Utiliser le menu mes recherches

Accessibles dans toutes les tables et depuis le menu **Mes recherches**, ces outils vous aident à **structurer vos méthodes de travail**, **gagner en réactivité** et **collaborer plus efficacement** au sein de Flora.

16

17

Cette page vous guide pas à pas dans leur utilisation !

)))

(((

= Revenir à la dernière liste =

22

23

Depuis le menu **Mes recherches**, vous pouvez afficher la dernière liste consultée en cliquant sur le sous-menu **Dernière liste**.

24

25

[[Ex. Dernière liste consultée.>>image:1744019551155-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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27

28

= Gérer les requêtes et les alertes =

29

30

== Pourquoi les utiliser ? ==

31

32

Les **requêtes** et **alertes** permettent de rejouer automatiquement ou manuellement une recherche enregistrée.

33

34

* **Requête** : recherche enregistrée à relancer à la demande.

35

* **Alerte** : même principe, avec envoi automatique de mails selon une fréquence et une période définies.

36

37

(% class="box infomessage" %)

38

(((

39

Ces outils se mettent à jour dynamiquement : toute nouvelle notice correspondant aux critères s’ajoute automatiquement aux résultats.

40

)))

41

42

== Enregistrer une requête ==

43

44

1. Lancez une recherche (Ex. Toutes les notices saisies cette année).

45

1. Cliquez sur l’icône [[image:1744025549514-349.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="39" width="42"]].

46

1. Renseignez un nom et enregistrez en cliquant sur l'icône [[image:1750857592406-274.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="43"]].

47

1. Un message de confirmation apparaît.

48

49

[[Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.>>image:1744025376692-382.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

50

51

52

[[Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette. >>image:1744025664434-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

53

54

55

[[Ex. Dans la liste de résultats → libellé et enregistrement de la requête. >>image:1744025786465-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

56

57

58

[[Message de validation → requête sauvegardée. >>image:1744025836237-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

59

60

61

== Enregistrer une alerte ==

62

63

1. Lancez une recherche.

64

1. Cliquez sur [[image:1744025549514-349.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="38"]], puis sur l’icône [[image:1750857625495-218.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="39"]].

65

1. Complétez les champs requis (nom, fréquence, durée).

66

1. Enregistrez.

67

68

(% class="box warningmessage" %)

69

(((

70

Attention : le champ** email** doit être renseigné dans la fiche utilisateur.

71

)))

72

73

[[Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.>>image:1744025376692-382.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

74

75

76

[[Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette puis sur l'icône alerte.>>image:1750857397857-730.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

77

78

79

Une nouvelle page s'affiche : remplir au minimum le nom, la périodicité et la fréquence. Cliquer sur enregistrer.

80

81

[[Ex. Saisie des champs requis et enregistrement de l'alerte.>>image:1744026675279-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

82

83

84

== Retrouver les requêtes et les alertes ==

85

86

Menu **Mes recherches > Requêtes. **

87

88

Pour chaque requête ou alerte, il est possible de :

89

90

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027524393-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="55" width="50"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Modifier les critères de recherches|(% style="width:640px" %)[[image:1744027928999-213.png]]

91

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027536898-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Renommer |(% style="width:640px" %)[[image:1744027898783-912.png]]

92

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027549495-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="46" width="38"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Supprimer |(% style="width:640px" %)[[image:1744027987664-489.png]]

93

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027563582-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Rejouer|(% style="width:640px" %)[[image:1744027850601-473.png]]

94

95

[[image:1744027479920-905.png]]

96

97

Devant chaque requête sont affichées les fonctionnalités suivantes :

98

99

[[image:1744027524393-442.png]]

100

101

Modifier les critères de recherche de la requête.

102

103

[[image:1744027928999-213.png]]

104

105

[[image:1744027536898-318.png]]

Renommer la requête.

[[image:1744027898783-912.png]]

110

111

[[image:1744027549495-433.png]] Supprimer la requête. En cliquant sur la fonctionnalité [[image:1744027549495-433.png]]

112

113

, un message de confirmation apparait. Cliquer sur OK pour supprimer la requête. Cliquer sur Annuler pour annuler la suppression.

114

115

[[image:1744027987664-489.png]]

116

117

[[image:1744027563582-766.png]] Lancer la requête manuellement. En cliquant sur l'icône [[image:1744027563582-766.png]]

118

119

, lance la recherche et renvoi l'utilisateur sur la liste de résultat correspondante :

120

121

[[image:1744027850601-473.png]]

122

123

=== Différencier les requêtes des alertes ===

124

125

[[image:1744027779269-362.png]]

126

127

= Utiliser l'historique =

128

129

Dans Mes recherches, sous-menu Historique permet quant à lui de visualiser les 20 dernières recherches réalisées sur Flora.

