Utiliser le menu mes recherches

Accessibles dans toutes les tables et depuis le menu **Mes recherches**, ces outils vous aident à **structurer vos méthodes de travail**, **gagner en réactivité** et **collaborer plus efficacement** au sein de Flora.

16

17

Cette page vous guide pas à pas dans leur utilisation !

)))

(((

= Revenir à la dernière liste =

22

23

Depuis le menu **Mes recherches**, vous pouvez afficher la dernière liste consultée en cliquant sur le sous-menu **Dernière liste**.

24

25

[[Ex. Dernière liste consultée.>>image:1744019551155-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

26

27

28

= Gérer les requêtes et les alertes =

29

30

== Pourquoi les utiliser ? ==

31

32

Les **requêtes** et **alertes** permettent de rejouer automatiquement ou manuellement une recherche enregistrée.

33

34

* **Requête** : recherche enregistrée à relancer à la demande.

35

* **Alerte** : même principe, avec envoi automatique de mails selon une fréquence et une période définies.

36

37

(% class="box infomessage" %)

38

(((

39

Ces outils se mettent à jour dynamiquement : toute nouvelle notice correspondant aux critères s’ajoute automatiquement aux résultats.

40

)))

41

42

== Enregistrer une requête ==

43

44

1. Lancez une recherche (Ex. Toutes les notices saisies cette année).

45

1. Cliquez sur l’icône [[image:1744025549514-349.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="39" width="42"]].

46

1. Renseignez un nom et enregistrez en cliquant sur l'icône [[image:1750857592406-274.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="43"]].

47

1. Un message de confirmation apparaît.

48

49

[[Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.>>image:1744025376692-382.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

50

51

52

[[Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette. >>image:1744025664434-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

53

54

55

[[Ex. Dans la liste de résultats → libellé et enregistrement de la requête. >>image:1744025786465-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

[[Message de validation → requête sauvegardée. >>image:1744025836237-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

60

61

62

== Enregistrer une alerte ==

63

64

1. Lancez une recherche.

65

1. Cliquez sur [[image:1744025549514-349.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="38"]], puis sur l’icône [[image:1750857625495-218.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="39"]].

66

1. Complétez les champs requis (nom, fréquence, durée).

67

1. Enregistrez.

68

69

(% class="box warningmessage" %)

70

(((

71

Attention : le champ** email** doit être renseigné dans la fiche utilisateur.

72

)))

73

74

[[Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.>>image:1744025376692-382.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

75

76

77

[[Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette puis sur l'icône alerte.>>image:1750857397857-730.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

78

79

80

Une nouvelle page s'affiche : remplir au minimum le nom, la périodicité et la fréquence. Cliquer sur enregistrer.

81

82

[[Ex. Saisie des champs requis et enregistrement de l'alerte.>>image:1744026675279-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

83

84

85

== Retrouver les requêtes et les alertes ==

86

87

Menu **Mes recherches > Requêtes. **

88

89

Pour chaque requête ou alerte, il est possible de :

90

91

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027524393-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="55" width="50"]]|(% style="width:764px" %)Modifier les critères de recherches

92

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027536898-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:764px" %)Renommer

93

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027549495-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="46" width="38"]]|(% style="width:764px" %)Supprimer

94

|(% style="width:115px" %)[[image:1744027563582-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:764px" %)Rejouer

95

96

[[image:1744027479920-905.png]]

97

98

Devant chaque requête sont affichées les fonctionnalités suivantes :

99

100

[[image:1744027524393-442.png]]

101

102

Modifier les critères de recherche de la requête.

103

104

[[image:1744027928999-213.png]]

105

106

[[image:1744027536898-318.png]]

Renommer la requête.

[[image:1744027898783-912.png]]

111

112

[[image:1744027549495-433.png]] Supprimer la requête. En cliquant sur la fonctionnalité [[image:1744027549495-433.png]]

113

114

, un message de confirmation apparait. Cliquer sur OK pour supprimer la requête. Cliquer sur Annuler pour annuler la suppression.

115

116

[[image:1744027987664-489.png]]

117

118

[[image:1744027563582-766.png]] Lancer la requête manuellement. En cliquant sur l'icône [[image:1744027563582-766.png]]

119

120

, lance la recherche et renvoi l'utilisateur sur la liste de résultat correspondante :

121

122

[[image:1744027850601-473.png]]

123

124

=== Différencier les requêtes des alertes ===

125

126

[[image:1744027779269-362.png]]

127

128

= Utiliser l'historique =

129

130

Dans Mes recherches, sous-menu Historique permet quant à lui de visualiser les 20 dernières recherches réalisées sur Flora.

