Gérer les médias et les documents associés

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(% class="mark small" %)**Version 4.5**

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|(% rowspan="2" style="width:1185px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

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Dans Flora, vous pouvez gérer et associer à vos notices des médias et documents : images, vidéos, sons, fichiers PDF, 3D…

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8

Ces éléments sont stockés dans des tables spécifiques appelées **réservoir de médias et de documents** et peuvent ensuite être liés à d’autres notices pour les illustrer ou les documenter.

)))

(((

= Glossaire =

* **Réservoir de médias et de documents**

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Ensemble de tables dédiées (photothèque, vidéothèque, bibliothèque, etc.) permettant de gérer fichiers numériques et métadonnées.

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[[Liste des tables pouvant stocker des médias et documents>>image:1742466698526-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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* **Types de fichiers acceptés**

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Images, vidéos, sons, PDF, fichiers bureautiques, 3D…

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25

[[Exemples de types de fichiers acceptés>>image:1742466894598-101.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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**Outils disponibles :**

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* **Pavé de gestion de fichiers** : dans les notices du réservoir, pour déposer et gérer les fichiers.

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32

[[Pavé de gestion de fichiers>>image:1749826060366-598.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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34

35

* **Fenêtre de gestion avancée des fichiers** : dans les notices du réservoir, pour options supplémentaires (détail photo, snapshot vidéo, suppression…).

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37

[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742466870985-361.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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39

40

* **Lien entre notices** : relie toute notice « principale » (bien, personne, entrée…) à une notice du réservoir

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[[Champ de lien d'une notice bien vers une notice photo>>image:1742467093741-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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45

* **Pavé de visualisation des fichiers** : dans les notices principales, affichant les fichiers liés via le réservoir.

)))

(((

[[Pavé de visualisation des fichiers d'une notice bien>>image:1742466978013-467.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

(((

= Pourquoi stocker les fichiers dans des tables dédiées et non directement dans toutes les tables ? =

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À l’origine, Flora permettait d’attacher directement des fichiers dans les tables des biens.

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Cette pratique limitait la gestion documentaire (droits, descriptions précises…).

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Désormais, les médias et documents sont stockés dans des **tables dédiées**, ce qui permet :

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* Une gestion indépendante des fichiers et de leurs métadonnées

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* Le contrôle des droits et des usages

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* La possibilité de relier ces médias à différentes notices documentaires

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>(% class="small" %)Ex : (% style="background-color:transparent" %)Associer une photo à un bien

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Le schéma ci-dessous présente comment les fichiers numériques (images, vidéos, sons, documents, etc.) s’organisent au sein de Flora.

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[[Articulation entre tables documentées et tables de réservoir>>image:1750060257917-357.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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**À gauche**, les tables qui peuvent intégrer des **liens vers des fichiers**. Elles permettent d’illustrer et de documenter les biens, les événements, les lieux ou les personnes, enrichissant ainsi les notices et le contexte des collections.

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**À droite**, les tables capables de **stocker directement des fichiers numériques**. Ce véritable réservoir multimédia centralise images, vidéos, sons, archives, documents administratifs ou encore fichiers 3D, facilitant la gestion et la valorisation des ressources associées aux collections.

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**Formats pris en charge :** jpeg, tiff, png, mp4, mp3, pdf et fichiers 3D.

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Ce dispositif assure une gestion harmonisée et efficace des ressources numériques, au service de la documentation, de la conservation et de la médiation autour des collections du musée.

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= Gérer les médias et documents dans le réservoir =

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Chaque média ou document possède une **notice descriptive** dans l’une des tables du réservoir.

Vous pouvez :

* Décrire le fichier et ses métadonnées

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* Glisser-déposer ou téléverser les fichiers numériques

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* Intervenir ensuite sur les fichiers (zoom photo, snapshots vidéo…)

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== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir ==

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>(% class="small" %)Exemple pour la Photothèque :

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* Cliquez sur le bouton « + » de la table concernée

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[[Bouton + de la photothèque>>image:1739266522408-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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* Choisir la **grille de saisie**

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[[Choix de la grille de saisie simple pour une notice photo>>image:1739266567303-468.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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* Renseigner les données descriptives (titre, auteur, description…)

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109

[[Données descriptives d'une notice photo>>image:1739266600613-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

* Enregistrer

[[Notice photo après enregistrement>>image:1739266661454-101.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

(((

== Rattacher un fichier numérique ==

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Vous pouvez déposer un fichier directement dans la notice via un glisser-déposer

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[[Glisser-déposer d'un fichier dans une notice photo>>image:1739267598734-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Notice photo avec image>>image:1739266861518-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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130

= Utiliser les tables du réservoir pour illustrer ou documenter d’autres notices =

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Une fois votre fichier décrit et stocké dans le réservoir, vous pouvez **établir un lien documentaire** entre cette notice et n’importe quelle autre notice Flora (bien, entrée, personne…).

