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Version 32.1 par Doriane Bautista le 2025/06/30 13:26
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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Dans Flora, plusieurs outils facilitent la **mise en œuvre, le pilotage et l’exploitation des données descriptives**.
7
8 Ils permettent de :
9
10 * **Sauvegarder et relancer** des recherches récurrentes grâce aux **requêtes**,
11 * **Recevoir automatiquement des alertes** lorsque de nouvelles notices correspondent à vos critères,
12 * **Retrouver rapidement vos recherches récentes** via le menu **Historique**.
13 * **Constituer des sélections de notices ciblées** (prêts, restaurations, récolements, etc.) à l’aide des **paniers**,
14
15 Accessibles dans toutes les tables et depuis le menu **Mes recherches**, ces outils vous aident à **structurer vos méthodes de travail**, **gagner en réactivité** et **collaborer plus efficacement** au sein de Flora.
16
17 Cette page vous guide pas à pas dans leur utilisation !
18 )))
19
20 (((
21 = Revenir à la dernière liste de résultats =
22
23 Espace de travail **Décrire > **Menu **Mes recherches > ** **Dernière liste**.
24
25 Affiche la dernière liste de résultats consultée.
26
27 [[Ex. Dernière liste de résultats consultée.>>image:1744019551155-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28
29
30 = Gérer les requêtes et les alertes =
31
32 == Pourquoi les utiliser ? ==
33
34 Les **requêtes** et **alertes** permettent de rejouer automatiquement ou manuellement une recherche enregistrée.
35
36 * **Requête** : recherche enregistrée à relancer à la demande.
37 * **Alerte** : même principe, avec envoi automatique de mails selon une fréquence et une période définies.
38
39 (% class="box infomessage" %)
40 (((
41 Ces outils se mettent à jour dynamiquement : toute nouvelle notice correspondant aux critères s’ajoute automatiquement aux résultats.
42 )))
43
44 == Enregistrer une requête ==
45
46 1. Lancez une recherche (Ex. Toutes les notices saisies cette année).
47 1. Cliquez sur l’icône [[image:1744025549514-349.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="39" width="42"]].
48 1. Renseignez un nom et enregistrez en cliquant sur l'icône [[image:1750857592406-274.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="43"]].
49 1. Un message de confirmation apparaît.
50
51 [[Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.>>image:1744025376692-382.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52
53
54 [[Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette. >>image:1744025664434-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55
56
57 [[Ex. Dans la liste de résultats → libellé et enregistrement de la requête. >>image:1744025786465-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58
59
60 [[Message de validation → requête sauvegardée. >>image:1744025836237-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61
62
63 == Enregistrer une alerte ==
64
65 1. Lancez une recherche.
66 1. Cliquez sur [[image:1744025549514-349.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="38"]], puis sur l’icône [[image:1750857625495-218.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="39"]].
67 1. Complétez les champs requis (nom, fréquence, durée).
68 1. Enregistrez.
69
70 (% class="box warningmessage" %)
71 (((
72 Attention : le champ** email** doit être renseigné dans la fiche utilisateur.
73 )))
74
75 [[Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.>>image:1744025376692-382.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76
77
78 [[Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette puis sur l'icône alerte.>>image:1750857397857-730.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79
80
81 [[Ex. Saisie des champs requis et enregistrement de l'alerte.>>image:1744026675279-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82
83
84 == Où retrouver les requêtes et les alertes ? ==
85
86 Espace de travail** Décrire > **Menu **Mes recherches > Requêtes. **
87
88 [[Identification visuelle des requêtes et alertes dans **Mes recherches**. >>image:1744027779269-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89
90
91 Pour chaque requête ou alerte, il est possible de :
92
93 (% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:115px" %)**Icône**|(% style="text-align:center; width:124px" %)**Action**|(% style="text-align:center; width:640px" %)**Exemple**
94 |(% style="width:115px" %)[[image:1744027524393-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="55" width="50"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Modifier leurs critères de recherches|(% style="width:640px" %)(((
95 [[Ex. : Modification des critères d’une requête enregistrée.>>image:1744027928999-213.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 )))
97 |(% style="width:115px" %)[[image:1744027536898-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Les renommer |(% style="width:640px" %)(((
98 [[Ex. Modification du nom de la requête.>>image:1744027898783-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 )))
100 |(% style="width:115px" %)[[image:1744027549495-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="46" width="38"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Les supprimer |(% style="width:640px" %)(((
101 [[Ex. Message de confirmation avant suppression.>>image:1744027987664-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 )))
103 |(% style="width:115px" %)[[image:1744027563582-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Les rejouer manuellement|(% style="width:640px" %)(((
104 [[Ex. La requête est rejouée → redirection vers la liste de résultats>>image:1744027850601-473.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 )))
106
107
108
109 = Utiliser l'historique des recherches =
110
111 Espace de travail **Décrire > **Menu **Mes recherches > Historique. **
112
113 Vous y trouvez les **20 dernières recherches effectuées**. Cliquez sur le numéro associé pour la relancer. Vous pouvez également **cumuler plusieurs recherches issues d'une même table** (utiliser //OU// de préférence).
