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Version 5.1 par Joséphine Ducruet le 2025/06/13 16:36
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.5**
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3 |(% rowspan="2" style="width:1004px" %)(((
4 (% class="box" %)
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6 Dans Flora, vous avez la possibilité d’associer des **médias** et des **documents** (images, sons, vidéos, 3D, PDF, documents bureautiques…) à vos notices documentaires et objets d’inventaire, via un espace dédié appelé **réservoir de médias et de documents**.
7 )))
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9 (((
10 (% class="lead" %)
11 ~1. Glossaire
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13 Flora met à votre disposition un **glossaire** des termes utilisés dans cette rubrique pour gérer vos fichiers numériques.
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15 (% class="box infomessage" %)
16 (((
17 Consulter ce glossaire avant de débuter facilitera votre prise en main.
18 )))
19
20 Le **réservoir de médias et de documents** correspond à un ensemble de tables spécifiques :
21
22 * Photothèque
23 * Vidéothèque
24 * Bibliothèque
25 * Autres documents
26 * Unités d'archives
27
28 [[(% style="text-align: center;" %)
29 Liste des tables pouvant stocker des médias et documents>>image:1742466698526-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
30
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32 Chaque fichier numérique (image, vidéo, son…) y est associé à une notice descriptive et bénéficie de ses propres métadonnées.
33
34 [[Exemples d'extensions de fichiers acceptés dans Flora>>image:1742466894598-101.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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40 )))|(% rowspan="2" style="width:520px" %)(% class="box" %)
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42 **Sommaire**
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44 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
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51 = =
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54 Flora met à disposition des utilisateurs un glossaire des termes qui seront employés dans cette rubriques et les sous-rubriques associées, pour gérer des fichiers numériques.
55
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57 * **Le réservoir de médias et de documents **est un ensemble de tables.
58
59 Pour en savoir plus, consulter le chapitre suivant.
60
61 [[image:1742466698526-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
62
63 (% style="text-align: center;" %)
64 // Liste des tables du réservoir de médias et de documents//
65
66 * **Des fichiers numériques** sont rattachés aux notices de ce réservoir.
67
68 [[image:1742466894598-101.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
69
70 (% style="text-align: center;" %)
71 //Exemple d'extensions de fichiers acceptées dans Flora//
72
73 * **Le pavé de gestion de fichiers **se trouve dans les notices du réservoir.
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75 [[image:1742466812758-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
76
77 * **La fenêtre de gestion avancée des fichiers** se trouve dans les notices du réservoir.
78
79 [[image:1742466870985-361.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
80
81 * **Les liens** sont effectués entre des notices "principales" de n'importe quelle table avec celles du réservoir.
82
83 Pour en savoir plus, consulter le chapitre suivant.
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85 [[image:1742467093741-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
86
87
88 * **Le pavé de visualisation des fichiers **se trouve dans les notices principales liées à des notices du réservoir.
89
90 [[image:1742466978013-467.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
91
92
93 = Pourquoi ne peut-on pas stocker des médias et des documents dans toutes les tables ? =
94
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96 Les médias et les documents regroupent **tous les types de fichiers **pouvant être déposés dans Flora : images, sons, vidéos, 3D, documents pdf, documents bureautiques, etc.
97
98 Aux débuts de Flora, il était possible de stocker des médias et des documents directement dans la table des biens. Néanmoins, cela ne permettait pas aux musées de gérer les droits et la description de ces médias et ces documents.
99
100 Les images, les fichiers sons, les vidéos, les documents bureautiques, ont leur vie et leur métadonnées propres. Il faut donc commencer par les gérer en tant que tel avant qu'ils puissent servir à illustrer d'autres notices documentaires.
101
102 Nous avons restreint la possibilité de stocker des médias et des documents dans les tables suivantes : photothèque, vidéothèque, bibliothèque, autres documents, unités d'archives. Ces tables peuvent ensuite être gérées par les professionnels métiers (photographe, archiviste, bibliothécaire). **Elles** **constituent une sorte de réservoir de médias et de documents.**
103
104 Après avoir renseigné ces informations, il est possible de lier, par exemple, la photo avec ses métadonnées à une autre notice, pour l'illustrer. Ces tables permettent d'effectuer des liens documentaires avec toutes les autres tables.
105
106 Exemples :
107
108 * Faire un lien d'une notice photo de la photothèque vers un bien.
109 * Faire un lien d'une notice photo vers une notice bibliothèque.
110
111 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/2025-03-14_08h00_56.png?rev=1.1||alt="2025-03-14_08h00_56.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
112
113
114 = Gérer des médias et des documents dans les tables de ce réservoir =
115
116
117 Dans ces tables, une notice descriptive dédiée permet de gérer les métadonnées propres à ces médias et ces documents (description, droits, etc.).
118
119 Il est possible de **[[glisser-déposer>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/B.%20Naviguer/a.%20Pr%C3%A9sentation/#HGlisser-DE9poser]]** des médias ou des documents directement (cf. écran d'une notice dans la vidéothèque ci-dessous).
