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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 2.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/26 14:49
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À la version 7.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 17:25
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,217 +1,230 @@
1 -**Sommaire**
1 +(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
2 2  
3 -{{toc/}}
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +
7 +)))
4 4  
9 +(((
10 += Avant de commencer =
5 5  
6 -= Avant propos =
12 +== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
7 7  
8 -== Définitions ==
14 +Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
15 +Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
16 +Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
9 9  
18 +== Formats de fichiers compatibles ==
10 10  
11 -Avant de gérer des fichiers bureautiques, il est fortement conseillé de consulter la rubrique suivante, explicitant** [[la gestion globale des fichiers numériques dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]**.
20 +Flora prend en charge une large gamme de formats :
12 12  
22 +* **PDF** (.pdf)
23 +* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
24 +* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
13 13  
14 -== Extensions de fichiers compatibles avec Flora ==
26 +De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
15 15  
28 +== Règles de nommage des fichiers ==
16 16  
17 -Liste non-exhaustive des fichiers numériques compatibles avec Flora pour les fichiers bureautiques : PDF, WORD, EXCEL.
30 +Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
18 18  
19 -Globalement, tous les types de fichiers bureautiques sont insérables car Flora ne les prévisualise pas (il faut les télécharger pour les ouvrir).
32 +* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
33 +* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
34 +* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
35 +* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
20 20  
37 += Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
21 21  
22 -== Recommandations de nommage des fichiers numériques ==
39 +== Création de la notice ==
23 23  
41 +Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
24 24  
25 -Les noms des fichiers associés dans les notices descriptives du réservoir de médias et de documents doivent suivre les règles de nommage suivantes :
43 +1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
26 26  
27 -* le mélange majuscule/minuscule est à éviter.
28 -* les signes de ponctuation : virgules apostrophes et tous les types de points sont interdits : utiliser à la place le caractère _
29 -* le caractère & est à proscrire sous risque de non affichage des fichiers numériques le comportant dans leur nom.
30 -* la longueur du nom doit être raisonnable (environ 20 caractères).
45 +[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
31 31  
32 -= Intégrer des fichiers bureautiques dans Flora =
33 33  
48 +(% start="2" %)
49 +1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
34 34  
35 -== Glisser-déposer un fichier bureautique dans une notice ==
51 +[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
36 36  
37 37  
38 -=== Étape préalable ===
54 +(% start="3" %)
55 +1. **Enregistrer** la notice
39 39  
57 +Votre notice est prête à accueillir son fichier !
40 40  
41 -==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
59 +== Ajout du fichier bureautique ==
42 42  
43 -Exemple pour la table Autres Documents.
61 +Deux méthodes possibles :
44 44  
45 -[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
63 +=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
46 46  
47 -Compléter la grille de saisie et enregistrer.
65 +* Ouvrir la notice
66 +* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
48 48  
49 -[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
68 +[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 50  
51 51  
52 -Résultat :
53 -
54 -[[image:1742386828119-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
55 -
56 -
57 -=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
58 -
59 -
60 -Exemple pour la table Autres Documents.
61 -
62 -Pour lier un fichier bureautique, se positionner au préalable sur l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice.
63 -
64 -Sélectionner le fichier dans le dossier sur l'ordinateur, puis, avec un clic maintenu glisser la sélection dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice, situé à droite de la notice descriptive, dans Flora.
65 -
66 -[[image:1742371528628-562.png||class="img-thumbnail"]]
67 -
68 -
69 -Résultat :
70 -
71 -[[image:1742370434559-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
72 -
73 -
74 74  (% class="box infomessage" %)
75 75  (((
76 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, le glisser-déposé le permet également. Effectuer un CTRL+MAJ pour sélectionner tous les dossier à glisser-déposer et les glisser-déposer dans Flora.**
73 +Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
74 +Pour gagner du temps :
75 +
76 +1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
77 +1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
77 77  )))
78 78  
79 -=== Erreur fréquente ===
80 +(% class="box errormessage" %)
81 +(((
82 + **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
80 80  
84 +Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
85 +Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
81 81  
82 -==== Glisser-déposer le fichier bureautique dans l'onglet Photos ====
87 +Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
88 +Et voilà, votre document est correctement ajouté !
83 83  
84 -Si les utilisateurs tentent de glisser-déposer un fichier bureautique dans un autre onglet que Documents, cela ne fonctionnera pas et un message erreur s'affichera. Exemple : tentative de glisser-déposer d'un document PDF dans l'onglet Photos (onglet par défaut).
