Utiliser le menu mes recherches

Accessibles dans toutes les tables et depuis le menu **Mes recherches**, ces outils vous aident à **structurer vos méthodes de travail**, **gagner en réactivité** et **collaborer plus efficacement** au sein de Flora.

16

17

Cette page vous guide pas à pas dans leur utilisation !

)))

(((

= Revenir à la dernière liste de résultats =

22

23

Depuis le menu **Mes recherches**, vous pouvez afficher la dernière liste consultée en cliquant sur le sous-menu **Dernière liste**.

24

25

[[Ex. Dernière liste de résultats consultée.>>image:1744019551155-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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27

28

= Gérer les requêtes et les alertes =

29

30

== Pourquoi les utiliser ? ==

31

32

Les **requêtes** et **alertes** permettent de rejouer automatiquement ou manuellement une recherche enregistrée.

33

34

* **Requête** : recherche enregistrée à relancer à la demande.

35

* **Alerte** : même principe, avec envoi automatique de mails selon une fréquence et une période définies.

36

37

(% class="box infomessage" %)

38

(((

39

Ces outils se mettent à jour dynamiquement : toute nouvelle notice correspondant aux critères s’ajoute automatiquement aux résultats.

40

)))

41

42

== Enregistrer une requête ==

43

44

1. Lancez une recherche (Ex. Toutes les notices saisies cette année).

45

1. Cliquez sur l’icône [[image:1744025549514-349.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="39" width="42"]].

46

1. Renseignez un nom et enregistrez en cliquant sur l'icône [[image:1750857592406-274.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="43"]].

47

1. Un message de confirmation apparaît.

48

49

[[Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.>>image:1744025376692-382.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

50

51

52

[[Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette. >>image:1744025664434-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

53

54

55

[[Ex. Dans la liste de résultats → libellé et enregistrement de la requête. >>image:1744025786465-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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57

58

[[Message de validation → requête sauvegardée. >>image:1744025836237-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

59

60

61

== Enregistrer une alerte ==

62

63

1. Lancez une recherche.

64

1. Cliquez sur [[image:1744025549514-349.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="38"]], puis sur l’icône [[image:1750857625495-218.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="39"]].

65

1. Complétez les champs requis (nom, fréquence, durée).

66

1. Enregistrez.

67

68

(% class="box warningmessage" %)

69

(((

70

Attention : le champ** email** doit être renseigné dans la fiche utilisateur.

71

)))

72

73

[[Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.>>image:1744025376692-382.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

74

75

76

[[Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette puis sur l'icône alerte.>>image:1750857397857-730.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

77

78

79

[[Ex. Saisie des champs requis et enregistrement de l'alerte.>>image:1744026675279-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

80

81

82

== Où retrouver les requêtes et les alertes ? ==

83

84

Menu **Mes recherches > Requêtes. **

85

86

[[Identification visuelle des requêtes et alertes dans **Mes recherches**. >>image:1744027779269-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

87

88

89

Pour chaque requête ou alerte, il est possible de :

90

91

(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:115px" %)**Icône**|(% style="text-align:center; width:124px" %)**Action**|(% style="text-align:center; width:640px" %)**Exemple**

92

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027524393-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="55" width="50"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Modifier leurs critères de recherches|(% style="width:640px" %)(((

93

[[Ex. : Modification des critères d’une requête enregistrée.>>image:1744027928999-213.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

94

)))

95

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027536898-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Les renommer |(% style="width:640px" %)(((

96

[[Ex. Modification du nom de la requête.>>image:1744027898783-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

97

)))

98

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027549495-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="46" width="38"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Les supprimer |(% style="width:640px" %)(((

99

[[Ex. Message de confirmation avant suppression.>>image:1744027987664-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

100

)))

101

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027563582-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Les rejouer manuellement|(% style="width:640px" %)(((

102

[[Ex. La requête est rejouée → redirection vers la liste de résultats>>image:1744027850601-473.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

= Utiliser l'historique des recherches =

108

109

Menu **Mes recherches > Historique. **

110

111

Vous y trouvez les **20 dernières recherches effectuées**. Cliquez sur le numéro associé pour la relancer. Vous pouvez également **cumuler plusieurs recherches issues d'une même table** (utiliser //OU// de préférence).

112

113

(% class="box warningmessage" %)

114

(((

115

Il n’est pas possible de combiner des recherches issues de **tables différentes**.

