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Version 30.1 par Doriane Bautista le 2025/06/26 09:47
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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Dans Flora, plusieurs outils facilitent la **mise en œuvre, le pilotage et l’exploitation des données descriptives**.
7
8 Ils permettent de :
9
10 * **Sauvegarder et relancer** des recherches récurrentes grâce aux **requêtes**,
11 * **Recevoir automatiquement des alertes** lorsque de nouvelles notices correspondent à vos critères,
12 * **Retrouver rapidement vos recherches récentes** via le menu **Historique**.
13 * **Constituer des sélections de notices ciblées** (prêts, restaurations, récolements, etc.) à l’aide des **paniers**,
14
15 Accessibles dans toutes les tables et depuis le menu **Mes recherches**, ces outils vous aident à **structurer vos méthodes de travail**, **gagner en réactivité** et **collaborer plus efficacement** au sein de Flora.
16
17 Cette page vous guide pas à pas dans leur utilisation !
18 )))
19
20 (((
21 = Revenir à la dernière liste de résultats =
22
23 Espace de travail **Décrire > **Menu **Mes recherches > ** **Dernière liste**.
24
25 Affiche la dernière liste de résultats consultée.
26
27 [[Ex. Dernière liste de résultats consultée.>>image:1744019551155-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28
29
30 = Gérer les requêtes et les alertes =
31
32 == Pourquoi les utiliser ? ==
33
34 Les **requêtes** et **alertes** permettent de rejouer automatiquement ou manuellement une recherche enregistrée.
35
36 * **Requête** : recherche enregistrée à relancer à la demande.
37 * **Alerte** : même principe, avec envoi automatique de mails selon une fréquence et une période définies.
38
39 (% class="box infomessage" %)
40 (((
41 Ces outils se mettent à jour dynamiquement : toute nouvelle notice correspondant aux critères s’ajoute automatiquement aux résultats.
42 )))
43
44 == Enregistrer une requête ==
45
46 1. Lancez une recherche (Ex. Toutes les notices saisies cette année).
47 1. Cliquez sur l’icône [[image:1744025549514-349.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="39" width="42"]].
48 1. Renseignez un nom et enregistrez en cliquant sur l'icône [[image:1750857592406-274.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="43"]].
49 1. Un message de confirmation apparaît.
50
51 [[Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.>>image:1744025376692-382.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52
53
54 [[Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette. >>image:1744025664434-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55
56
57 [[Ex. Dans la liste de résultats → libellé et enregistrement de la requête. >>image:1744025786465-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58
59
60 [[Message de validation → requête sauvegardée. >>image:1744025836237-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61
62
63 == Enregistrer une alerte ==
64
65 1. Lancez une recherche.
66 1. Cliquez sur [[image:1744025549514-349.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="38"]], puis sur l’icône [[image:1750857625495-218.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="39"]].
67 1. Complétez les champs requis (nom, fréquence, durée).
68 1. Enregistrez.
69
70 (% class="box warningmessage" %)
