Utiliser le menu mes recherches

Accessibles dans toutes les tables et depuis le menu **Mes recherches**, ces outils vous aident à **structurer vos méthodes de travail**, **gagner en réactivité** et **collaborer plus efficacement** au sein de Flora.

16

17

Cette page vous guide pas à pas dans leur utilisation !

)))

(((

= Revenir à la dernière liste =

22

23

Depuis le menu **Mes recherches**, vous pouvez afficher la dernière liste consultée en cliquant sur le sous-menu **Dernière liste**.

24

25

[[Ex. Dernière liste consultée.>>image:1744019551155-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

26

27

28

= Gérer les requêtes et les alertes =

29

30

== Pourquoi les utiliser ? ==

31

32

Les **requêtes** et **alertes** permettent de rejouer automatiquement ou manuellement une recherche enregistrée.

33

34

* **Requête** : recherche enregistrée à relancer à la demande.

35

* **Alerte** : même principe, avec envoi automatique de mails selon une fréquence et une période définies.

36

37

(% class="box infomessage" %)

38

(((

39

Ces outils se mettent à jour dynamiquement : toute nouvelle notice correspondant aux critères s’ajoute automatiquement aux résultats.

40

)))

41

42

== Enregistrer une requête ==

43

44

1. Lancez une recherche (Ex. Toutes les notices saisies cette année).

45

1. Cliquez sur l’icône [[image:1744025549514-349.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="39" width="42"]].

46

1. Renseignez un nom et enregistrez en cliquant sur l'icône [[image:1750857592406-274.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="43"]].

47

1. Un message de confirmation apparaît.

48

49

[[Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.>>image:1744025376692-382.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

50

51

52

[[Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette. >>image:1744025664434-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

53

54

55

[[Ex. Dans la liste de résultats → libellé et enregistrement de la requête. >>image:1744025786465-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

56

57

58

[[Message de validation → requête sauvegardée. >>image:1744025836237-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

59

60

61

== Enregistrer une alerte ==

62

63

1. Lancez une recherche.

64

1. Cliquez sur [[image:1744025549514-349.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="38"]], puis sur l’icône [[image:1750857625495-218.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="39"]].

65

1. Complétez les champs requis (nom, fréquence, durée).

66

1. Enregistrez.

67

68

(% class="box warningmessage" %)

69

(((

70

Attention : le champ** email** doit être renseigné dans la fiche utilisateur.

71

)))

72

73

[[Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.>>image:1744025376692-382.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

74

75

76

[[Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette puis sur l'icône alerte.>>image:1750857397857-730.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

77

78

79

Une nouvelle page s'affiche : remplir au minimum le nom, la périodicité et la fréquence. Cliquer sur enregistrer.

80

81

[[Ex. Saisie des champs requis et enregistrement de l'alerte.>>image:1744026675279-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

82

83

84

== Où retrouver les requêtes et les alertes ? ==

85

86

Menu **Mes recherches > Requêtes. **

87

88

[[Différenciation des requêtes et des alertes dans le menu **Mes recherches**. >>image:1744027779269-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

89

90

91

Pour chaque requête ou alerte, il est possible de :

92

93

(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:115px" %)**Icône**|(% style="text-align:center; width:124px" %)**Action**|(% style="text-align:center; width:640px" %)**Visualisation de l'action **

94

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027524393-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="55" width="50"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Modifier les critères de recherches|(% style="width:640px" %)(((

95

[[Ex. Modification des critères de recherche d'une requête. >>image:1744027928999-213.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

96

)))

97

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027536898-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Renommer |(% style="width:640px" %)(((

98

[[Ex. Modification du nom de la requête>>image:1744027898783-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

99

)))

100

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027549495-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="46" width="38"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Supprimer |(% style="width:640px" %)(((

101

[[Ex. Message de confirmation avant suppression de la requête. >>image:1744027987664-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

102

)))

103

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027563582-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Rejouer manuellement|(% style="width:640px" %)(((

104

[[Ex. Requête rejouée → renvoi vers la liste de résultats. >>image:1744027850601-473.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

= Utiliser l'historique =

123

124

Dans Mes recherches, sous-menu Historique permet quant à lui de visualiser les 20 dernières recherches réalisées sur Flora.

125

L’utilisateur peut lancer à loisir une de ces recherches.

126

127

[[image:1744028242998-563.png]]

128

129

En cliquant directement sur le chiffre/nombre associé à la recherche, elle se lance.

