Glossaire - Médias et documents dans Flora

Réservoir de médias et de documents

C’est le centre de stockage de vos fichiers numériques dans Flora. Il regroupe plusieurs tables spécialisées (photothèque, vidéothèque, bibliothèque, etc.), chacune dédiée à un type de contenu.
On y dépose les fichiers et leurs métadonnées avant de les associer à d’autres notices.

Chaque table a son rôle, selon la nature du fichier que vous souhaitez gérer.

Types de fichiers acceptés

Flora accepte une grande variété de formats :

• Images (JPG, PNG…)
• Vidéos (MP4, MOV…)
• Sons (MP3, WAV…)
• Fichiers bureautiques (PDF, Word...)

Pavé de gestion de fichiers

Présent dans chaque notice du réservoir, il vous permet de téléverser et gérer vos fichiers en quelques clics.

Lien entre notices

Depuis une notice principale (bien, personne, événement…), vous pouvez créer un lien vers une notice du réservoir.

Pavé de visualisation des fichiers

Une fois le lien établi, les fichiers apparaissent automatiquement dans un pavé de visualisation intégré à la notice principale.
Pratique pour visualiser les médias sans quitter la fiche !

Pourquoi stocker les fichiers dans des tables dédiées et non directement dans toutes les tables ?

À l’origine, Flora permettait d’attacher directement des fichiers dans les tables des biens.

Mais cette approche montrait vite ses limites : difficulté à gérer les droits, à décrire précisément les fichiers, ou encore à réutiliser un même fichier pour plusieurs notices.

Aujourd’hui, place au réservoir de médias et de documents !

Les fichiers sont désormais stockés dans des tables spécialisées (Photothèque, Documents, Vidéothèque, etc.).

Ce choix offre de nombreux avantages :

• Une gestion indépendante des fichiers et de leurs métadonnées
• Le contrôle des droits et des usages
• La possibilité de lier un même fichier à plusieurs notices (ex. une photo associée à un bien, un événement et une personne)

Ex : une photo associée à un bien, un événement et une personne

Liens, fichiers et notices : le fonctionnement en clair

Images, vidéos, sons, documents… Découvrez leur parcours dans Flora grâce au schéma ci-après :

À gauche : les tables dites documentées (biens, événements, lieux, personnes…). Elles ne stockent pas directement les fichiers, mais peuvent y faire référence via un lien.

À droite : les tables du réservoir multimédia. Ce sont elles qui contiennent les fichiers eux-mêmes, ainsi que leurs informations descriptives. On y retrouve toutes les ressources : images, vidéos, sons, documents PDF, fichiers bureautiques ou encore modèles 3D (via Sketchfab).

Formats pris en charge : Flora accepte une large gamme de formats courants : jpeg, tiff, png, mp4, mp3, pdf et fichiers 3D.

Ce dispositif assure une gestion harmonisée et efficace des ressources numériques, au service de la documentation, de la conservation et de la médiation autour des collections du musée.

Gérer les médias et documents dans le réservoir

Dans Flora, chaque fichier numérique (photo, vidéo, son, PDF, etc.) est rattaché à une notice descriptive au sein d’une table dédiée du réservoir de médias et de documents.

Que pouvez-vous faire depuis ces notices ?

• Décrire le fichier (titre, auteur, droits, description…)
• Déposer un fichier par glisser-déposer ou téléversement
• Accéder à des fonctions avancées (zoom sur une image, capture d’un moment vidéo…)

Créer une notice descriptive dans une table du réservoir

1. Cliquez sur le bouton « + » dans la table concernée

2. Sélectionnez la grille de saisie adaptée

3. Renseigner les données descriptives du fichier (titre, auteur, description…)

4. Enregistrer la notice

Ajouter un fichier numérique

Une fois la notice enregistrée, vous pouvez y ajouter un fichier numérique par simple glisser-déposer.

Utiliser les tables du réservoir pour illustrer ou documenter d’autres notices

Une fois votre fichier décrit et stocké dans le réservoir, vous pouvez établir un lien documentaire entre cette notice et n’importe quelle autre notice Flora (bien, entrée, personne…).

Ce lien sera visible :

• dans la notice principale, via un pavé de visualisation
• dans la notice réservoir du fichier, qui mentionnera les notices liées

Ex : une photo de la photothèque liée à un bien s'affichera directement depuis la notice du bien

 

Pour établir ce lien : 

1. Ouvrez la notice principale (bien, personne, entrée, etc.) et passez en modification

2. Rendez-vous dans le groupe de champs « Documentation »
3. Renseignez le lien vers la notice du fichier
4. Enregistrer

Le lien documentaire est maintenant actif : le fichier s’affiche dans le pavé prévu à cet effet dans la notice principale.

Cas particulier : les fichiers 3D

Version 4.5.25 et ultérieurs

Flora ne stocke pas directement les fichiers 3D dans son interface. À la place, elle pointe vers une URL externe hébergée sur Sketchfab, un outil spécialisé dans l’affichage interactif de modèles 3D. Les navigateurs web et systèmes d’exploitation comme Windows ne permettent pas encore d'afficher nativement les fichiers 3D. L’intégration via Sketchfab permet donc de contourner cette limite.

Comme pour une image ou une vidéo, le modèle 3D est d’abord référencé dans le réservoir d'une notice de la Photothèque.

Depuis cette notice, vous disposez d’un bouton de visualisation dédié.

Une fenêtre s’ouvre et affiche le modèle 3D hébergé sur Sketchfab. Vous pouvez le manipuler directement.