
284 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
285 -
286 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
287 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
288 -
289 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
290 -
291 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
292 -
293 -
294 -(% class="box infomessage" %)
295 -(((
296 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
226 +
297 297  )))
228 +)))|(% style="width:300px" %)
298 298  
299 -(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
300 300  
301 -[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
302 302  
303 303  
304 -Pour le masquer :
305 -
306 -[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
307 -
308 -
309 309  === Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
310 310  
311 311  
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