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Version 28.1 par Doriane Bautista le 2025/06/26 09:36
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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Dans Flora, plusieurs outils facilitent la **mise en œuvre, le pilotage et l’exploitation des données descriptives**.
7
8 Ils permettent de :
9
10 * **Sauvegarder et relancer** des recherches récurrentes grâce aux **requêtes**,
11 * **Recevoir automatiquement des alertes** lorsque de nouvelles notices correspondent à vos critères,
12 * **Retrouver rapidement vos recherches récentes** via le menu **Historique**.
13 * **Constituer des sélections de notices ciblées** (prêts, restaurations, récolements, etc.) à l’aide des **paniers**,
14
15 Accessibles dans toutes les tables et depuis le menu **Mes recherches**, ces outils vous aident à **structurer vos méthodes de travail**, **gagner en réactivité** et **collaborer plus efficacement** au sein de Flora.
16
17 Cette page vous guide pas à pas dans leur utilisation !
18 )))
19
20 (((
21 = Revenir à la dernière liste de résultats =
22
23 Espace de travail **Décrire > **Menu **Mes recherches > ** **Dernière liste**.
24
25 Permet d'afficher la dernière liste de résultats consultée.
26
27 [[Ex. Dernière liste de résultats consultée.>>image:1744019551155-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28
29
30 = Gérer les requêtes et les alertes =
31
32 == Pourquoi les utiliser ? ==
33
34 Les **requêtes** et **alertes** permettent de rejouer automatiquement ou manuellement une recherche enregistrée.
35
36 * **Requête** : recherche enregistrée à relancer à la demande.
37 * **Alerte** : même principe, avec envoi automatique de mails selon une fréquence et une période définies.
38
39 (% class="box infomessage" %)
40 (((
41 Ces outils se mettent à jour dynamiquement : toute nouvelle notice correspondant aux critères s’ajoute automatiquement aux résultats.
42 )))
43
44 == Enregistrer une requête ==
45
46 1. Lancez une recherche (Ex. Toutes les notices saisies cette année).
47 1. Cliquez sur l’icône [[image:1744025549514-349.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="39" width="42"]].
48 1. Renseignez un nom et enregistrez en cliquant sur l'icône [[image:1750857592406-274.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="43"]].
49 1. Un message de confirmation apparaît.
50
51 [[Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.>>image:1744025376692-382.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52
53
54 [[Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette. >>image:1744025664434-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55
56
57 [[Ex. Dans la liste de résultats → libellé et enregistrement de la requête. >>image:1744025786465-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58
59
60 [[Message de validation → requête sauvegardée. >>image:1744025836237-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61
62
63 == Enregistrer une alerte ==
64
65 1. Lancez une recherche.
66 1. Cliquez sur [[image:1744025549514-349.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="38"]], puis sur l’icône [[image:1750857625495-218.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="39"]].
67 1. Complétez les champs requis (nom, fréquence, durée).
68 1. Enregistrez.
69
70 (% class="box warningmessage" %)
