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Version 17.1 par Joséphine Ducruet le 2025/10/09 09:54

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Joséphine Ducruet 2.1 1 (% class="mark small" %)**Versions 4.2 et ultérieures**
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
Joséphine Ducruet 11.1 4 (% class="box" %)
5 (((
Joséphine Ducruet 2.1 6 Flora propose plusieurs fonctionnalités pour **produire des documents exploitables et partageables** à partir des **listes de résultats** ou directement depuis **une notice**.
7 Ces exports permettent de générer des fichiers tabulés (**Excel, LibreOffice**) ou des modèles bureautiques (**PDF, LibreOffice**).
Joséphine Ducruet 11.1 8 )))
Joséphine Ducruet 2.1 9
Joséphine Ducruet 11.1 10 (((
Joséphine Ducruet 2.1 11 = Les modèles de publication =
12
13 == Objectifs ==
14
15 Les **modèles de publication** dans Flora servent à :
16
17 * **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
18 * **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**.
19 * **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
20 * **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
21 * **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
22
23 En résumé : les modèles de publication sont un **pont entre les données gérées dans Flora et les documents utilisés au quotidien** (internes ou destinés au public).
24
25 Les **modèles de publication** sont disponibles dans les tables suivantes :
26
27 * **Biens et ensembles**
28 * **Entrées**
29 * **Registre**
30 * **Opérations**
31 * **Stratigraphie**
32 * **Évènements**
33 * **Biens dans l'évènement**
34 * **Mouvements**
35 * **Biens dans le mouvement**
36 * **Colis**
37 * **Matériel**
38 * **Bibliothèque** (notices bibliographiques)
39 * **Photothèque**
40 * **Vidéos-Sons**
41
Joséphine Ducruet 4.1 42 (% class="box infomessage" %)
43 (((
44 **Personnalisation des modèles**
45 Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
46 Ils peuvent notamment :
47
48 * choisir les **champs exportés**,
49 * définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
50 * créer des modèles spécifiques (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
51
52 Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
53 )))
54
Joséphine Ducruet 2.1 55 == Utiliser les modèles de publication depuis une liste de résultats ==
56
57 1. Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
58 1. Ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter **toute la liste**, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie.
59 1. Cliquez sur l’icône **Modèles de publication**
60 1. **Choisissez le modèle** souhaité dans la liste proposée.
61 1. Une fois le traitement terminé cliquez sur **Obtenir le résultat**
62 1. Le document est ensuite généré automatiquement et **téléchargé sur votre poste** (dossier Téléchargements par défaut).
63
64 [[Utiliser les modèles de publications depuis une liste de résultats>>image:1743780014740-304.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65
66
67 [[Choix du modèle>>image:1744009310126-322.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68
69
70 [[Obtenir le résultat>>image:1744009250331-375.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71
72 == Utiliser les modèles de publication depuis une notice ==
73
74 1. Se rendre sur la notice à partager.
75 1. Cliquez sur l’icône **Modèles de publication**
76 1. **Choisissez le modèle** souhaité dans la liste proposée.
77 1. Une fois le traitement terminé cliquez sur **Obtenir le résultat**
78 1. Le document est ensuite généré automatiquement et **téléchargé sur votre poste** (dossier Téléchargements par défaut).