114
115 (% class="box warningmessage" %)
116 (((
117 Il n’est pas possible de combiner des recherches issues de **tables différentes**.
118 )))
119
120 [[Ex. Relance de la recherche 14. >>image:1744028720208-814.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121
122
123 [[Résultat relance de la recherche 14.>>image:1744028784196-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124
125
126 [[Ex. Combinaison des recherches 17 ou 18 ou 8.>>image:1744028461946-258.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127
128
129 [[Résultat combinaison des recherches 17 ou 18 ou 8. >>image:1744028548421-195.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130
131
132 = Utiliser les paniers =
133
134 Les paniers permettent de **rassembler des notices pour des traitements par lots**, tels que :
135
136 * l’organisation d’événements (prêts, expositions, restaurations),
137 * des actions de médiation,
138 * des opérations de récolement,
139 * ou des relocalisations.
140
141 (% class="box warningmessage" %)
142 (((
143 Attention : limite : 2000 notices/panier.
144 )))
145
146 == Créer un panier depuis une liste de résultats ==
147
148 1. Sélectionnez les notices dans la liste de résultats.
149 1. Cliquez sur l’icône [[image:1743409944498-941.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="42" width="48"]].
150 1. Dans la fenêtre, cliquez sur **Créer un nouveau panier**.
151 1. Renseignez un nom (et si besoin, type + description).
152 1. Validez.
153
154 [[Ex. Recherche de tous les tableaux → table des biens. >>image:1743409828453-767.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155
156
157 [[Liste de résultats → sélection de notices pour intégration au panier.>>image:1743410014374-822.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158
159
160 [[Bouton de création d'un panier. >>image:1743410067107-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161
162
163 [[Saisie d'un nouveau panier et validation.>>image:1743410170960-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164
165
166 [[Message de confirmation →  panier créé. >>image:1743410465324-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167
168
169 == Ajouter des notices à un panier existant ==
170
171 1. Faites une recherche et sélectionnez les notices.
172 1. Cliquez sur [[image:1743409944498-941.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="43" width="49"]].
173 1. Choisissez un panier existant (filtrable par type).
174 1. Validez.
175
176 [[Liste de résultats → sélection d'une notice pour intégration au panier.>>image:1743410873092-947.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177
178
179 [[Sélection du panier et validation.>>image:1743411017898-353.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180
181
182 [[Message de confirmation → notice versée au panier. >>image:1743411158177-380.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183
184 == Gérer le panier ==
185
186 Espace de travail **Décrire > **Menu **Mes recherches > Paniers**
187
188 === Afficher un panier ===
189
190 (% class="box infomessage" %)
191 (((
192 Par défaut, le dernier panier utilisé apparait.
193 )))
194
195 [[Affichage du dernier panier utilisé. >>image:1743411235532-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196
197
198 (% class="wikigeneratedid" %)
199 Utilisez la liste déroulante pour consulter un autre panier.
200
201 [[Liste déroulante → sélection d'un autre panier>>image:1743411646455-148.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
202
203
204 [[Résultats →  affichage d'un autre panier>>image:1743417338287-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
205
206 === Supprimer un panier ===
207
208 Action réservée à son créateur ou à l’administrateur fonctionnel. Confirmation nécessaire.
209
210 (% class="box infomessage" %)
211 (((
212 Il est fortement conseillé de **nettoyer régulièrement ses paniers** et de **supprimer ceux qui ne sont plus utilisés. **
213 )))
214
215 [[Bouton de suppression du panier>>image:1743411756689-692.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
216
217
218 [[Message de confirmation → suppression du panier>>image:1743411971041-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219
220
221 === Modifier un panier ===
222
223 1. Cliquez sur l’icône [[image:1743412139023-877.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
224 1. Modifiez :
225
226 * le nom
227 * le type
228 * la description
229
230 [[Ex. Modification d'un panier → ajout d'une description>>image:1743412264472-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231
232
233 [[Résultat. >>image:1743419747774-966.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234
235
236 === Gérer les types de paniers ===
237
238 Les types permettent de **classer** les paniers pour faciliter leur recherche.
239
240 [[Ex. Recherche de paniers sans filtre par type → tous les paniers apparaissent. >>image:1743417846989-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241
242
243 [[Ex. Recherche de paniers avec filtre sur le type Exposition → seuls les paniers pour exposition apparaissent. >>image:1743417981868-688.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244
245
246 (% class="box warningmessage" %)
247 (((
248 **Attention : **si aucun type de panier n’a encore été défini dans Flora, la liste des types sera vide et donc inutilisable. Pour activer cette fonctionnalité, il est nécessaire de créer au préalable un ou plusieurs types de paniers.
