Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

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@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.DBA
++XWiki.JDT

Contenu

@@ -1,149 +1,141 @@
--**Sommaire**
++(% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
--{{toc/}}
++|(% style="width:840px" %)(((
++(% class="box" %)
++(((
++
++)))
++(((
++= Avant de commencer =
--= Avant propos =
++== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
--== Définitions ==
++Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
++Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
++Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
++== Formats de fichiers compatibles ==
--Avant de gérer des fichiers bureautiques, il est fortement conseillé de consulter la rubrique suivante, explicitant** [[la gestion globale des fichiers numériques dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]**.
++Flora prend en charge une large gamme de formats :
++* **PDF** (.pdf)
++* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
++* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
--== Extensions de fichiers compatibles avec Flora ==
++De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
++== Règles de nommage des fichiers ==
--Liste non-exhaustive des fichiers numériques compatibles avec Flora pour les fichiers bureautiques : PDF, WORD, EXCEL.
++Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
--Globalement, tous les types de fichiers bureautiques sont insérables car Flora ne les prévisualise pas (il faut les télécharger pour les ouvrir).
++* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
++* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
++* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
++* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
++= Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
--== Recommandations de nommage des fichiers numériques ==
++== Création de la notice ==
++Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
--Les noms des fichiers associés dans les notices descriptives du réservoir de médias et de documents doivent suivre les règles de nommage suivantes :
++1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
--* le mélange majuscule/minuscule est à éviter.
--* les signes de ponctuation : virgules apostrophes et tous les types de points sont interdits : utiliser à la place le caractère _
--* le caractère & est à proscrire sous risque de non affichage des fichiers numériques le comportant dans leur nom.
--* la longueur du nom doit être raisonnable (environ 20 caractères).
++[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Intégrer des fichiers bureautiques dans Flora =
++(% start="2" %)
++1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
--== Glisser-déposer un fichier bureautique dans une notice ==
++[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Étape préalable ===
++(% start="3" %)
++1. **Enregistrer** la notice
++Votre notice est prête à accueillir son fichier !
--==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
++== Ajout du fichier bureautique ==
--Exemple pour la table Autres Documents.
++Deux méthodes possibles :
--[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
--Compléter la grille de saisie et enregistrer.
++* Ouvrir la notice
++* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
--[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Résultat :
--
--[[image:1742386828119-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
--=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
--
--
--Exemple pour la table Autres Documents.
--
--Pour lier un fichier bureautique, se positionner au préalable sur l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice.
--
--Sélectionner le fichier dans le dossier sur l'ordinateur, puis, avec un clic maintenu glisser la sélection dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice, situé à droite de la notice descriptive, dans Flora.
--
--[[image:1742371528628-562.png||class="img-thumbnail"]]
--
--
--Résultat :
--
--[[image:1742370434559-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, le glisser-déposé le permet également. Effectuer un CTRL+MAJ pour sélectionner tous les dossier à glisser-déposer et les glisser-déposer dans Flora.**
++Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
++Pour gagner du temps :
++
++1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
++1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
  )))
--=== Erreur fréquente ===
++(% class="box errormessage" %)
++(((
++ **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
++Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
++Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
--==== Glisser-déposer le fichier bureautique dans l'onglet Photos ====
++Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
++Et voilà, votre document est correctement ajouté !
--Si les utilisateurs tentent de glisser-déposer un fichier bureautique dans un autre onglet que Documents, cela ne fonctionnera pas et un message erreur s'affichera. Exemple : tentative de glisser-déposer d'un document PDF dans l'onglet Photos (onglet par défaut).
++[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
--L'extension du document (PDF) n'est pas une extension photo, le document ne peut donc pas être glisser-déposé dans cet onglet et ne sera pas téléchargé dans Flora. **Pour qu'il soit téléchargé dans Flora, se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et effectuer le glisser-déposer.**
++===  Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
--[[image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
--== Associer un fichier bureautique via la fenêtre de gestion avancée des fichiers ==
++[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Étape préalable ===
++*  Cliquer sur l'icone ajouter des documents
++[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
--(% id="cke_bm_1601S" style="display:none" %) (%%)Exemple pour la table Autres Documents.
++* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
--[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Compléter la notice et enregistrer.
--[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
++* Valider l'ajout du document
++[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--==== Ajout unitaire ====
--Exemple pour la table Autres Documents.
++* Enregistrer l'ajout du document
--(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
++[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
++[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Une fenêtre s'ouvre : par défaut, l'utilisateur se trouve sur l'onglet ajout unitaire. Cliquer sur parcourir pour aller chercher le document à intégrer.
--[[image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--[[image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--Une fois le document sélectionné, cliquer sur valider.
--[[image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
--Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
--
--[[image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
  (% class="wikigeneratedid" %)
  Résultat :
--[[image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  ==== Ajout par lot ====

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