71 (((
72 Attention : le champ** email** doit être renseigné dans la fiche utilisateur.
73 )))
74
75 [[Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.>>image:1744025376692-382.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76
77
78 [[Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette puis sur l'icône alerte.>>image:1750857397857-730.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79
80
81 [[Ex. Saisie des champs requis et enregistrement de l'alerte.>>image:1744026675279-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82
83
84 == Où retrouver les requêtes et les alertes ? ==
85
86 Espace de travail** Décrire > **Menu **Mes recherches > Requêtes. **
87
88 [[Identification visuelle des requêtes et alertes dans **Mes recherches**. >>image:1744027779269-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89
90
91 Pour chaque requête ou alerte, il est possible de :
92
93 (% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:115px" %)**Icône**|(% style="text-align:center; width:124px" %)**Action**|(% style="text-align:center; width:640px" %)**Exemple**
94 |(% style="width:115px" %)[[image:1744027524393-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="55" width="50"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Modifier leurs critères de recherches|(% style="width:640px" %)(((
95 [[Ex. : Modification des critères d’une requête enregistrée.>>image:1744027928999-213.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 )))
97 |(% style="width:115px" %)[[image:1744027536898-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Les renommer |(% style="width:640px" %)(((
98 [[Ex. Modification du nom de la requête.>>image:1744027898783-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 )))
100 |(% style="width:115px" %)[[image:1744027549495-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="46" width="38"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Les supprimer |(% style="width:640px" %)(((
101 [[Ex. Message de confirmation avant suppression.>>image:1744027987664-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 )))
103 |(% style="width:115px" %)[[image:1744027563582-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Les rejouer manuellement|(% style="width:640px" %)(((
104 [[Ex. La requête est rejouée → redirection vers la liste de résultats>>image:1744027850601-473.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 )))
106
107
108
109 = Utiliser l'historique des recherches =
110
111 Espace de travail **Décrire > **Menu **Mes recherches > Historique. **
112
113 Vous y trouvez les **20 dernières recherches effectuées**. Cliquez sur le numéro associé pour la relancer. Vous pouvez également **cumuler plusieurs recherches issues d'une même table** (utiliser //OU// de préférence).
114
115 (% class="box warningmessage" %)
116 (((
117 Il n’est pas possible de combiner des recherches issues de **tables différentes**.
118 )))
119
120 [[Ex. Relance de la recherche 14. >>image:1744028720208-814.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121
122
123 [[Résultat relance de la recherche 14.>>image:1744028784196-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124
125
126 [[Ex. Combinaison des recherches 17 ou 18 ou 8.>>image:1744028461946-258.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127
128
129 [[Résultat combinaison des recherches 17 ou 18 ou 8. >>image:1744028548421-195.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130
131
132 = Utiliser les paniers =
133
134 Les paniers permettent de **rassembler des notices pour des traitements par lots**, tels que :
135
136 * l’organisation d’événements (prêts, expositions, restaurations),
137 * des actions de médiation,
138 * des opérations de récolement,
139 * ou des relocalisations.
140
141 (% class="box warningmessage" %)
142 (((
143 Attention : limite : 2000 notices/panier.
144 )))
145
146 == Créer un panier depuis une liste de résultats ==
147
148 1. Sélectionnez les notices dans la liste de résultats.
149 1. Cliquez sur l’icône [[image:1743409944498-941.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="42" width="48"]].
150 1. Dans la fenêtre, cliquez sur **Créer un nouveau panier**.
151 1. Renseignez un nom (et si besoin, type + description).
152 1. Validez.
153
154 [[Ex. Recherche de tous les tableaux → table des biens. >>image:1743409828453-767.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155
156
157 [[Liste de résultats → sélection de notices pour intégration au panier.>>image:1743410014374-822.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158
159  
160
161 [[Bouton de création d'un panier. >>image:1743410067107-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
162
163
164
165 [[Saisie d'un nouveau panier et validation.>>image:1743410170960-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166
167
168 [[Message de confirmation →  panier créé. >>image:1743410465324-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169
170
171 == Ajouter des notices à un panier existant ==
172
173 * Faites une recherche et sélectionnez les notices.
174 * Cliquez sur [[image:1743409944498-941.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="43" width="49"]].
175 * Choisissez un panier existant (filtrable par type).
176 * Validez.
