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Version 31.1 par Doriane Bautista le 2025/06/26 10:07
Afficher les derniers auteurs
1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Dans Flora, plusieurs outils facilitent la **mise en œuvre, le pilotage et l’exploitation des données descriptives**.
7
8 Ils permettent de :
9
10 * **Sauvegarder et relancer** des recherches récurrentes grâce aux **requêtes**,
11 * **Recevoir automatiquement des alertes** lorsque de nouvelles notices correspondent à vos critères,
12 * **Retrouver rapidement vos recherches récentes** via le menu **Historique**.
13 * **Constituer des sélections de notices ciblées** (prêts, restaurations, récolements, etc.) à l’aide des **paniers**,
14
15 Accessibles dans toutes les tables et depuis le menu **Mes recherches**, ces outils vous aident à **structurer vos méthodes de travail**, **gagner en réactivité** et **collaborer plus efficacement** au sein de Flora.
16
17 Cette page vous guide pas à pas dans leur utilisation !
18 )))
19
20 (((
21 = Revenir à la dernière liste de résultats =
22
23 Espace de travail **Décrire > **Menu **Mes recherches > ** **Dernière liste**.
24
25 Affiche la dernière liste de résultats consultée.
26
27 [[Ex. Dernière liste de résultats consultée.>>image:1744019551155-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28
29
30 = Gérer les requêtes et les alertes =
31
32 == Pourquoi les utiliser ? ==
33
34 Les **requêtes** et **alertes** permettent de rejouer automatiquement ou manuellement une recherche enregistrée.
35
36 * **Requête** : recherche enregistrée à relancer à la demande.
37 * **Alerte** : même principe, avec envoi automatique de mails selon une fréquence et une période définies.
38
39 (% class="box infomessage" %)
40 (((
41 Ces outils se mettent à jour dynamiquement : toute nouvelle notice correspondant aux critères s’ajoute automatiquement aux résultats.
42 )))
43
44 == Enregistrer une requête ==
45
46 1. Lancez une recherche (Ex. Toutes les notices saisies cette année).
47 1. Cliquez sur l’icône [[image:1744025549514-349.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="39" width="42"]].
48 1. Renseignez un nom et enregistrez en cliquant sur l'icône [[image:1750857592406-274.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="43"]].
49 1. Un message de confirmation apparaît.
50
51 [[Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.>>image:1744025376692-382.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52
53
54 [[Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette. >>image:1744025664434-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55
56
57 [[Ex. Dans la liste de résultats → libellé et enregistrement de la requête. >>image:1744025786465-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58
59
60 [[Message de validation → requête sauvegardée. >>image:1744025836237-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61
62
63 == Enregistrer une alerte ==
64
65 1. Lancez une recherche.
66 1. Cliquez sur [[image:1744025549514-349.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="38"]], puis sur l’icône [[image:1750857625495-218.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="39"]].
67 1. Complétez les champs requis (nom, fréquence, durée).
68 1. Enregistrez.
69
70 (% class="box warningmessage" %)
71 (((
72 Attention : le champ** email** doit être renseigné dans la fiche utilisateur.
73 )))
74
75 [[Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.>>image:1744025376692-382.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76
77
78 [[Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette puis sur l'icône alerte.>>image:1750857397857-730.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79
80
81 [[Ex. Saisie des champs requis et enregistrement de l'alerte.>>image:1744026675279-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82
83
84 == Où retrouver les requêtes et les alertes ? ==
85
86 Espace de travail** Décrire > **Menu **Mes recherches > Requêtes. **
87
88 [[Identification visuelle des requêtes et alertes dans **Mes recherches**. >>image:1744027779269-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89
90
91 Pour chaque requête ou alerte, il est possible de :
92
93 (% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:115px" %)**Icône**|(% style="text-align:center; width:124px" %)**Action**|(% style="text-align:center; width:640px" %)**Exemple**
94 |(% style="width:115px" %)[[image:1744027524393-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="55" width="50"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Modifier leurs critères de recherches|(% style="width:640px" %)(((
95 [[Ex. : Modification des critères d’une requête enregistrée.>>image:1744027928999-213.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 )))
97 |(% style="width:115px" %)[[image:1744027536898-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Les renommer |(% style="width:640px" %)(((
98 [[Ex. Modification du nom de la requête.>>image:1744027898783-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 )))
100 |(% style="width:115px" %)[[image:1744027549495-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="46" width="38"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Les supprimer |(% style="width:640px" %)(((
101 [[Ex. Message de confirmation avant suppression.>>image:1744027987664-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 )))
103 |(% style="width:115px" %)[[image:1744027563582-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Les rejouer manuellement|(% style="width:640px" %)(((
104 [[Ex. La requête est rejouée → redirection vers la liste de résultats>>image:1744027850601-473.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 )))
106
107
108
109 = Utiliser l'historique des recherches =
110
111 Espace de travail **Décrire > **Menu **Mes recherches > Historique. **
112
113 Vous y trouvez les **20 dernières recherches effectuées**. Cliquez sur le numéro associé pour la relancer. Vous pouvez également **cumuler plusieurs recherches issues d'une même table** (utiliser //OU// de préférence).
