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Version 1.2 par admin admin le 2025/05/26 14:48
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3 **Sommaire**
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5 {{toc/}}
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8 La documentation suivante s'adresse aux utilisateurs professionnels de Flora (bibliothèque, centre de documentation, service d'archives, musée), amenés à gérer des médias et documents dans Flora.
9
10 (% class="box infomessage" %)
11 (((
12 **Prérequis : afin d'appréhender au mieux les fonctionnalités liées à la gestion des images et documents, il faut avoir suivi au minimum les formations saisie-recherche. ** Pour plus d'informations sur les formations, contacter le directeur commercial de Flora Software, [[fl.contenay@flora-bam.net>>mailto:fl.contenay@flora-bam.net]]
13 )))
14
15 = Glossaire =
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18 Flora met à disposition des utilisateurs un glossaire des termes qui seront employés dans cette rubriques et les sous-rubriques associées, pour gérer des fichiers numériques.
19
20
21 * **Le réservoir de médias et de documents **est un ensemble de tables.
22
23 Pour en savoir plus, consulter le chapitre suivant.
24
25 (% style="text-align:center" %)
26 [[image:1742466698526-293.png||class="img-thumbnail"]]
27
28 (% style="text-align: center;" %)
29 // Liste des tables du réservoir de médias et de documents//
30
31 * **Des fichiers numériques** sont rattachés aux notices de ce réservoir.
32
33 (% style="text-align:center" %)
34 [[image:1742466894598-101.png||class="img-thumbnail"]]
35
36 (% style="text-align: center;" %)
37 //Exemple d'extensions de fichiers acceptées dans Flora//
38
39 * **Le pavé de gestion de fichiers **se trouve dans les notices du réservoir.
40
41 (% style="text-align:center" %)
42 [[image:1742466812758-125.png||class="img-thumbnail"]]
43
44 * **La fenêtre de gestion avancée des fichiers** se trouve dans les notices du réservoir.
45
46 (% style="text-align:center" %)
47 [[image:1742466870985-361.png||class="img-thumbnail"]]
48
49 * **Les liens** sont effectués entre des notices "principales" de n'importe quelle table avec celles du réservoir.
50
51 Pour en savoir plus, consulter le chapitre suivant.
52
53 (% style="text-align:center" %)
54 [[image:1742467093741-740.png||class="img-thumbnail"]]
55
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57 * **Le pavé de visualisation des fichiers **se trouve dans les notices principales liées à des notices du réservoir.
58
59 (% style="text-align:center" %)
60 [[image:1742466978013-467.png||class="img-thumbnail"]]
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63 = Pourquoi ne peut-on pas stocker des médias et des documents dans toutes les tables ? =
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66 Les médias et les documents regroupent **tous les types de fichiers **pouvant être déposés dans Flora : images, sons, vidéos, 3D, documents pdf, documents bureautiques, etc.
67
68 Aux débuts de Flora, il était possible de stocker des médias et des documents directement dans la table des biens. Néanmoins, cela ne permettait pas aux musées de gérer les droits et la description de ces médias et ces documents.
69
70 Les images, les fichiers sons, les vidéos, les documents bureautiques, ont leur vie et leur métadonnées propres. Il faut donc commencer par les gérer en tant que tel avant qu'ils puissent servir à illustrer d'autres notices documentaires.
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72 Nous avons restreint la possibilité de stocker des médias et des documents dans les tables suivantes : photothèque, vidéothèque, bibliothèque, autres documents, unités d'archives. Ces tables peuvent ensuite être gérées par les professionnels métiers (photographe, archiviste, bibliothécaire). **Elles** **constituent une sorte de réservoir de médias et de documents.**
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74 Après avoir renseigné ces informations, il est possible de lier, par exemple, la photo avec ses métadonnées à une autre notice, pour l'illustrer. Ces tables permettent d'effectuer des liens documentaires avec toutes les autres tables.
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76 Exemples :
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78 * Faire un lien d'une notice photo de la photothèque vers un bien.
79 * Faire un lien d'une notice photo vers une notice bibliothèque.
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81 (% style="text-align:center" %)
82 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/2025-03-14_08h00_56.png?rev=1.1||alt="2025-03-14_08h00_56.png" class="img-thumbnail"]]
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84
85 = Gérer des médias et des documents dans les tables de ce réservoir =
86
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88 Dans ces tables, une notice descriptive dédiée permet de gérer les métadonnées propres à ces médias et ces documents (description, droits, etc.).
89
90 Il est possible de **[[glisser-déposer>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/B.%20Naviguer/a.%20Pr%C3%A9sentation/#HGlisser-DE9poser]]** des médias ou des documents directement (cf. écran d'une notice dans la vidéothèque ci-dessous).
91
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93 (% style="text-align:center" %)
94 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739189257227-177.png?rev=1.1||alt="1739189257227-177.png" class="img-thumbnail"]]
95
96
97 Il sera possible d'intervenir sur les fichiers déposés  :
98
99 * Pour les photos : zoomer sur les détails de la photo et créer une photo de détail. Pour plus d'informations, cliquer **[[ici>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/B.%20Naviguer/c.%20Ajouter%20des%20documents/#HPhotosetimages]]**.
100 * Pour les vidéos : créer des snapshots. Pour plus d'informations, cliquer**[[ ici>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Prendre%20le%20snapshot%20d%27une%20vid%C3%A9o/]]**.