79
80 [[Utiliser les modèles de publications depuis une notice>>image:1756461248492-845.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81
82
83 [[Choix du modèle>>image:1756461320160-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84
85
86 [[Obtenir le résultat>>image:1756461360249-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Joséphine Ducruet 3.1 87
Joséphine Ducruet 7.1 88 == Liste des modèles disponibles en standard ==
Joséphine Ducruet 3.1 89
Joséphine Ducruet 15.1 90 (% class="mark small" %)**Versions 4.7 et ultérieures**
Joséphine Ducruet 3.1 91
92 Les modèles ci-dessous sont fournis par défaut dans Flora :
93
94 * (((
95 **Biens et ensembles**
96
97 * Biens – Cartel
Joséphine Ducruet 16.1 98 * (% style="color:#e67e22" %)Biens – Cartel mini
Joséphine Ducruet 3.1 99 * Biens – Complète
100 * Biens – Étiquette
101 * Biens – Liste
102 * Biens – Book
103 )))
104 * (((
105 **Évènements**
106
107 * Expo – fiche de prêt
108 * Dépôt – arrêté
109 * Evnmt – liste d’œuvres
110 * Expo – book
111 )))
112 * **Biens dans l’évènement**
113 ** Bien dans evnt – complète
114 ** Bien dans evnt – scéno
115 * **Mouvements**
116 ** Mouvement – Étiquette
117 ** Mouvmt – Bordereau de transport
118 ** Biens dans le mouvement
119 ** Historique biens en mouvements
120 * **Bibliothèque**
121 ** Biblio – Liste
122 * **Photothèque**
123 ** Photothèque – Complète
124 ** Photothèque – Demande d’image
125 * **Vidéothèque**
126 ** Vidéos-sons – Complète
127 * **Entrées**
128 ** Entrées – Complète
129 * (((
130 **Colis**
131
132 * Colis – Complète
133 )))
134 * **Matériels**
135 ** Matériel – Complète
136 * **Registre**
137 ** Registre – Biens affectés
138 ** Registre – Biens reçus en dépôt
Joséphine Ducruet 17.1 139 * **Colis**
140 ** Colis – complète
141 * **Matériel**
142 ** Matériel – complète
Joséphine Ducruet 5.1 143
144 = Les exports tabulés paramétrables (ETP) =
145
Joséphine Ducruet 6.1 146 (% class="mark small" %)**Versions 4.5.40 et ultérieures**
147
Joséphine Ducruet 5.1 148 == Objectifs ==
149
150 Les **ETP** permettent d’extraire les données de Flora dans un tableau (Excel ou LibreOffice) de façon **souple et personnalisée**.
151 Ils sont particulièrement utiles pour :
152
153 * **Récupérer l’ensemble des champs d’une table** (ex. toutes les données d’une notice Bien ou d’une Entrée).
154 * **Sélectionner uniquement certains champs** pour constituer un tableau adapté à un usage précis (par ex. numéro d’inventaire + désignation + localisation).
155 * **Préparer des traitements externes** : statistiques, tris, analyses spécifiques non gérées directement dans Flora.
156 * **Faciliter les échanges** avec d’autres services ou partenaires, grâce à un format tabulaire universel (Excel / LibreOffice).
157 * **Contrôler la qualité des données** en visualisant rapidement un ensemble de champs choisis (utile en cas de vérification ou de correction massive).
158
159 En résumé : les ETP offrent un **export flexible et paramétrable**, qui complète les exports standards figés.
Joséphine Ducruet 6.1 160
161 Les **ETP **sont disponibles dans les tables suivantes :
162
163 * **Biens et ensembles**
164 * **Entrées**
165 * **Photothèque**
166 * **Vidéos-Sons**
167 * **Autres documents**
168 * **Produits documentaires**
169 * **Versements d’archives**
170 * **Unités d’archives**
171 * **Bibliothèque **(notices bibliographiques)
172 * **Évènements**
173 * **Mouvements**
174 * **Biens dans les évènements**
175 * **Biens dans le mouvement**
176 * **Constats d’état**
177 * **Estimations**
178 * **Relocalisations / Récolement**
179 * **Personnes**
180 * **Lieux / Sites**
181 * **Emplacements**
182 * **Collections**
183 * **Périodes**
184 * **Ensembles**
185 * **Noms scientifiques**
186 * **Parcours**
187
Joséphine Ducruet 17.1 188 (% style="color:#e67e22" %)Depuis la (% class="small mark" %)**version 4.7**(%%) ils sont également disponibles sur les **colis** et le **matériel**.
