Utiliser le menu mes recherches

Version 50.1 par Doriane Bautista le 2025/07/01 10:08

Version 3.5 et ultérieures

Dans Flora, plusieurs outils facilitent la mise en œuvre, le pilotage et l’exploitation des données descriptives.

Ils permettent de :

Sauvegarder et relancer des recherches récurrentes grâce aux requêtes,
Recevoir automatiquement des alertes lorsque de nouvelles notices correspondent à vos critères,
Retrouver rapidement vos recherches récentes via le menu Historique.
Constituer des sélections de notices ciblées (prêts, restaurations, récolements, etc.) à l’aide des paniers,

Accessibles dans toutes les tables et depuis le menu Mes recherches, ces outils vous aident à structurer vos méthodes de travail, gagner en réactivité et collaborer plus efficacement au sein de Flora.

Cette page vous guide pas à pas dans leur utilisation !

Revenir à la dernière liste de résultats

Espace de travail Décrire > Menu Mes recherches > Dernière liste.

Affiche la dernière liste de résultats consultée.

Ex. Dernière liste de résultats consultée.

Gérer les requêtes et les alertes

Pourquoi les utiliser ?

Les requêtes et alertes permettent de rejouer automatiquement ou manuellement une recherche enregistrée.

Requête : recherche enregistrée à relancer à la demande.
Alerte : même principe, avec envoi automatique de mails selon une fréquence et une période définies.

Ces outils se mettent à jour dynamiquement : toute nouvelle notice correspondant aux critères s’ajoute automatiquement aux résultats.

Enregistrer une requête

Lancez une recherche (Ex. Toutes les notices saisies cette année).
Cliquez sur l’icône .
Renseignez un nom et enregistrez en cliquant sur l'icône .
Un message de confirmation apparaît.

Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.

Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette.

Ex. Dans la liste de résultats → libellé et enregistrement de la requête.

Message de validation → requête sauvegardée.

Enregistrer une alerte

Lancez une recherche.
Cliquez sur , puis sur l’icône .
Complétez les champs requis (nom, fréquence, durée).
Enregistrez.

Attention : le champ email doit être renseigné dans la fiche utilisateur.

Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette puis sur l'icône alerte.

Ex. Saisie des champs requis et enregistrement de l'alerte.

Où retrouver les requêtes et les alertes ?

Espace de travail Décrire > Menu Mes recherches > Requêtes.

Identification visuelle des requêtes et alertes dans **Mes recherches**.

Pour chaque requête ou alerte, il est possible de :

Icône	Action	Exemple
	Modifier leurs critères de recherches	Ex. : Modification des critères d’une requête enregistrée.
	Les renommer	Ex. Modification du nom de la requête.
	Les supprimer	Ex. Message de confirmation avant suppression.
	Les rejouer manuellement	Ex. La requête est rejouée → redirection vers la liste de résultats

Utiliser l'historique des recherches

Espace de travail Décrire > Menu Mes recherches > Historique.

Vous y trouvez les 20 dernières recherches effectuées. Cliquez sur le numéro associé pour la relancer. Vous pouvez également cumuler plusieurs recherches issues d'une même table (utiliser OU de préférence).

Il n’est pas possible de combiner des recherches issues de tables différentes.

Ex. Combinaison des recherches 17 ou 18 ou 8.

Résultat combinaison des recherches 17 ou 18 ou 8.

Utiliser les paniers

Les paniers permettent de rassembler des notices pour des traitements par lots, tels que :

l’organisation d’événements (prêts, expositions, restaurations),
des actions de médiation,
des opérations de récolement,
ou des relocalisations.

Attention : limite : 2000 notices/panier.

Créer un panier depuis une liste de résultats

Sélectionnez les notices dans la liste de résultats.
Cliquez sur l’icône .
Dans la fenêtre, cliquez sur Créer un nouveau panier.
Renseignez un nom (et si besoin, type + description).
Validez.

Ex. Recherche de tous les tableaux → table des biens.

Liste de résultats → sélection de notices pour intégration au panier.

Saisie d'un nouveau panier et validation.

Ajouter des notices à un panier existant

Faites une recherche et sélectionnez les notices.
Cliquez sur .
Choisissez un panier existant (filtrable par type).
Validez.

Liste de résultats → sélection d'une notice pour intégration au panier.

Message de confirmation → notice versée au panier.

Gérer le panier

Espace de travail Décrire > Menu Mes recherches > Paniers

Afficher un panier

Par défaut, le dernier panier utilisé apparait.

Utilisez la liste déroulante pour consulter un autre panier.