71 (((
72 Attention : le champ** email** doit être renseigné dans la fiche utilisateur.
73 )))
74
75 [[Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.>>image:1744025376692-382.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76
77
78 [[Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette puis sur l'icône alerte.>>image:1750857397857-730.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79
80
81 [[Ex. Saisie des champs requis et enregistrement de l'alerte.>>image:1744026675279-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82
83
84 == Où retrouver les requêtes et les alertes ? ==
85
86 Espace de travail** Décrire > **Menu **Mes recherches > Requêtes. **
87
88 [[Identification visuelle des requêtes et alertes dans **Mes recherches**. >>image:1744027779269-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89
90
91 Pour chaque requête ou alerte, il est possible de :
92
93 (% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:115px" %)**Icône**|(% style="text-align:center; width:124px" %)**Action**|(% style="text-align:center; width:640px" %)**Exemple**
94 |(% style="width:115px" %)[[image:1744027524393-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="55" width="50"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Modifier leurs critères de recherches|(% style="width:640px" %)(((
95 [[Ex. : Modification des critères d’une requête enregistrée.>>image:1744027928999-213.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 )))
97 |(% style="width:115px" %)[[image:1744027536898-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Les renommer |(% style="width:640px" %)(((
98 [[Ex. Modification du nom de la requête.>>image:1744027898783-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 )))
100 |(% style="width:115px" %)[[image:1744027549495-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="46" width="38"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Les supprimer |(% style="width:640px" %)(((
101 [[Ex. Message de confirmation avant suppression.>>image:1744027987664-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 )))
103 |(% style="width:115px" %)[[image:1744027563582-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Les rejouer manuellement|(% style="width:640px" %)(((
104 [[Ex. La requête est rejouée → redirection vers la liste de résultats>>image:1744027850601-473.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 )))
106
107
108
109 = Utiliser l'historique des recherches =
110
111 Espace de travail **Décrire > **Menu **Mes recherches > Historique. **
112
113 Vous y trouvez les **20 dernières recherches effectuées**. Cliquez sur le numéro associé pour la relancer. Vous pouvez également **cumuler plusieurs recherches issues d'une même table** (utiliser //OU// de préférence).
114
115 (% class="box warningmessage" %)
116 (((
117 Il n’est pas possible de combiner des recherches issues de **tables différentes**.
118 )))
119
120 [[Ex. Relance de la recherche 14. >>image:1744028720208-814.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121
122
123 [[Résultat relance de la recherche 14.>>image:1744028784196-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124
125
126 [[Ex. Combinaison des recherches 17 ou 18 ou 8.>>image:1744028461946-258.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127
128
129 [[Résultat combinaison des recherches 17 ou 18 ou 8. >>image:1744028548421-195.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130
131
132 = Utiliser les paniers =
133
134 Les paniers permettent de **rassembler des notices pour des traitements par lots**, tels que :
135
136 * l’organisation d’événements (prêts, expositions, restaurations),
137 * des actions de médiation,
138 * des opérations de récolement,
139 * ou des relocalisations.
140
141 (% class="box warningmessage" %)
142 (((
143 Attention : limite : 2000 notices/panier.
144 )))
145
146 == Créer un panier depuis une liste de résultats ==
147
148 1. Sélectionnez les notices dans la liste de résultats.
149 1. Cliquez sur l’icône [[image:1743409944498-941.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="42" width="48"]].
150 1. Dans la fenêtre, cliquez sur **Créer un nouveau panier**.
151 1. Renseignez un nom (et si besoin, type + description).
152 1. Validez.
153
154 [[Ex. Recherche de tous les tableaux → table des biens. >>image:1743409828453-767.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155
156
157 [[Liste de résultats → sélection de notices pour intégration au panier.>>image:1743410014374-822.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158
159
160 [[Bouton de création d'un panier. >>image:1743410067107-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161
162
163 [[Saisie d'un nouveau panier et validation.>>image:1743410170960-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164
165
166 [[Message de confirmation →  panier créé. >>image:1743410465324-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167
168
169 == Ajouter des notices à un panier existant ==
170
171 * Faites une recherche et sélectionnez les notices.
172 * Cliquez sur [[image:1743409944498-941.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="43" width="49"]].
173 * Choisissez un panier existant (filtrable par type).
174 * Validez.
