Utiliser le menu mes recherches

Accessibles dans toutes les tables et depuis le menu **Mes recherches**, ces outils vous aident à **structurer vos méthodes de travail**, **gagner en réactivité** et **collaborer plus efficacement** au sein de Flora.

16

17

Cette page vous guide pas à pas dans leur utilisation !

)))

(((

= Revenir à la dernière liste =

22

23

Depuis le menu **Mes recherches**, vous pouvez afficher la dernière liste consultée en cliquant sur le sous-menu **Dernière liste**.

24

25

[[Ex. Dernière liste consultée.>>image:1744019551155-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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27

28

= Gérer les requêtes et les alertes =

29

30

== Pourquoi les utiliser ? ==

31

32

Les **requêtes** et **alertes** permettent de rejouer automatiquement ou manuellement une recherche enregistrée.

33

34

* **Requête** : recherche enregistrée à relancer à la demande.

35

* **Alerte** : même principe, avec envoi automatique de mails selon une fréquence et une période définies.

36

37

(% class="box infomessage" %)

38

(((

39

Ces outils se mettent à jour dynamiquement : toute nouvelle notice correspondant aux critères s’ajoute automatiquement aux résultats.

40

)))

41

42

== Enregistrer une requête ==

43

44

1. Lancez une recherche (Ex. Toutes les notices saisies cette année).

45

1. Cliquez sur l’icône [[image:1744025549514-349.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="39" width="42"]].

46

1. Renseignez un nom et enregistrez en cliquant sur l'icône [[image:1750857592406-274.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="43"]].

47

1. Un message de confirmation apparaît.

48

49

[[Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.>>image:1744025376692-382.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

50

51

52

[[Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette. >>image:1744025664434-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

53

54

55

[[Ex. Dans la liste de résultats → libellé et enregistrement de la requête. >>image:1744025786465-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

56

57

58

[[Message de validation → requête sauvegardée. >>image:1744025836237-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

59

60

61

== Enregistrer une alerte ==

62

63

1. Lancez une recherche.

64

1. Cliquez sur [[image:1744025549514-349.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="38"]], puis sur l’icône [[image:1750857625495-218.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="39"]].

65

1. Complétez les champs requis (nom, fréquence, durée).

66

1. Enregistrez.

67

68

(% class="box warningmessage" %)

69

(((

70

Attention : le champ** email** doit être renseigné dans la fiche utilisateur.

71

)))

72

73

[[Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.>>image:1744025376692-382.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

74

75

76

[[Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette puis sur l'icône alerte.>>image:1750857397857-730.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

77

78

79

Une nouvelle page s'affiche : remplir au minimum le nom, la périodicité et la fréquence. Cliquer sur enregistrer.

80

81

[[Ex. Saisie des champs requis et enregistrement de l'alerte.>>image:1744026675279-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

82

83

84

== Retrouver les requêtes et les alertes ==

85

86

Menu **Mes recherches > Requêtes. **

87

88

Pour chaque requête ou alerte, il est possible de :

89

90

(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:115px" %)**Icône**|(% style="text-align:center; width:124px" %)**Action**|(% style="text-align:center; width:640px" %)**Visualisation de l'action **

91

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027524393-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="55" width="50"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Modifier les critères de recherches|(% style="width:640px" %)(((

92

[[Ex. Modification des critères de recherche d'une requête. >>image:1744027928999-213.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

93

)))

94

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027536898-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Renommer |(% style="width:640px" %)(((

95

[[Ex. Modification du nom de la requête>>image:1744027898783-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

96

)))

97

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027549495-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="46" width="38"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Supprimer |(% style="width:640px" %)(((

98

[[Ex. Message de confirmation avant suppression de la requête. >>image:1744027987664-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

99

)))

100

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027563582-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Rejouer manuellement|(% style="width:640px" %)(((

101

[[Ex. Requête rejouée → renvoi vers la liste de résultats. >>image:1744027850601-473.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

102

)))

103

104

[[image:1744027479920-905.png]]

=== Différencier les requêtes des alertes ===

120

121

[[image:1744027779269-362.png]]

122

123

= Utiliser l'historique =

124

125

Dans Mes recherches, sous-menu Historique permet quant à lui de visualiser les 20 dernières recherches réalisées sur Flora.

126

L’utilisateur peut lancer à loisir une de ces recherches.

