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Version 4.2 par Doriane Bautista le 2025/05/26 15:15
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3 (% class="box" %)
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5 **Sommaire **
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12 (% contenteditable="false" tabindex="-1" %)[[image:1744019444988-587.png]](% style="background:rgba(220, 220, 220, 0.5) url(~"http://46.105.158.203/xwiki/webjars/wiki%3Axwiki/xwiki-platform-ckeditor-webjar/17.2.0/plugins/widget/images/handle.png~"); left:0px; top:-11px" %)[[image:data:image/gif;base64,R0lGODlhAQABAPABAP///wAAACH5BAEKAAAALAAAAAABAAEAAAICRAEAOw==||draggable="true" height="15" role="presentation" title="Cliquer et glisser pour déplacer" width="15"]]
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14 = Utiliser la dernière liste =
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16 En cliquant sur le sous-menu dernière liste, la dernière liste consultée s'affiche dans Flora, et ce, quelle que soit la table.4
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18
19 [[image:1744019551155-362.png]]
20
21 = Gérer les requêtes et les alertes =
22
23 Dans Flora, il est possible d’enregistrer une recherche et de la rejouer autant de fois que nécessaire.
24
25 Les requêtes et alertes sont intéressantes car elles se mettent à jour automatiquement, au grès de l'avancement de la saisie dans Flora. Si une notice correspond aux critères de la recherche, alors la requête ou l'alerte sera automatiquement mise à jour.
26
27 * La requête permet d'enregistrer une recherche et de la rejouer manuellement.
28 * L'alerte, quant à elle, permet d'enregistrer une recherche et d'automatiser l'envoi de mails pour suivre une recherche sur une période et une fréquence données.
29
30 **Dans le cas d’une recherche complexe et récurrente, le fait de pouvoir sauvegarder et rejouer la recherche prend alors tout son sens.**
31
32 == Enregistrer une requête ==
33
34 La requête permet d'enregistrer une recherche et de la rejouer manuellement.
35
36 __Exemple de recherche __: rechercher toutes les notices saisies cette année. L'année n'étant pas encore écoulée, il sera possible d'enregistrer la requête pour la rejouer.
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38 [[image:1744025376692-382.png]]
39
40 A l'issue de la recherche, cliquer sur l'icône [[image:1744025549514-349.png]]
41
42 .
43
44 [[image:1744025664434-511.png]]
45
46 //Étape 1 : Après avoir lancé la recherche, cliquer sur la disquette//
47
48 Indiquer le libellé de la requête et cliquer sur la [[image:1744025607397-499.png]]
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50 pour sauvegarder la recherche.
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52 [[image:1744025786465-664.png]]
53
54 //Étape 2 : indiquer un libellé et appuyer sur l'icône disquette de la petit fenêtre pour enregistrer la requête//
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56 [[image:1744025836237-877.png]]
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58 //Étape 3 : Un message indique que la requête a été sauvegardée//
59
60 == Enregistrer une alerte ==
61
62 A la différence des requêtes, les alertes permettent d'enregistrer une recherche et d'automatiser l'envoi de mails pour suivre une recherche sur une période et une fréquence données.
63
64 Pour utiliser les alertes, le champs e-mail dans la notice de l'utilisateur doit être saisi. Pour en savoir plus sur la gestion des utilisateurs, cliquer [[**ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/]].
65
66 __Exemple de recherche __: rechercher toutes les notices saisies cette année. L'année n'étant pas encore écoulée, il sera possible d'enregistrer la requête pour la rejouer.
67
68 [[image:1744025376692-382.png]]
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70 A l'issue de la recherche, cliquer sur l'icône [[image:1744025549514-349.png]]
71
72 .
73
74 [[image:1744025664434-511.png]]
75
76 //Étape 1 : Après avoir lancé la recherche, cliquer sur la disquette//
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78 Cliquer sur la [[image:1744026616499-480.png]]
79
80 .
81
82 [[image:1744026593936-151.png]]
83
84 Une nouvelle page s'affiche : remplir au minimum le nom, la périodicité et la fréquence. Cliquer sur enregistrer.
85
86 [[image:1744026675279-367.png]]
87
88 == Gérer les requêtes et les alertes ==
89
90 Pour retrouver les requêtes et alertes sauvegardées, se positionner dans le menu Mes recherches, sous-menu Requêtes.
91
92 [[image:1744027479920-905.png]]
93
94 Devant chaque requête sont affichées les fonctionnalités suivantes :
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96 [[image:1744027524393-442.png]]
97
98 Modifier les critères de recherche de la requête.
99
100 [[image:1744027928999-213.png]]
101
102 [[image:1744027536898-318.png]]
103
104 Renommer la requête.
105
106 [[image:1744027898783-912.png]]
107
108 [[image:1744027549495-433.png]] Supprimer la requête. En cliquant sur la fonctionnalité [[image:1744027549495-433.png]]
109
110 , un message de confirmation apparait. Cliquer sur OK pour supprimer la requête. Cliquer sur Annuler pour annuler la suppression.
