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Version 5.1 par Doriane Bautista le 2025/06/25 13:36
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1 (% class="small mark" %)**Version 3.5 et ultérieures**
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7 (% contenteditable="false" tabindex="-1" %)[[image:1744019444988-587.png]](% style="background:rgba(220, 220, 220, 0.5) url(~"http://46.105.158.203/xwiki/webjars/wiki%3Axwiki/xwiki-platform-ckeditor-webjar/17.2.0/plugins/widget/images/handle.png~"); left:0px; top:-11px" %)[[image:data:image/gif;base64,R0lGODlhAQABAPABAP///wAAACH5BAEKAAAALAAAAAABAAEAAAICRAEAOw==||draggable="true" height="15" role="presentation" title="Cliquer et glisser pour déplacer" width="15"]]
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9 = Utiliser la dernière liste =
10
11 En cliquant sur le sous-menu dernière liste, la dernière liste consultée s'affiche dans Flora, et ce, quelle que soit la table.4
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13
14 [[image:1744019551155-362.png]]
15
16 = Gérer les requêtes et les alertes =
17
18 Dans Flora, il est possible d’enregistrer une recherche et de la rejouer autant de fois que nécessaire.
19
20 Les requêtes et alertes sont intéressantes car elles se mettent à jour automatiquement, au grès de l'avancement de la saisie dans Flora. Si une notice correspond aux critères de la recherche, alors la requête ou l'alerte sera automatiquement mise à jour.
21
22 * La requête permet d'enregistrer une recherche et de la rejouer manuellement.
23 * L'alerte, quant à elle, permet d'enregistrer une recherche et d'automatiser l'envoi de mails pour suivre une recherche sur une période et une fréquence données.
24
25 **Dans le cas d’une recherche complexe et récurrente, le fait de pouvoir sauvegarder et rejouer la recherche prend alors tout son sens.**
26
27 == Enregistrer une requête ==
28
29 La requête permet d'enregistrer une recherche et de la rejouer manuellement.
30
31 __Exemple de recherche __: rechercher toutes les notices saisies cette année. L'année n'étant pas encore écoulée, il sera possible d'enregistrer la requête pour la rejouer.
32
33 [[image:1744025376692-382.png]]
34
35 A l'issue de la recherche, cliquer sur l'icône [[image:1744025549514-349.png]]
36
37 .
38
39 [[image:1744025664434-511.png]]
40
41 //Étape 1 : Après avoir lancé la recherche, cliquer sur la disquette//
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43 Indiquer le libellé de la requête et cliquer sur la [[image:1744025607397-499.png]]
44
45 pour sauvegarder la recherche.
46
47 [[image:1744025786465-664.png]]
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49 //Étape 2 : indiquer un libellé et appuyer sur l'icône disquette de la petit fenêtre pour enregistrer la requête//
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51 [[image:1744025836237-877.png]]
52
53 //Étape 3 : Un message indique que la requête a été sauvegardée//
54
55 == Enregistrer une alerte ==
56
57 A la différence des requêtes, les alertes permettent d'enregistrer une recherche et d'automatiser l'envoi de mails pour suivre une recherche sur une période et une fréquence données.
58
59 Pour utiliser les alertes, le champs e-mail dans la notice de l'utilisateur doit être saisi. Pour en savoir plus sur la gestion des utilisateurs, cliquer [[**ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/]].
60
61 __Exemple de recherche __: rechercher toutes les notices saisies cette année. L'année n'étant pas encore écoulée, il sera possible d'enregistrer la requête pour la rejouer.
62
63 [[image:1744025376692-382.png]]
64
65 A l'issue de la recherche, cliquer sur l'icône [[image:1744025549514-349.png]]
66
67 .
68
69 [[image:1744025664434-511.png]]
70
71 //Étape 1 : Après avoir lancé la recherche, cliquer sur la disquette//
72
73 Cliquer sur la [[image:1744026616499-480.png]]
74
75 .
76
77 [[image:1744026593936-151.png]]
78
79 Une nouvelle page s'affiche : remplir au minimum le nom, la périodicité et la fréquence. Cliquer sur enregistrer.
80
81 [[image:1744026675279-367.png]]
82
83 == Gérer les requêtes et les alertes ==
84
85 Pour retrouver les requêtes et alertes sauvegardées, se positionner dans le menu Mes recherches, sous-menu Requêtes.
86
87 [[image:1744027479920-905.png]]
88
89 Devant chaque requête sont affichées les fonctionnalités suivantes :
90
91 [[image:1744027524393-442.png]]
92
93 Modifier les critères de recherche de la requête.
94
95 [[image:1744027928999-213.png]]
96
97 [[image:1744027536898-318.png]]
98
99 Renommer la requête.
100
101 [[image:1744027898783-912.png]]
102
103 [[image:1744027549495-433.png]] Supprimer la requête. En cliquant sur la fonctionnalité [[image:1744027549495-433.png]]
104
105 , un message de confirmation apparait. Cliquer sur OK pour supprimer la requête. Cliquer sur Annuler pour annuler la suppression.