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Ce lien sera visible :

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* Dans la notice principale, via un pavé de visualisation en haut à droite

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* Dans la notice du fichier média/document

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>(% class="small" %)Ex : une photo de la photothèque liée à un bien sera visible directement depuis la notice du bien(%%)(((

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[[Notice bien liée à une notice photo>>image:1739189160983-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

141

)))

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143

== Créer ou accéder à la notice principale ==

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1. **Accéder à la notice principale **(bien, personne, entrée…) qui doit être illustrée

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1. Passer en **modification**

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[[Grille de saisie d'une notice bien>>image:1739267340674-319.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

(((

== Lier un fichier du réservoir à la notice principale ==

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

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Avant de pouvoir lier plusieurs notices entre elles, **il est impératif de créer au préalable une notice descriptive** dans l’une des tables du **réservoir de médias et de documents** (ex. : Photothèque, Vidéothèque, Documents, Archives,etc.).

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)))

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Pour associer un fichier du réservoir de médias et de documents à une notice principale (par exemple un bien), suivez les étapes suivantes :

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1. **Accédez au groupe de champs //Documentation//** dans la notice principale.

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1. **Saisissez le lien** vers la notice correspondante du réservoir.

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1. **Enregistrez la notice**.

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168

[[Champ de lien entre une notice bien et une notice photo>>image:1739267406088-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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Le lien documentaire est désormais établi dans la notice du bien.

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[[Notice bien liée à une notice photo>>image:1739267467753-775.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Cas particulier : les fichiers 3D =

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

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La gestion des fichiers 3D nécessite un **paramétrage spécifique**.

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Ce paramétrage permet **d’interfacer Flora avec le profil Sketchfab du client**, afin de rendre possible l’affichage et l’exploration des modèles 3D directement depuis l’application.

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)))

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Flora ne stocke pas directement les fichiers 3D. À la place, elle pointe vers une **URL externe** hébergée sur **Sketchfab**, un outil spécialisé dans la visualisation de modèles 3D.

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(% class="box infomessage" %)

187

(((

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À noter : la plupart des navigateurs web et systèmes d’exploitation, comme Windows, ne prennent pas encore en charge l’affichage natif de ces fichiers.

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)))

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Visualiser un modèle 3D dans Flora

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1. Le fichier 3D est référencé dans le réservoir de médias et de documents.

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[[Notice photo associée à un fichier 3D>>image:1741020015534-159.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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1. Cliquez sur le **bouton de visualisation** dédié.

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[[bouton de visualisation depuis la notice photo>>image:1741020207836-428.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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203

1. Une **fenêtre s’ouvre** et permet de manipuler le modèle 3D.

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[[Visualisation d'un modèle 3D depuis Sketchfab>>image:1741020068740-630.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))

207

)))|(% rowspan="2" style="width:515px" %)(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

= =

= Cas particulier : les fichiers 3D =

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225

Flora ne stocke pas les fichiers 3D en tant que tels, mais pointe sur des URL gérées dans un outil dédié Sketchfab ; les navigateurs web et Windows ne permettent pas encore d'afficher nativement ces fichiers.

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227

Pour plus d'informations, consulter la rubrique consacrée à **[[la gestion des fichiers 3D>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/C.%20Visualiser/#HGE9rerdesfichiers3D]]**.

228

229

[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1741020015534-159.png?rev=1.1||alt="1741020015534-159.png" class="img-thumbnail"]]

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231

(% style="text-align: center;" %)

232

//Fichier 3D dans le réservoir de médias et de documents Flora//

233

234

Pour visualiser le modèle 3D, cliquer sur le bouton dédié :

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236

[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1741020207836-428.png?rev=1.1||alt="1741020207836-428.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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239

Une fenêtre s'ouvre, pour visualiser le modèle 3D :

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[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1741020068740-630.png?rev=1.1||alt="1741020068740-630.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

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(% style="text-align: center;" %)

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//Visualisation du fichier 3D //

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

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