Flora propose plusieurs fonctionnalités pour produire des documents exploitables et partageables à partir des listes de résultats ou directement depuis une notice.
Ces exports permettent de générer des fichiers tabulés (Excel, LibreOffice) ou des modèles bureautiques (PDF, LibreOffice).

Les modèles de publication

Objectifs

Les modèles de publication dans Flora servent à :

• Mettre en forme les données issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
• Générer des documents prêts à l’emploi au format PDF ou LibreOffice.
• Adapter la présentation aux usages concrets : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
• Standardiser les supports de communication pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
• Gagner du temps en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.

En résumé : les modèles de publication sont un pont entre les données gérées dans Flora et les documents utilisés au quotidien (internes ou destinés au public).

Les modèles de publication sont disponibles dans les tables suivantes :

• Biens et ensembles
• Entrées
• Registre
• Opérations
• Stratigraphie
• Évènements
• Biens dans l'évènement
• Mouvements
• Biens dans le mouvement
• Colis
• Matériel
• Bibliothèque (notices bibliographiques)
• Photothèque
• Vidéos-Sons

Utiliser les modèles de publication depuis une liste de résultats

1. Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
2. Ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter toute la liste, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie.
3. Cliquez sur l’icône Modèles de publication
4. Choisissez le modèle souhaité dans la liste proposée.
5. Une fois le traitement terminé cliquez sur Obtenir le résultat
6. Le document est ensuite généré automatiquement et téléchargé sur votre poste (dossier Téléchargements par défaut).

Utiliser les modèles de publication depuis une notice

1. Se rendre sur la notice à partager.
2. Cliquez sur l’icône Modèles de publication
3. Choisissez le modèle souhaité dans la liste proposée.
4. Une fois le traitement terminé cliquez sur Obtenir le résultat
5. Le document est ensuite généré automatiquement et téléchargé sur votre poste (dossier Téléchargements par défaut).

Liste des modèles disponibles en standard

Versions 4.5.60 et ultérieures

Les modèles ci-dessous sont fournis par défaut dans Flora :

• Biens et ensembles

  • Biens – Cartel
  • Biens – Complète
  • Biens – Étiquette
  • Biens – Liste
  • Biens – Book

• Évènements

  • Expo – fiche de prêt
  • Dépôt – arrêté
  • Evnmt – liste d’œuvres
  • Expo – book
• Biens dans l’évènement
  • Bien dans evnt – complète
  • Bien dans evnt – scéno
• Mouvements
  • Mouvement – Étiquette
  • Mouvmt – Bordereau de transport
  • Biens dans le mouvement
  • Historique biens en mouvements
• Bibliothèque
  • Biblio – Liste
• Photothèque
  • Photothèque – Complète
  • Photothèque – Demande d’image
• Vidéothèque
  • Vidéos-sons – Complète
• Entrées
  • Entrées – Complète

• Colis

  • Colis – Complète
• Matériels
  • Matériel – Complète
• Registre
  • Registre – Biens affectés
  • Registre – Biens reçus en dépôt

Les exports tabulés paramétrables (ETP)

Versions 4.5.40 et ultérieures

Objectifs

Les ETP permettent d’extraire les données de Flora dans un tableau (Excel ou LibreOffice) de façon souple et personnalisée.
Ils sont particulièrement utiles pour :

• Récupérer l’ensemble des champs d’une table (ex. toutes les données d’une notice Bien ou d’une Entrée).
• Sélectionner uniquement certains champs pour constituer un tableau adapté à un usage précis (par ex. numéro d’inventaire + désignation + localisation).
• Préparer des traitements externes : statistiques, tris, analyses spécifiques non gérées directement dans Flora.
• Faciliter les échanges avec d’autres services ou partenaires, grâce à un format tabulaire universel (Excel / LibreOffice).
• Contrôler la qualité des données en visualisant rapidement un ensemble de champs choisis (utile en cas de vérification ou de correction massive).

En résumé : les ETP offrent un export flexible et paramétrable, qui complète les exports standards figés.

Les ETP sont disponibles dans les tables suivantes :

• Biens et ensembles
• Entrées
• Photothèque
• Vidéos-Sons
• Autres documents
• Produits documentaires
• Versements d’archives
• Unités d’archives
• Bibliothèque (notices bibliographiques)
• Évènements
• Mouvements
• Biens dans les évènements
• Biens dans le mouvement
• Constats d’état
• Estimations
• Relocalisations / Récolement
• Personnes
• Lieux / Sites
• Emplacements
• Collections
• Périodes
• Ensembles
• Noms scientifiques
• Parcours

Utiliser les exports tabulés paramétrables (ETP)

1. Effectuez une recherche pour afficher vos notices.

2. Depuis la liste de résultats, ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter toute la liste, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie

3. Cliquez sur l’icône d’export ETP

4. Sélectionnez un modèle d’export dans la liste proposée

5. Une fois le traitement terminé cliquez sur Obtenir le résultat

6. Le document est ensuite généré automatiquement et téléchargé sur votre poste (dossier Téléchargements par défaut).

Impression d'une notice

Objectifs

Flora propose une fonctionnalité d’impression de notice.

• Cette fonction génère un document PDF reprenant la notice telle qu’elle apparaît dans Flora.
• Elle n’est pas personnalisable, mais s’adapte automatiquement à la vue active de la notice (vue standard, vue étiquette, complète, etc.).

Les impressions de notices sont particulièrement utiles pour :

• Archiver rapidement une notice dans son état actuel (tel qu’affiché).
• Partager une fiche individuelle avec un collègue ou un partenaire, sans passer par un modèle de publication.
• Avoir une copie fidèle de la notice pour un contrôle, une vérification ou un suivi hors de Flora.

Imprimer une notice

1. Ouvrir la notice que vous souhaitez imprimer.
2. Cliquer sur l’icône Impression de notice dans la barre d’outils.
3. Un nouvel onglet s’ouvre dans le navigateur et propose l’enregistrement du document.
4. Cliquer sur Enregistrer.
5. Sélectionner le dossier de destination sur votre ordinateur.

Résultat : la notice est sauvegardée en PDF et peut être immédiatement consultée, imprimée ou partagée.

Les exports Excel avec modèles

Objectifs

Flora propose également des exports Excel simples, disponibles depuis les listes de résultats.

• Ces exports permettent de récupérer un tableau au format Excel / LibreOffice.
• Ils ne sont pas personnalisables : les champs inclus sont définis par défaut.

Ces exports sont utiles pour :

• Obtenir rapidement une vue tabulaire des notices.
• Faire un contrôle simple des données exportées.
• Disposer d’une alternative pour les utilisateurs qui n’ont pas accès aux exports tabulés paramétrables (ETP) dans leur version.
• Continuer à exploiter des modèles historiques pour certains clients qui avaient déjà leurs propres formats d’exports paramétrés avant l’arrivée des ETP.

Utiliser les exports Excel avec modèles

1. Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
2. Depuis la liste de résultats, ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter toute la liste, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie

3. Cliquez sur l’une des icônes d’export Excel disponibles (selon la table)

4. Sélectionnez un modèle d’export dans la liste proposée
5. Cliquez sur Export Tableur
6. Une fois le traitement terminé cliquez sur Enregistrer le fichier en local
7. Le document est téléchargé automatiquement dans le dossier Téléchargements de l’ordinateur.