249 )))
250
251 Pour en créer un nouveau type :
252
253 1. Menu **Mes recherches > Paniers**
254 1. Cliquez sur l’icône [[image:1743417506986-679.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]** **ou** **[[image:1743417516722-107.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 1. Renseignez le **Nouveau type**
256 1. Validez
257
258 [[Création d'un nouveau type de panier via le bouton créer. >>image:1743417641243-457.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259
260
261 [[Création d'un nouveau type de panier via le bouton modifier. >>image:1743418117162-983.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
262
263
264 [[Résultat → Nouveau type créé. >>image:1743417718122-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
265
266
267 (% class="box warningmessage" %)
268 (((
269 **Attention** : en cas d'erreur, vous ne pouvez pas intervenir sur les types de paniers (modification, suppression).
270 )))
271
272 === Créer un panier ===
273
274 * Cliquez sur** **sur **Créer un nouveau panier. **
275 * Renseignez un nom (et si besoin, type + description).
276 * Validez.
277
278 [[Ex. Création d'un nouveau panier via **Mes recherches ~> Paniers.** >>image:1743418808364-541.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279
280
281 [[Résultat → le panier est vide. Pour l'alimenter, effectuez une recherche dans la table souhaitée et associez les notices au panier.>>image:1743418986451-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282
283  
284
285 === Partager un panier ===
286
287 (% class="box infomessage" %)
288 (((
289 Par défaut, les paniers sont privés.
290 )))
291
292 3 niveaux de partage disponibles : 
293
294 Il existe plusieurs modes de partage :
295
296 * [[image:1743419448593-259.png]]
297
298 * **Public/lecture seule :** le contenu de ce panier est accessible en visualisation. Plusieurs boutons ne sont pas proposés dans la barre d'outils de la liste car l’interaction avec la notice est minime. De la même façon, ce panier n'est pas proposé dans la liste des paniers disponibles lors de l'ajout au panier.
299 * [[image:1743419426933-756.png]]
300 * **Public/écriture :** tous les utilisateurs ayant accès à la gestion de paniers multiples peuvent exploiter le contenu de ce panier (ajouter ou retirer des notices).
301 * [[image:1743419403690-141.png]]
302
303 * ** Privé : **le contenu de ce panier est uniquement accessible et consultable par son propriétaire.
304
305 (% class="box infomessage" %)
306 (((
307 Repassez en privé les paniers inutilisés pour éviter la surcharge.
308 )))
309
310 [[image:1743419344133-734.png]]
311
312
313 === Retirer une notice du panier ===
314
315 Sélectionner un élément du panier (en cliquant sur le carré, il devient bleu) puis appuyer sur l'icône [[image:1743419810047-472.png]]
316
317 en haut à gauche.
318
319 [[image:1743419866318-392.png]]
320
321 Un message de confirmation apparait :
322
323 * Appuyer sur OUI pour retirer la notice du panier.
324 * Appuyer sur NON pour annuler l'opération.
325
326 [[image:1743419893476-901.png]]
327
328 === Basculer en mode liste de résultats ===
329
330 L'icône [[image:1743421475057-128.png]]
331
332 permet de basculer le panier entier en liste de résultats. Il est alors possible de :
333
334 * verser les notices dans un autre panier
335 * modifier par lot les notices
336 * exporter les notices (modèles de publication, exports tabulés paramétrables, etc.)
337
338 __Exemple pour la table des biens __:
339
340 [[image:1743421160196-361.png]]
341
342 [[image:1743421597110-856.png]]
343
344 ==== Verser les notices d'un panier dans un autre panier ====
345
346 __Exemple__ : verser un panier B dans un panier A.
347
348 Se positionner dans l'espace de travail Décrire, menu Mes Recherches, sous-menu Paniers. Sélectionner le panier B pour l'ouvrir.
349
350 Cliquer sur [[image:1743420456481-961.png]]
351
352 pour basculer sur une liste de résultats.
353
354 [[image:1743421160196-361.png]]
355
356 Une nouvelle fenêtre apparait.
357
358 Sélectionner les notices à ajouter au panier A, cliquer sur l'icône [[image:1743431209599-126.png]]
359
360 et choisir le panier A dans le menu déroulant. Cliquer sur valider pour confirmer l'ajout au panier.
361
362 [[image:1743421271053-332.png]]
363
364 Les éléments ont été versés dans le panier A :
365
366 [[image:1743421319715-726.png]]
367
368 ATTENTION : **le panier B n'est pas supprimé**, il existe toujours avec toutes ces notices. Ces dernières ont seulement été ajoutées dans le panier A.