130

L’utilisateur peut lancer à loisir une de ces recherches.

131

132

[[image:1744028242998-563.png]]

133

134

En cliquant directement sur le chiffre/nombre associé à la recherche, elle se lance.

135

136

__Exemple__ : relancer la recherche 14.

137

138

[[image:1744028720208-814.png]]

Résultat :

[[image:1744028784196-821.png]]

143

144

Il est également possible de cumuler plusieurs recherches issues de la même table.

145

146

__Exemple __: combiner les recherches 17, 18 ou 8. Le résultat n'étant pas certain, il est conseillé d'utiliser un **OU**.

147

148

[[image:1744028461946-258.png]]

Résultat :

[[image:1744028548421-195.png]]

153

154

Attention, il n'est pas possible de combiner des recherches issues de différentes tables.

155

156

= Gérer des paniers =

157

158

Dans Flora, il est possible d'associer une sélection de notices à un panier.

159

160

Cette fonctionnalité est intéressante pour :

161

162

* préparer et gérer des évènements (prêts, expositions, restaurations),

163

* préparer des actions de médiation,

164

* préparer un récolement décennal,

165

* préparer et relocaliser un lot de notices.

166

167

== Créer un panier depuis une liste de résultats ==

168

169

Pour créer un panier, il faut préalablement effectuer une recherche :

170

171

__Exemple pour la table des biens __: rechercher tous les tableaux.

172

173

[[image:1743409828453-767.png]]

Résultat :

[[image:1743409880020-221.png]]

178

179

Pour créer un nouveau paniers :

180

181

* Sélectionner les notices à intégrer au panier

182

* Cliquer sur l'icône [[image:1743409944498-941.png]]

183

184

[[image:1743410014374-822.png]]

185

186

**Attention : il y a une limite de 2000 notices par panier.**

187

188

Une fenêtre s'ouvre : cliquer sur le [[image:1743410076521-922.png]]

189

190

pour créer un nouveau panier.

191

192

[[image:1743410067107-604.png]]

193

194

Une nouvelle fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.

195

196

Il est également possible :

197

198

* de typer les paniers

199

* d'ajouter une description du panier

200

201

Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

202

203

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.

204

205

[[image:1743410170960-408.png]]

206

207

Un message de confirmation apparait :

208

209

[[image:1743410465324-963.png]]

210

211

== Associer des notices à un panier existant ==

212

213

Le même mode opératoire est à suivre :

214

215

* Au préalable, effectuer une recherche.

216

* Dans la liste de résultats, sélectionner les notices à intégrer au panier et cliquer sur l'icône [[image:1743409944498-941.png]]

* .

[[image:1743410873092-947.png]]

Une fenêtre s'ouvre.

Il est possible :

* de filtrer par type de paniers,

227

* de sélectionner un panier parmi la liste déroulante.

228

229

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.

230

231

[[image:1743410976868-841.png]]

232

233

Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

234

235

[[image:1743411017898-353.png]]

236

237

Un message de confirmation apparait :

238

239

[[image:1743411158177-380.png]]

240

241

== Gérer le panier ==

242

243

Il est possible d'intervenir sur la panier, en se positionnant dans l'espace de travail Décrire et en cliquant sur le menu Mes Recherches, puis, sur le sous-menu Paniers.

244

245

**Par défaut, le dernier panier utilisé apparait.**

246

247

[[image:1743411235532-890.png]]

248

249

=== Supprimer le panier ===

250

251

Les paniers privés ou publics, ne peuvent être supprimés que par leur créateur.

252

253

Une fonctionnalité permet à l'administrateur fonctionnel de supprimer les paniers d'autres utilisateurs. Pour en savoir plus, cliquer **[[ici>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20suppression%20de%20paniers%20en%20acc%C3%A8s%20priv%C3%A9/]]**.

254

255

Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à supprimer.

256

257

[[image:1743411646455-148.png]]

258

259

Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste.

260

261

[[image:1743417338287-588.png]]

262

263

Pour supprimer le panier, cliquer sur l'icône [[image:1743411716172-438.png]]

264

265

, disponible dans la barre d'outils des paniers.

266

267

[[image:1743411756689-692.png]]

268

269

Un message de confirmation apparait :

270

271

* Cliquer sur OUI pour valider la suppression.

