Utiliser le menu mes recherches

Accessibles dans toutes les tables et depuis le menu **Mes recherches**, ces outils vous aident à **structurer vos méthodes de travail**, **gagner en réactivité** et **collaborer plus efficacement** au sein de Flora.

16

17

Cette page vous guide pas à pas dans leur utilisation !

)))

(((

= Revenir à la dernière liste =

22

23

Depuis le menu **Mes recherches**, vous pouvez afficher la dernière liste consultée en cliquant sur le sous-menu **Dernière liste**.

24

25

[[Ex. Dernière liste consultée.>>image:1744019551155-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

26

27

28

= Gérer les requêtes et les alertes =

29

30

== Pourquoi les utiliser ? ==

31

32

Les **requêtes** et **alertes** permettent de rejouer automatiquement ou manuellement une recherche enregistrée.

33

34

* **Requête** : recherche enregistrée à relancer à la demande.

35

* **Alerte** : même principe, avec envoi automatique de mails selon une fréquence et une période définies.

36

37

(% class="box infomessage" %)

38

(((

39

Ces outils se mettent à jour dynamiquement : toute nouvelle notice correspondant aux critères s’ajoute automatiquement aux résultats.

40

)))

41

42

== Enregistrer une requête ==

43

44

1. Lancez une recherche (Ex. Toutes les notices saisies cette année).

45

1. Cliquez sur l’icône [[image:1744025549514-349.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="39" width="42"]].

46

1. Renseignez un nom et enregistrez en cliquant sur l'icône [[image:1750857592406-274.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="43"]].

47

1. Un message de confirmation apparaît.

48

49

[[Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.>>image:1744025376692-382.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

50

51

52

[[Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette. >>image:1744025664434-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

53

54

55

[[Ex. Dans la liste de résultats → libellé et enregistrement de la requête. >>image:1744025786465-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

56

57

58

[[Message de validation → requête sauvegardée. >>image:1744025836237-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

59

60

61

== Enregistrer une alerte ==

62

63

1. Lancez une recherche.

64

1. Cliquez sur [[image:1744025549514-349.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="38"]], puis sur l’icône [[image:1750857625495-218.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="39"]].

65

1. Complétez les champs requis (nom, fréquence, durée).

66

1. Enregistrez.

67

68

(% class="box warningmessage" %)

69

(((

70

Attention : le champ** email** doit être renseigné dans la fiche utilisateur.

71

)))

72

73

[[Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.>>image:1744025376692-382.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

74

75

76

[[Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette puis sur l'icône alerte.>>image:1750857397857-730.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

77

78

79

Une nouvelle page s'affiche : remplir au minimum le nom, la périodicité et la fréquence. Cliquer sur enregistrer.

80

81

[[Ex. Saisie des champs requis et enregistrement de l'alerte.>>image:1744026675279-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

82

83

84

== Où retrouver les requêtes et les alertes ? ==

85

86

Menu **Mes recherches > Requêtes. **

87

88

[[Identification visuelle des requêtes et alertes dans **Mes recherches**. >>image:1744027779269-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

89

90

91

Pour chaque requête ou alerte, il est possible de :

92

93

(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:115px" %)**Icône**|(% style="text-align:center; width:124px" %)**Action**|(% style="text-align:center; width:640px" %)**Exemple**

94

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027524393-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="55" width="50"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Modifier leurs critères de recherches|(% style="width:640px" %)(((

95

[[Ex. : Modification des critères d’une requête enregistrée.>>image:1744027928999-213.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

96

)))

97

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027536898-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Les renommer |(% style="width:640px" %)(((

98

[[Ex. Modification du nom de la requête.>>image:1744027898783-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

99

)))

100

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027549495-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="46" width="38"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Les supprimer |(% style="width:640px" %)(((

101

[[Ex. Message de confirmation avant suppression.>>image:1744027987664-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

102

)))

103

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027563582-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Les rejouer manuellement|(% style="width:640px" %)(((

104

[[Ex. La requête est rejouée → redirection vers la liste de résultats>>image:1744027850601-473.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

= Utiliser l'historique =

110

111

Dans Mes recherches, sous-menu Historique permet quant à lui de visualiser les 20 dernières recherches réalisées sur Flora.

112

L’utilisateur peut lancer à loisir une de ces recherches.

113

114

[[image:1744028242998-563.png]]

115

116

En cliquant directement sur le chiffre/nombre associé à la recherche, elle se lance.