130

131

__Exemple__ : relancer la recherche 14.

132

133

[[image:1744028720208-814.png]]

Résultat :

[[image:1744028784196-821.png]]

138

139

Il est également possible de cumuler plusieurs recherches issues de la même table.

140

141

__Exemple __: combiner les recherches 17, 18 ou 8. Le résultat n'étant pas certain, il est conseillé d'utiliser un **OU**.

142

143

[[image:1744028461946-258.png]]

Résultat :

[[image:1744028548421-195.png]]

148

149

Attention, il n'est pas possible de combiner des recherches issues de différentes tables.

150

151

= Gérer des paniers =

152

153

Dans Flora, il est possible d'associer une sélection de notices à un panier.

154

155

Cette fonctionnalité est intéressante pour :

156

157

* préparer et gérer des évènements (prêts, expositions, restaurations),

158

* préparer des actions de médiation,

159

* préparer un récolement décennal,

160

* préparer et relocaliser un lot de notices.

161

162

== Créer un panier depuis une liste de résultats ==

163

164

Pour créer un panier, il faut préalablement effectuer une recherche :

165

166

__Exemple pour la table des biens __: rechercher tous les tableaux.

167

168

[[image:1743409828453-767.png]]

Résultat :

[[image:1743409880020-221.png]]

173

174

Pour créer un nouveau paniers :

175

176

* Sélectionner les notices à intégrer au panier

177

* Cliquer sur l'icône [[image:1743409944498-941.png]]

178

179

[[image:1743410014374-822.png]]

180

181

**Attention : il y a une limite de 2000 notices par panier.**

182

183

Une fenêtre s'ouvre : cliquer sur le [[image:1743410076521-922.png]]

184

185

pour créer un nouveau panier.

186

187

[[image:1743410067107-604.png]]

188

189

Une nouvelle fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.

190

191

Il est également possible :

192

193

* de typer les paniers

194

* d'ajouter une description du panier

195

196

Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

197

198

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.

199

200

[[image:1743410170960-408.png]]

201

202

Un message de confirmation apparait :

203

204

[[image:1743410465324-963.png]]

205

206

== Associer des notices à un panier existant ==

207

208

Le même mode opératoire est à suivre :

209

210

* Au préalable, effectuer une recherche.

211

* Dans la liste de résultats, sélectionner les notices à intégrer au panier et cliquer sur l'icône [[image:1743409944498-941.png]]

* .

[[image:1743410873092-947.png]]

Une fenêtre s'ouvre.

Il est possible :

* de filtrer par type de paniers,

222

* de sélectionner un panier parmi la liste déroulante.

223

224

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.

225

226

[[image:1743410976868-841.png]]

227

228

Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

229

230

[[image:1743411017898-353.png]]

231

232

Un message de confirmation apparait :

233

234

[[image:1743411158177-380.png]]

235

236

== Gérer le panier ==

237

238

Il est possible d'intervenir sur la panier, en se positionnant dans l'espace de travail Décrire et en cliquant sur le menu Mes Recherches, puis, sur le sous-menu Paniers.

239

240

**Par défaut, le dernier panier utilisé apparait.**

241

242

[[image:1743411235532-890.png]]

243

244

=== Supprimer le panier ===

245

246

Les paniers privés ou publics, ne peuvent être supprimés que par leur créateur.

247

248

Une fonctionnalité permet à l'administrateur fonctionnel de supprimer les paniers d'autres utilisateurs. Pour en savoir plus, cliquer **[[ici>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20suppression%20de%20paniers%20en%20acc%C3%A8s%20priv%C3%A9/]]**.

249

250

Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à supprimer.

251

252

[[image:1743411646455-148.png]]

253

254

Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste.

255

256

[[image:1743417338287-588.png]]

257

258

Pour supprimer le panier, cliquer sur l'icône [[image:1743411716172-438.png]]

259

260

, disponible dans la barre d'outils des paniers.

261

262

[[image:1743411756689-692.png]]

263

264

Un message de confirmation apparait :

265

266

* Cliquer sur OUI pour valider la suppression.

267

* Cliquer sur NON pour annuler la suppression.