114
115 (% class="box warningmessage" %)
116 (((
117 Il n’est pas possible de combiner des recherches issues de **tables différentes**.
118 )))
119
120 [[Ex. Relance de la recherche 14. >>image:1744028720208-814.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121
122
123 [[Résultat relance de la recherche 14.>>image:1744028784196-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124
125
126 [[Ex. Combinaison des recherches 17 ou 18 ou 8.>>image:1744028461946-258.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127
128
129 [[Résultat combinaison des recherches 17 ou 18 ou 8. >>image:1744028548421-195.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130
131
132 = Utiliser les paniers =
133
134 Les paniers permettent de **rassembler des notices pour des traitements par lots**, tels que :
135
136 * l’organisation d’événements (prêts, expositions, restaurations),
137 * des actions de médiation,
138 * des opérations de récolement,
139 * ou des relocalisations.
140
141 (% class="box warningmessage" %)
142 (((
143 Attention : limite : 2000 notices/panier.
144 )))
145
146 == Créer un panier depuis une liste de résultats ==
147
148 1. Sélectionnez les notices dans la liste de résultats.
149 1. Cliquez sur l’icône [[image:1743409944498-941.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="42" width="48"]].
150 1. Dans la fenêtre, cliquez sur **Créer un nouveau panier**.
151 1. Renseignez un nom (et si besoin, type + description).
152 1. Validez.
153
154 [[Ex. Recherche de tous les tableaux → table des biens. >>image:1743409828453-767.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155
156
157 [[Liste de résultats → sélection de notices pour intégration au panier.>>image:1743410014374-822.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158
159
160 [[Bouton de création d'un panier. >>image:1743410067107-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161
162
163 [[Saisie d'un nouveau panier et validation.>>image:1743410170960-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164
165
166 [[Message de confirmation →  panier créé. >>image:1743410465324-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167
168
169 == Ajouter des notices à un panier existant ==
170
171 1. Faites une recherche et sélectionnez les notices.
172 1. Cliquez sur [[image:1743409944498-941.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="43" width="49"]].
173 1. Choisissez un panier existant (filtrable par type).
174 1. Validez.
175
176 [[Liste de résultats → sélection d'une notice pour intégration au panier.>>image:1743410873092-947.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177
178
179 [[Sélection du panier et validation.>>image:1743411017898-353.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180
181
182 [[Message de confirmation → notice versée au panier. >>image:1743411158177-380.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183
184 == Gérer le panier ==
185
186 Espace de travail **Décrire > **Menu **Mes recherches > Paniers**
187
188 === Afficher un panier ===
189
190 (% class="box infomessage" %)
191 (((
192 Par défaut, le dernier panier utilisé apparait.
193 )))
194
195 [[Affichage du dernier panier utilisé. >>image:1743411235532-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196
197
198 (% class="wikigeneratedid" %)
199 Utilisez la liste déroulante pour consulter un autre panier.
200
201 [[Liste déroulante → sélection d'un autre panier>>image:1743411646455-148.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
202
203
204 [[Résultats →  affichage d'un autre panier>>image:1743417338287-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
205
206 === Supprimer le panier ===
207
208 Action réservée à son créateur ou à l’administrateur fonctionnel. Confirmation nécessaire.
209
210 (% class="box infomessage" %)
211 (((
212 Il est fortement conseillé de **nettoyer régulièrement ses paniers** et de **supprimer ceux qui ne sont plus utilisés**, afin d’éviter l’encombrement et de conserver un environnement de travail clair.
213 )))
214
215 [[Bouton de suppression du panier>>image:1743411756689-692.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
216
217
218 [[Message de confirmation → suppression du panier>>image:1743411971041-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219
220
221 === Modifier un panier ===
222
223 1. Cliquez sur l’icône [[image:1743412139023-877.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
224 1. Modifiez :
225
226 * le nom
227 * le type
228 * la description
229
230 [[Ex. Modification d'un panier → ajout d'une description>>image:1743412264472-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231
232
233 [[Résultat. >>image:1743419747774-966.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234
235
236 === Gérer les types de paniers ===
237
238 Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.