177
178 [[Liste de résultats → sélection d'une notice pour intégration au panier.>>image:1743410873092-947.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179
180  
181
182 [[Sélection du panier et validation.>>image:1743411017898-353.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183
184
185 [[Message de confirmation → notice versée au panier. >>image:1743411158177-380.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
186
187 == Gérer le panier ==
188
189 Espace de travail **Décrire > Mes recherches > Paniers**
190
191 === Afficher un panier ===
192
193 (% class="box infomessage" %)
194 (((
195 Par défaut, le dernier panier utilisé apparait.
196 )))
197
198 [[Affichage du dernier panier utilisé. >>image:1743411235532-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199
200
201 (% class="wikigeneratedid" %)
202 Utilisez la liste déroulante pour consulter un autre panier.
203
204 [[Liste déroulante → sélection d'un autre panier>>image:1743411646455-148.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
205
206
207 [[Résultats →  affichage d'un autre panier>>image:1743417338287-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
208
209 === Supprimer le panier ===
210
211 Action réservée à son créateur ou à l’administrateur fonctionnel. Confirmation nécessaire.
212 [[image:1743411756689-692.png]]
213
214 Un message de confirmation apparait :
215
216 * Cliquer sur OUI pour valider la suppression.
217 * Cliquer sur NON pour annuler la suppression.
218
219 [[image:1743411971041-603.png]]
220
221 **Il est fortement conseillé de nettoyer régulièrement ses paniers et de supprimer ceux qui ne sont plus utiles.**
222
223 === Modifier le nom ou la description du panier ===
224
225 Il est possible de modifier les informations du panier. Pour cela, cliquer sur l'icône [[image:1743412139023-877.png]]
226
227 disponible dans la barre d'outils des paniers.
228
229 Une nouvelle fenêtre apparait. Il est possible de modifier :
230
231 * le nom du panier
232 * le type de panier (utiliser le champs type existant)
233 * la description du panier
234
235 Cliquer sur valider pour enregistrer les modifications.
236
237 __Exemple__ : ajout d'un description au panier.
238
239 [[image:1743412264472-927.png]]
240
241 [[image:1743419747774-966.png]]
242
243 === Créer et gérer les types de paniers ===
244
245 Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.
246
247 __Exemple__:
248
249 * Si l'utilisateur ne filtre pas sur un type de paniers, il se retrouve avec une longue liste de paniers :
250
251 [[image:1743417846989-759.png]]
252
253 * Si l'utilisateur filtre sur les paniers Expositions, il ne verra apparaitre que les paniers qui ont été typés pour Expositions :
254
255 [[image:1743417981868-688.png]]
256
257 **Attention : si le client n'a jamais créé de type de paniers dans Flora, la liste est inopérante. Pour utiliser cette fonctionnalité il faut créer un nouveau type de panier.**
258
259 Pour cela, **se positionner dans l'espace de travail Décrire, cliquer sur le menu Mes recherches, puis, sur le sous-menu Paniers. **Cliquer sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]
260
261 ou l'icône [[image:1743417516722-107.png]]
262
263 . Une fenêtre apparait : remplir le champ **Nouveau Type **et cliquer sur valider.
264
265 [[image:1743417641243-457.png]]
266
267 [[image:1743418117162-983.png]]
268
269 Le nouveau type a été créé :
270
271 [[image:1743417718122-519.png]]
272
273 Attention, en cas d'erreur, le client n'a pas la main sur les types de paniers. **Pour supprimer des types de paniers, il est conseillé de créer un ticket au support, pour en faire la demande.**
274
275 === Créer un panier ===
276
277 Depuis le menu Mes recherches, sous-menu Paniers, il est également possible de créer des paniers en cliquant sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]
278
279 .
280
281 Une fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.
282
283 Il est également possible :
284
285 * de typer les paniers
286 * d'ajouter une description du panier
287
288 Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.
289
290 [[image:1743418808364-541.png]]
291
292 Une fois le panier créé, il apparait vide. Pour l'alimenter, effectuer une recherche dans la table souhaitée et associer les notices au panier.
293
294 [[image:1743418986451-355.png]]
295
296 === Visualiser un autre panier ===
297
298 Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à visualiser.
299
300 [[image:1743419106299-831.png]]
301
302 Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste.