116

)))

117

118

[[Ex. Relance de la recherche 14. >>image:1744028720208-814.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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120

121

[[Résultat relance de la recherche 14.>>image:1744028784196-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

122

123

124

[[Ex. Combinaison des recherches 17 ou 18 ou 8.>>image:1744028461946-258.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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127

[[Résultat combinaison des recherches 17 ou 18 ou 8. >>image:1744028548421-195.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

128

129

130

= Gérer des paniers =

131

132

Les paniers permettent de **rassembler des notices pour des traitements par lots**, tels que :

133

134

* l’organisation d’événements (prêts, expositions, restaurations),

135

* des actions de médiation,

136

* des opérations de récolement,

137

* ou des relocalisations.

138

139

== Créer un panier depuis une liste de résultats ==

140

141

* Sélectionnez les notices dans la liste de résultats.

142

* Cliquez sur l’icône [[image:1743409944498-941.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="42" width="48"]].

143

* Dans la fenêtre, cliquez sur **Créer un nouveau panier**.

144

* Renseignez un nom (et si besoin, type + description).

145

* Validez.

146

147

[[Ex. Recherche de tous les tableaux → table des biens >>image:1743409828453-767.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

148

149

150

[[Ex. Liste de résultats>>image:1743409880020-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

[[Sélection de notices et intégration au panier>>image:1743410014374-822.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

155

156

**Attention : il y a une limite de 2000 notices par panier.**

157

158

Une fenêtre s'ouvre : cliquer sur le [[image:1743410076521-922.png]]

159

160

pour créer un nouveau panier.

161

162

[[image:1743410067107-604.png]]

163

164

Une nouvelle fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.

165

166

Il est également possible :

167

168

* de typer les paniers

169

* d'ajouter une description du panier

170

171

Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

172

173

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.

174

175

[[image:1743410170960-408.png]]

176

177

Un message de confirmation apparait :

178

179

[[image:1743410465324-963.png]]

180

181

== Associer des notices à un panier existant ==

182

183

Le même mode opératoire est à suivre :

184

185

* Au préalable, effectuer une recherche.

186

* Dans la liste de résultats, sélectionner les notices à intégrer au panier et cliquer sur l'icône [[image:1743409944498-941.png]]

* .

[[image:1743410873092-947.png]]

Une fenêtre s'ouvre.

Il est possible :

* de filtrer par type de paniers,

197

* de sélectionner un panier parmi la liste déroulante.

198

199

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.

200

201

[[image:1743410976868-841.png]]

202

203

Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

204

205

[[image:1743411017898-353.png]]

206

207

Un message de confirmation apparait :

208

209

[[image:1743411158177-380.png]]

210

211

== Gérer le panier ==

212

213

Il est possible d'intervenir sur la panier, en se positionnant dans l'espace de travail Décrire et en cliquant sur le menu Mes Recherches, puis, sur le sous-menu Paniers.

214

215

**Par défaut, le dernier panier utilisé apparait.**

216

217

[[image:1743411235532-890.png]]

218

219

=== Supprimer le panier ===

220

221

Les paniers privés ou publics, ne peuvent être supprimés que par leur créateur.

222

223

Une fonctionnalité permet à l'administrateur fonctionnel de supprimer les paniers d'autres utilisateurs. Pour en savoir plus, cliquer **[[ici>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20suppression%20de%20paniers%20en%20acc%C3%A8s%20priv%C3%A9/]]**.

224

225

Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à supprimer.

226

227

[[image:1743411646455-148.png]]

228

229

Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste.

230

231

[[image:1743417338287-588.png]]

232

233

Pour supprimer le panier, cliquer sur l'icône [[image:1743411716172-438.png]]

234

235

, disponible dans la barre d'outils des paniers.

236

237

[[image:1743411756689-692.png]]

238

239

Un message de confirmation apparait :

240

241

* Cliquer sur OUI pour valider la suppression.

242

* Cliquer sur NON pour annuler la suppression.

243

244

[[image:1743411971041-603.png]]

245

246

**Il est fortement conseillé de nettoyer régulièrement ses paniers et de supprimer ceux qui ne sont plus utiles.**

247

248

=== Modifier le nom ou la description du panier ===

249

250

Il est possible de modifier les informations du panier. Pour cela, cliquer sur l'icône [[image:1743412139023-877.png]]

251

252

disponible dans la barre d'outils des paniers.