127

128

[[image:1744028242998-563.png]]

129

130

En cliquant directement sur le chiffre/nombre associé à la recherche, elle se lance.

131

132

__Exemple__ : relancer la recherche 14.

133

134

[[image:1744028720208-814.png]]

Résultat :

[[image:1744028784196-821.png]]

139

140

Il est également possible de cumuler plusieurs recherches issues de la même table.

141

142

__Exemple __: combiner les recherches 17, 18 ou 8. Le résultat n'étant pas certain, il est conseillé d'utiliser un **OU**.

143

144

[[image:1744028461946-258.png]]

Résultat :

[[image:1744028548421-195.png]]

149

150

Attention, il n'est pas possible de combiner des recherches issues de différentes tables.

151

152

= Gérer des paniers =

153

154

Dans Flora, il est possible d'associer une sélection de notices à un panier.

155

156

Cette fonctionnalité est intéressante pour :

157

158

* préparer et gérer des évènements (prêts, expositions, restaurations),

159

* préparer des actions de médiation,

160

* préparer un récolement décennal,

161

* préparer et relocaliser un lot de notices.

162

163

== Créer un panier depuis une liste de résultats ==

164

165

Pour créer un panier, il faut préalablement effectuer une recherche :

166

167

__Exemple pour la table des biens __: rechercher tous les tableaux.

168

169

[[image:1743409828453-767.png]]

Résultat :

[[image:1743409880020-221.png]]

174

175

Pour créer un nouveau paniers :

176

177

* Sélectionner les notices à intégrer au panier

178

* Cliquer sur l'icône [[image:1743409944498-941.png]]

179

180

[[image:1743410014374-822.png]]

181

182

**Attention : il y a une limite de 2000 notices par panier.**

183

184

Une fenêtre s'ouvre : cliquer sur le [[image:1743410076521-922.png]]

185

186

pour créer un nouveau panier.

187

188

[[image:1743410067107-604.png]]

189

190

Une nouvelle fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.

191

192

Il est également possible :

193

194

* de typer les paniers

195

* d'ajouter une description du panier

196

197

Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

198

199

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.

200

201

[[image:1743410170960-408.png]]

202

203

Un message de confirmation apparait :

204

205

[[image:1743410465324-963.png]]

206

207

== Associer des notices à un panier existant ==

208

209

Le même mode opératoire est à suivre :

210

211

* Au préalable, effectuer une recherche.

212

* Dans la liste de résultats, sélectionner les notices à intégrer au panier et cliquer sur l'icône [[image:1743409944498-941.png]]

* .

[[image:1743410873092-947.png]]

Une fenêtre s'ouvre.

Il est possible :

* de filtrer par type de paniers,

223

* de sélectionner un panier parmi la liste déroulante.

224

225

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.

226

227

[[image:1743410976868-841.png]]

228

229

Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

230

231

[[image:1743411017898-353.png]]

232

233

Un message de confirmation apparait :

234

235

[[image:1743411158177-380.png]]

236

237

== Gérer le panier ==

238

239

Il est possible d'intervenir sur la panier, en se positionnant dans l'espace de travail Décrire et en cliquant sur le menu Mes Recherches, puis, sur le sous-menu Paniers.

240

241

**Par défaut, le dernier panier utilisé apparait.**

242

243

[[image:1743411235532-890.png]]

244

245

=== Supprimer le panier ===

246

247

Les paniers privés ou publics, ne peuvent être supprimés que par leur créateur.

248

249

Une fonctionnalité permet à l'administrateur fonctionnel de supprimer les paniers d'autres utilisateurs. Pour en savoir plus, cliquer **[[ici>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20suppression%20de%20paniers%20en%20acc%C3%A8s%20priv%C3%A9/]]**.

250

251

Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à supprimer.

252

253

[[image:1743411646455-148.png]]

254

255

Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste.

256

257

[[image:1743417338287-588.png]]

258

259

Pour supprimer le panier, cliquer sur l'icône [[image:1743411716172-438.png]]

260

261

, disponible dans la barre d'outils des paniers.

262

263

[[image:1743411756689-692.png]]

264

265

Un message de confirmation apparait :

266

267

* Cliquer sur OUI pour valider la suppression.

268

* Cliquer sur NON pour annuler la suppression.