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107 [[image:1744027987664-489.png]]
108
109 [[image:1744027563582-766.png]] Lancer la requête manuellement. En cliquant sur l'icône [[image:1744027563582-766.png]]
110
111 , lance la recherche et renvoi l'utilisateur sur la liste de résultat correspondante :
112
113 [[image:1744027850601-473.png]]
114
115 === Différencier les requêtes des alertes ===
116
117 [[image:1744027779269-362.png]]
118
119 = Utiliser l'historique =
120
121 Dans Mes recherches, sous-menu Historique permet quant à lui de visualiser les 20 dernières recherches réalisées sur Flora.
122 L’utilisateur peut lancer à loisir une de ces recherches.
123
124 [[image:1744028242998-563.png]]
125
126 En cliquant directement sur le chiffre/nombre associé à la recherche, elle se lance.
127
128 __Exemple__ : relancer la recherche 14.
129
130 [[image:1744028720208-814.png]]
131
132 Résultat :
133
134 [[image:1744028784196-821.png]]
135
136 Il est également possible de cumuler plusieurs recherches issues de la même table.
137
138 __Exemple __: combiner les recherches 17, 18 ou 8. Le résultat n'étant pas certain, il est conseillé d'utiliser un **OU**.
139
140 [[image:1744028461946-258.png]]
141
142 Résultat :
143
144 [[image:1744028548421-195.png]]
145
146 Attention, il n'est pas possible de combiner des recherches issues de différentes tables.
147
148 = Gérer des paniers =
149
150 Dans Flora, il est possible d'associer une sélection de notices à un panier.
151
152 Cette fonctionnalité est intéressante pour :
153
154 * préparer et gérer des évènements (prêts, expositions, restaurations),
155 * préparer des actions de médiation,
156 * préparer un récolement décennal,
157 * préparer et relocaliser un lot de notices.
158
159 == Créer un panier depuis une liste de résultats ==
160
161 Pour créer un panier, il faut préalablement effectuer une recherche :
162
163 __Exemple pour la table des biens __: rechercher tous les tableaux.
164
165 [[image:1743409828453-767.png]]
166
167 Résultat :
168
169 [[image:1743409880020-221.png]]
170
171 Pour créer un nouveau paniers :
172
173 * Sélectionner les notices à intégrer au panier
174 * Cliquer sur l'icône [[image:1743409944498-941.png]]
175
176 [[image:1743410014374-822.png]]
177
178 **Attention : il y a une limite de 2000 notices par panier.**
179
180 Une fenêtre s'ouvre : cliquer sur le [[image:1743410076521-922.png]]
181
182 pour créer un nouveau panier.
183
184 [[image:1743410067107-604.png]]
185
186 Une nouvelle fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.
187
188 Il est également possible :
189
190 * de typer les paniers
191 * d'ajouter une description du panier
192
193 Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.
194
195 Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.
196
197 [[image:1743410170960-408.png]]
198
199 Un message de confirmation apparait :
200
201 [[image:1743410465324-963.png]]
202
203 == Associer des notices à un panier existant ==
204
205 Le même mode opératoire est à suivre :
206
207 * Au préalable, effectuer une recherche.
208 * Dans la liste de résultats, sélectionner les notices à intégrer au panier et cliquer sur l'icône [[image:1743409944498-941.png]]
209
210 * .
211
212 [[image:1743410873092-947.png]]
213
214 Une fenêtre s'ouvre.
215
216 Il est possible :
217
218 * de filtrer par type de paniers,
219 * de sélectionner un panier parmi la liste déroulante.
220
221 Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.
222
223 [[image:1743410976868-841.png]]
224
225 Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.
226
227 [[image:1743411017898-353.png]]
228
229 Un message de confirmation apparait :
230
231 [[image:1743411158177-380.png]]
232
233 == Gérer le panier ==
234
235 Il est possible d'intervenir sur la panier, en se positionnant dans l'espace de travail Décrire et en cliquant sur le menu Mes Recherches, puis, sur le sous-menu Paniers.
236
237 **Par défaut, le dernier panier utilisé apparait.**
238
239 [[image:1743411235532-890.png]]
240
241 === Supprimer le panier ===
242
243 Les paniers privés ou publics, ne peuvent être supprimés que par leur créateur.
244
245 Une fonctionnalité permet à l'administrateur fonctionnel de supprimer les paniers d'autres utilisateurs. Pour en savoir plus, cliquer **[[ici>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20suppression%20de%20paniers%20en%20acc%C3%A8s%20priv%C3%A9/]]**.
