Flora propose plusieurs fonctionnalités pour produire des documents exploitables et partageables à partir des listes de résultats ou directement depuis une notice. Ces exports permettent de générer des fichiers tabulés (Excel, LibreOffice) ou des modèles bureautiques (PDF, LibreOffice).
Les modèles de publication
Objectifs
Les modèles de publication dans Flora servent à :
Mettre en forme les données issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
Générer des documents prêts à l’emploi au format PDF ou LibreOffice.
Adapter la présentation aux usages concrets : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
Standardiser les supports de communication pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
Gagner du temps en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
En résumé : les modèles de publication sont un pont entre les données gérées dans Flora et les documents utilisés au quotidien (internes ou destinés au public).
Les modèles de publication sont disponibles dans les tables suivantes :
Biens et ensembles
Entrées
Registre
Opérations
Stratigraphie
Évènements
Biens dans l'évènement
Mouvements
Biens dans le mouvement
Colis
Matériel
Bibliothèque (notices bibliographiques)
Photothèque
Vidéos-Sons
Personnalisation des modèles Les administrateurs fonctionnels disposent de la possibilité de créer ou modifier des modèles de publication afin de les adapter aux besoins de l’institution. Ils peuvent notamment :
choisir les champs exportés,
définir la mise en page (logos, styles, structuration),
créer des modèles spécifiques (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
Cette personnalisation permet d’obtenir des documents entièrement adaptés aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
Utiliser les modèles de publication depuis une liste de résultats
Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
Ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter toute la liste, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie.
Cliquez sur l’icône Modèles de publication
Choisissez le modèle souhaité dans la liste proposée.
Une fois le traitement terminé cliquez sur Obtenir le résultat
Le document est ensuite généré automatiquement et téléchargé sur votre poste (dossier Téléchargements par défaut).
Utiliser les modèles de publications depuis une liste de résultats
Choix du modèle
Obtenir le résultat
Utiliser les modèles de publication depuis une notice
Se rendre sur la notice à partager.
Cliquez sur l’icône Modèles de publication
Choisissez le modèle souhaité dans la liste proposée.
Une fois le traitement terminé cliquez sur Obtenir le résultat
Le document est ensuite généré automatiquement et téléchargé sur votre poste (dossier Téléchargements par défaut).
Utiliser les modèles de publications depuis une notice
Choix du modèle
Obtenir le résultat
Liste des modèles disponibles en standard
Versions 4.5.60 et ultérieures
Les modèles ci-dessous sont fournis par défaut dans Flora :
Biens et ensembles
Biens – Cartel
Biens – Complète
Biens – Étiquette
Biens – Liste
Biens – Book
Évènements
Expo – fiche de prêt
Dépôt – arrêté
Evnmt – liste d’œuvres
Expo – book
Biens dans l’évènement
Bien dans evnt – complète
Bien dans evnt – scéno
Mouvements
Mouvement – Étiquette
Mouvmt – Bordereau de transport
Biens dans le mouvement
Historique biens en mouvements
Bibliothèque
Biblio – Liste
Photothèque
Photothèque – Complète
Photothèque – Demande d’image
Vidéothèque
Vidéos-sons – Complète
Entrées
Entrées – Complète
Colis
Colis – Complète
Matériels
Matériel – Complète
Registre
Registre – Biens affectés
Registre – Biens reçus en dépôt
Les exports tabulés paramétrables (ETP)
Versions 4.5.40 et ultérieures
Objectifs
Les ETP permettent d’extraire les données de Flora dans un tableau (Excel ou LibreOffice) de façon souple et personnalisée. Ils sont particulièrement utiles pour :
Récupérer l’ensemble des champs d’une table (ex. toutes les données d’une notice Bien ou d’une Entrée).
Sélectionner uniquement certains champs pour constituer un tableau adapté à un usage précis (par ex. numéro d’inventaire + désignation + localisation).
Préparer des traitements externes : statistiques, tris, analyses spécifiques non gérées directement dans Flora.
Faciliter les échanges avec d’autres services ou partenaires, grâce à un format tabulaire universel (Excel / LibreOffice).
Contrôler la qualité des données en visualisant rapidement un ensemble de champs choisis (utile en cas de vérification ou de correction massive).
En résumé : les ETP offrent un export flexible et paramétrable, qui complète les exports standards figés.
Les ETP sont disponibles dans les tables suivantes :
Biens et ensembles
Entrées
Photothèque
Vidéos-Sons
Autres documents
Produits documentaires
Versements d’archives
Unités d’archives
Bibliothèque (notices bibliographiques)
Évènements
Mouvements
Biens dans les évènements
Biens dans le mouvement
Constats d’état
Estimations
Relocalisations / Récolement
Personnes
Lieux / Sites
Emplacements
Collections
Périodes
Ensembles
Noms scientifiques
Parcours
Personnalisation des ETP Les administrateurs fonctionnels peuvent créer ou modifier des modèles d’exports tabulés paramétrables. Ils définissent :
les champs à exporter,
leur ordre d’apparition,
et éventuellement les intitulés de colonnes.
Cette personnalisation rend possible la création de modèles d’exports complètement adaptés aux besoins de chaque institution (contrôles qualité, statistiques, extraction thématique, etc.).
Utiliser les exports tabulés paramétrables (ETP)
Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
Depuis la liste de résultats,ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter toute la liste, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie
Cliquez sur l’icône d’export ETP
Sélectionnez un modèle d’export dans la liste proposée
Une fois le traitement terminé cliquez sur Obtenir le résultat
Le document est ensuite généré automatiquement et téléchargé sur votre poste (dossier Téléchargements par défaut).
Icône des exports ETP
Choix du modèle d'export
Obtenir le résultat
Impression d'une notice
Objectifs
Flora propose une fonctionnalité d’impression de notice.
Cette fonction génère un document PDF reprenant la notice telle qu’elle apparaît dans Flora.
Elle n’est pas personnalisable, mais s’adapte automatiquement à la vue active de la notice (vue standard, vue étiquette, complète, etc.).
Les impressions de notices sont particulièrement utiles pour :
Archiver rapidement une notice dans son état actuel (tel qu’affiché).
Partager une fiche individuelle avec un collègue ou un partenaire, sans passer par un modèle de publication.
Avoir une copie fidèle de la notice pour un contrôle, une vérification ou un suivi hors de Flora.
Imprimer une notice
Ouvrir la notice que vous souhaitez imprimer.
Cliquer sur l’icône Impression de notice dans la barre d’outils.
Un nouvel onglet s’ouvre dans le navigateur et propose l’enregistrement du document.
Cliquer sur Enregistrer.
Sélectionner le dossier de destination sur votre ordinateur.
Résultat : la notice est sauvegardée en PDF et peut être immédiatement consultée, imprimée ou partagée.
