Utiliser le menu mes recherches

Accessibles dans toutes les tables et depuis le menu **Mes recherches**, ces outils vous aident à **structurer vos méthodes de travail**, **gagner en réactivité** et **collaborer plus efficacement** au sein de Flora.

16

17

Cette page vous guide pas à pas dans leur utilisation !

)))

(((

= Revenir à la dernière liste de résultats =

22

23

Depuis le menu **Mes recherches**, vous pouvez afficher la dernière liste consultée en cliquant sur le sous-menu **Dernière liste**.

24

25

[[Ex. Dernière liste de résultats consultée.>>image:1744019551155-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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27

28

= Gérer les requêtes et les alertes =

29

30

== Pourquoi les utiliser ? ==

31

32

Les **requêtes** et **alertes** permettent de rejouer automatiquement ou manuellement une recherche enregistrée.

33

34

* **Requête** : recherche enregistrée à relancer à la demande.

35

* **Alerte** : même principe, avec envoi automatique de mails selon une fréquence et une période définies.

36

37

(% class="box infomessage" %)

38

(((

39

Ces outils se mettent à jour dynamiquement : toute nouvelle notice correspondant aux critères s’ajoute automatiquement aux résultats.

40

)))

41

42

== Enregistrer une requête ==

43

44

1. Lancez une recherche (Ex. Toutes les notices saisies cette année).

45

1. Cliquez sur l’icône [[image:1744025549514-349.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="39" width="42"]].

46

1. Renseignez un nom et enregistrez en cliquant sur l'icône [[image:1750857592406-274.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="43"]].

47

1. Un message de confirmation apparaît.

48

49

[[Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.>>image:1744025376692-382.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

50

51

52

[[Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette. >>image:1744025664434-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

53

54

55

[[Ex. Dans la liste de résultats → libellé et enregistrement de la requête. >>image:1744025786465-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

56

57

58

[[Message de validation → requête sauvegardée. >>image:1744025836237-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

59

60

61

== Enregistrer une alerte ==

62

63

1. Lancez une recherche.

64

1. Cliquez sur [[image:1744025549514-349.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="38"]], puis sur l’icône [[image:1750857625495-218.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="39"]].

65

1. Complétez les champs requis (nom, fréquence, durée).

66

1. Enregistrez.

67

68

(% class="box warningmessage" %)

69

(((

70

Attention : le champ** email** doit être renseigné dans la fiche utilisateur.

71

)))

72

73

[[Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.>>image:1744025376692-382.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

74

75

76

[[Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette puis sur l'icône alerte.>>image:1750857397857-730.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

77

78

79

[[Ex. Saisie des champs requis et enregistrement de l'alerte.>>image:1744026675279-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

80

81

82

== Où retrouver les requêtes et les alertes ? ==

83

84

Menu **Mes recherches > Requêtes. **

85

86

[[Identification visuelle des requêtes et alertes dans **Mes recherches**. >>image:1744027779269-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

87

88

89

Pour chaque requête ou alerte, il est possible de :

90

91

(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:115px" %)**Icône**|(% style="text-align:center; width:124px" %)**Action**|(% style="text-align:center; width:640px" %)**Exemple**

92

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027524393-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="55" width="50"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Modifier leurs critères de recherches|(% style="width:640px" %)(((

93

[[Ex. : Modification des critères d’une requête enregistrée.>>image:1744027928999-213.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

94

)))

95

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027536898-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Les renommer |(% style="width:640px" %)(((

96

[[Ex. Modification du nom de la requête.>>image:1744027898783-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

97

)))

98

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027549495-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="46" width="38"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Les supprimer |(% style="width:640px" %)(((

99

[[Ex. Message de confirmation avant suppression.>>image:1744027987664-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

100

)))

101

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027563582-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Les rejouer manuellement|(% style="width:640px" %)(((

102

[[Ex. La requête est rejouée → redirection vers la liste de résultats>>image:1744027850601-473.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

= Utiliser l'historique des recherches =

108

109

Menu **Mes recherches > Historique. **

110

111

Vous y trouvez les **20 dernières recherches effectuées**. Cliquez sur le numéro associé pour la relancer. Vous pouvez également **cumuler plusieurs recherches issues d'une même table** (utiliser //OU// de préférence).