175
176 [[Liste de résultats → sélection d'une notice pour intégration au panier.>>image:1743410873092-947.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177
178
179 [[Sélection du panier et validation.>>image:1743411017898-353.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180
181
182 [[Message de confirmation → notice versée au panier. >>image:1743411158177-380.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183
184 == Gérer le panier ==
185
186 Espace de travail **Décrire > **Menu **Mes recherches > Paniers**
187
188 === Afficher un panier ===
189
190 (% class="box infomessage" %)
191 (((
192 Par défaut, le dernier panier utilisé apparait.
193 )))
194
195 [[Affichage du dernier panier utilisé. >>image:1743411235532-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196
197
198 (% class="wikigeneratedid" %)
199 Utilisez la liste déroulante pour consulter un autre panier.
200
201 [[Liste déroulante → sélection d'un autre panier>>image:1743411646455-148.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
202
203
204 [[Résultats →  affichage d'un autre panier>>image:1743417338287-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
205
206 === Supprimer le panier ===
207
208 Action réservée à son créateur ou à l’administrateur fonctionnel. Confirmation nécessaire.
209
210 (% class="box infomessage" %)
211 (((
212 Il est fortement conseillé de **nettoyer régulièrement ses paniers** et de **supprimer ceux qui ne sont plus utilisés**, afin d’éviter l’encombrement et de conserver un environnement de travail clair.
213 )))
214
215 [[Bouton de suppression du panier>>image:1743411756689-692.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
216
217  
218
219 [[Message de confirmation → suppression du panier>>image:1743411971041-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
220
221
222 === Modifier le nom ou la description du panier ===
223
224 Il est possible de modifier les informations du panier. Pour cela, cliquer sur l'icône [[image:1743412139023-877.png]]
225
226 disponible dans la barre d'outils des paniers.
227
228 Une nouvelle fenêtre apparait. Il est possible de modifier :
229
230 * le nom du panier
231 * le type de panier (utiliser le champs type existant)
232 * la description du panier
233
234 Cliquer sur valider pour enregistrer les modifications.
235
236 __Exemple__ : ajout d'un description au panier.
237
238 [[image:1743412264472-927.png]]
239
240 [[image:1743419747774-966.png]]
241
242 === Créer et gérer les types de paniers ===
243
244 Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.
245
246 __Exemple__:
247
248 * Si l'utilisateur ne filtre pas sur un type de paniers, il se retrouve avec une longue liste de paniers :
249
250 [[image:1743417846989-759.png]]
251
252 * Si l'utilisateur filtre sur les paniers Expositions, il ne verra apparaitre que les paniers qui ont été typés pour Expositions :
253
254 [[image:1743417981868-688.png]]
255
256 **Attention : si le client n'a jamais créé de type de paniers dans Flora, la liste est inopérante. Pour utiliser cette fonctionnalité il faut créer un nouveau type de panier.**
257
258 Pour cela, **se positionner dans l'espace de travail Décrire, cliquer sur le menu Mes recherches, puis, sur le sous-menu Paniers. **Cliquer sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]
259
260 ou l'icône [[image:1743417516722-107.png]]
261
262 . Une fenêtre apparait : remplir le champ **Nouveau Type **et cliquer sur valider.
263
264 [[image:1743417641243-457.png]]
265
266 [[image:1743418117162-983.png]]
267
268 Le nouveau type a été créé :
269
270 [[image:1743417718122-519.png]]
271
272 Attention, en cas d'erreur, le client n'a pas la main sur les types de paniers. **Pour supprimer des types de paniers, il est conseillé de créer un ticket au support, pour en faire la demande.**
273
274 === Créer un panier ===
275
276 Depuis le menu Mes recherches, sous-menu Paniers, il est également possible de créer des paniers en cliquant sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]
277
278 .
279
280 Une fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.
281
282 Il est également possible :
283
284 * de typer les paniers
285 * d'ajouter une description du panier
286
287 Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.
288
289 [[image:1743418808364-541.png]]
290
291 Une fois le panier créé, il apparait vide. Pour l'alimenter, effectuer une recherche dans la table souhaitée et associer les notices au panier.
292
293 [[image:1743418986451-355.png]]
294
295 === Visualiser un autre panier ===
296
297 Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à visualiser.
298
299 [[image:1743419106299-831.png]]
300
301 Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste.