268

269

[[image:1743411971041-603.png]]

270

271

**Il est fortement conseillé de nettoyer régulièrement ses paniers et de supprimer ceux qui ne sont plus utiles.**

272

273

=== Modifier le nom ou la description du panier ===

274

275

Il est possible de modifier les informations du panier. Pour cela, cliquer sur l'icône [[image:1743412139023-877.png]]

276

277

disponible dans la barre d'outils des paniers.

278

279

Une nouvelle fenêtre apparait. Il est possible de modifier :

280

281

* le nom du panier

282

* le type de panier (utiliser le champs type existant)

283

* la description du panier

284

285

Cliquer sur valider pour enregistrer les modifications.

286

287

__Exemple__ : ajout d'un description au panier.

288

289

[[image:1743412264472-927.png]]

290

291

[[image:1743419747774-966.png]]

292

293

=== Créer et gérer les types de paniers ===

294

295

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.

__Exemple__:

* Si l'utilisateur ne filtre pas sur un type de paniers, il se retrouve avec une longue liste de paniers :

300

301

[[image:1743417846989-759.png]]

302

303

* Si l'utilisateur filtre sur les paniers Expositions, il ne verra apparaitre que les paniers qui ont été typés pour Expositions :

304

305

[[image:1743417981868-688.png]]

306

307

**Attention : si le client n'a jamais créé de type de paniers dans Flora, la liste est inopérante. Pour utiliser cette fonctionnalité il faut créer un nouveau type de panier.**

308

309

Pour cela, **se positionner dans l'espace de travail Décrire, cliquer sur le menu Mes recherches, puis, sur le sous-menu Paniers. **Cliquer sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]

310

311

ou l'icône [[image:1743417516722-107.png]]

312

313

. Une fenêtre apparait : remplir le champ **Nouveau Type **et cliquer sur valider.

314

315

[[image:1743417641243-457.png]]

316

317

[[image:1743418117162-983.png]]

318

319

Le nouveau type a été créé :

320

321

[[image:1743417718122-519.png]]

322

323

Attention, en cas d'erreur, le client n'a pas la main sur les types de paniers. **Pour supprimer des types de paniers, il est conseillé de créer un ticket au support, pour en faire la demande.**

324

325

=== Créer un panier ===

326

327

Depuis le menu Mes recherches, sous-menu Paniers, il est également possible de créer des paniers en cliquant sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]

.

Une fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.

332

333

Il est également possible :

334

335

* de typer les paniers

336

* d'ajouter une description du panier

337

338

Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

339

340

[[image:1743418808364-541.png]]

341

342

Une fois le panier créé, il apparait vide. Pour l'alimenter, effectuer une recherche dans la table souhaitée et associer les notices au panier.

343

344

[[image:1743418986451-355.png]]

345

346

=== Visualiser un autre panier ===

347

348

Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à visualiser.

349

350

[[image:1743419106299-831.png]]

351

352

Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste.

353

354

[[image:1743419211376-195.png]]

355

356

=== Partager le panier ===

357

358

Par défaut, le panier est privé mais il est possible de le partager avec les utilisateurs de Flora.

359

360

Il existe plusieurs modes de partage :

361

362

* [[image:1743419448593-259.png]]

363

364

* **Public/lecture seule :** le contenu de ce panier est accessible en visualisation. Plusieurs boutons ne sont pas proposés dans la barre d'outils de la liste car l’interaction avec la notice est minime. De la même façon, ce panier n'est pas proposé dans la liste des paniers disponibles lors de l'ajout au panier.

365

* [[image:1743419426933-756.png]]

366

* **Public/écriture :** tous les utilisateurs ayant accès à la gestion de paniers multiples peuvent exploiter le contenu de ce panier (ajouter ou retirer des notices).

367

* [[image:1743419403690-141.png]]

368

369

* ** Privé : **le contenu de ce panier est uniquement accessible et consultable par son propriétaire.

370

371

[[image:1743419344133-734.png]]

372

373

Si le paniers n'est plus utilisé, il est conseillé de le passer en privé, afin d’éviter un trop grand nombre de paniers communs. Cela évite la surcharge de paniers.

374

375

=== Retirer une notice du panier ===

376

377

Sélectionner un élément du panier (en cliquant sur le carré, il devient bleu) puis appuyer sur l'icône [[image:1743419810047-472.png]]

en haut à gauche.

[[image:1743419866318-392.png]]

382

383

Un message de confirmation apparait :

384

385

* Appuyer sur OUI pour retirer la notice du panier.

386

* Appuyer sur NON pour annuler l'opération.