253

254

Une nouvelle fenêtre apparait. Il est possible de modifier :

255

256

* le nom du panier

257

* le type de panier (utiliser le champs type existant)

258

* la description du panier

259

260

Cliquer sur valider pour enregistrer les modifications.

261

262

__Exemple__ : ajout d'un description au panier.

263

264

[[image:1743412264472-927.png]]

265

266

[[image:1743419747774-966.png]]

267

268

=== Créer et gérer les types de paniers ===

269

270

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.

__Exemple__:

* Si l'utilisateur ne filtre pas sur un type de paniers, il se retrouve avec une longue liste de paniers :

275

276

[[image:1743417846989-759.png]]

277

278

* Si l'utilisateur filtre sur les paniers Expositions, il ne verra apparaitre que les paniers qui ont été typés pour Expositions :

279

280

[[image:1743417981868-688.png]]

281

282

**Attention : si le client n'a jamais créé de type de paniers dans Flora, la liste est inopérante. Pour utiliser cette fonctionnalité il faut créer un nouveau type de panier.**

283

284

Pour cela, **se positionner dans l'espace de travail Décrire, cliquer sur le menu Mes recherches, puis, sur le sous-menu Paniers. **Cliquer sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]

285

286

ou l'icône [[image:1743417516722-107.png]]

287

288

. Une fenêtre apparait : remplir le champ **Nouveau Type **et cliquer sur valider.

289

290

[[image:1743417641243-457.png]]

291

292

[[image:1743418117162-983.png]]

293

294

Le nouveau type a été créé :

295

296

[[image:1743417718122-519.png]]

297

298

Attention, en cas d'erreur, le client n'a pas la main sur les types de paniers. **Pour supprimer des types de paniers, il est conseillé de créer un ticket au support, pour en faire la demande.**

299

300

=== Créer un panier ===

301

302

Depuis le menu Mes recherches, sous-menu Paniers, il est également possible de créer des paniers en cliquant sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]

.

Une fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.

307

308

Il est également possible :

309

310

* de typer les paniers

311

* d'ajouter une description du panier

312

313

Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

314

315

[[image:1743418808364-541.png]]

316

317

Une fois le panier créé, il apparait vide. Pour l'alimenter, effectuer une recherche dans la table souhaitée et associer les notices au panier.

318

319

[[image:1743418986451-355.png]]

320

321

=== Visualiser un autre panier ===

322

323

Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à visualiser.

324

325

[[image:1743419106299-831.png]]

326

327

Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste.

328

329

[[image:1743419211376-195.png]]

330

331

=== Partager le panier ===

332

333

Par défaut, le panier est privé mais il est possible de le partager avec les utilisateurs de Flora.

334

335

Il existe plusieurs modes de partage :

336

337

* [[image:1743419448593-259.png]]

338

339

* **Public/lecture seule :** le contenu de ce panier est accessible en visualisation. Plusieurs boutons ne sont pas proposés dans la barre d'outils de la liste car l’interaction avec la notice est minime. De la même façon, ce panier n'est pas proposé dans la liste des paniers disponibles lors de l'ajout au panier.

340

* [[image:1743419426933-756.png]]

341

* **Public/écriture :** tous les utilisateurs ayant accès à la gestion de paniers multiples peuvent exploiter le contenu de ce panier (ajouter ou retirer des notices).

342

* [[image:1743419403690-141.png]]

343

344

* ** Privé : **le contenu de ce panier est uniquement accessible et consultable par son propriétaire.

345

346

[[image:1743419344133-734.png]]

347

348

Si le paniers n'est plus utilisé, il est conseillé de le passer en privé, afin d’éviter un trop grand nombre de paniers communs. Cela évite la surcharge de paniers.

349

350

=== Retirer une notice du panier ===

351

352

Sélectionner un élément du panier (en cliquant sur le carré, il devient bleu) puis appuyer sur l'icône [[image:1743419810047-472.png]]

en haut à gauche.

[[image:1743419866318-392.png]]

357

358

Un message de confirmation apparait :

359

360

* Appuyer sur OUI pour retirer la notice du panier.

361

* Appuyer sur NON pour annuler l'opération.