302
303 [[image:1743419211376-195.png]]
304
305 === Partager le panier ===
306
307 Par défaut, le panier est privé mais il est possible de le partager avec les utilisateurs de Flora.
308
309 Il existe plusieurs modes de partage :
310
311 * [[image:1743419448593-259.png]]
312
313 * **Public/lecture seule :** le contenu de ce panier est accessible en visualisation. Plusieurs boutons ne sont pas proposés dans la barre d'outils de la liste car l’interaction avec la notice est minime. De la même façon, ce panier n'est pas proposé dans la liste des paniers disponibles lors de l'ajout au panier.
314 * [[image:1743419426933-756.png]]
315 * **Public/écriture :** tous les utilisateurs ayant accès à la gestion de paniers multiples peuvent exploiter le contenu de ce panier (ajouter ou retirer des notices).
316 * [[image:1743419403690-141.png]]
317
318 * ** Privé : **le contenu de ce panier est uniquement accessible et consultable par son propriétaire.
319
320 [[image:1743419344133-734.png]]
321
322 Si le paniers n'est plus utilisé, il est conseillé de le passer en privé, afin d’éviter un trop grand nombre de paniers communs. Cela évite la surcharge de paniers.
323
324 === Retirer une notice du panier ===
325
326 Sélectionner un élément du panier (en cliquant sur le carré, il devient bleu) puis appuyer sur l'icône [[image:1743419810047-472.png]]
327
328 en haut à gauche.
329
330 [[image:1743419866318-392.png]]
331
332 Un message de confirmation apparait :
333
334 * Appuyer sur OUI pour retirer la notice du panier.
335 * Appuyer sur NON pour annuler l'opération.
336
337 [[image:1743419893476-901.png]]
338
339 === Basculer en mode liste de résultats ===
340
341 L'icône [[image:1743421475057-128.png]]
342
343 permet de basculer le panier entier en liste de résultats. Il est alors possible de :
344
345 * verser les notices dans un autre panier
346 * modifier par lot les notices
347 * exporter les notices (modèles de publication, exports tabulés paramétrables, etc.)
348
349 __Exemple pour la table des biens __:
350
351 [[image:1743421160196-361.png]]
352
353 [[image:1743421597110-856.png]]
354
355 ==== Verser les notices d'un panier dans un autre panier ====
356
357 __Exemple__ : verser un panier B dans un panier A.
358
359 Se positionner dans l'espace de travail Décrire, menu Mes Recherches, sous-menu Paniers. Sélectionner le panier B pour l'ouvrir.
360
361 Cliquer sur [[image:1743420456481-961.png]]
362
363 pour basculer sur une liste de résultats.
364
365 [[image:1743421160196-361.png]]
366
367 Une nouvelle fenêtre apparait.
368
369 Sélectionner les notices à ajouter au panier A, cliquer sur l'icône [[image:1743431209599-126.png]]
370
371 et choisir le panier A dans le menu déroulant. Cliquer sur valider pour confirmer l'ajout au panier.
372
373 [[image:1743421271053-332.png]]
374
375 Les éléments ont été versés dans le panier A :
376
377 [[image:1743421319715-726.png]]
378
379 ATTENTION : **le panier B n'est pas supprimé**, il existe toujours avec toutes ces notices. Ces dernières ont seulement été ajoutées dans le panier A.
380
381 === Exporter les notices du panier ===
382
383 Pour exporter les notices du panier cliquer sur l'icône [[image:1743421877210-190.png]]
384
385 .
386
387 Cette fonctionnalité permet d'exporter les notices via l'édition de modèles de publication ou d'exports tabulés paramétrables.
388
389 [[image:1743423249547-256.png]]
390
391 __Exemple avec les modèles de publication __:
392
393 [[image:1743431678895-969.png]]
394
395 === Visualiser une sélection de notices via le panier ===
396
397 Pour visualiser les notices du paniers, sélectionner les notices et cliquer sur l'icône [[image:1743421939070-209.png]]
398
399 .