189
Joséphine Ducruet 6.1 190 (% class="box infomessage" %)
191 (((
192 **Personnalisation des ETP**
193 Les **administrateurs fonctionnels** peuvent créer ou modifier des modèles d’exports tabulés paramétrables.
194 Ils définissent :
195
196 * les **champs à exporter**,
197 * leur **ordre d’apparition**,
198 * et éventuellement les **intitulés de colonnes**.
199
200 Cette personnalisation rend possible la création de modèles d’exports **complètement adaptés aux besoins de chaque institution** (contrôles qualité, statistiques, extraction thématique, etc.).
201 )))
202
203 == Utiliser les exports tabulés paramétrables (ETP) ==
204
205 1. (((
206 Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
207 )))
208 1. (((
209 Depuis la **liste de résultats**,** **ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter **toute la liste**, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie
210 )))
211 1. (((
212 **Cliquez sur l’icône d’export ETP**
213 )))
214 1. (((
215 **Sélectionnez un modèle d’export **dans la liste proposée
216 )))
217 1. (((
218 Une fois le traitement terminé cliquez sur **Obtenir le résultat**
219 )))
220 1. (((
221 Le document est ensuite généré automatiquement et **téléchargé sur votre poste** (dossier Téléchargements par défaut).
222 )))
223
224 [[Icône des exports ETP>>image:1743778876529-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225
226
227 [[Choix du modèle d'export>>image:1743778604112-901.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228
229
230 [[Obtenir le résultat>>image:1743779176938-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231
Joséphine Ducruet 7.1 232 = Impression d'une notice =
233
234 == Objectifs ==
235
236 Flora propose une fonctionnalité d’**impression de notice**.
237
238 * Cette fonction génère un document **PDF** reprenant la notice **telle qu’elle apparaît dans Flora**.
239 * Elle **n’est pas personnalisable**, mais s’adapte automatiquement à la **vue active** de la notice (vue standard, vue étiquette, complète, etc.).
240
241 Les impressions de notices sont particulièrement utiles pour :
242
243 * **Archiver rapidement** une notice dans son état actuel (tel qu’affiché).
244 * **Partager une fiche individuelle** avec un collègue ou un partenaire, sans passer par un modèle de publication.
245 * **Avoir une copie fidèle** de la notice pour un contrôle, une vérification ou un suivi hors de Flora.
246
247 == Imprimer une notice ==
248
249 1. **Ouvrir la notice** que vous souhaitez imprimer.
250 1. Cliquer sur l’icône **Impression de notice** dans la barre d’outils.
251 1. Un nouvel onglet s’ouvre dans le navigateur et propose l’enregistrement du document.
252 1. Cliquer sur **Enregistrer**.
253 1. Sélectionner le dossier de destination sur votre ordinateur.
254
255 Résultat : la notice est sauvegardée en **PDF** et peut être immédiatement consultée, imprimée ou partagée.
256
257 [[Icône d'impression>>image:1756471217121-834.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258
Joséphine Ducruet 8.1 259 = Les exports Excel avec modèles =
Joséphine Ducruet 7.1 260
Joséphine Ducruet 8.1 261 == Objectifs ==
262
263 Flora propose également des **exports Excel simples**, disponibles depuis les listes de résultats.
264
265 * Ces exports permettent de récupérer un tableau au format **Excel / LibreOffice**.
266 * Ils **ne sont pas personnalisables** : les champs inclus sont définis par défaut.
267
268 Ces exports sont utiles pour :
269
270 * Obtenir rapidement une **vue tabulaire** des notices.
271 * Faire un **contrôle simple** des données exportées.
272 * **Disposer d’une alternative** pour les utilisateurs qui n’ont pas accès aux exports tabulés paramétrables (ETP) dans leur version.
273 * **Continuer à exploiter des modèles historiques** pour certains clients qui avaient déjà leurs propres formats d’exports paramétrés avant l’arrivée des ETP.