239
240 __Exemple__:
241
242 * Si l'utilisateur ne filtre pas sur un type de paniers, il se retrouve avec une longue liste de paniers :
243
244 [[image:1743417846989-759.png]]
245
246 * Si l'utilisateur filtre sur les paniers Expositions, il ne verra apparaitre que les paniers qui ont été typés pour Expositions :
247
248 [[image:1743417981868-688.png]]
249
250 **Attention : si le client n'a jamais créé de type de paniers dans Flora, la liste est inopérante. Pour utiliser cette fonctionnalité il faut créer un nouveau type de panier.**
251
252 Pour cela, **se positionner dans l'espace de travail Décrire, cliquer sur le menu Mes recherches, puis, sur le sous-menu Paniers. **Cliquer sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]
253
254 ou l'icône [[image:1743417516722-107.png]]
255
256 . Une fenêtre apparait : remplir le champ **Nouveau Type **et cliquer sur valider.
257
258 [[image:1743417641243-457.png]]
259
260 [[image:1743418117162-983.png]]
261
262 Le nouveau type a été créé :
263
264 [[image:1743417718122-519.png]]
265
266 Attention, en cas d'erreur, le client n'a pas la main sur les types de paniers. **Pour supprimer des types de paniers, il est conseillé de créer un ticket au support, pour en faire la demande.**
267
268 === Créer un panier ===
269
270 Depuis le menu Mes recherches, sous-menu Paniers, il est également possible de créer des paniers en cliquant sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]
271
272 .
273
274 Une fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.
275
276 Il est également possible :
277
278 * de typer les paniers
279 * d'ajouter une description du panier
280
281 Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.
282
283 [[image:1743418808364-541.png]]
284
285 Une fois le panier créé, il apparait vide. Pour l'alimenter, effectuer une recherche dans la table souhaitée et associer les notices au panier.
286
287 [[image:1743418986451-355.png]]
288
289 === Visualiser un autre panier ===
290
291 Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à visualiser.
292
293 [[image:1743419106299-831.png]]
294
295 Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste.
296
297 [[image:1743419211376-195.png]]
298
299 === Partager le panier ===
300
301 Par défaut, le panier est privé mais il est possible de le partager avec les utilisateurs de Flora.
302
303 Il existe plusieurs modes de partage :
304
305 * [[image:1743419448593-259.png]]
306
307 * **Public/lecture seule :** le contenu de ce panier est accessible en visualisation. Plusieurs boutons ne sont pas proposés dans la barre d'outils de la liste car l’interaction avec la notice est minime. De la même façon, ce panier n'est pas proposé dans la liste des paniers disponibles lors de l'ajout au panier.
308 * [[image:1743419426933-756.png]]
309 * **Public/écriture :** tous les utilisateurs ayant accès à la gestion de paniers multiples peuvent exploiter le contenu de ce panier (ajouter ou retirer des notices).
310 * [[image:1743419403690-141.png]]
311
312 * ** Privé : **le contenu de ce panier est uniquement accessible et consultable par son propriétaire.
313
314 [[image:1743419344133-734.png]]
315
316 Si le paniers n'est plus utilisé, il est conseillé de le passer en privé, afin d’éviter un trop grand nombre de paniers communs. Cela évite la surcharge de paniers.
317
318 === Retirer une notice du panier ===
319
320 Sélectionner un élément du panier (en cliquant sur le carré, il devient bleu) puis appuyer sur l'icône [[image:1743419810047-472.png]]
321
322 en haut à gauche.
323
324 [[image:1743419866318-392.png]]
325
326 Un message de confirmation apparait :
327
328 * Appuyer sur OUI pour retirer la notice du panier.
329 * Appuyer sur NON pour annuler l'opération.
330
331 [[image:1743419893476-901.png]]
332
333 === Basculer en mode liste de résultats ===
334
335 L'icône [[image:1743421475057-128.png]]
336
337 permet de basculer le panier entier en liste de résultats. Il est alors possible de :
338
339 * verser les notices dans un autre panier
340 * modifier par lot les notices
341 * exporter les notices (modèles de publication, exports tabulés paramétrables, etc.)
342
343 __Exemple pour la table des biens __:
344
345 [[image:1743421160196-361.png]]
346
347 [[image:1743421597110-856.png]]
348
349 ==== Verser les notices d'un panier dans un autre panier ====
350
351 __Exemple__ : verser un panier B dans un panier A.
352
353 Se positionner dans l'espace de travail Décrire, menu Mes Recherches, sous-menu Paniers. Sélectionner le panier B pour l'ouvrir.
354
355 Cliquer sur [[image:1743420456481-961.png]]
356
357 pour basculer sur une liste de résultats.
358
359 [[image:1743421160196-361.png]]
360
361 Une nouvelle fenêtre apparait.
362
363 Sélectionner les notices à ajouter au panier A, cliquer sur l'icône [[image:1743431209599-126.png]]
364
365 et choisir le panier A dans le menu déroulant. Cliquer sur valider pour confirmer l'ajout au panier.
366
367 [[image:1743421271053-332.png]]
368
369 Les éléments ont été versés dans le panier A :
370
371 [[image:1743421319715-726.png]]
372
373 ATTENTION : **le panier B n'est pas supprimé**, il existe toujours avec toutes ces notices. Ces dernières ont seulement été ajoutées dans le panier A.