269

270

[[image:1743411971041-603.png]]

271

272

**Il est fortement conseillé de nettoyer régulièrement ses paniers et de supprimer ceux qui ne sont plus utiles.**

273

274

=== Modifier le nom ou la description du panier ===

275

276

Il est possible de modifier les informations du panier. Pour cela, cliquer sur l'icône [[image:1743412139023-877.png]]

277

278

disponible dans la barre d'outils des paniers.

279

280

Une nouvelle fenêtre apparait. Il est possible de modifier :

281

282

* le nom du panier

283

* le type de panier (utiliser le champs type existant)

284

* la description du panier

285

286

Cliquer sur valider pour enregistrer les modifications.

287

288

__Exemple__ : ajout d'un description au panier.

289

290

[[image:1743412264472-927.png]]

291

292

[[image:1743419747774-966.png]]

293

294

=== Créer et gérer les types de paniers ===

295

296

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.

__Exemple__:

* Si l'utilisateur ne filtre pas sur un type de paniers, il se retrouve avec une longue liste de paniers :

301

302

[[image:1743417846989-759.png]]

303

304

* Si l'utilisateur filtre sur les paniers Expositions, il ne verra apparaitre que les paniers qui ont été typés pour Expositions :

305

306

[[image:1743417981868-688.png]]

307

308

**Attention : si le client n'a jamais créé de type de paniers dans Flora, la liste est inopérante. Pour utiliser cette fonctionnalité il faut créer un nouveau type de panier.**

309

310

Pour cela, **se positionner dans l'espace de travail Décrire, cliquer sur le menu Mes recherches, puis, sur le sous-menu Paniers. **Cliquer sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]

311

312

ou l'icône [[image:1743417516722-107.png]]

313

314

. Une fenêtre apparait : remplir le champ **Nouveau Type **et cliquer sur valider.

315

316

[[image:1743417641243-457.png]]

317

318

[[image:1743418117162-983.png]]

319

320

Le nouveau type a été créé :

321

322

[[image:1743417718122-519.png]]

323

324

Attention, en cas d'erreur, le client n'a pas la main sur les types de paniers. **Pour supprimer des types de paniers, il est conseillé de créer un ticket au support, pour en faire la demande.**

325

326

=== Créer un panier ===

327

328

Depuis le menu Mes recherches, sous-menu Paniers, il est également possible de créer des paniers en cliquant sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]

.

Une fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.

333

334

Il est également possible :

335

336

* de typer les paniers

337

* d'ajouter une description du panier

338

339

Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

340

341

[[image:1743418808364-541.png]]

342

343

Une fois le panier créé, il apparait vide. Pour l'alimenter, effectuer une recherche dans la table souhaitée et associer les notices au panier.

344

345

[[image:1743418986451-355.png]]

346

347

=== Visualiser un autre panier ===

348

349

Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à visualiser.

350

351

[[image:1743419106299-831.png]]

352

353

Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste.

354

355

[[image:1743419211376-195.png]]

356

357

=== Partager le panier ===

358

359

Par défaut, le panier est privé mais il est possible de le partager avec les utilisateurs de Flora.

360

361

Il existe plusieurs modes de partage :

362

363

* [[image:1743419448593-259.png]]

364

365

* **Public/lecture seule :** le contenu de ce panier est accessible en visualisation. Plusieurs boutons ne sont pas proposés dans la barre d'outils de la liste car l’interaction avec la notice est minime. De la même façon, ce panier n'est pas proposé dans la liste des paniers disponibles lors de l'ajout au panier.

366

* [[image:1743419426933-756.png]]

367

* **Public/écriture :** tous les utilisateurs ayant accès à la gestion de paniers multiples peuvent exploiter le contenu de ce panier (ajouter ou retirer des notices).

368

* [[image:1743419403690-141.png]]

369

370

* ** Privé : **le contenu de ce panier est uniquement accessible et consultable par son propriétaire.

371

372

[[image:1743419344133-734.png]]

373

374

Si le paniers n'est plus utilisé, il est conseillé de le passer en privé, afin d’éviter un trop grand nombre de paniers communs. Cela évite la surcharge de paniers.

375

376

=== Retirer une notice du panier ===

377

378

Sélectionner un élément du panier (en cliquant sur le carré, il devient bleu) puis appuyer sur l'icône [[image:1743419810047-472.png]]

en haut à gauche.

[[image:1743419866318-392.png]]

383

384

Un message de confirmation apparait :

385

386

* Appuyer sur OUI pour retirer la notice du panier.