131

L’utilisateur peut lancer à loisir une de ces recherches.

132

133

[[image:1744028242998-563.png]]

134

135

En cliquant directement sur le chiffre/nombre associé à la recherche, elle se lance.

136

137

__Exemple__ : relancer la recherche 14.

138

139

[[image:1744028720208-814.png]]

Résultat :

[[image:1744028784196-821.png]]

144

145

Il est également possible de cumuler plusieurs recherches issues de la même table.

146

147

__Exemple __: combiner les recherches 17, 18 ou 8. Le résultat n'étant pas certain, il est conseillé d'utiliser un **OU**.

148

149

[[image:1744028461946-258.png]]

Résultat :

[[image:1744028548421-195.png]]

154

155

Attention, il n'est pas possible de combiner des recherches issues de différentes tables.

156

157

= Gérer des paniers =

158

159

Dans Flora, il est possible d'associer une sélection de notices à un panier.

160

161

Cette fonctionnalité est intéressante pour :

162

163

* préparer et gérer des évènements (prêts, expositions, restaurations),

164

* préparer des actions de médiation,

165

* préparer un récolement décennal,

166

* préparer et relocaliser un lot de notices.

167

168

== Créer un panier depuis une liste de résultats ==

169

170

Pour créer un panier, il faut préalablement effectuer une recherche :

171

172

__Exemple pour la table des biens __: rechercher tous les tableaux.

173

174

[[image:1743409828453-767.png]]

Résultat :

[[image:1743409880020-221.png]]

179

180

Pour créer un nouveau paniers :

181

182

* Sélectionner les notices à intégrer au panier

183

* Cliquer sur l'icône [[image:1743409944498-941.png]]

184

185

[[image:1743410014374-822.png]]

186

187

**Attention : il y a une limite de 2000 notices par panier.**

188

189

Une fenêtre s'ouvre : cliquer sur le [[image:1743410076521-922.png]]

190

191

pour créer un nouveau panier.

192

193

[[image:1743410067107-604.png]]

194

195

Une nouvelle fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.

196

197

Il est également possible :

198

199

* de typer les paniers

200

* d'ajouter une description du panier

201

202

Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

203

204

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.

205

206

[[image:1743410170960-408.png]]

207

208

Un message de confirmation apparait :

209

210

[[image:1743410465324-963.png]]

211

212

== Associer des notices à un panier existant ==

213

214

Le même mode opératoire est à suivre :

215

216

* Au préalable, effectuer une recherche.

217

* Dans la liste de résultats, sélectionner les notices à intégrer au panier et cliquer sur l'icône [[image:1743409944498-941.png]]

* .

[[image:1743410873092-947.png]]

Une fenêtre s'ouvre.

Il est possible :

* de filtrer par type de paniers,

228

* de sélectionner un panier parmi la liste déroulante.

229

230

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.

231

232

[[image:1743410976868-841.png]]

233

234

Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

235

236

[[image:1743411017898-353.png]]

237

238

Un message de confirmation apparait :

239

240

[[image:1743411158177-380.png]]

241

242

== Gérer le panier ==

243

244

Il est possible d'intervenir sur la panier, en se positionnant dans l'espace de travail Décrire et en cliquant sur le menu Mes Recherches, puis, sur le sous-menu Paniers.

245

246

**Par défaut, le dernier panier utilisé apparait.**

247

248

[[image:1743411235532-890.png]]

249

250

=== Supprimer le panier ===

251

252

Les paniers privés ou publics, ne peuvent être supprimés que par leur créateur.

253

254

Une fonctionnalité permet à l'administrateur fonctionnel de supprimer les paniers d'autres utilisateurs. Pour en savoir plus, cliquer **[[ici>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20suppression%20de%20paniers%20en%20acc%C3%A8s%20priv%C3%A9/]]**.

255

256

Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à supprimer.

257

258

[[image:1743411646455-148.png]]

259

260

Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste.

261

262

[[image:1743417338287-588.png]]

263

264

Pour supprimer le panier, cliquer sur l'icône [[image:1743411716172-438.png]]

265

266

, disponible dans la barre d'outils des paniers.

267

268

[[image:1743411756689-692.png]]

269

270

Un message de confirmation apparait :

271

272

* Cliquer sur OUI pour valider la suppression.

273

* Cliquer sur NON pour annuler la suppression.

