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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 3.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 15:26
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À la version 7.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 17:25
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,216 +1,230 @@
1 1  (% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
2 2  
3 -| |
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +
7 +)))
4 4  
5 -= Avant propos =
9 +(((
10 += Avant de commencer =
6 6  
7 -== Définitions ==
12 +== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
8 8  
14 +Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
15 +Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
16 +Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
9 9  
10 -Avant de gérer des fichiers bureautiques, il est fortement conseillé de consulter la rubrique suivante, explicitant** [[la gestion globale des fichiers numériques dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]**.
18 +== Formats de fichiers compatibles ==
11 11  
20 +Flora prend en charge une large gamme de formats :
12 12  
13 -== Extensions de fichiers compatibles avec Flora ==
22 +* **PDF** (.pdf)
23 +* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
24 +* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
14 14  
26 +De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
15 15  
16 -Liste non-exhaustive des fichiers numériques compatibles avec Flora pour les fichiers bureautiques : PDF, WORD, EXCEL.
28 +== Règles de nommage des fichiers ==
17 17  
18 -Globalement, tous les types de fichiers bureautiques sont insérables car Flora ne les prévisualise pas (il faut les télécharger pour les ouvrir).
30 +Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
19 19  
32 +* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
33 +* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
34 +* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
35 +* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
20 20  
21 -== Recommandations de nommage des fichiers numériques ==
37 += Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
22 22  
39 +== Création de la notice ==
23 23  
24 -Les noms des fichiers associés dans les notices descriptives du réservoir de médias et de documents doivent suivre les règles de nommage suivantes :
41 +Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
25 25  
26 -* le mélange majuscule/minuscule est à éviter.
27 -* les signes de ponctuation : virgules apostrophes et tous les types de points sont interdits : utiliser à la place le caractère _
28 -* le caractère & est à proscrire sous risque de non affichage des fichiers numériques le comportant dans leur nom.
29 -* la longueur du nom doit être raisonnable (environ 20 caractères).
43 +1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
30 30  
31 -= Intégrer des fichiers bureautiques dans Flora =
45 +[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
32 32  
33 33  
34 -== Glisser-déposer un fichier bureautique dans une notice ==
48 +(% start="2" %)
49 +1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
35 35  
51 +[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
36 36  
37 -=== Étape préalable ===
38 38  
54 +(% start="3" %)
55 +1. **Enregistrer** la notice
39 39  
40 -==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
57 +Votre notice est prête à accueillir son fichier !
41 41  
42 -Exemple pour la table Autres Documents.
59 +== Ajout du fichier bureautique ==
43 43  
44 -[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
61 +Deux méthodes possibles :
45 45  
46 -Compléter la grille de saisie et enregistrer.
63 +=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
47 47  
48 -[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
65 +* Ouvrir la notice
66 +* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
49 49  
68 +[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 50  
51 -Résultat :
52 52  
53 -[[image:1742386828119-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
54 -
55 -
56 -=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
57 -
58 -
59 -Exemple pour la table Autres Documents.
60 -
61 -Pour lier un fichier bureautique, se positionner au préalable sur l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice.
62 -
63 -Sélectionner le fichier dans le dossier sur l'ordinateur, puis, avec un clic maintenu glisser la sélection dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice, situé à droite de la notice descriptive, dans Flora.
64 -
65 -[[image:1742371528628-562.png||class="img-thumbnail"]]
66 -
67 -
68 -Résultat :
69 -
70 -[[image:1742370434559-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
71 -
72 -
73 73  (% class="box infomessage" %)
74 74  (((
75 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, le glisser-déposé le permet également. Effectuer un CTRL+MAJ pour sélectionner tous les dossier à glisser-déposer et les glisser-déposer dans Flora.**
73 +Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
74 +Pour gagner du temps :
75 +
76 +1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
77 +1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
76 76  )))
77 77  
78 -=== Erreur fréquente ===
80 +(% class="box errormessage" %)
81 +(((
82 + **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
79 79  
84 +Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
85 +Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
80 80  
81 -==== Glisser-déposer le fichier bureautique dans l'onglet Photos ====
87 +Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
88 +Et voilà, votre document est correctement ajouté !
82 82  
83 -Si les utilisateurs tentent de glisser-déposer un fichier bureautique dans un autre onglet que Documents, cela ne fonctionnera pas et un message erreur s'affichera. Exemple : tentative de glisser-déposer d'un document PDF dans l'onglet Photos (onglet par défaut).