117

118

__Exemple__ : relancer la recherche 14.

119

120

[[image:1744028720208-814.png]]

Résultat :

[[image:1744028784196-821.png]]

125

126

Il est également possible de cumuler plusieurs recherches issues de la même table.

127

128

__Exemple __: combiner les recherches 17, 18 ou 8. Le résultat n'étant pas certain, il est conseillé d'utiliser un **OU**.

129

130

[[image:1744028461946-258.png]]

Résultat :

[[image:1744028548421-195.png]]

135

136

Attention, il n'est pas possible de combiner des recherches issues de différentes tables.

137

138

= Gérer des paniers =

139

140

Dans Flora, il est possible d'associer une sélection de notices à un panier.

141

142

Cette fonctionnalité est intéressante pour :

143

144

* préparer et gérer des évènements (prêts, expositions, restaurations),

145

* préparer des actions de médiation,

146

* préparer un récolement décennal,

147

* préparer et relocaliser un lot de notices.

148

149

== Créer un panier depuis une liste de résultats ==

150

151

Pour créer un panier, il faut préalablement effectuer une recherche :

152

153

__Exemple pour la table des biens __: rechercher tous les tableaux.

154

155

[[image:1743409828453-767.png]]

Résultat :

[[image:1743409880020-221.png]]

160

161

Pour créer un nouveau paniers :

162

163

* Sélectionner les notices à intégrer au panier

164

* Cliquer sur l'icône [[image:1743409944498-941.png]]

165

166

[[image:1743410014374-822.png]]

167

168

**Attention : il y a une limite de 2000 notices par panier.**

169

170

Une fenêtre s'ouvre : cliquer sur le [[image:1743410076521-922.png]]

171

172

pour créer un nouveau panier.

173

174

[[image:1743410067107-604.png]]

175

176

Une nouvelle fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.

177

178

Il est également possible :

179

180

* de typer les paniers

181

* d'ajouter une description du panier

182

183

Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

184

185

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.

186

187

[[image:1743410170960-408.png]]

188

189

Un message de confirmation apparait :

190

191

[[image:1743410465324-963.png]]

192

193

== Associer des notices à un panier existant ==

194

195

Le même mode opératoire est à suivre :

196

197

* Au préalable, effectuer une recherche.

198

* Dans la liste de résultats, sélectionner les notices à intégrer au panier et cliquer sur l'icône [[image:1743409944498-941.png]]

* .

[[image:1743410873092-947.png]]

Une fenêtre s'ouvre.

Il est possible :

* de filtrer par type de paniers,

209

* de sélectionner un panier parmi la liste déroulante.

210

211

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.

212

213

[[image:1743410976868-841.png]]

214

215

Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

216

217

[[image:1743411017898-353.png]]

218

219

Un message de confirmation apparait :

220

221

[[image:1743411158177-380.png]]

222

223

== Gérer le panier ==

224

225

Il est possible d'intervenir sur la panier, en se positionnant dans l'espace de travail Décrire et en cliquant sur le menu Mes Recherches, puis, sur le sous-menu Paniers.

226

227

**Par défaut, le dernier panier utilisé apparait.**

228

229

[[image:1743411235532-890.png]]

230

231

=== Supprimer le panier ===

232

233

Les paniers privés ou publics, ne peuvent être supprimés que par leur créateur.

234

235

Une fonctionnalité permet à l'administrateur fonctionnel de supprimer les paniers d'autres utilisateurs. Pour en savoir plus, cliquer **[[ici>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20suppression%20de%20paniers%20en%20acc%C3%A8s%20priv%C3%A9/]]**.

236

237

Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à supprimer.

238

239

[[image:1743411646455-148.png]]

240

241

Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste.

242

243

[[image:1743417338287-588.png]]

244

245

Pour supprimer le panier, cliquer sur l'icône [[image:1743411716172-438.png]]

246

247

, disponible dans la barre d'outils des paniers.

248

249

[[image:1743411756689-692.png]]

250

251

Un message de confirmation apparait :

252

253

* Cliquer sur OUI pour valider la suppression.

254

* Cliquer sur NON pour annuler la suppression.