246
247 Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à supprimer.
248
249 [[image:1743411646455-148.png]]
250
251 Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste.
252
253 [[image:1743417338287-588.png]]
254
255 Pour supprimer le panier, cliquer sur l'icône [[image:1743411716172-438.png]]
256
257 , disponible dans la barre d'outils des paniers.
258
259 [[image:1743411756689-692.png]]
260
261 Un message de confirmation apparait :
262
263 * Cliquer sur OUI pour valider la suppression.
264 * Cliquer sur NON pour annuler la suppression.
265
266 [[image:1743411971041-603.png]]
267
268 **Il est fortement conseillé de nettoyer régulièrement ses paniers et de supprimer ceux qui ne sont plus utiles.**
269
270 === Modifier le nom ou la description du panier ===
271
272 Il est possible de modifier les informations du panier. Pour cela, cliquer sur l'icône [[image:1743412139023-877.png]]
273
274 disponible dans la barre d'outils des paniers.
275
276 Une nouvelle fenêtre apparait. Il est possible de modifier :
277
278 * le nom du panier
279 * le type de panier (utiliser le champs type existant)
280 * la description du panier
281
282 Cliquer sur valider pour enregistrer les modifications.
283
284 __Exemple__ : ajout d'un description au panier.
285
286 [[image:1743412264472-927.png]]
287
288 [[image:1743419747774-966.png]]
289
290 === Créer et gérer les types de paniers ===
291
292 Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.
293
294 __Exemple__:
295
296 * Si l'utilisateur ne filtre pas sur un type de paniers, il se retrouve avec une longue liste de paniers :
297
298 [[image:1743417846989-759.png]]
299
300 * Si l'utilisateur filtre sur les paniers Expositions, il ne verra apparaitre que les paniers qui ont été typés pour Expositions :
301
302 [[image:1743417981868-688.png]]
303
304 **Attention : si le client n'a jamais créé de type de paniers dans Flora, la liste est inopérante. Pour utiliser cette fonctionnalité il faut créer un nouveau type de panier.**
305
306 Pour cela, **se positionner dans l'espace de travail Décrire, cliquer sur le menu Mes recherches, puis, sur le sous-menu Paniers. **Cliquer sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]
307
308 ou l'icône [[image:1743417516722-107.png]]
309
310 . Une fenêtre apparait : remplir le champ **Nouveau Type **et cliquer sur valider.
311
312 [[image:1743417641243-457.png]]
313
314 [[image:1743418117162-983.png]]
315
316 Le nouveau type a été créé :
317
318 [[image:1743417718122-519.png]]
319
320 Attention, en cas d'erreur, le client n'a pas la main sur les types de paniers. **Pour supprimer des types de paniers, il est conseillé de créer un ticket au support, pour en faire la demande.**
321
322 === Créer un panier ===
323
324 Depuis le menu Mes recherches, sous-menu Paniers, il est également possible de créer des paniers en cliquant sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]
325
326 .
327
328 Une fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.
329
330 Il est également possible :
331
332 * de typer les paniers
333 * d'ajouter une description du panier
334
335 Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.
336
337 [[image:1743418808364-541.png]]
338
339 Une fois le panier créé, il apparait vide. Pour l'alimenter, effectuer une recherche dans la table souhaitée et associer les notices au panier.
340
341 [[image:1743418986451-355.png]]
342
343 === Visualiser un autre panier ===
344
345 Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à visualiser.
346
347 [[image:1743419106299-831.png]]
348
349 Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste.
350
351 [[image:1743419211376-195.png]]
352
353 === Partager le panier ===
354
355 Par défaut, le panier est privé mais il est possible de le partager avec les utilisateurs de Flora.
356
357 Il existe plusieurs modes de partage :
358
359 * [[image:1743419448593-259.png]]
360
361 * **Public/lecture seule :** le contenu de ce panier est accessible en visualisation. Plusieurs boutons ne sont pas proposés dans la barre d'outils de la liste car l’interaction avec la notice est minime. De la même façon, ce panier n'est pas proposé dans la liste des paniers disponibles lors de l'ajout au panier.
362 * [[image:1743419426933-756.png]]
363 * **Public/écriture :** tous les utilisateurs ayant accès à la gestion de paniers multiples peuvent exploiter le contenu de ce panier (ajouter ou retirer des notices).
364 * [[image:1743419403690-141.png]]
365
366 * ** Privé : **le contenu de ce panier est uniquement accessible et consultable par son propriétaire.
367
368 [[image:1743419344133-734.png]]
369
370 Si le paniers n'est plus utilisé, il est conseillé de le passer en privé, afin d’éviter un trop grand nombre de paniers communs. Cela évite la surcharge de paniers.