303
304 [[image:1743419211376-195.png]]
305
306 === Partager le panier ===
307
308 Par défaut, le panier est privé mais il est possible de le partager avec les utilisateurs de Flora.
309
310 Il existe plusieurs modes de partage :
311
312 * [[image:1743419448593-259.png]]
313
314 * **Public/lecture seule :** le contenu de ce panier est accessible en visualisation. Plusieurs boutons ne sont pas proposés dans la barre d'outils de la liste car l’interaction avec la notice est minime. De la même façon, ce panier n'est pas proposé dans la liste des paniers disponibles lors de l'ajout au panier.
315 * [[image:1743419426933-756.png]]
316 * **Public/écriture :** tous les utilisateurs ayant accès à la gestion de paniers multiples peuvent exploiter le contenu de ce panier (ajouter ou retirer des notices).
317 * [[image:1743419403690-141.png]]
318
319 * ** Privé : **le contenu de ce panier est uniquement accessible et consultable par son propriétaire.
320
321 [[image:1743419344133-734.png]]
322
323 Si le paniers n'est plus utilisé, il est conseillé de le passer en privé, afin d’éviter un trop grand nombre de paniers communs. Cela évite la surcharge de paniers.
324
325 === Retirer une notice du panier ===
326
327 Sélectionner un élément du panier (en cliquant sur le carré, il devient bleu) puis appuyer sur l'icône [[image:1743419810047-472.png]]
328
329 en haut à gauche.
330
331 [[image:1743419866318-392.png]]
332
333 Un message de confirmation apparait :
334
335 * Appuyer sur OUI pour retirer la notice du panier.
336 * Appuyer sur NON pour annuler l'opération.
337
338 [[image:1743419893476-901.png]]
339
340 === Basculer en mode liste de résultats ===
341
342 L'icône [[image:1743421475057-128.png]]
343
344 permet de basculer le panier entier en liste de résultats. Il est alors possible de :
345
346 * verser les notices dans un autre panier
347 * modifier par lot les notices
348 * exporter les notices (modèles de publication, exports tabulés paramétrables, etc.)
349
350 __Exemple pour la table des biens __:
351
352 [[image:1743421160196-361.png]]
353
354 [[image:1743421597110-856.png]]
355
356 ==== Verser les notices d'un panier dans un autre panier ====
357
358 __Exemple__ : verser un panier B dans un panier A.
359
360 Se positionner dans l'espace de travail Décrire, menu Mes Recherches, sous-menu Paniers. Sélectionner le panier B pour l'ouvrir.
361
362 Cliquer sur [[image:1743420456481-961.png]]
363
364 pour basculer sur une liste de résultats.
365
366 [[image:1743421160196-361.png]]
367
368 Une nouvelle fenêtre apparait.
369
370 Sélectionner les notices à ajouter au panier A, cliquer sur l'icône [[image:1743431209599-126.png]]
371
372 et choisir le panier A dans le menu déroulant. Cliquer sur valider pour confirmer l'ajout au panier.
373
374 [[image:1743421271053-332.png]]
375
376 Les éléments ont été versés dans le panier A :
377
378 [[image:1743421319715-726.png]]
379
380 ATTENTION : **le panier B n'est pas supprimé**, il existe toujours avec toutes ces notices. Ces dernières ont seulement été ajoutées dans le panier A.
381
382 === Exporter les notices du panier ===
383
384 Pour exporter les notices du panier cliquer sur l'icône [[image:1743421877210-190.png]]
385
386 .
387
388 Cette fonctionnalité permet d'exporter les notices via l'édition de modèles de publication ou d'exports tabulés paramétrables.
389
390 [[image:1743423249547-256.png]]
391
392 __Exemple avec les modèles de publication __:
393
394 [[image:1743431678895-969.png]]
395
396 === Visualiser une sélection de notices via le panier ===
397
398 Pour visualiser les notices du paniers, sélectionner les notices et cliquer sur l'icône [[image:1743421939070-209.png]]
399
400 .