362

363

[[image:1743419893476-901.png]]

364

365

=== Basculer en mode liste de résultats ===

366

367

L'icône [[image:1743421475057-128.png]]

368

369

permet de basculer le panier entier en liste de résultats. Il est alors possible de :

370

371

* verser les notices dans un autre panier

372

* modifier par lot les notices

373

* exporter les notices (modèles de publication, exports tabulés paramétrables, etc.)

374

375

__Exemple pour la table des biens __:

376

377

[[image:1743421160196-361.png]]

378

379

[[image:1743421597110-856.png]]

380

381

==== Verser les notices d'un panier dans un autre panier ====

382

383

__Exemple__ : verser un panier B dans un panier A.

384

385

Se positionner dans l'espace de travail Décrire, menu Mes Recherches, sous-menu Paniers. Sélectionner le panier B pour l'ouvrir.

386

387

Cliquer sur [[image:1743420456481-961.png]]

388

389

pour basculer sur une liste de résultats.

390

391

[[image:1743421160196-361.png]]

392

393

Une nouvelle fenêtre apparait.

394

395

Sélectionner les notices à ajouter au panier A, cliquer sur l'icône [[image:1743431209599-126.png]]

396

397

et choisir le panier A dans le menu déroulant. Cliquer sur valider pour confirmer l'ajout au panier.

398

399

[[image:1743421271053-332.png]]

400

401

Les éléments ont été versés dans le panier A :

402

403

[[image:1743421319715-726.png]]

404

405

ATTENTION : **le panier B n'est pas supprimé**, il existe toujours avec toutes ces notices. Ces dernières ont seulement été ajoutées dans le panier A.

406

407

=== Exporter les notices du panier ===

408

409

Pour exporter les notices du panier cliquer sur l'icône [[image:1743421877210-190.png]]

.

Cette fonctionnalité permet d'exporter les notices via l'édition de modèles de publication ou d'exports tabulés paramétrables.

414

415

[[image:1743423249547-256.png]]

416

417

__Exemple avec les modèles de publication __:

418

419

[[image:1743431678895-969.png]]

420

421

=== Visualiser une sélection de notices via le panier ===

422

423

Pour visualiser les notices du paniers, sélectionner les notices et cliquer sur l'icône [[image:1743421939070-209.png]]

.

[[image:1743423198947-590.png]]

428

429

Résultat : il est possible de consulter les données de chaque notice à la suite.

430

431

[[image:1743431599022-522.png]]

432

433

=== Relocaliser en lot les notices du panier ===

434

435

Cette fonctionnalité est disponible pour les biens, les matériels et les colis.

436

437

Pour relocaliser en lot des notices depuis un panier, cliquer sur l'icône [[image:1743422085707-153.png]]

.

[[image:1743423289883-582.png]]

442

443

Pour en savoir plus sur la relocalisation dans Flora, cliquer **[[ici>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/]]**.

444

445

=== Exporter les notices vers Horus Condition Report ===

446

447

Attention : cette fonctionnalité est disponible pour les clients ayant acquis la licence Horus Condition Report.

448

449

Horus Condition Report n'appartient pas à Flora. Pour plus d'information sur son utilisation, consulter **[[le site internet de l'application>>url:https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]**.

450

451

Pour mettre à jour les constats d'état des notices de biens, il est possible d'utiliser l'application Horus Condition Report.

Pour cela :

* créer un panier,

* associer des notices au panier,

457

* sélectionner les notices à exporter,

458

* cliquer sur l'icône [[image:1743422255914-176.png]]

* .

Un formulaire apparait. Remplir les informations demandées et cliquer sur OUI.

463

464

Un fichier ZIP se télécharge dans les téléchargements de l'ordinateur.

465

466

[[image:1743422611194-503.png]]

467

468

Pour en savoir plus sur les exports et imports Horus dans Flora, consulter le mode opératoire en cliquant [[**ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/Horus/]].

469

470

=== Exporter les notices vers POP ou Europeana ===

471

472

Pour exporter les notices de biens vers Joconde ou Europeana, sélectionner les notices et cliquer sur cette icône [[image:1743422370614-738.png]]

.

[[image:1743431974668-461.png]]

477

478

Pour en savoir plus sur les exports POP, consulter le mode opératoire complet en cliquant[[** ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/]].

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)))|(% style="width:300px" %)(((

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(% class="box" %)

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**Sommaire**