272

* Cliquer sur NON pour annuler la suppression.

273

274

[[image:1743411971041-603.png]]

275

276

**Il est fortement conseillé de nettoyer régulièrement ses paniers et de supprimer ceux qui ne sont plus utiles.**

277

278

=== Modifier le nom ou la description du panier ===

279

280

Il est possible de modifier les informations du panier. Pour cela, cliquer sur l'icône [[image:1743412139023-877.png]]

281

282

disponible dans la barre d'outils des paniers.

283

284

Une nouvelle fenêtre apparait. Il est possible de modifier :

285

286

* le nom du panier

287

* le type de panier (utiliser le champs type existant)

288

* la description du panier

289

290

Cliquer sur valider pour enregistrer les modifications.

291

292

__Exemple__ : ajout d'un description au panier.

293

294

[[image:1743412264472-927.png]]

295

296

[[image:1743419747774-966.png]]

297

298

=== Créer et gérer les types de paniers ===

299

300

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.

__Exemple__:

* Si l'utilisateur ne filtre pas sur un type de paniers, il se retrouve avec une longue liste de paniers :

305

306

[[image:1743417846989-759.png]]

307

308

* Si l'utilisateur filtre sur les paniers Expositions, il ne verra apparaitre que les paniers qui ont été typés pour Expositions :

309

310

[[image:1743417981868-688.png]]

311

312

**Attention : si le client n'a jamais créé de type de paniers dans Flora, la liste est inopérante. Pour utiliser cette fonctionnalité il faut créer un nouveau type de panier.**

313

314

Pour cela, **se positionner dans l'espace de travail Décrire, cliquer sur le menu Mes recherches, puis, sur le sous-menu Paniers. **Cliquer sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]

315

316

ou l'icône [[image:1743417516722-107.png]]

317

318

. Une fenêtre apparait : remplir le champ **Nouveau Type **et cliquer sur valider.

319

320

[[image:1743417641243-457.png]]

321

322

[[image:1743418117162-983.png]]

323

324

Le nouveau type a été créé :

325

326

[[image:1743417718122-519.png]]

327

328

Attention, en cas d'erreur, le client n'a pas la main sur les types de paniers. **Pour supprimer des types de paniers, il est conseillé de créer un ticket au support, pour en faire la demande.**

329

330

=== Créer un panier ===

331

332

Depuis le menu Mes recherches, sous-menu Paniers, il est également possible de créer des paniers en cliquant sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]

.

Une fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.

337

338

Il est également possible :

339

340

* de typer les paniers

341

* d'ajouter une description du panier

342

343

Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

344

345

[[image:1743418808364-541.png]]

346

347

Une fois le panier créé, il apparait vide. Pour l'alimenter, effectuer une recherche dans la table souhaitée et associer les notices au panier.

348

349

[[image:1743418986451-355.png]]

350

351

=== Visualiser un autre panier ===

352

353

Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à visualiser.

354

355

[[image:1743419106299-831.png]]

356

357

Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste.

358

359

[[image:1743419211376-195.png]]

360

361

=== Partager le panier ===

362

363

Par défaut, le panier est privé mais il est possible de le partager avec les utilisateurs de Flora.

364

365

Il existe plusieurs modes de partage :

366

367

* [[image:1743419448593-259.png]]

368

369

* **Public/lecture seule :** le contenu de ce panier est accessible en visualisation. Plusieurs boutons ne sont pas proposés dans la barre d'outils de la liste car l’interaction avec la notice est minime. De la même façon, ce panier n'est pas proposé dans la liste des paniers disponibles lors de l'ajout au panier.

370

* [[image:1743419426933-756.png]]

371

* **Public/écriture :** tous les utilisateurs ayant accès à la gestion de paniers multiples peuvent exploiter le contenu de ce panier (ajouter ou retirer des notices).

372

* [[image:1743419403690-141.png]]

373

374

* ** Privé : **le contenu de ce panier est uniquement accessible et consultable par son propriétaire.

375

376

[[image:1743419344133-734.png]]

377

378

Si le paniers n'est plus utilisé, il est conseillé de le passer en privé, afin d’éviter un trop grand nombre de paniers communs. Cela évite la surcharge de paniers.

379

380

=== Retirer une notice du panier ===

381

382

Sélectionner un élément du panier (en cliquant sur le carré, il devient bleu) puis appuyer sur l'icône [[image:1743419810047-472.png]]

en haut à gauche.