Liste déroulante → sélection d'un autre panier

Supprimer un panier

Action réservée à son créateur ou à l’administrateur fonctionnel. Confirmation nécessaire.

Il est fortement conseillé de nettoyer régulièrement ses paniers et de supprimer ceux qui ne sont plus utilisés.

Message de confirmation → suppression du panier

Modifier un panier

Cliquez sur l’icône .
Modifiez :

le nom
le type
la description

Validez les modifications.

Ex. Modification d'un panier → ajout d'une description

Gérer les types de paniers

Les types permettent de classer les paniers pour faciliter leur recherche.

Ex. Recherche de paniers sans filtre par type → tous les paniers apparaissent.

Ex. Recherche de paniers avec filtre sur le type Exposition → seuls les paniers pour exposition apparaissent.

Attention : si aucun type de panier n’a encore été défini dans Flora, la liste des types sera vide et donc inutilisable. Pour activer cette fonctionnalité, il est nécessaire de créer au préalable un ou plusieurs types de paniers.

Pour en créer un nouveau type :

Menu Mes recherches > Paniers.
Cliquez sur l’icône ou .
Renseignez le Nouveau type.
Validez.

Création d'un nouveau type de panier via le bouton créer.

Création d'un nouveau type de panier via le bouton modifier.

Attention : en cas d'erreur, vous ne pouvez pas intervenir sur les types de paniers (modification, suppression).

Créer un panier

Cliquez sur sur Créer un nouveau panier.
Renseignez un nom (et si besoin, type + description).
Validez.

Ex. Création d'un nouveau panier via **Mes recherches > Paniers.**

Résultat → le panier est vide. Pour l'alimenter, effectuez une recherche dans la table souhaitée et associez les notices au panier.

Partager un panier

Bouton partager dans **Mes recherches > Paniers.**

3 niveaux de partage disponibles :

Icône	Type de partage	Droits d'accès
	Accès privé	Par défaut. Visible uniquement par le créateur.
	Accès public : Lecture et écriture	Visible et modifiable (ajout, retrait de notices) par les autres utilisateurs.
	Accès public : Lecture seule	Consultable par les autres utilisateurs, sans possibilité de modification.

Repassez en privé les paniers inutilisés pour éviter la surcharge.

Gérer les notices d’un panier

Une fois un panier constitué, plusieurs actions peuvent être effectuées sur les notices qu’il contient :

Retirer une notice du panier

Sélectionnez les éléments à retirer (cases à cocher bleues).
Cliquez sur l’icône (en haut à gauche).
Confirmez dans la fenêtre qui s’affiche :
- OUI pour retirer la notice,
- NON pour annuler l’opération.

Ex. Sélection d'une notice et clic sur retirer du panier.

Message de confirmation → retrait du panier.

Basculer en mode liste de résultats

L'icône permet de transformer le panier en liste de résultats.
Ce mode donne accès à plusieurs fonctionnalités :

Verser les notices dans un autre panier,
Modifier les notices par lot,
Exporter les photos des notices.

Ex. Basculement en mode liste de résultats → notices de biens.

Résultat → affichage du panier en liste de résultats.

Éditer les notices du panier

Cliquez sur l’icône .
Choisissez la catégorie et le modèle souhaité souhaité (modèles de publication, exports tabulés paramétrables, etc.).
Validez pour éditer les notices.

Ex. Panier sélection pour le havre → édition de notices biens.

Ex. Choix d'un modèle de publication → Modèle Biens-Cartel (.pdf).

Visualiser une sélection de notices

Permet de consulter successivement les fiches complètes des notices.

Sélectionnez les notices souhaitées.
Cliquez sur l’icône .

Ex. Sélection des notices et clic sur le bouton visualiser une sélection de notices.

Résultat → consultation de 25 notices consécutives.

Autres actions possibles sur les notices

Icônes	Actions	Tables concernées	Conditions / Remarques
	Relocaliser des notices en lot	Biens, Matériels, Colis	Déclenche une relocalisation groupée via un formulaire dédié.
	Exporter vers Horus Condition Report	Biens	Licence Horus requise. Génère un ZIP à importer dans Horus. Permet de mettre à jour les constats d'état.
	Exporter vers POP ou Europeana	Biens	Pour POP : nécessite un numéro d'agrément SMF.
	Envoi mail	Bibliothèque, Unités d'archives, Versements	Envoie un mail avec les notices sélectionnées à la personne indiquée.
	Impression en lot	Bibliothèque, Exemplaires, Unités d'archives, Versements	Impressions au format ISBD, abrégé ou détaillé, des notices.
	Mise au pilon	Exemplaires	Suppression physique des exemplaires sélectionnés.