369
370 === Exporter les notices du panier ===
371
372 Pour exporter les notices du panier cliquer sur l'icône [[image:1743421877210-190.png]]
373
374 .
375
376 Cette fonctionnalité permet d'exporter les notices via l'édition de modèles de publication ou d'exports tabulés paramétrables.
377
378 [[image:1743423249547-256.png]]
379
380 __Exemple avec les modèles de publication __:
381
382 [[image:1743431678895-969.png]]
383
384 === Visualiser une sélection de notices via le panier ===
385
386 Pour visualiser les notices du paniers, sélectionner les notices et cliquer sur l'icône [[image:1743421939070-209.png]]
387
388 .
389
390 [[image:1743423198947-590.png]]
391
392 Résultat : il est possible de consulter les données de chaque notice à la suite.
393
394 [[image:1743431599022-522.png]]
395
396 === Relocaliser en lot les notices du panier ===
397
398 Cette fonctionnalité est disponible pour les biens, les matériels et les colis.
399
400 Pour relocaliser en lot des notices depuis un panier, cliquer sur l'icône [[image:1743422085707-153.png]]
401
402 .
403
404 [[image:1743423289883-582.png]]
405
406 Pour en savoir plus sur la relocalisation dans Flora, cliquer **[[ici>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/]]**.
407
408 === Exporter les notices vers Horus Condition Report ===
409
410 Attention : cette fonctionnalité est disponible pour les clients ayant acquis la licence Horus Condition Report.
411
412 Horus Condition Report n'appartient pas à Flora. Pour plus d'information sur son utilisation, consulter **[[le site internet de l'application>>url:https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]**.
413
414 Pour mettre à jour les constats d'état des notices de biens, il est possible d'utiliser l'application Horus Condition Report.
415
416 Pour cela :
417
418 * créer un panier,
419 * associer des notices au panier,
420 * sélectionner les notices à exporter,
421 * cliquer sur l'icône [[image:1743422255914-176.png]]
422
423 * .
424
425 Un formulaire apparait. Remplir les informations demandées et cliquer sur OUI.
426
427 Un fichier ZIP se télécharge dans les téléchargements de l'ordinateur.
428
429 [[image:1743422611194-503.png]]
430
431 Pour en savoir plus sur les exports et imports Horus dans Flora, consulter le mode opératoire en cliquant [[**ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/Horus/]].
432
433 === Exporter les notices vers POP ou Europeana ===
434
435 Pour exporter les notices de biens vers Joconde ou Europeana, sélectionner les notices et cliquer sur cette icône [[image:1743422370614-738.png]]
436
437 .
438
439 [[image:1743431974668-461.png]]
440
441 Pour en savoir plus sur les exports POP, consulter le mode opératoire complet en cliquant[[** ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/]].
442
443
444 )))
445 )))|(% style="width:300px" %)(((
446 (% class="box" %)
447 (((
448 **Sommaire**
449
450 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
451 )))
452
453 (% class="box" %)
454 (((
455 **Aller plus loin**
456
457 * [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
458 * [[Consulter une liste de résultats>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
459 )))
460
461 (% class="box" %)
462 (((
463 **Icônes principales**
464
465 Requêtes et alertes :
466
467 * [[image:1750860871719-697.png||height="41" width="42"]]Requêtes
468 * [[image:1750860891436-203.png||height="40" width="39"]]Alertes
469 * [[image:1750863077305-929.png||height="40" width="39"]]Modifier les critères de recherche
470 * [[image:1750863162211-462.png||height="45" width="41"]]Renommer la requête
471 * [[image:1750863094859-332.png||height="41" width="43"]]Supprimer la requête
472 * Rejouer la requête
473
474 Paniers :
475
476 * [[image:1750860335575-457.png||height="36" width="37"]] Paniers
477 * [[image:1750862949677-998.png||height="41" width="38"]]supprimer un panier ou retirer des biens du paniers
478 * [[image:modifier_paniers.png||height="38" width="38"]]Modifier un panier
479 * [[image:1750863009057-838.png||height="41" width="41"]]Créer un panier
480 * [[image:1750862855631-288.png||height="42" width="42"]] Panier privé
481 * [[image:1750862881505-528.png||height="41" width="43"]]Partage lecture seule
482 * [[image:1750862900246-909.png||height="36" width="44"]]Partage lecture-écriture
483 * [[image:basculer liste résults_paniers.png||height="39" width="40"]] Basculer en mode liste de résultats
484 * [[image:1750863052628-317.png||height="32" width="44"]]Visualiser une sélection de notices
485 * [[image:1750863211878-486.png||height="40" width="44"]]Exporter vers Joconde ou Europeana
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