112

113

(% class="box warningmessage" %)

114

(((

115

Il n’est pas possible de combiner des recherches issues de **tables différentes**.

116

)))

117

118

[[Ex. Relance de la recherche 14. >>image:1744028720208-814.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

119

120

121

[[Résultat relance de la recherche 14.>>image:1744028784196-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

122

123

124

[[Ex. Combinaison des recherches 17 ou 18 ou 8.>>image:1744028461946-258.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

125

126

127

[[Résultat combinaison des recherches 17 ou 18 ou 8. >>image:1744028548421-195.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

128

129

130

= Gérer des paniers =

131

132

Dans Flora, il est possible d'associer une sélection de notices à un panier.

133

134

Cette fonctionnalité est intéressante pour :

135

136

* préparer et gérer des évènements (prêts, expositions, restaurations),

137

* préparer des actions de médiation,

138

* préparer un récolement décennal,

139

* préparer et relocaliser un lot de notices.

140

141

== Créer un panier depuis une liste de résultats ==

142

143

Pour créer un panier, il faut préalablement effectuer une recherche :

144

145

__Exemple pour la table des biens __: rechercher tous les tableaux.

146

147

[[image:1743409828453-767.png]]

Résultat :

[[image:1743409880020-221.png]]

152

153

Pour créer un nouveau paniers :

154

155

* Sélectionner les notices à intégrer au panier

156

* Cliquer sur l'icône [[image:1743409944498-941.png]]

157

158

[[image:1743410014374-822.png]]

159

160

**Attention : il y a une limite de 2000 notices par panier.**

161

162

Une fenêtre s'ouvre : cliquer sur le [[image:1743410076521-922.png]]

163

164

pour créer un nouveau panier.

165

166

[[image:1743410067107-604.png]]

167

168

Une nouvelle fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.

169

170

Il est également possible :

171

172

* de typer les paniers

173

* d'ajouter une description du panier

174

175

Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

176

177

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.

178

179

[[image:1743410170960-408.png]]

180

181

Un message de confirmation apparait :

182

183

[[image:1743410465324-963.png]]

184

185

== Associer des notices à un panier existant ==

186

187

Le même mode opératoire est à suivre :

188

189

* Au préalable, effectuer une recherche.

190

* Dans la liste de résultats, sélectionner les notices à intégrer au panier et cliquer sur l'icône [[image:1743409944498-941.png]]

* .

[[image:1743410873092-947.png]]

Une fenêtre s'ouvre.

Il est possible :

* de filtrer par type de paniers,

201

* de sélectionner un panier parmi la liste déroulante.

202

203

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.

204

205

[[image:1743410976868-841.png]]

206

207

Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

208

209

[[image:1743411017898-353.png]]

210

211

Un message de confirmation apparait :

212

213

[[image:1743411158177-380.png]]

214

215

== Gérer le panier ==

216

217

Il est possible d'intervenir sur la panier, en se positionnant dans l'espace de travail Décrire et en cliquant sur le menu Mes Recherches, puis, sur le sous-menu Paniers.

218

219

**Par défaut, le dernier panier utilisé apparait.**

220

221

[[image:1743411235532-890.png]]

222

223

=== Supprimer le panier ===

224

225

Les paniers privés ou publics, ne peuvent être supprimés que par leur créateur.

226

227

Une fonctionnalité permet à l'administrateur fonctionnel de supprimer les paniers d'autres utilisateurs. Pour en savoir plus, cliquer **[[ici>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20suppression%20de%20paniers%20en%20acc%C3%A8s%20priv%C3%A9/]]**.

228

229

Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à supprimer.

230

231

[[image:1743411646455-148.png]]

232

233

Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste.

234

235

[[image:1743417338287-588.png]]

236

237

Pour supprimer le panier, cliquer sur l'icône [[image:1743411716172-438.png]]

238

239

, disponible dans la barre d'outils des paniers.

240

241

[[image:1743411756689-692.png]]

242

243

Un message de confirmation apparait :

244

245

* Cliquer sur OUI pour valider la suppression.

246

* Cliquer sur NON pour annuler la suppression.

247

248

[[image:1743411971041-603.png]]

249

250

**Il est fortement conseillé de nettoyer régulièrement ses paniers et de supprimer ceux qui ne sont plus utiles.**

251

252

=== Modifier le nom ou la description du panier ===

253

254

Il est possible de modifier les informations du panier. Pour cela, cliquer sur l'icône [[image:1743412139023-877.png]]

255

256

disponible dans la barre d'outils des paniers.