111
112 [[image:1744027987664-489.png]]
113
114 [[image:1744027563582-766.png]] Lancer la requête manuellement. En cliquant sur l'icône [[image:1744027563582-766.png]]
115
116 , lance la recherche et renvoi l'utilisateur sur la liste de résultat correspondante :
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118 [[image:1744027850601-473.png]]
119
120 === Différencier les requêtes des alertes ===
121
122 [[image:1744027779269-362.png]]
123
124 = Utiliser l'historique =
125
126 Dans Mes recherches, sous-menu Historique permet quant à lui de visualiser les 20 dernières recherches réalisées sur Flora.
127 L’utilisateur peut lancer à loisir une de ces recherches.
128
129 [[image:1744028242998-563.png]]
130
131 En cliquant directement sur le chiffre/nombre associé à la recherche, elle se lance.
132
133 __Exemple__ : relancer la recherche 14.
134
135 [[image:1744028720208-814.png]]
136
137 Résultat :
138
139 [[image:1744028784196-821.png]]
140
141 Il est également possible de cumuler plusieurs recherches issues de la même table.
142
143 __Exemple __: combiner les recherches 17, 18 ou 8. Le résultat n'étant pas certain, il est conseillé d'utiliser un **OU**.
144
145 [[image:1744028461946-258.png]]
146
147 Résultat :
148
149 [[image:1744028548421-195.png]]
150
151 Attention, il n'est pas possible de combiner des recherches issues de différentes tables.
152
153 = Gérer des paniers =
154
155 Dans Flora, il est possible d'associer une sélection de notices à un panier.
156
157 Cette fonctionnalité est intéressante pour :
158
159 * préparer et gérer des évènements (prêts, expositions, restaurations),
160 * préparer des actions de médiation,
161 * préparer un récolement décennal,
162 * préparer et relocaliser un lot de notices.
163
164 == Créer un panier depuis une liste de résultats ==
165
166 Pour créer un panier, il faut préalablement effectuer une recherche :
167
168 __Exemple pour la table des biens __: rechercher tous les tableaux.
169
170 [[image:1743409828453-767.png]]
171
172 Résultat :
173
174 [[image:1743409880020-221.png]]
175
176 Pour créer un nouveau paniers :
177
178 * Sélectionner les notices à intégrer au panier
179 * Cliquer sur l'icône [[image:1743409944498-941.png]]
180
181 [[image:1743410014374-822.png]]
182
183 **Attention : il y a une limite de 2000 notices par panier.**
184
185 Une fenêtre s'ouvre : cliquer sur le [[image:1743410076521-922.png]]
186
187 pour créer un nouveau panier.
188
189 [[image:1743410067107-604.png]]
190
191 Une nouvelle fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.
192
193 Il est également possible :
194
195 * de typer les paniers
196 * d'ajouter une description du panier
197
198 Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.
199
200 Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.
201
202 [[image:1743410170960-408.png]]
203
204 Un message de confirmation apparait :
205
206 [[image:1743410465324-963.png]]
207
208 == Associer des notices à un panier existant ==
209
210 Le même mode opératoire est à suivre :
211
212 * Au préalable, effectuer une recherche.
213 * Dans la liste de résultats, sélectionner les notices à intégrer au panier et cliquer sur l'icône [[image:1743409944498-941.png]]
214
215 * .
216
217 [[image:1743410873092-947.png]]
218
219 Une fenêtre s'ouvre.
220
221 Il est possible :
222
223 * de filtrer par type de paniers,
224 * de sélectionner un panier parmi la liste déroulante.
225
226 Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.
227
228 [[image:1743410976868-841.png]]
229
230 Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.
231
232 [[image:1743411017898-353.png]]
233
234 Un message de confirmation apparait :
235
236 [[image:1743411158177-380.png]]
237
238 == Gérer le panier ==
239
240 Il est possible d'intervenir sur la panier, en se positionnant dans l'espace de travail Décrire et en cliquant sur le menu Mes Recherches, puis, sur le sous-menu Paniers.
241
242 **Par défaut, le dernier panier utilisé apparait.**
243
244 [[image:1743411235532-890.png]]
245
246 === Supprimer le panier ===
247
248 Les paniers privés ou publics, ne peuvent être supprimés que par leur créateur.
249
250 Une fonctionnalité permet à l'administrateur fonctionnel de supprimer les paniers d'autres utilisateurs. Pour en savoir plus, cliquer **[[ici>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20suppression%20de%20paniers%20en%20acc%C3%A8s%20priv%C3%A9/]]**.