[[image:1743419866318-392.png]]

387

388

Un message de confirmation apparait :

389

390

* Appuyer sur OUI pour retirer la notice du panier.

391

* Appuyer sur NON pour annuler l'opération.

392

393

[[image:1743419893476-901.png]]

394

395

=== Basculer en mode liste de résultats ===

396

397

L'icône [[image:1743421475057-128.png]]

398

399

permet de basculer le panier entier en liste de résultats. Il est alors possible de :

400

401

* verser les notices dans un autre panier

402

* modifier par lot les notices

403

* exporter les notices (modèles de publication, exports tabulés paramétrables, etc.)

404

405

__Exemple pour la table des biens __:

406

407

[[image:1743421160196-361.png]]

408

409

[[image:1743421597110-856.png]]

410

411

==== Verser les notices d'un panier dans un autre panier ====

412

413

__Exemple__ : verser un panier B dans un panier A.

414

415

Se positionner dans l'espace de travail Décrire, menu Mes Recherches, sous-menu Paniers. Sélectionner le panier B pour l'ouvrir.

416

417

Cliquer sur [[image:1743420456481-961.png]]

418

419

pour basculer sur une liste de résultats.

420

421

[[image:1743421160196-361.png]]

422

423

Une nouvelle fenêtre apparait.

424

425

Sélectionner les notices à ajouter au panier A, cliquer sur l'icône [[image:1743431209599-126.png]]

426

427

et choisir le panier A dans le menu déroulant. Cliquer sur valider pour confirmer l'ajout au panier.

428

429

[[image:1743421271053-332.png]]

430

431

Les éléments ont été versés dans le panier A :

432

433

[[image:1743421319715-726.png]]

434

435

ATTENTION : **le panier B n'est pas supprimé**, il existe toujours avec toutes ces notices. Ces dernières ont seulement été ajoutées dans le panier A.

436

437

=== Exporter les notices du panier ===

438

439

Pour exporter les notices du panier cliquer sur l'icône [[image:1743421877210-190.png]]

.

Cette fonctionnalité permet d'exporter les notices via l'édition de modèles de publication ou d'exports tabulés paramétrables.

444

445

[[image:1743423249547-256.png]]

446

447

__Exemple avec les modèles de publication __:

448

449

[[image:1743431678895-969.png]]

450

451

=== Visualiser une sélection de notices via le panier ===

452

453

Pour visualiser les notices du paniers, sélectionner les notices et cliquer sur l'icône [[image:1743421939070-209.png]]

.

[[image:1743423198947-590.png]]

458

459

Résultat : il est possible de consulter les données de chaque notice à la suite.

460

461

[[image:1743431599022-522.png]]

462

463

=== Relocaliser en lot les notices du panier ===

464

465

Cette fonctionnalité est disponible pour les biens, les matériels et les colis.

466

467

Pour relocaliser en lot des notices depuis un panier, cliquer sur l'icône [[image:1743422085707-153.png]]

.

[[image:1743423289883-582.png]]

472

473

Pour en savoir plus sur la relocalisation dans Flora, cliquer **[[ici>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/]]**.

474

475

=== Exporter les notices vers Horus Condition Report ===

476

477

Attention : cette fonctionnalité est disponible pour les clients ayant acquis la licence Horus Condition Report.

478

479

Horus Condition Report n'appartient pas à Flora. Pour plus d'information sur son utilisation, consulter **[[le site internet de l'application>>url:https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]**.

480

481

Pour mettre à jour les constats d'état des notices de biens, il est possible d'utiliser l'application Horus Condition Report.

Pour cela :

* créer un panier,

* associer des notices au panier,

487

* sélectionner les notices à exporter,

488

* cliquer sur l'icône [[image:1743422255914-176.png]]

* .

Un formulaire apparait. Remplir les informations demandées et cliquer sur OUI.

493

494

Un fichier ZIP se télécharge dans les téléchargements de l'ordinateur.

495

496

[[image:1743422611194-503.png]]

497

498

Pour en savoir plus sur les exports et imports Horus dans Flora, consulter le mode opératoire en cliquant [[**ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/Horus/]].

499

500

=== Exporter les notices vers POP ou Europeana ===

501

502

Pour exporter les notices de biens vers Joconde ou Europeana, sélectionner les notices et cliquer sur cette icône [[image:1743422370614-738.png]]

.

[[image:1743431974668-461.png]]

507

508

Pour en savoir plus sur les exports POP, consulter le mode opératoire complet en cliquant[[** ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/]].

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

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**Sommaire**