255

256

[[image:1743411971041-603.png]]

257

258

**Il est fortement conseillé de nettoyer régulièrement ses paniers et de supprimer ceux qui ne sont plus utiles.**

259

260

=== Modifier le nom ou la description du panier ===

261

262

Il est possible de modifier les informations du panier. Pour cela, cliquer sur l'icône [[image:1743412139023-877.png]]

263

264

disponible dans la barre d'outils des paniers.

265

266

Une nouvelle fenêtre apparait. Il est possible de modifier :

267

268

* le nom du panier

269

* le type de panier (utiliser le champs type existant)

270

* la description du panier

271

272

Cliquer sur valider pour enregistrer les modifications.

273

274

__Exemple__ : ajout d'un description au panier.

275

276

[[image:1743412264472-927.png]]

277

278

[[image:1743419747774-966.png]]

279

280

=== Créer et gérer les types de paniers ===

281

282

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.

__Exemple__:

* Si l'utilisateur ne filtre pas sur un type de paniers, il se retrouve avec une longue liste de paniers :

287

288

[[image:1743417846989-759.png]]

289

290

* Si l'utilisateur filtre sur les paniers Expositions, il ne verra apparaitre que les paniers qui ont été typés pour Expositions :

291

292

[[image:1743417981868-688.png]]

293

294

**Attention : si le client n'a jamais créé de type de paniers dans Flora, la liste est inopérante. Pour utiliser cette fonctionnalité il faut créer un nouveau type de panier.**

295

296

Pour cela, **se positionner dans l'espace de travail Décrire, cliquer sur le menu Mes recherches, puis, sur le sous-menu Paniers. **Cliquer sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]

297

298

ou l'icône [[image:1743417516722-107.png]]

299

300

. Une fenêtre apparait : remplir le champ **Nouveau Type **et cliquer sur valider.

301

302

[[image:1743417641243-457.png]]

303

304

[[image:1743418117162-983.png]]

305

306

Le nouveau type a été créé :

307

308

[[image:1743417718122-519.png]]

309

310

Attention, en cas d'erreur, le client n'a pas la main sur les types de paniers. **Pour supprimer des types de paniers, il est conseillé de créer un ticket au support, pour en faire la demande.**

311

312

=== Créer un panier ===

313

314

Depuis le menu Mes recherches, sous-menu Paniers, il est également possible de créer des paniers en cliquant sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]

.

Une fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.

319

320

Il est également possible :

321

322

* de typer les paniers

323

* d'ajouter une description du panier

324

325

Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

326

327

[[image:1743418808364-541.png]]

328

329

Une fois le panier créé, il apparait vide. Pour l'alimenter, effectuer une recherche dans la table souhaitée et associer les notices au panier.

330

331

[[image:1743418986451-355.png]]

332

333

=== Visualiser un autre panier ===

334

335

Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à visualiser.

336

337

[[image:1743419106299-831.png]]

338

339

Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste.

340

341

[[image:1743419211376-195.png]]

342

343

=== Partager le panier ===

344

345

Par défaut, le panier est privé mais il est possible de le partager avec les utilisateurs de Flora.

346

347

Il existe plusieurs modes de partage :

348

349

* [[image:1743419448593-259.png]]

350

351

* **Public/lecture seule :** le contenu de ce panier est accessible en visualisation. Plusieurs boutons ne sont pas proposés dans la barre d'outils de la liste car l’interaction avec la notice est minime. De la même façon, ce panier n'est pas proposé dans la liste des paniers disponibles lors de l'ajout au panier.

352

* [[image:1743419426933-756.png]]

353

* **Public/écriture :** tous les utilisateurs ayant accès à la gestion de paniers multiples peuvent exploiter le contenu de ce panier (ajouter ou retirer des notices).

354

* [[image:1743419403690-141.png]]

355

356

* ** Privé : **le contenu de ce panier est uniquement accessible et consultable par son propriétaire.

357

358

[[image:1743419344133-734.png]]

359

360

Si le paniers n'est plus utilisé, il est conseillé de le passer en privé, afin d’éviter un trop grand nombre de paniers communs. Cela évite la surcharge de paniers.

361

362

=== Retirer une notice du panier ===

363

364

Sélectionner un élément du panier (en cliquant sur le carré, il devient bleu) puis appuyer sur l'icône [[image:1743419810047-472.png]]

en haut à gauche.

[[image:1743419866318-392.png]]

369

370

Un message de confirmation apparait :

371

372

* Appuyer sur OUI pour retirer la notice du panier.