101 * Supprimer un fichier
102
103
104 == Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ==
105
106
107 Exemple pour la Photothèque : description et stockage d'une carte postale numérisée
108
109 (% style="text-align:center" %)
110 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739266522408-758.png?rev=1.1||alt="1739266522408-758.png" class="img-thumbnail"]]
111
112 Choisir la grille de saisie :
113
114 (% style="text-align:center" %)
115 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739266567303-468.png?rev=1.1||alt="1739266567303-468.png" class="img-thumbnail"]]
116
117 Saisir les données documentaires de la photo et enregistrer :
118
119 (% style="text-align:center" %)
120 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739266600613-698.png?rev=1.1||alt="1739266600613-698.png" class="img-thumbnail"]]
121
122 Résultat :
123
124 (% style="text-align:center" %)
125 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739266661454-101.png?rev=1.1||alt="1739266661454-101.png" class="img-thumbnail"]]
126
127 == Rattacher le fichier numérique concerné (glisser-déposer ou upload) ==
128
129 Exemple de glisser-déposer d'une photo :
130
131 (% style="text-align:center" %)
132 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739267598734-809.png?rev=1.1||alt="1739267598734-809.png" class="img-thumbnail"]]
133
134 Résultat :
135
136 (% style="text-align:center" %)
137 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739266861518-761.png?rev=1.1||alt="1739266861518-761.png" class="img-thumbnail"]]
138
139 = Utiliser les tables du réservoir pour illustrer ou documenter d'autres notices =
140
141 Il faut établir un lien documentaire entre la notice à illustrer et la ou les notices du réservoir.
142
143 Ce lien est visible directement dans la notice à illustrer, mais également dans l'espace de visualisation délimité par un pavé, situé en haut à droite de la notice.
144
145 **__Exemple avec le bien RF 129  ci-dessous :__ **Il contient des liens vers des notices de la photothèque. Les photos ont été préalablement documentées et intégrées dans la table photothèque. On visualise de ce fait un lien documentaire sur la notice du bien.
146 En cliquant sur ce lien, l'utilisateur est redirigé vers la notice photothèque.
147
148 (% style="text-align:center" %)
149 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1740402721028-488.png?rev=1.1||alt="1740402721028-488.png" class="img-thumbnail"]]
150
151 Pour faciliter la consultation, les fichiers stockés dans les notices du réservoir s'affichent automatiquement dans le pavé en haut à droite de l'écran.
152
153 (% style="text-align:center" %)
154 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739189160983-571.png?rev=1.1||alt="1739189160983-571.png" class="img-thumbnail"]]
155
156 == Étape préalable ==
157
158 Avant d'effectuer des liens entre plusieurs notices, il faut créé préalablement une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents (photo, vidéos, documents, archives, colis, etc.).
159
160 Cf. chapitre précédent sur la création d'une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents.
161
162 (% style="text-align:center" %)
163 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739266861518-761.png?rev=1.1||alt="1739266861518-761.png" class="img-thumbnail"]]
164
165 == Créer ou revenir dans la notice principale (bien, entrée, personne, etc.) devant être documentée par la notice créée dans le réservoir de médias et de documents ==
166
167 Exemple avec une création de notice :
168
169 (% style="text-align:center" %)
170 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739267084141-443.png?rev=1.1||alt="1739267084141-443.png" class="img-thumbnail"]]
171
172 Choisir la grille de saisie :
173
174 (% style="text-align:center" %)
175 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739267161892-675.png?rev=1.1||alt="1739267161892-675.png" class="img-thumbnail"]]
176
177 Saisir des données sur le bien :
178
179 (% style="text-align:center" %)
180 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739267340674-319.png?rev=1.1||alt="1739267340674-319.png" class="img-thumbnail"]]
181
182 == Saisir le lien entre la notice principale et la notice du réservoir ==
183
184 Saisir le lien dans le groupe de champs Documentation et enregistrer la notice :
185
186 (% style="text-align:center" %)
187 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739267406088-652.png?rev=1.1||alt="1739267406088-652.png" class="img-thumbnail"]]
188
189 Résultat : Lien documentaire effectué dans la notice du bien
190
191 (% style="text-align:center" %)
192 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1739267467753-775.png?rev=1.1||alt="1739267467753-775.png" class="img-thumbnail"]]
193
194
195 = Cas particulier : les fichiers 3D =
196
197
198 Flora ne stocke pas les fichiers 3D en tant que tels, mais pointe sur des URL gérées dans un outil dédié Sketchfab ; les navigateurs web et Windows ne permettent pas encore d'afficher nativement ces fichiers.
199
200 Pour plus d'informations, consulter la rubrique consacrée à **[[la gestion des fichiers 3D>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/C.%20Visualiser/#HGE9rerdesfichiers3D]]**.
201
202 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1741020015534-159.png?rev=1.1||alt="1741020015534-159.png" class="img-thumbnail"]]
203
204 (% style="text-align: center;" %)
205 //Fichier 3D dans le réservoir de médias et de documents Flora//
206
207 Pour visualiser le modèle 3D, cliquer sur le bouton dédié :
208
209 (% style="text-align:center" %)
210 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1741020207836-428.png?rev=1.1||alt="1741020207836-428.png" class="img-thumbnail"]]
211
212
213 Une fenêtre s'ouvre, pour visualiser le modèle 3D :
214
215 (% style="text-align:center" %)
216 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Photos%20%3A%20conna%C3%AEtre%20la%20diff%C3%A9rence%20entre%20liens%20documentaires%20et%20R%C3%A9servoir%20M%C3%A9dia%20et%20Documents/WebHome/1741020068740-630.png?rev=1.1||alt="1741020068740-630.png" class="img-thumbnail"]]
217
218 (% style="text-align: center;" %)
219 //Visualisation du fichier 3D //
220
221
222 (% class="box warningmessage" %)
223 (((
224 **Attention : la gestion des fichiers 3D nécessite un paramétrage spécifique, qui permet d'interfacer Flora avec le profil Sketchfab du client.**
225 )))
226
227