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Version 4.1 par Joséphine Ducruet le 2025/06/13 16:33
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.5**
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3 |(% rowspan="2" style="width:1004px" %)(((
4 (% class="box" %)
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6 Dans Flora, vous avez la possibilité d’associer des **médias** et des **documents** (images, sons, vidéos, 3D, PDF, documents bureautiques…) à vos notices documentaires et objets d’inventaire, via un espace dédié appelé **réservoir de médias et de documents**.
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9 (((
10 (% class="lead" %)
11 ~1. Glossaire
12
13 Flora met à votre disposition un **glossaire** des termes utilisés dans cette rubrique pour gérer vos fichiers numériques.
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15 (% class="box infomessage" %)
16 (((
17 Consulter ce glossaire avant de débuter facilitera votre prise en main.
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19
20 Le **réservoir de médias et de documents** correspond à un ensemble de tables spécifiques :
21
22 * Photothèque
23 * Vidéothèque
24 * Bibliothèque
25 * Autres documents
26 * Unités d'archives
27
28 [[(% style="text-align: center;" %)
29 Liste des tables pouvant stocker des médias et documents>>image:1742466698526-293.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
30
31 Chaque fichier numérique (image, vidéo, son…) y est associé à une notice descriptive et bénéficie de ses propres métadonnées.
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33 )))|(% rowspan="2" style="width:520px" %)(% class="box" %)
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35 **Sommaire**
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37 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
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44 = =
45
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47 Flora met à disposition des utilisateurs un glossaire des termes qui seront employés dans cette rubriques et les sous-rubriques associées, pour gérer des fichiers numériques.
48
49
50 * **Le réservoir de médias et de documents **est un ensemble de tables.
51
52 Pour en savoir plus, consulter le chapitre suivant.
53
54 [[image:1742466698526-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
55
56 (% style="text-align: center;" %)
57 // Liste des tables du réservoir de médias et de documents//
58
59 * **Des fichiers numériques** sont rattachés aux notices de ce réservoir.
60
61 [[image:1742466894598-101.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
62
63 (% style="text-align: center;" %)
64 //Exemple d'extensions de fichiers acceptées dans Flora//
65
66 * **Le pavé de gestion de fichiers **se trouve dans les notices du réservoir.
67
68 [[image:1742466812758-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
69
70 * **La fenêtre de gestion avancée des fichiers** se trouve dans les notices du réservoir.
71
72 [[image:1742466870985-361.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
73
74 * **Les liens** sont effectués entre des notices "principales" de n'importe quelle table avec celles du réservoir.
75
76 Pour en savoir plus, consulter le chapitre suivant.
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78 [[image:1742467093741-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
79
80
81 * **Le pavé de visualisation des fichiers **se trouve dans les notices principales liées à des notices du réservoir.
82
83 [[image:1742466978013-467.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
84
85
86 = Pourquoi ne peut-on pas stocker des médias et des documents dans toutes les tables ? =
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88
89 Les médias et les documents regroupent **tous les types de fichiers **pouvant être déposés dans Flora : images, sons, vidéos, 3D, documents pdf, documents bureautiques, etc.
90
91 Aux débuts de Flora, il était possible de stocker des médias et des documents directement dans la table des biens. Néanmoins, cela ne permettait pas aux musées de gérer les droits et la description de ces médias et ces documents.
92
93 Les images, les fichiers sons, les vidéos, les documents bureautiques, ont leur vie et leur métadonnées propres. Il faut donc commencer par les gérer en tant que tel avant qu'ils puissent servir à illustrer d'autres notices documentaires.
94
95 Nous avons restreint la possibilité de stocker des médias et des documents dans les tables suivantes : photothèque, vidéothèque, bibliothèque, autres documents, unités d'archives. Ces tables peuvent ensuite être gérées par les professionnels métiers (photographe, archiviste, bibliothécaire). **Elles** **constituent une sorte de réservoir de médias et de documents.**
96
97 Après avoir renseigné ces informations, il est possible de lier, par exemple, la photo avec ses métadonnées à une autre notice, pour l'illustrer. Ces tables permettent d'effectuer des liens documentaires avec toutes les autres tables.
98
99 Exemples :
100
101 * Faire un lien d'une notice photo de la photothèque vers un bien.
102 * Faire un lien d'une notice photo vers une notice bibliothèque.
103
104 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/2025-03-14_08h00_56.png?rev=1.1||alt="2025-03-14_08h00_56.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
105
106
107 = Gérer des médias et des documents dans les tables de ce réservoir =
108
109
110 Dans ces tables, une notice descriptive dédiée permet de gérer les métadonnées propres à ces médias et ces documents (description, droits, etc.).
111
112 Il est possible de **[[glisser-déposer>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/B.%20Naviguer/a.%20Pr%C3%A9sentation/#HGlisser-DE9poser]]** des médias ou des documents directement (cf. écran d'une notice dans la vidéothèque ci-dessous).