401
402 [[image:1743423198947-590.png]]
403
404 Résultat : il est possible de consulter les données de chaque notice à la suite.
405
406 [[image:1743431599022-522.png]]
407
408 === Relocaliser en lot les notices du panier ===
409
410 Cette fonctionnalité est disponible pour les biens, les matériels et les colis.
411
412 Pour relocaliser en lot des notices depuis un panier, cliquer sur l'icône [[image:1743422085707-153.png]]
413
414 .
415
416 [[image:1743423289883-582.png]]
417
418 Pour en savoir plus sur la relocalisation dans Flora, cliquer **[[ici>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/]]**.
419
420 === Exporter les notices vers Horus Condition Report ===
421
422 Attention : cette fonctionnalité est disponible pour les clients ayant acquis la licence Horus Condition Report.
423
424 Horus Condition Report n'appartient pas à Flora. Pour plus d'information sur son utilisation, consulter **[[le site internet de l'application>>url:https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]**.
425
426 Pour mettre à jour les constats d'état des notices de biens, il est possible d'utiliser l'application Horus Condition Report.
427
428 Pour cela :
429
430 * créer un panier,
431 * associer des notices au panier,
432 * sélectionner les notices à exporter,
433 * cliquer sur l'icône [[image:1743422255914-176.png]]
434
435 * .
436
437 Un formulaire apparait. Remplir les informations demandées et cliquer sur OUI.
438
439 Un fichier ZIP se télécharge dans les téléchargements de l'ordinateur.
440
441 [[image:1743422611194-503.png]]
442
443 Pour en savoir plus sur les exports et imports Horus dans Flora, consulter le mode opératoire en cliquant [[**ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/Horus/]].
444
445 === Exporter les notices vers POP ou Europeana ===
446
447 Pour exporter les notices de biens vers Joconde ou Europeana, sélectionner les notices et cliquer sur cette icône [[image:1743422370614-738.png]]
448
449 .
450
451 [[image:1743431974668-461.png]]
452
453 Pour en savoir plus sur les exports POP, consulter le mode opératoire complet en cliquant[[** ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/]].
454
455
456 )))
457 )))|(% style="width:300px" %)(((
458 (% class="box" %)
459 (((
460 **Sommaire**
461
462 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
463 )))
464
465 (% class="box" %)
466 (((
467 **Aller plus loin**
468
469 * [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
470 * [[Consulter une liste de résultats>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
471 )))
472
473 (% class="box" %)
474 (((
475 **Icônes principales**
476
477 Requêtes et alertes :
478
479 * [[image:1750860871719-697.png||height="41" width="42"]]Requêtes
480 * [[image:1750860891436-203.png||height="40" width="39"]]Alertes
481 * [[image:1750863077305-929.png||height="40" width="39"]]Modifier les critères de recherche
482 * [[image:1750863162211-462.png||height="45" width="41"]]Renommer la requête
483 * [[image:1750863094859-332.png||height="41" width="43"]]Supprimer la requête
484 * Rejouer la requête
485
486 Paniers :
487
488 * [[image:1750860335575-457.png||height="36" width="37"]] Paniers
489 * [[image:1750862949677-998.png||height="41" width="38"]]supprimer un panier ou retirer des biens du paniers
490 * [[image:modifier_paniers.png||height="38" width="38"]]Modifier un panier
491 * [[image:1750863009057-838.png||height="41" width="41"]]Créer un panier
492 * [[image:1750862855631-288.png||height="42" width="42"]] Panier privé
493 * [[image:1750862881505-528.png||height="41" width="43"]]Partage lecture seule
494 * [[image:1750862900246-909.png||height="36" width="44"]]Partage lecture-écriture
495 * [[image:basculer liste résults_paniers.png||height="39" width="40"]] Basculer en mode liste de résultats
496 * [[image:1750863052628-317.png||height="32" width="44"]]Visualiser une sélection de notices
497 * [[image:1750863211878-486.png||height="40" width="44"]]Exporter vers Joconde ou Europeana
498
499
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