90 +[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 +)))
84 84  
85 -L'extension du document (PDF) n'est pas une extension photo, le document ne peut donc pas être glisser-déposé dans cet onglet et ne sera pas téléchargé dans Flora. **Pour qu'il soit téléchargé dans Flora, se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et effectuer le glisser-déposer.**
93 +=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
86 86  
87 -[[image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
95 +* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
88 88  
89 -== Associer un fichier bureautique via la fenêtre de gestion avancée des fichiers ==
97 +[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90 90  
91 91  
92 -=== Étape préalable ===
100 +* Cliquer sur l'icone ajouter des documents
93 93  
102 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 94  
95 -==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
96 96  
97 -(% id="cke_bm_1601S" style="display:none" %) (%%)Exemple pour la table Autres Documents.
105 +* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
98 98  
99 -[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
107 +[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 100  
101 -Compléter la notice et enregistrer.
102 102  
103 -[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
110 +[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 104  
105 105  
106 -=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
113 +* Valider l'ajout du document
107 107  
115 +[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 108  
109 -==== Ajout unitaire ====
110 110  
111 -Exemple pour la table Autres Documents.
118 +* Enregistrer l'ajout du document
112 112  
113 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
120 +[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114 114  
115 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
116 116  
117 -(% class="wikigeneratedid" %)
118 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
123 +[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 119  
120 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
121 121  
126 +(% class="box infomessage" %)
127 +(((
128 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
129 +**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
122 122  
123 -(% class="wikigeneratedid" %)
124 -Une fenêtre s'ouvre : par défaut, l'utilisateur se trouve sur l'onglet ajout unitaire. Cliquer sur parcourir pour aller chercher le document à intégrer.
131 +**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
125 125  
126 -[[image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
133 +**Suivez le guide :**
127 127  
135 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
128 128  
129 -[[image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
137 +[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130 130  
139 +(% start="2" %)
140 +1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
131 131  
132 -Une fois le document sélectionné, cliquer sur valider.
142 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 133  
134 -[[image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
144 +1. Passez en mode **Ajout par lot**
135 135  
146 +[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136 136  
137 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
148 +1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
138 138  
139 -[[image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
150 +[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 140  
152 +1. **Importez** les fichiers
141 141  
142 -(% class="wikigeneratedid" %)
143 -Résultat :
154 +[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 144  
145 -[[image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
156 +[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  
158 +1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
147 147  
148 -==== Ajout par lot ====
160 +[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 149  
162 +1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
150 150  
151 -(% class="box infomessage" %)
152 -(((
153 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
164 +[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154 154  )))
155 155  
156 -Exemple pour la table Autres Documents.
167 += Visualiser les fichiers bureautiques =
157 157  
158 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
169 +== Depuis une liste de résultats ==
159 159  
160 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
171 +Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
161 161  
162 -(% class="wikigeneratedid" %)
163 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
173 +>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.(%%)(((
174 +[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 +)))
164 164  
165 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
177 +**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
178 +Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
166 166  
180 +(% class="box warningmessage" %)
181 +(((
182 +**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
183 +)))
167 167  
168 -(% class="wikigeneratedid" %)
169 -Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
185 +== Depuis une notice ==
170 170  
171 171  (% class="box infomessage" %)
172 172  (((
173 -**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
189 +Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
190 +On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
191 +La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
174 174  )))
175 175  
194 +=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
176 176  
177 -[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
196 + Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
178 178  
198 +[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 179  
180 -(% class="wikigeneratedid" %)
181 -Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
200 +
201 +)))
182 182  
183 -[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
203 +(((
204 +**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
184 184  
206 +* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
207 +* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
185 185  
186 -(% class="wikigeneratedid" %)
187 -Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
209 +(% class="box infomessage" %)
210 +(((
211 +**Astuce d’affichage**
212 +Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
213 +Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
214 +**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
188 188  
189 -[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
216 +[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 190  
218 + 
191 191  
192 -(% class="wikigeneratedid" %)
193 -Les fichiers sont en cours de téléchargement :
220 +[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 +)))
222 +)))
223 +)))|(% style="width:300px" %)
194 194  
195 -[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
196 196  
197 197  
198 -Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
199 199  
200 -[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
201 -
202 -
203 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
204 -
205 -[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
206 -
207 -
208 -(% class="wikigeneratedid" %)
209 -Résultat :
210 -
211 -[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
212 -
213 -
214 214  = Visualiser les fichiers bureautiques =
215 215  
216 216  
1742370929430-797.png
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