387

* Appuyer sur NON pour annuler l'opération.

388

389

[[image:1743419893476-901.png]]

390

391

=== Basculer en mode liste de résultats ===

392

393

L'icône [[image:1743421475057-128.png]]

394

395

permet de basculer le panier entier en liste de résultats. Il est alors possible de :

396

397

* verser les notices dans un autre panier

398

* modifier par lot les notices

399

* exporter les notices (modèles de publication, exports tabulés paramétrables, etc.)

400

401

__Exemple pour la table des biens __:

402

403

[[image:1743421160196-361.png]]

404

405

[[image:1743421597110-856.png]]

406

407

==== Verser les notices d'un panier dans un autre panier ====

408

409

__Exemple__ : verser un panier B dans un panier A.

410

411

Se positionner dans l'espace de travail Décrire, menu Mes Recherches, sous-menu Paniers. Sélectionner le panier B pour l'ouvrir.

412

413

Cliquer sur [[image:1743420456481-961.png]]

414

415

pour basculer sur une liste de résultats.

416

417

[[image:1743421160196-361.png]]

418

419

Une nouvelle fenêtre apparait.

420

421

Sélectionner les notices à ajouter au panier A, cliquer sur l'icône [[image:1743431209599-126.png]]

422

423

et choisir le panier A dans le menu déroulant. Cliquer sur valider pour confirmer l'ajout au panier.

424

425

[[image:1743421271053-332.png]]

426

427

Les éléments ont été versés dans le panier A :

428

429

[[image:1743421319715-726.png]]

430

431

ATTENTION : **le panier B n'est pas supprimé**, il existe toujours avec toutes ces notices. Ces dernières ont seulement été ajoutées dans le panier A.

432

433

=== Exporter les notices du panier ===

434

435

Pour exporter les notices du panier cliquer sur l'icône [[image:1743421877210-190.png]]

.

Cette fonctionnalité permet d'exporter les notices via l'édition de modèles de publication ou d'exports tabulés paramétrables.

440

441

[[image:1743423249547-256.png]]

442

443

__Exemple avec les modèles de publication __:

444

445

[[image:1743431678895-969.png]]

446

447

=== Visualiser une sélection de notices via le panier ===

448

449

Pour visualiser les notices du paniers, sélectionner les notices et cliquer sur l'icône [[image:1743421939070-209.png]]

.

[[image:1743423198947-590.png]]

454

455

Résultat : il est possible de consulter les données de chaque notice à la suite.

456

457

[[image:1743431599022-522.png]]

458

459

=== Relocaliser en lot les notices du panier ===

460

461

Cette fonctionnalité est disponible pour les biens, les matériels et les colis.

462

463

Pour relocaliser en lot des notices depuis un panier, cliquer sur l'icône [[image:1743422085707-153.png]]

.

[[image:1743423289883-582.png]]

468

469

Pour en savoir plus sur la relocalisation dans Flora, cliquer **[[ici>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/]]**.

470

471

=== Exporter les notices vers Horus Condition Report ===

472

473

Attention : cette fonctionnalité est disponible pour les clients ayant acquis la licence Horus Condition Report.

474

475

Horus Condition Report n'appartient pas à Flora. Pour plus d'information sur son utilisation, consulter **[[le site internet de l'application>>url:https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]**.

476

477

Pour mettre à jour les constats d'état des notices de biens, il est possible d'utiliser l'application Horus Condition Report.

Pour cela :

* créer un panier,

* associer des notices au panier,

483

* sélectionner les notices à exporter,

484

* cliquer sur l'icône [[image:1743422255914-176.png]]

* .

Un formulaire apparait. Remplir les informations demandées et cliquer sur OUI.

489

490

Un fichier ZIP se télécharge dans les téléchargements de l'ordinateur.

491

492

[[image:1743422611194-503.png]]

493

494

Pour en savoir plus sur les exports et imports Horus dans Flora, consulter le mode opératoire en cliquant [[**ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/Horus/]].

495

496

=== Exporter les notices vers POP ou Europeana ===

497

498

Pour exporter les notices de biens vers Joconde ou Europeana, sélectionner les notices et cliquer sur cette icône [[image:1743422370614-738.png]]

.

[[image:1743431974668-461.png]]

503

504

Pour en savoir plus sur les exports POP, consulter le mode opératoire complet en cliquant[[** ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/]].

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

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**Sommaire**