120
121
122 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739189257227-177.png?rev=1.1||alt="1739189257227-177.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
123
124
125 Il sera possible d'intervenir sur les fichiers déposés  :
126
127 * Pour les photos : zoomer sur les détails de la photo et créer une photo de détail. Pour plus d'informations, cliquer **[[ici>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/B.%20Naviguer/c.%20Ajouter%20des%20documents/#HPhotosetimages]]**.
128 * Pour les vidéos : créer des snapshots. Pour plus d'informations, cliquer**[[ ici>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Prendre%20le%20snapshot%20d%27une%20vid%C3%A9o/]]**.
129 * Supprimer un fichier
130
131
132 == Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ==
133
134
135 Exemple pour la Photothèque : description et stockage d'une carte postale numérisée
136
137 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739266522408-758.png?rev=1.1||alt="1739266522408-758.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
138
139 Choisir la grille de saisie :
140
141 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739266567303-468.png?rev=1.1||alt="1739266567303-468.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
142
143 Saisir les données documentaires de la photo et enregistrer :
144
145 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739266600613-698.png?rev=1.1||alt="1739266600613-698.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
146
147 Résultat :
148
149 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739266661454-101.png?rev=1.1||alt="1739266661454-101.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
150
151 == Rattacher le fichier numérique concerné (glisser-déposer ou upload) ==
152
153 Exemple de glisser-déposer d'une photo :
154
155 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739267598734-809.png?rev=1.1||alt="1739267598734-809.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
156
157 Résultat :
158
159 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739266861518-761.png?rev=1.1||alt="1739266861518-761.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
160
161 = Utiliser les tables du réservoir pour illustrer ou documenter d'autres notices =
162
163 Il faut établir un lien documentaire entre la notice à illustrer et la ou les notices du réservoir.
164
165 Ce lien est visible directement dans la notice à illustrer, mais également dans l'espace de visualisation délimité par un pavé, situé en haut à droite de la notice.
166
167 **__Exemple avec le bien RF 129  ci-dessous :__ **Il contient des liens vers des notices de la photothèque. Les photos ont été préalablement documentées et intégrées dans la table photothèque. On visualise de ce fait un lien documentaire sur la notice du bien.
168 En cliquant sur ce lien, l'utilisateur est redirigé vers la notice photothèque.
169
170 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1740402721028-488.png?rev=1.1||alt="1740402721028-488.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
171
172 Pour faciliter la consultation, les fichiers stockés dans les notices du réservoir s'affichent automatiquement dans le pavé en haut à droite de l'écran.
173
174 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739189160983-571.png?rev=1.1||alt="1739189160983-571.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
175
176 == Étape préalable ==
177
178 Avant d'effectuer des liens entre plusieurs notices, il faut créé préalablement une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents (photo, vidéos, documents, archives, colis, etc.).
179
180 Cf. chapitre précédent sur la création d'une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents.
181
182 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739266861518-761.png?rev=1.1||alt="1739266861518-761.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
183
184 == Créer ou revenir dans la notice principale (bien, entrée, personne, etc.) devant être documentée par la notice créée dans le réservoir de médias et de documents ==
185
186 Exemple avec une création de notice :
187
188 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739267084141-443.png?rev=1.1||alt="1739267084141-443.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
189
190 Choisir la grille de saisie :
191
192 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739267161892-675.png?rev=1.1||alt="1739267161892-675.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
193
194 Saisir des données sur le bien :
195
196 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739267340674-319.png?rev=1.1||alt="1739267340674-319.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
197
198 == Saisir le lien entre la notice principale et la notice du réservoir ==
199
200 Saisir le lien dans le groupe de champs Documentation et enregistrer la notice :
201
202 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739267406088-652.png?rev=1.1||alt="1739267406088-652.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
203
204 Résultat : Lien documentaire effectué dans la notice du bien
205
206 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739267467753-775.png?rev=1.1||alt="1739267467753-775.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
207
208
209 = Cas particulier : les fichiers 3D =
210
211
212 Flora ne stocke pas les fichiers 3D en tant que tels, mais pointe sur des URL gérées dans un outil dédié Sketchfab ; les navigateurs web et Windows ne permettent pas encore d'afficher nativement ces fichiers.
213
214 Pour plus d'informations, consulter la rubrique consacrée à **[[la gestion des fichiers 3D>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/C.%20Visualiser/#HGE9rerdesfichiers3D]]**.
215
216 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1741020015534-159.png?rev=1.1||alt="1741020015534-159.png" class="img-thumbnail"]]
217
218 (% style="text-align: center;" %)
219 //Fichier 3D dans le réservoir de médias et de documents Flora//
220
221 Pour visualiser le modèle 3D, cliquer sur le bouton dédié :
222
223 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1741020207836-428.png?rev=1.1||alt="1741020207836-428.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
224
225
226 Une fenêtre s'ouvre, pour visualiser le modèle 3D :
227
228 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1741020068740-630.png?rev=1.1||alt="1741020068740-630.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
229
230 (% style="text-align: center;" %)
231 //Visualisation du fichier 3D //
232
233
234 (% class="box warningmessage" %)
235 (((
236 **Attention : la gestion des fichiers 3D nécessite un paramétrage spécifique, qui permet d'interfacer Flora avec le profil Sketchfab du client.**
237 )))
238
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