274

275

[[image:1743411971041-603.png]]

276

277

**Il est fortement conseillé de nettoyer régulièrement ses paniers et de supprimer ceux qui ne sont plus utiles.**

278

279

=== Modifier le nom ou la description du panier ===

280

281

Il est possible de modifier les informations du panier. Pour cela, cliquer sur l'icône [[image:1743412139023-877.png]]

282

283

disponible dans la barre d'outils des paniers.

284

285

Une nouvelle fenêtre apparait. Il est possible de modifier :

286

287

* le nom du panier

288

* le type de panier (utiliser le champs type existant)

289

* la description du panier

290

291

Cliquer sur valider pour enregistrer les modifications.

292

293

__Exemple__ : ajout d'un description au panier.

294

295

[[image:1743412264472-927.png]]

296

297

[[image:1743419747774-966.png]]

298

299

=== Créer et gérer les types de paniers ===

300

301

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.

__Exemple__:

* Si l'utilisateur ne filtre pas sur un type de paniers, il se retrouve avec une longue liste de paniers :

306

307

[[image:1743417846989-759.png]]

308

309

* Si l'utilisateur filtre sur les paniers Expositions, il ne verra apparaitre que les paniers qui ont été typés pour Expositions :

310

311

[[image:1743417981868-688.png]]

312

313

**Attention : si le client n'a jamais créé de type de paniers dans Flora, la liste est inopérante. Pour utiliser cette fonctionnalité il faut créer un nouveau type de panier.**

314

315

Pour cela, **se positionner dans l'espace de travail Décrire, cliquer sur le menu Mes recherches, puis, sur le sous-menu Paniers. **Cliquer sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]

316

317

ou l'icône [[image:1743417516722-107.png]]

318

319

. Une fenêtre apparait : remplir le champ **Nouveau Type **et cliquer sur valider.

320

321

[[image:1743417641243-457.png]]

322

323

[[image:1743418117162-983.png]]

324

325

Le nouveau type a été créé :

326

327

[[image:1743417718122-519.png]]

328

329

Attention, en cas d'erreur, le client n'a pas la main sur les types de paniers. **Pour supprimer des types de paniers, il est conseillé de créer un ticket au support, pour en faire la demande.**

330

331

=== Créer un panier ===

332

333

Depuis le menu Mes recherches, sous-menu Paniers, il est également possible de créer des paniers en cliquant sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]

.

Une fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.

338

339

Il est également possible :

340

341

* de typer les paniers

342

* d'ajouter une description du panier

343

344

Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

345

346

[[image:1743418808364-541.png]]

347

348

Une fois le panier créé, il apparait vide. Pour l'alimenter, effectuer une recherche dans la table souhaitée et associer les notices au panier.

349

350

[[image:1743418986451-355.png]]

351

352

=== Visualiser un autre panier ===

353

354

Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à visualiser.

355

356

[[image:1743419106299-831.png]]

357

358

Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste.

359

360

[[image:1743419211376-195.png]]

361

362

=== Partager le panier ===

363

364

Par défaut, le panier est privé mais il est possible de le partager avec les utilisateurs de Flora.

365

366

Il existe plusieurs modes de partage :

367

368

* [[image:1743419448593-259.png]]

369

370

* **Public/lecture seule :** le contenu de ce panier est accessible en visualisation. Plusieurs boutons ne sont pas proposés dans la barre d'outils de la liste car l’interaction avec la notice est minime. De la même façon, ce panier n'est pas proposé dans la liste des paniers disponibles lors de l'ajout au panier.

371

* [[image:1743419426933-756.png]]

372

* **Public/écriture :** tous les utilisateurs ayant accès à la gestion de paniers multiples peuvent exploiter le contenu de ce panier (ajouter ou retirer des notices).

373

* [[image:1743419403690-141.png]]

374

375

* ** Privé : **le contenu de ce panier est uniquement accessible et consultable par son propriétaire.

376

377

[[image:1743419344133-734.png]]

378

379

Si le paniers n'est plus utilisé, il est conseillé de le passer en privé, afin d’éviter un trop grand nombre de paniers communs. Cela évite la surcharge de paniers.

380

381

=== Retirer une notice du panier ===

382

383

Sélectionner un élément du panier (en cliquant sur le carré, il devient bleu) puis appuyer sur l'icône [[image:1743419810047-472.png]]

en haut à gauche.

[[image:1743419866318-392.png]]

388

389

Un message de confirmation apparait :

390

391

* Appuyer sur OUI pour retirer la notice du panier.