257

258

Une nouvelle fenêtre apparait. Il est possible de modifier :

259

260

* le nom du panier

261

* le type de panier (utiliser le champs type existant)

262

* la description du panier

263

264

Cliquer sur valider pour enregistrer les modifications.

265

266

__Exemple__ : ajout d'un description au panier.

267

268

[[image:1743412264472-927.png]]

269

270

[[image:1743419747774-966.png]]

271

272

=== Créer et gérer les types de paniers ===

273

274

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.

__Exemple__:

* Si l'utilisateur ne filtre pas sur un type de paniers, il se retrouve avec une longue liste de paniers :

279

280

[[image:1743417846989-759.png]]

281

282

* Si l'utilisateur filtre sur les paniers Expositions, il ne verra apparaitre que les paniers qui ont été typés pour Expositions :

283

284

[[image:1743417981868-688.png]]

285

286

**Attention : si le client n'a jamais créé de type de paniers dans Flora, la liste est inopérante. Pour utiliser cette fonctionnalité il faut créer un nouveau type de panier.**

287

288

Pour cela, **se positionner dans l'espace de travail Décrire, cliquer sur le menu Mes recherches, puis, sur le sous-menu Paniers. **Cliquer sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]

289

290

ou l'icône [[image:1743417516722-107.png]]

291

292

. Une fenêtre apparait : remplir le champ **Nouveau Type **et cliquer sur valider.

293

294

[[image:1743417641243-457.png]]

295

296

[[image:1743418117162-983.png]]

297

298

Le nouveau type a été créé :

299

300

[[image:1743417718122-519.png]]

301

302

Attention, en cas d'erreur, le client n'a pas la main sur les types de paniers. **Pour supprimer des types de paniers, il est conseillé de créer un ticket au support, pour en faire la demande.**

303

304

=== Créer un panier ===

305

306

Depuis le menu Mes recherches, sous-menu Paniers, il est également possible de créer des paniers en cliquant sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]

.

Une fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.

311

312

Il est également possible :

313

314

* de typer les paniers

315

* d'ajouter une description du panier

316

317

Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

318

319

[[image:1743418808364-541.png]]

320

321

Une fois le panier créé, il apparait vide. Pour l'alimenter, effectuer une recherche dans la table souhaitée et associer les notices au panier.

322

323

[[image:1743418986451-355.png]]

324

325

=== Visualiser un autre panier ===

326

327

Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à visualiser.

328

329

[[image:1743419106299-831.png]]

330

331

Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste.

332

333

[[image:1743419211376-195.png]]

334

335

=== Partager le panier ===

336

337

Par défaut, le panier est privé mais il est possible de le partager avec les utilisateurs de Flora.

338

339

Il existe plusieurs modes de partage :

340

341

* [[image:1743419448593-259.png]]

342

343

* **Public/lecture seule :** le contenu de ce panier est accessible en visualisation. Plusieurs boutons ne sont pas proposés dans la barre d'outils de la liste car l’interaction avec la notice est minime. De la même façon, ce panier n'est pas proposé dans la liste des paniers disponibles lors de l'ajout au panier.

344

* [[image:1743419426933-756.png]]

345

* **Public/écriture :** tous les utilisateurs ayant accès à la gestion de paniers multiples peuvent exploiter le contenu de ce panier (ajouter ou retirer des notices).

346

* [[image:1743419403690-141.png]]

347

348

* ** Privé : **le contenu de ce panier est uniquement accessible et consultable par son propriétaire.

349

350

[[image:1743419344133-734.png]]

351

352

Si le paniers n'est plus utilisé, il est conseillé de le passer en privé, afin d’éviter un trop grand nombre de paniers communs. Cela évite la surcharge de paniers.

353

354

=== Retirer une notice du panier ===

355

356

Sélectionner un élément du panier (en cliquant sur le carré, il devient bleu) puis appuyer sur l'icône [[image:1743419810047-472.png]]

en haut à gauche.

[[image:1743419866318-392.png]]

361

362

Un message de confirmation apparait :

363

364

* Appuyer sur OUI pour retirer la notice du panier.

365

* Appuyer sur NON pour annuler l'opération.