400
401 [[image:1743423198947-590.png]]
402
403 Résultat : il est possible de consulter les données de chaque notice à la suite.
404
405 [[image:1743431599022-522.png]]
406
407 === Relocaliser en lot les notices du panier ===
408
409 Cette fonctionnalité est disponible pour les biens, les matériels et les colis.
410
411 Pour relocaliser en lot des notices depuis un panier, cliquer sur l'icône [[image:1743422085707-153.png]]
412
413 .
414
415 [[image:1743423289883-582.png]]
416
417 Pour en savoir plus sur la relocalisation dans Flora, cliquer **[[ici>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/]]**.
418
419 === Exporter les notices vers Horus Condition Report ===
420
421 Attention : cette fonctionnalité est disponible pour les clients ayant acquis la licence Horus Condition Report.
422
423 Horus Condition Report n'appartient pas à Flora. Pour plus d'information sur son utilisation, consulter **[[le site internet de l'application>>url:https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]**.
424
425 Pour mettre à jour les constats d'état des notices de biens, il est possible d'utiliser l'application Horus Condition Report.
426
427 Pour cela :
428
429 * créer un panier,
430 * associer des notices au panier,
431 * sélectionner les notices à exporter,
432 * cliquer sur l'icône [[image:1743422255914-176.png]]
433
434 * .
435
436 Un formulaire apparait. Remplir les informations demandées et cliquer sur OUI.
437
438 Un fichier ZIP se télécharge dans les téléchargements de l'ordinateur.
439
440 [[image:1743422611194-503.png]]
441
442 Pour en savoir plus sur les exports et imports Horus dans Flora, consulter le mode opératoire en cliquant [[**ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/Horus/]].
443
444 === Exporter les notices vers POP ou Europeana ===
445
446 Pour exporter les notices de biens vers Joconde ou Europeana, sélectionner les notices et cliquer sur cette icône [[image:1743422370614-738.png]]
447
448 .
449
450 [[image:1743431974668-461.png]]
451
452 Pour en savoir plus sur les exports POP, consulter le mode opératoire complet en cliquant[[** ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/]].
453
454
455 )))
456 )))|(% style="width:300px" %)(((
457 (% class="box" %)
458 (((
459 **Sommaire**
460
461 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
462 )))
463
464 (% class="box" %)
465 (((
466 **Aller plus loin**
467
468 * [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
469 * [[Consulter une liste de résultats>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
470 )))
471
472 (% class="box" %)
473 (((
474 **Icônes principales**
475
476 Requêtes et alertes :
477
478 * [[image:1750860871719-697.png||height="41" width="42"]]Requêtes
479 * [[image:1750860891436-203.png||height="40" width="39"]]Alertes
480 * [[image:1750863077305-929.png||height="40" width="39"]]Modifier les critères de recherche
481 * [[image:1750863162211-462.png||height="45" width="41"]]Renommer la requête
482 * [[image:1750863094859-332.png||height="41" width="43"]]Supprimer la requête
483 * Rejouer la requête
484
485 Paniers :
486
487 * [[image:1750860335575-457.png||height="36" width="37"]] Paniers
488 * [[image:1750862949677-998.png||height="41" width="38"]]supprimer un panier ou retirer des biens du paniers
489 * [[image:modifier_paniers.png||height="38" width="38"]]Modifier un panier
490 * [[image:1750863009057-838.png||height="41" width="41"]]Créer un panier
491 * [[image:1750862855631-288.png||height="42" width="42"]] Panier privé
492 * [[image:1750862881505-528.png||height="41" width="43"]]Partage lecture seule
493 * [[image:1750862900246-909.png||height="36" width="44"]]Partage lecture-écriture
494 * [[image:basculer liste résults_paniers.png||height="39" width="40"]] Basculer en mode liste de résultats
495 * [[image:1750863052628-317.png||height="32" width="44"]]Visualiser une sélection de notices
496 * [[image:1750863211878-486.png||height="40" width="44"]]Exporter vers Joconde ou Europeana
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