251
252 Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à supprimer.
253
254 [[image:1743411646455-148.png]]
255
256 Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste.
257
258 [[image:1743417338287-588.png]]
259
260 Pour supprimer le panier, cliquer sur l'icône [[image:1743411716172-438.png]]
261
262 , disponible dans la barre d'outils des paniers.
263
264 [[image:1743411756689-692.png]]
265
266 Un message de confirmation apparait :
267
268 * Cliquer sur OUI pour valider la suppression.
269 * Cliquer sur NON pour annuler la suppression.
270
271 [[image:1743411971041-603.png]]
272
273 **Il est fortement conseillé de nettoyer régulièrement ses paniers et de supprimer ceux qui ne sont plus utiles.**
274
275 === Modifier le nom ou la description du panier ===
276
277 Il est possible de modifier les informations du panier. Pour cela, cliquer sur l'icône [[image:1743412139023-877.png]]
278
279 disponible dans la barre d'outils des paniers.
280
281 Une nouvelle fenêtre apparait. Il est possible de modifier :
282
283 * le nom du panier
284 * le type de panier (utiliser le champs type existant)
285 * la description du panier
286
287 Cliquer sur valider pour enregistrer les modifications.
288
289 __Exemple__ : ajout d'un description au panier.
290
291 [[image:1743412264472-927.png]]
292
293 [[image:1743419747774-966.png]]
294
295 === Créer et gérer les types de paniers ===
296
297 Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.
298
299 __Exemple__:
300
301 * Si l'utilisateur ne filtre pas sur un type de paniers, il se retrouve avec une longue liste de paniers :
302
303 [[image:1743417846989-759.png]]
304
305 * Si l'utilisateur filtre sur les paniers Expositions, il ne verra apparaitre que les paniers qui ont été typés pour Expositions :
306
307 [[image:1743417981868-688.png]]
308
309 **Attention : si le client n'a jamais créé de type de paniers dans Flora, la liste est inopérante. Pour utiliser cette fonctionnalité il faut créer un nouveau type de panier.**
310
311 Pour cela, **se positionner dans l'espace de travail Décrire, cliquer sur le menu Mes recherches, puis, sur le sous-menu Paniers. **Cliquer sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]
312
313 ou l'icône [[image:1743417516722-107.png]]
314
315 . Une fenêtre apparait : remplir le champ **Nouveau Type **et cliquer sur valider.
316
317 [[image:1743417641243-457.png]]
318
319 [[image:1743418117162-983.png]]
320
321 Le nouveau type a été créé :
322
323 [[image:1743417718122-519.png]]
324
325 Attention, en cas d'erreur, le client n'a pas la main sur les types de paniers. **Pour supprimer des types de paniers, il est conseillé de créer un ticket au support, pour en faire la demande.**
326
327 === Créer un panier ===
328
329 Depuis le menu Mes recherches, sous-menu Paniers, il est également possible de créer des paniers en cliquant sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]
330
331 .
332
333 Une fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.
334
335 Il est également possible :
336
337 * de typer les paniers
338 * d'ajouter une description du panier
339
340 Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.
341
342 [[image:1743418808364-541.png]]
343
344 Une fois le panier créé, il apparait vide. Pour l'alimenter, effectuer une recherche dans la table souhaitée et associer les notices au panier.
345
346 [[image:1743418986451-355.png]]
347
348 === Visualiser un autre panier ===
349
350 Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à visualiser.
351
352 [[image:1743419106299-831.png]]
353
354 Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste.
355
356 [[image:1743419211376-195.png]]
357
358 === Partager le panier ===
359
360 Par défaut, le panier est privé mais il est possible de le partager avec les utilisateurs de Flora.
361
362 Il existe plusieurs modes de partage :
363
364 * [[image:1743419448593-259.png]]
365
366 * **Public/lecture seule :** le contenu de ce panier est accessible en visualisation. Plusieurs boutons ne sont pas proposés dans la barre d'outils de la liste car l’interaction avec la notice est minime. De la même façon, ce panier n'est pas proposé dans la liste des paniers disponibles lors de l'ajout au panier.
367 * [[image:1743419426933-756.png]]
368 * **Public/écriture :** tous les utilisateurs ayant accès à la gestion de paniers multiples peuvent exploiter le contenu de ce panier (ajouter ou retirer des notices).
369 * [[image:1743419403690-141.png]]
370
371 * ** Privé : **le contenu de ce panier est uniquement accessible et consultable par son propriétaire.
372
373 [[image:1743419344133-734.png]]
374
375 Si le paniers n'est plus utilisé, il est conseillé de le passer en privé, afin d’éviter un trop grand nombre de paniers communs. Cela évite la surcharge de paniers.