374
375 === Exporter les notices du panier ===
376
377 Pour exporter les notices du panier cliquer sur l'icône [[image:1743421877210-190.png]]
378
379 .
380
381 Cette fonctionnalité permet d'exporter les notices via l'édition de modèles de publication ou d'exports tabulés paramétrables.
382
383 [[image:1743423249547-256.png]]
384
385 __Exemple avec les modèles de publication __:
386
387 [[image:1743431678895-969.png]]
388
389 === Visualiser une sélection de notices via le panier ===
390
391 Pour visualiser les notices du paniers, sélectionner les notices et cliquer sur l'icône [[image:1743421939070-209.png]]
392
393 .
394
395 [[image:1743423198947-590.png]]
396
397 Résultat : il est possible de consulter les données de chaque notice à la suite.
398
399 [[image:1743431599022-522.png]]
400
401 === Relocaliser en lot les notices du panier ===
402
403 Cette fonctionnalité est disponible pour les biens, les matériels et les colis.
404
405 Pour relocaliser en lot des notices depuis un panier, cliquer sur l'icône [[image:1743422085707-153.png]]
406
407 .
408
409 [[image:1743423289883-582.png]]
410
411 Pour en savoir plus sur la relocalisation dans Flora, cliquer **[[ici>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/]]**.
412
413 === Exporter les notices vers Horus Condition Report ===
414
415 Attention : cette fonctionnalité est disponible pour les clients ayant acquis la licence Horus Condition Report.
416
417 Horus Condition Report n'appartient pas à Flora. Pour plus d'information sur son utilisation, consulter **[[le site internet de l'application>>url:https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]**.
418
419 Pour mettre à jour les constats d'état des notices de biens, il est possible d'utiliser l'application Horus Condition Report.
420
421 Pour cela :
422
423 * créer un panier,
424 * associer des notices au panier,
425 * sélectionner les notices à exporter,
426 * cliquer sur l'icône [[image:1743422255914-176.png]]
427
428 * .
429
430 Un formulaire apparait. Remplir les informations demandées et cliquer sur OUI.
431
432 Un fichier ZIP se télécharge dans les téléchargements de l'ordinateur.
433
434 [[image:1743422611194-503.png]]
435
436 Pour en savoir plus sur les exports et imports Horus dans Flora, consulter le mode opératoire en cliquant [[**ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/Horus/]].
437
438 === Exporter les notices vers POP ou Europeana ===
439
440 Pour exporter les notices de biens vers Joconde ou Europeana, sélectionner les notices et cliquer sur cette icône [[image:1743422370614-738.png]]
441
442 .
443
444 [[image:1743431974668-461.png]]
445
446 Pour en savoir plus sur les exports POP, consulter le mode opératoire complet en cliquant[[** ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/]].
447
448
449 )))
450 )))|(% style="width:300px" %)(((
451 (% class="box" %)
452 (((
453 **Sommaire**
454
455 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
456 )))
457
458 (% class="box" %)
459 (((
460 **Aller plus loin**
461
462 * [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
463 * [[Consulter une liste de résultats>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
464 )))
465
466 (% class="box" %)
467 (((
468 **Icônes principales**
469
470 Requêtes et alertes :
471
472 * [[image:1750860871719-697.png||height="41" width="42"]]Requêtes
473 * [[image:1750860891436-203.png||height="40" width="39"]]Alertes
474 * [[image:1750863077305-929.png||height="40" width="39"]]Modifier les critères de recherche
475 * [[image:1750863162211-462.png||height="45" width="41"]]Renommer la requête
476 * [[image:1750863094859-332.png||height="41" width="43"]]Supprimer la requête
477 * Rejouer la requête
478
479 Paniers :
480
481 * [[image:1750860335575-457.png||height="36" width="37"]] Paniers
482 * [[image:1750862949677-998.png||height="41" width="38"]]supprimer un panier ou retirer des biens du paniers
483 * [[image:modifier_paniers.png||height="38" width="38"]]Modifier un panier
484 * [[image:1750863009057-838.png||height="41" width="41"]]Créer un panier
485 * [[image:1750862855631-288.png||height="42" width="42"]] Panier privé
486 * [[image:1750862881505-528.png||height="41" width="43"]]Partage lecture seule
487 * [[image:1750862900246-909.png||height="36" width="44"]]Partage lecture-écriture
488 * [[image:basculer liste résults_paniers.png||height="39" width="40"]] Basculer en mode liste de résultats
489 * [[image:1750863052628-317.png||height="32" width="44"]]Visualiser une sélection de notices
490 * [[image:1750863211878-486.png||height="40" width="44"]]Exporter vers Joconde ou Europeana
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492
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494 )))
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