373

* Appuyer sur NON pour annuler l'opération.

374

375

[[image:1743419893476-901.png]]

376

377

=== Basculer en mode liste de résultats ===

378

379

L'icône [[image:1743421475057-128.png]]

380

381

permet de basculer le panier entier en liste de résultats. Il est alors possible de :

382

383

* verser les notices dans un autre panier

384

* modifier par lot les notices

385

* exporter les notices (modèles de publication, exports tabulés paramétrables, etc.)

386

387

__Exemple pour la table des biens __:

388

389

[[image:1743421160196-361.png]]

390

391

[[image:1743421597110-856.png]]

392

393

==== Verser les notices d'un panier dans un autre panier ====

394

395

__Exemple__ : verser un panier B dans un panier A.

396

397

Se positionner dans l'espace de travail Décrire, menu Mes Recherches, sous-menu Paniers. Sélectionner le panier B pour l'ouvrir.

398

399

Cliquer sur [[image:1743420456481-961.png]]

400

401

pour basculer sur une liste de résultats.

402

403

[[image:1743421160196-361.png]]

404

405

Une nouvelle fenêtre apparait.

406

407

Sélectionner les notices à ajouter au panier A, cliquer sur l'icône [[image:1743431209599-126.png]]

408

409

et choisir le panier A dans le menu déroulant. Cliquer sur valider pour confirmer l'ajout au panier.

410

411

[[image:1743421271053-332.png]]

412

413

Les éléments ont été versés dans le panier A :

414

415

[[image:1743421319715-726.png]]

416

417

ATTENTION : **le panier B n'est pas supprimé**, il existe toujours avec toutes ces notices. Ces dernières ont seulement été ajoutées dans le panier A.

418

419

=== Exporter les notices du panier ===

420

421

Pour exporter les notices du panier cliquer sur l'icône [[image:1743421877210-190.png]]

.

Cette fonctionnalité permet d'exporter les notices via l'édition de modèles de publication ou d'exports tabulés paramétrables.

426

427

[[image:1743423249547-256.png]]

428

429

__Exemple avec les modèles de publication __:

430

431

[[image:1743431678895-969.png]]

432

433

=== Visualiser une sélection de notices via le panier ===

434

435

Pour visualiser les notices du paniers, sélectionner les notices et cliquer sur l'icône [[image:1743421939070-209.png]]

.

[[image:1743423198947-590.png]]

440

441

Résultat : il est possible de consulter les données de chaque notice à la suite.

442

443

[[image:1743431599022-522.png]]

444

445

=== Relocaliser en lot les notices du panier ===

446

447

Cette fonctionnalité est disponible pour les biens, les matériels et les colis.

448

449

Pour relocaliser en lot des notices depuis un panier, cliquer sur l'icône [[image:1743422085707-153.png]]

.

[[image:1743423289883-582.png]]

454

455

Pour en savoir plus sur la relocalisation dans Flora, cliquer **[[ici>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/]]**.

456

457

=== Exporter les notices vers Horus Condition Report ===

458

459

Attention : cette fonctionnalité est disponible pour les clients ayant acquis la licence Horus Condition Report.

460

461

Horus Condition Report n'appartient pas à Flora. Pour plus d'information sur son utilisation, consulter **[[le site internet de l'application>>url:https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]**.

462

463

Pour mettre à jour les constats d'état des notices de biens, il est possible d'utiliser l'application Horus Condition Report.

Pour cela :

* créer un panier,

* associer des notices au panier,

469

* sélectionner les notices à exporter,

470

* cliquer sur l'icône [[image:1743422255914-176.png]]

* .

Un formulaire apparait. Remplir les informations demandées et cliquer sur OUI.

475

476

Un fichier ZIP se télécharge dans les téléchargements de l'ordinateur.

477

478

[[image:1743422611194-503.png]]

479

480

Pour en savoir plus sur les exports et imports Horus dans Flora, consulter le mode opératoire en cliquant [[**ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/Horus/]].

481

482

=== Exporter les notices vers POP ou Europeana ===

483

484

Pour exporter les notices de biens vers Joconde ou Europeana, sélectionner les notices et cliquer sur cette icône [[image:1743422370614-738.png]]

.

[[image:1743431974668-461.png]]

489

490

Pour en savoir plus sur les exports POP, consulter le mode opératoire complet en cliquant[[** ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/]].

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

497

**Sommaire**