392

* Appuyer sur NON pour annuler l'opération.

393

394

[[image:1743419893476-901.png]]

395

396

=== Basculer en mode liste de résultats ===

397

398

L'icône [[image:1743421475057-128.png]]

399

400

permet de basculer le panier entier en liste de résultats. Il est alors possible de :

401

402

* verser les notices dans un autre panier

403

* modifier par lot les notices

404

* exporter les notices (modèles de publication, exports tabulés paramétrables, etc.)

405

406

__Exemple pour la table des biens __:

407

408

[[image:1743421160196-361.png]]

409

410

[[image:1743421597110-856.png]]

411

412

==== Verser les notices d'un panier dans un autre panier ====

413

414

__Exemple__ : verser un panier B dans un panier A.

415

416

Se positionner dans l'espace de travail Décrire, menu Mes Recherches, sous-menu Paniers. Sélectionner le panier B pour l'ouvrir.

417

418

Cliquer sur [[image:1743420456481-961.png]]

419

420

pour basculer sur une liste de résultats.

421

422

[[image:1743421160196-361.png]]

423

424

Une nouvelle fenêtre apparait.

425

426

Sélectionner les notices à ajouter au panier A, cliquer sur l'icône [[image:1743431209599-126.png]]

427

428

et choisir le panier A dans le menu déroulant. Cliquer sur valider pour confirmer l'ajout au panier.

429

430

[[image:1743421271053-332.png]]

431

432

Les éléments ont été versés dans le panier A :

433

434

[[image:1743421319715-726.png]]

435

436

ATTENTION : **le panier B n'est pas supprimé**, il existe toujours avec toutes ces notices. Ces dernières ont seulement été ajoutées dans le panier A.

437

438

=== Exporter les notices du panier ===

439

440

Pour exporter les notices du panier cliquer sur l'icône [[image:1743421877210-190.png]]

.

Cette fonctionnalité permet d'exporter les notices via l'édition de modèles de publication ou d'exports tabulés paramétrables.

445

446

[[image:1743423249547-256.png]]

447

448

__Exemple avec les modèles de publication __:

449

450

[[image:1743431678895-969.png]]

451

452

=== Visualiser une sélection de notices via le panier ===

453

454

Pour visualiser les notices du paniers, sélectionner les notices et cliquer sur l'icône [[image:1743421939070-209.png]]

.

[[image:1743423198947-590.png]]

459

460

Résultat : il est possible de consulter les données de chaque notice à la suite.

461

462

[[image:1743431599022-522.png]]

463

464

=== Relocaliser en lot les notices du panier ===

465

466

Cette fonctionnalité est disponible pour les biens, les matériels et les colis.

467

468

Pour relocaliser en lot des notices depuis un panier, cliquer sur l'icône [[image:1743422085707-153.png]]

.

[[image:1743423289883-582.png]]

473

474

Pour en savoir plus sur la relocalisation dans Flora, cliquer **[[ici>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/]]**.

475

476

=== Exporter les notices vers Horus Condition Report ===

477

478

Attention : cette fonctionnalité est disponible pour les clients ayant acquis la licence Horus Condition Report.

479

480

Horus Condition Report n'appartient pas à Flora. Pour plus d'information sur son utilisation, consulter **[[le site internet de l'application>>url:https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]**.

481

482

Pour mettre à jour les constats d'état des notices de biens, il est possible d'utiliser l'application Horus Condition Report.

Pour cela :

* créer un panier,

* associer des notices au panier,

488

* sélectionner les notices à exporter,

489

* cliquer sur l'icône [[image:1743422255914-176.png]]

* .

Un formulaire apparait. Remplir les informations demandées et cliquer sur OUI.

494

495

Un fichier ZIP se télécharge dans les téléchargements de l'ordinateur.

496

497

[[image:1743422611194-503.png]]

498

499

Pour en savoir plus sur les exports et imports Horus dans Flora, consulter le mode opératoire en cliquant [[**ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/Horus/]].

500

501

=== Exporter les notices vers POP ou Europeana ===

502

503

Pour exporter les notices de biens vers Joconde ou Europeana, sélectionner les notices et cliquer sur cette icône [[image:1743422370614-738.png]]

.

[[image:1743431974668-461.png]]

508

509

Pour en savoir plus sur les exports POP, consulter le mode opératoire complet en cliquant[[** ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/]].

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

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(% class="box" %)

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**Sommaire**