113
114
115 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739189257227-177.png?rev=1.1||alt="1739189257227-177.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
116
117
118 Il sera possible d'intervenir sur les fichiers déposés  :
119
120 * Pour les photos : zoomer sur les détails de la photo et créer une photo de détail. Pour plus d'informations, cliquer **[[ici>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/B.%20Naviguer/c.%20Ajouter%20des%20documents/#HPhotosetimages]]**.
121 * Pour les vidéos : créer des snapshots. Pour plus d'informations, cliquer**[[ ici>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Prendre%20le%20snapshot%20d%27une%20vid%C3%A9o/]]**.
122 * Supprimer un fichier
123
124
125 == Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ==
126
127
128 Exemple pour la Photothèque : description et stockage d'une carte postale numérisée
129
130 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739266522408-758.png?rev=1.1||alt="1739266522408-758.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
131
132 Choisir la grille de saisie :
133
134 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739266567303-468.png?rev=1.1||alt="1739266567303-468.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
135
136 Saisir les données documentaires de la photo et enregistrer :
137
138 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739266600613-698.png?rev=1.1||alt="1739266600613-698.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
139
140 Résultat :
141
142 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739266661454-101.png?rev=1.1||alt="1739266661454-101.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
143
144 == Rattacher le fichier numérique concerné (glisser-déposer ou upload) ==
145
146 Exemple de glisser-déposer d'une photo :
147
148 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739267598734-809.png?rev=1.1||alt="1739267598734-809.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
149
150 Résultat :
151
152 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739266861518-761.png?rev=1.1||alt="1739266861518-761.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
153
154 = Utiliser les tables du réservoir pour illustrer ou documenter d'autres notices =
155
156 Il faut établir un lien documentaire entre la notice à illustrer et la ou les notices du réservoir.
157
158 Ce lien est visible directement dans la notice à illustrer, mais également dans l'espace de visualisation délimité par un pavé, situé en haut à droite de la notice.
159
160 **__Exemple avec le bien RF 129  ci-dessous :__ **Il contient des liens vers des notices de la photothèque. Les photos ont été préalablement documentées et intégrées dans la table photothèque. On visualise de ce fait un lien documentaire sur la notice du bien.
161 En cliquant sur ce lien, l'utilisateur est redirigé vers la notice photothèque.
162
163 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1740402721028-488.png?rev=1.1||alt="1740402721028-488.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
164
165 Pour faciliter la consultation, les fichiers stockés dans les notices du réservoir s'affichent automatiquement dans le pavé en haut à droite de l'écran.
166
167 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739189160983-571.png?rev=1.1||alt="1739189160983-571.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
168
169 == Étape préalable ==
170
171 Avant d'effectuer des liens entre plusieurs notices, il faut créé préalablement une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents (photo, vidéos, documents, archives, colis, etc.).
172
173 Cf. chapitre précédent sur la création d'une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents.
174
175 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739266861518-761.png?rev=1.1||alt="1739266861518-761.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
176
177 == Créer ou revenir dans la notice principale (bien, entrée, personne, etc.) devant être documentée par la notice créée dans le réservoir de médias et de documents ==
178
179 Exemple avec une création de notice :
180
181 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739267084141-443.png?rev=1.1||alt="1739267084141-443.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
182
183 Choisir la grille de saisie :
184
185 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739267161892-675.png?rev=1.1||alt="1739267161892-675.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
186
187 Saisir des données sur le bien :
188
189 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739267340674-319.png?rev=1.1||alt="1739267340674-319.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
190
191 == Saisir le lien entre la notice principale et la notice du réservoir ==
192
193 Saisir le lien dans le groupe de champs Documentation et enregistrer la notice :
194
195 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739267406088-652.png?rev=1.1||alt="1739267406088-652.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
196
197 Résultat : Lien documentaire effectué dans la notice du bien
198
199 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739267467753-775.png?rev=1.1||alt="1739267467753-775.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
200
201
202 = Cas particulier : les fichiers 3D =
203
204
205 Flora ne stocke pas les fichiers 3D en tant que tels, mais pointe sur des URL gérées dans un outil dédié Sketchfab ; les navigateurs web et Windows ne permettent pas encore d'afficher nativement ces fichiers.
206
207 Pour plus d'informations, consulter la rubrique consacrée à **[[la gestion des fichiers 3D>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/C.%20Visualiser/#HGE9rerdesfichiers3D]]**.
208
209 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1741020015534-159.png?rev=1.1||alt="1741020015534-159.png" class="img-thumbnail"]]
210
211 (% style="text-align: center;" %)
212 //Fichier 3D dans le réservoir de médias et de documents Flora//
213
214 Pour visualiser le modèle 3D, cliquer sur le bouton dédié :
215
216 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1741020207836-428.png?rev=1.1||alt="1741020207836-428.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
217
218
219 Une fenêtre s'ouvre, pour visualiser le modèle 3D :
220
221 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1741020068740-630.png?rev=1.1||alt="1741020068740-630.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
222
223 (% style="text-align: center;" %)
224 //Visualisation du fichier 3D //
225
226
227 (% class="box warningmessage" %)
228 (((
229 **Attention : la gestion des fichiers 3D nécessite un paramétrage spécifique, qui permet d'interfacer Flora avec le profil Sketchfab du client.**
230 )))
231
232