387

388

[[image:1743419893476-901.png]]

389

390

=== Basculer en mode liste de résultats ===

391

392

L'icône [[image:1743421475057-128.png]]

393

394

permet de basculer le panier entier en liste de résultats. Il est alors possible de :

395

396

* verser les notices dans un autre panier

397

* modifier par lot les notices

398

* exporter les notices (modèles de publication, exports tabulés paramétrables, etc.)

399

400

__Exemple pour la table des biens __:

401

402

[[image:1743421160196-361.png]]

403

404

[[image:1743421597110-856.png]]

405

406

==== Verser les notices d'un panier dans un autre panier ====

407

408

__Exemple__ : verser un panier B dans un panier A.

409

410

Se positionner dans l'espace de travail Décrire, menu Mes Recherches, sous-menu Paniers. Sélectionner le panier B pour l'ouvrir.

411

412

Cliquer sur [[image:1743420456481-961.png]]

413

414

pour basculer sur une liste de résultats.

415

416

[[image:1743421160196-361.png]]

417

418

Une nouvelle fenêtre apparait.

419

420

Sélectionner les notices à ajouter au panier A, cliquer sur l'icône [[image:1743431209599-126.png]]

421

422

et choisir le panier A dans le menu déroulant. Cliquer sur valider pour confirmer l'ajout au panier.

423

424

[[image:1743421271053-332.png]]

425

426

Les éléments ont été versés dans le panier A :

427

428

[[image:1743421319715-726.png]]

429

430

ATTENTION : **le panier B n'est pas supprimé**, il existe toujours avec toutes ces notices. Ces dernières ont seulement été ajoutées dans le panier A.

431

432

=== Exporter les notices du panier ===

433

434

Pour exporter les notices du panier cliquer sur l'icône [[image:1743421877210-190.png]]

.

Cette fonctionnalité permet d'exporter les notices via l'édition de modèles de publication ou d'exports tabulés paramétrables.

439

440

[[image:1743423249547-256.png]]

441

442

__Exemple avec les modèles de publication __:

443

444

[[image:1743431678895-969.png]]

445

446

=== Visualiser une sélection de notices via le panier ===

447

448

Pour visualiser les notices du paniers, sélectionner les notices et cliquer sur l'icône [[image:1743421939070-209.png]]

.

[[image:1743423198947-590.png]]

453

454

Résultat : il est possible de consulter les données de chaque notice à la suite.

455

456

[[image:1743431599022-522.png]]

457

458

=== Relocaliser en lot les notices du panier ===

459

460

Cette fonctionnalité est disponible pour les biens, les matériels et les colis.

461

462

Pour relocaliser en lot des notices depuis un panier, cliquer sur l'icône [[image:1743422085707-153.png]]

.

[[image:1743423289883-582.png]]

467

468

Pour en savoir plus sur la relocalisation dans Flora, cliquer **[[ici>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/]]**.

469

470

=== Exporter les notices vers Horus Condition Report ===

471

472

Attention : cette fonctionnalité est disponible pour les clients ayant acquis la licence Horus Condition Report.

473

474

Horus Condition Report n'appartient pas à Flora. Pour plus d'information sur son utilisation, consulter **[[le site internet de l'application>>url:https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]**.

475

476

Pour mettre à jour les constats d'état des notices de biens, il est possible d'utiliser l'application Horus Condition Report.

Pour cela :

* créer un panier,

* associer des notices au panier,

482

* sélectionner les notices à exporter,

483

* cliquer sur l'icône [[image:1743422255914-176.png]]

* .

Un formulaire apparait. Remplir les informations demandées et cliquer sur OUI.

488

489

Un fichier ZIP se télécharge dans les téléchargements de l'ordinateur.

490

491

[[image:1743422611194-503.png]]

492

493

Pour en savoir plus sur les exports et imports Horus dans Flora, consulter le mode opératoire en cliquant [[**ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/Horus/]].

494

495

=== Exporter les notices vers POP ou Europeana ===

496

497

Pour exporter les notices de biens vers Joconde ou Europeana, sélectionner les notices et cliquer sur cette icône [[image:1743422370614-738.png]]

.

[[image:1743431974668-461.png]]

502

503

Pour en savoir plus sur les exports POP, consulter le mode opératoire complet en cliquant[[** ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/]].

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

508

(% class="box" %)

509

(((

510

**Sommaire**