371
372 === Retirer une notice du panier ===
373
374 Sélectionner un élément du panier (en cliquant sur le carré, il devient bleu) puis appuyer sur l'icône [[image:1743419810047-472.png]]
375
376 en haut à gauche.
377
378 [[image:1743419866318-392.png]]
379
380 Un message de confirmation apparait :
381
382 * Appuyer sur OUI pour retirer la notice du panier.
383 * Appuyer sur NON pour annuler l'opération.
384
385 [[image:1743419893476-901.png]]
386
387 === Basculer en mode liste de résultats ===
388
389 L'icône [[image:1743421475057-128.png]]
390
391 permet de basculer le panier entier en liste de résultats. Il est alors possible de :
392
393 * verser les notices dans un autre panier
394 * modifier par lot les notices
395 * exporter les notices (modèles de publication, exports tabulés paramétrables, etc.)
396
397 __Exemple pour la table des biens __:
398
399 [[image:1743421160196-361.png]]
400
401 [[image:1743421597110-856.png]]
402
403 ==== Verser les notices d'un panier dans un autre panier ====
404
405 __Exemple__ : verser un panier B dans un panier A.
406
407 Se positionner dans l'espace de travail Décrire, menu Mes Recherches, sous-menu Paniers. Sélectionner le panier B pour l'ouvrir.
408
409 Cliquer sur [[image:1743420456481-961.png]]
410
411 pour basculer sur une liste de résultats.
412
413 [[image:1743421160196-361.png]]
414
415 Une nouvelle fenêtre apparait.
416
417 Sélectionner les notices à ajouter au panier A, cliquer sur l'icône [[image:1743431209599-126.png]]
418
419 et choisir le panier A dans le menu déroulant. Cliquer sur valider pour confirmer l'ajout au panier.
420
421 [[image:1743421271053-332.png]]
422
423 Les éléments ont été versés dans le panier A :
424
425 [[image:1743421319715-726.png]]
426
427 ATTENTION : **le panier B n'est pas supprimé**, il existe toujours avec toutes ces notices. Ces dernières ont seulement été ajoutées dans le panier A.
428
429 === Exporter les notices du panier ===
430
431 Pour exporter les notices du panier cliquer sur l'icône [[image:1743421877210-190.png]]
432
433 .
434
435 Cette fonctionnalité permet d'exporter les notices via l'édition de modèles de publication ou d'exports tabulés paramétrables.
436
437 [[image:1743423249547-256.png]]
438
439 __Exemple avec les modèles de publication __:
440
441 [[image:1743431678895-969.png]]
442
443 === Visualiser une sélection de notices via le panier ===
444
445 Pour visualiser les notices du paniers, sélectionner les notices et cliquer sur l'icône [[image:1743421939070-209.png]]
446
447 .
448
449 [[image:1743423198947-590.png]]
450
451 Résultat : il est possible de consulter les données de chaque notice à la suite.
452
453 [[image:1743431599022-522.png]]
454
455 === Relocaliser en lot les notices du panier ===
456
457 Cette fonctionnalité est disponible pour les biens, les matériels et les colis.
458
459 Pour relocaliser en lot des notices depuis un panier, cliquer sur l'icône [[image:1743422085707-153.png]]
460
461 .
462
463 [[image:1743423289883-582.png]]
464
465 Pour en savoir plus sur la relocalisation dans Flora, cliquer **[[ici>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/]]**.
466
467 === Exporter les notices vers Horus Condition Report ===
468
469 Attention : cette fonctionnalité est disponible pour les clients ayant acquis la licence Horus Condition Report.
470
471 Horus Condition Report n'appartient pas à Flora. Pour plus d'information sur son utilisation, consulter **[[le site internet de l'application>>url:https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]**.
472
473 Pour mettre à jour les constats d'état des notices de biens, il est possible d'utiliser l'application Horus Condition Report.
474
475 Pour cela :
476
477 * créer un panier,
478 * associer des notices au panier,
479 * sélectionner les notices à exporter,
480 * cliquer sur l'icône [[image:1743422255914-176.png]]
481
482 * .
483
484 Un formulaire apparait. Remplir les informations demandées et cliquer sur OUI.
485
486 Un fichier ZIP se télécharge dans les téléchargements de l'ordinateur.
487
488 [[image:1743422611194-503.png]]
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490 Pour en savoir plus sur les exports et imports Horus dans Flora, consulter le mode opératoire en cliquant [[**ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/Horus/]].
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492 === Exporter les notices vers POP ou Europeana ===
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494 Pour exporter les notices de biens vers Joconde ou Europeana, sélectionner les notices et cliquer sur cette icône [[image:1743422370614-738.png]]
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496 .
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498 [[image:1743431974668-461.png]]
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500 Pour en savoir plus sur les exports POP, consulter le mode opératoire complet en cliquant[[** ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/]].