366

367

[[image:1743419893476-901.png]]

368

369

=== Basculer en mode liste de résultats ===

370

371

L'icône [[image:1743421475057-128.png]]

372

373

permet de basculer le panier entier en liste de résultats. Il est alors possible de :

374

375

* verser les notices dans un autre panier

376

* modifier par lot les notices

377

* exporter les notices (modèles de publication, exports tabulés paramétrables, etc.)

378

379

__Exemple pour la table des biens __:

380

381

[[image:1743421160196-361.png]]

382

383

[[image:1743421597110-856.png]]

384

385

==== Verser les notices d'un panier dans un autre panier ====

386

387

__Exemple__ : verser un panier B dans un panier A.

388

389

Se positionner dans l'espace de travail Décrire, menu Mes Recherches, sous-menu Paniers. Sélectionner le panier B pour l'ouvrir.

390

391

Cliquer sur [[image:1743420456481-961.png]]

392

393

pour basculer sur une liste de résultats.

394

395

[[image:1743421160196-361.png]]

396

397

Une nouvelle fenêtre apparait.

398

399

Sélectionner les notices à ajouter au panier A, cliquer sur l'icône [[image:1743431209599-126.png]]

400

401

et choisir le panier A dans le menu déroulant. Cliquer sur valider pour confirmer l'ajout au panier.

402

403

[[image:1743421271053-332.png]]

404

405

Les éléments ont été versés dans le panier A :

406

407

[[image:1743421319715-726.png]]

408

409

ATTENTION : **le panier B n'est pas supprimé**, il existe toujours avec toutes ces notices. Ces dernières ont seulement été ajoutées dans le panier A.

410

411

=== Exporter les notices du panier ===

412

413

Pour exporter les notices du panier cliquer sur l'icône [[image:1743421877210-190.png]]

.

Cette fonctionnalité permet d'exporter les notices via l'édition de modèles de publication ou d'exports tabulés paramétrables.

418

419

[[image:1743423249547-256.png]]

420

421

__Exemple avec les modèles de publication __:

422

423

[[image:1743431678895-969.png]]

424

425

=== Visualiser une sélection de notices via le panier ===

426

427

Pour visualiser les notices du paniers, sélectionner les notices et cliquer sur l'icône [[image:1743421939070-209.png]]

.

[[image:1743423198947-590.png]]

432

433

Résultat : il est possible de consulter les données de chaque notice à la suite.

434

435

[[image:1743431599022-522.png]]

436

437

=== Relocaliser en lot les notices du panier ===

438

439

Cette fonctionnalité est disponible pour les biens, les matériels et les colis.

440

441

Pour relocaliser en lot des notices depuis un panier, cliquer sur l'icône [[image:1743422085707-153.png]]

.

[[image:1743423289883-582.png]]

446

447

Pour en savoir plus sur la relocalisation dans Flora, cliquer **[[ici>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/]]**.

448

449

=== Exporter les notices vers Horus Condition Report ===

450

451

Attention : cette fonctionnalité est disponible pour les clients ayant acquis la licence Horus Condition Report.

452

453

Horus Condition Report n'appartient pas à Flora. Pour plus d'information sur son utilisation, consulter **[[le site internet de l'application>>url:https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]**.

454

455

Pour mettre à jour les constats d'état des notices de biens, il est possible d'utiliser l'application Horus Condition Report.

Pour cela :

* créer un panier,

* associer des notices au panier,

461

* sélectionner les notices à exporter,

462

* cliquer sur l'icône [[image:1743422255914-176.png]]

* .

Un formulaire apparait. Remplir les informations demandées et cliquer sur OUI.

467

468

Un fichier ZIP se télécharge dans les téléchargements de l'ordinateur.

469

470

[[image:1743422611194-503.png]]

471

472

Pour en savoir plus sur les exports et imports Horus dans Flora, consulter le mode opératoire en cliquant [[**ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/Horus/]].

473

474

=== Exporter les notices vers POP ou Europeana ===

475

476

Pour exporter les notices de biens vers Joconde ou Europeana, sélectionner les notices et cliquer sur cette icône [[image:1743422370614-738.png]]

.

[[image:1743431974668-461.png]]

481

482

Pour en savoir plus sur les exports POP, consulter le mode opératoire complet en cliquant[[** ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/]].

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

489

**Sommaire**