90 +[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 +)))
85 85  
86 -L'extension du document (PDF) n'est pas une extension photo, le document ne peut donc pas être glisser-déposé dans cet onglet et ne sera pas téléchargé dans Flora. **Pour qu'il soit téléchargé dans Flora, se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et effectuer le glisser-déposer.**
93 +=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
87 87  
88 -[[image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
95 +* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
89 89  
90 -== Associer un fichier bureautique via la fenêtre de gestion avancée des fichiers ==
97 +[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 91  
92 92  
93 -=== Étape préalable ===
100 +* Cliquer sur l'icone ajouter des documents
94 94  
102 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95 95  
96 -==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
97 97  
98 -(% id="cke_bm_1601S" style="display:none" %) (%%)Exemple pour la table Autres Documents.
105 +* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
99 99  
100 -[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
107 +[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 101  
102 -Compléter la notice et enregistrer.
103 103  
104 -[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
110 +[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 105  
106 106  
107 -=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
113 +* Valider l'ajout du document
108 108  
115 +[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 109  
110 -==== Ajout unitaire ====
111 111  
112 -Exemple pour la table Autres Documents.
118 +* Enregistrer l'ajout du document
113 113  
114 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
120 +[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 115  
116 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
117 117  
118 -(% class="wikigeneratedid" %)
119 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
123 +[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 120  
121 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
122 122  
126 +(% class="box infomessage" %)
127 +(((
128 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
129 +**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
123 123  
124 -(% class="wikigeneratedid" %)
125 -Une fenêtre s'ouvre : par défaut, l'utilisateur se trouve sur l'onglet ajout unitaire. Cliquer sur parcourir pour aller chercher le document à intégrer.
131 +**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
126 126  
127 -[[image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
133 +**Suivez le guide :**
128 128  
135 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
129 129  
130 -[[image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
137 +[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 131  
139 +(% start="2" %)
140 +1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
132 132  
133 -Une fois le document sélectionné, cliquer sur valider.
142 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 134  
135 -[[image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
144 +1. Passez en mode **Ajout par lot**
136 136  
146 +[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 137  
138 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
148 +1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
139 139  
140 -[[image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
150 +[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141 141  
152 +1. **Importez** les fichiers
142 142  
143 -(% class="wikigeneratedid" %)
144 -Résultat :
154 +[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 145  
146 -[[image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
156 +[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 147  
158 +1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
148 148  
149 -==== Ajout par lot ====
160 +[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 150  
162 +1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
151 151  
152 -(% class="box infomessage" %)
153 -(((
154 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
164 +[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155 155  )))
156 156  
157 -Exemple pour la table Autres Documents.
167 += Visualiser les fichiers bureautiques =
158 158  
159 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
169 +== Depuis une liste de résultats ==
160 160  
161 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
171 +Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
162 162  
163 -(% class="wikigeneratedid" %)
164 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
173 +>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.(%%)(((
174 +[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 +)))
165 165  
166 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
177 +**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
178 +Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
167 167  
180 +(% class="box warningmessage" %)
181 +(((
182 +**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
183 +)))
168 168  
169 -(% class="wikigeneratedid" %)
170 -Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
185 +== Depuis une notice ==
171 171  
172 172  (% class="box infomessage" %)
173 173  (((
174 -**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
189 +Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
190 +On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
191 +La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
175 175  )))
176 176  
194 +=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
177 177  
178 -[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
196 + Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
179 179  
198 +[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 180  
181 -(% class="wikigeneratedid" %)
182 -Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
200 +
201 +)))
183 183  
184 -[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
203 +(((
204 +**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
185 185  
206 +* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
207 +* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
186 186  
187 -(% class="wikigeneratedid" %)
188 -Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
209 +(% class="box infomessage" %)
210 +(((
211 +**Astuce d’affichage**
212 +Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
213 +Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
214 +**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
189 189  
190 -[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
216 +[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 191  
218 + 
192 192  
193 -(% class="wikigeneratedid" %)
194 -Les fichiers sont en cours de téléchargement :
220 +[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 +)))
222 +)))
223 +)))|(% style="width:300px" %)
195 195  
196 -[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
197 197  
198 198  
199 -Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
200 200  
201 -[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
202 -
203 -
204 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
205 -
206 -[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
207 -
208 -
209 -(% class="wikigeneratedid" %)
210 -Résultat :
211 -
212 -[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
213 -
214 -
215 215  = Visualiser les fichiers bureautiques =
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