376
377 === Retirer une notice du panier ===
378
379 Sélectionner un élément du panier (en cliquant sur le carré, il devient bleu) puis appuyer sur l'icône [[image:1743419810047-472.png]]
380
381 en haut à gauche.
382
383 [[image:1743419866318-392.png]]
384
385 Un message de confirmation apparait :
386
387 * Appuyer sur OUI pour retirer la notice du panier.
388 * Appuyer sur NON pour annuler l'opération.
389
390 [[image:1743419893476-901.png]]
391
392 === Basculer en mode liste de résultats ===
393
394 L'icône [[image:1743421475057-128.png]]
395
396 permet de basculer le panier entier en liste de résultats. Il est alors possible de :
397
398 * verser les notices dans un autre panier
399 * modifier par lot les notices
400 * exporter les notices (modèles de publication, exports tabulés paramétrables, etc.)
401
402 __Exemple pour la table des biens __:
403
404 [[image:1743421160196-361.png]]
405
406 [[image:1743421597110-856.png]]
407
408 ==== Verser les notices d'un panier dans un autre panier ====
409
410 __Exemple__ : verser un panier B dans un panier A.
411
412 Se positionner dans l'espace de travail Décrire, menu Mes Recherches, sous-menu Paniers. Sélectionner le panier B pour l'ouvrir.
413
414 Cliquer sur [[image:1743420456481-961.png]]
415
416 pour basculer sur une liste de résultats.
417
418 [[image:1743421160196-361.png]]
419
420 Une nouvelle fenêtre apparait.
421
422 Sélectionner les notices à ajouter au panier A, cliquer sur l'icône [[image:1743431209599-126.png]]
423
424 et choisir le panier A dans le menu déroulant. Cliquer sur valider pour confirmer l'ajout au panier.
425
426 [[image:1743421271053-332.png]]
427
428 Les éléments ont été versés dans le panier A :
429
430 [[image:1743421319715-726.png]]
431
432 ATTENTION : **le panier B n'est pas supprimé**, il existe toujours avec toutes ces notices. Ces dernières ont seulement été ajoutées dans le panier A.
433
434 === Exporter les notices du panier ===
435
436 Pour exporter les notices du panier cliquer sur l'icône [[image:1743421877210-190.png]]
437
438 .
439
440 Cette fonctionnalité permet d'exporter les notices via l'édition de modèles de publication ou d'exports tabulés paramétrables.
441
442 [[image:1743423249547-256.png]]
443
444 __Exemple avec les modèles de publication __:
445
446 [[image:1743431678895-969.png]]
447
448 === Visualiser une sélection de notices via le panier ===
449
450 Pour visualiser les notices du paniers, sélectionner les notices et cliquer sur l'icône [[image:1743421939070-209.png]]
451
452 .
453
454 [[image:1743423198947-590.png]]
455
456 Résultat : il est possible de consulter les données de chaque notice à la suite.
457
458 [[image:1743431599022-522.png]]
459
460 === Relocaliser en lot les notices du panier ===
461
462 Cette fonctionnalité est disponible pour les biens, les matériels et les colis.
463
464 Pour relocaliser en lot des notices depuis un panier, cliquer sur l'icône [[image:1743422085707-153.png]]
465
466 .
467
468 [[image:1743423289883-582.png]]
469
470 Pour en savoir plus sur la relocalisation dans Flora, cliquer **[[ici>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/]]**.
471
472 === Exporter les notices vers Horus Condition Report ===
473
474 Attention : cette fonctionnalité est disponible pour les clients ayant acquis la licence Horus Condition Report.
475
476 Horus Condition Report n'appartient pas à Flora. Pour plus d'information sur son utilisation, consulter **[[le site internet de l'application>>url:https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]**.
477
478 Pour mettre à jour les constats d'état des notices de biens, il est possible d'utiliser l'application Horus Condition Report.
479
480 Pour cela :
481
482 * créer un panier,
483 * associer des notices au panier,
484 * sélectionner les notices à exporter,
485 * cliquer sur l'icône [[image:1743422255914-176.png]]
486
487 * .
488
489 Un formulaire apparait. Remplir les informations demandées et cliquer sur OUI.
490
491 Un fichier ZIP se télécharge dans les téléchargements de l'ordinateur.
492
493 [[image:1743422611194-503.png]]
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495 Pour en savoir plus sur les exports et imports Horus dans Flora, consulter le mode opératoire en cliquant [[**ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/Horus/]].
496
497 === Exporter les notices vers POP ou Europeana ===
498
499 Pour exporter les notices de biens vers Joconde ou Europeana, sélectionner les notices et cliquer sur cette icône [[image:1743422370614-738.png]]
500
501 .
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503 [[image:1743431974668-461.png]]
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505 Pour en savoir plus sur les exports POP, consulter le mode opératoire complet en cliquant[[** ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/]].