274
275 == Utiliser les exports Excel avec modèles ==
276
277 1. Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
278 1. Depuis la **liste de résultats**,** **ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter **toute la liste**, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie
279 1. (((
280 Cliquez sur l’une des icônes d’**export Excel** disponibles (selon la table)
281 )))
Joséphine Ducruet 10.1 282 1. (((
283 (% style="background-color:transparent" %)**Sélectionnez un modèle d’export **dans la liste proposée
284 )))
285 1. (((
Joséphine Ducruet 11.1 286 (% style="background-color:transparent" %)Cliquez sur **Export Tableur**
Joséphine Ducruet 10.1 287 )))
288 1. (((
289 Une fois le traitement terminé cliquez sur **Enregistrer le fichier en local**
290 )))
291 1. (((
292 Le document est téléchargé automatiquement dans le dossier **Téléchargements** de l’ordinateur.
293 )))
Joséphine Ducruet 8.1 294
295 (% class="box warningmessage" %)
296 (((
297 **Attention aux deux icônes d’export Excel**
298 Selon les tables, **deux icônes différentes** peuvent être proposées pour l’export Excel :
Joséphine Ducruet 9.1 299
300 * [[image:1756472407244-805.png]]
Joséphine Ducruet 10.1 301
302
303
Joséphine Ducruet 9.1 304 * [[image:1756472544744-377.png]]
305
306 Les deux icônes produisent un **fichier Excel non personnalisable**, mais leur présence varie en fonction des tables.
307 Pensez à vérifier **quelle icône est active dans la table utilisée**, afin d’éviter toute confusion avec les autres outils d’export (ETP ou modèles de publication).
Joséphine Ducruet 8.1 308 )))
Joséphine Ducruet 10.1 309
310 [[Icône d'export dans la tables des biens>>image:1756472721088-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311
312
313 [[Icône d'export dans la table des versements d'archives>>image:1756472775902-284.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Joséphine Ducruet 11.1 314
315 [[Choix du modèle>>image:1756472859942-598.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
316
317
318 [[Enregistrer le fichier>>image:1756472896495-291.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
319
320 = Export d'un thésaurus =
321
322 == Objectifs ==
323
324 Flora met à disposition **plusieurs formats d’export pour les thésaurus**, accessibles directement depuis l’**arborescence**.
325 Chaque export porte toujours sur **l’intégralité du thésaurus sélectionné**.
326 Les exports en **HTML** sont conçus en priorité pour faciliter la lecture et l’impression.
327
328 Ces exports sont particulièrement utiles pour :
329
330 * **Vérifier la cohérence** des vocabulaires employés dans la base.
331 * **Diffuser un référentiel** auprès de collègues, de partenaires ou de prestataires externes.
332 * **Préparer des mises à jour ou des enrichissements** (ajout de termes, corrections).
333 * **Conserver une photographie de référence** avant un nettoyage ou une restructuration.
334
335 == Exporter un thésaurus ==
336
337 1. Dans la barre d’outils de l’arborescence du thésaurus, cliquer sur le bouton **Export**.
338 1. Dans la liste déroulante qui s’ouvre, **sélectionner le type d’export** souhaité.
339 1. L’export démarre automatiquement.
340 1. Une fois terminé, le fichier est soit **proposé à l’ouverture ou à l’enregistrement**, soit **téléchargé automatiquement** dans le dossier de téléchargements de l’ordinateur.
341
342 [[Exporter un thésaurus>>image:1756473381573-262.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
343
344 == Les types d'exports disponibles ==
345
346 === Export ===
347
348 * Génère un fichier **.txt**.
349 * Produit une liste alphabétique de tous les **descripteurs** du thésaurus, avec leurs informations associées (relations, notes).
350 * Les **synonymes** sont également pris en compte.
351
352 [[Exemple d'un export simple>>image:1744376746226-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
353
354 === Export alphabétique au format HTML ===
355
356 * Génère un fichier **.html**.
357 * Produit une liste alphabétique de tous les **descripteurs** du thésaurus, avec leurs informations associées (relations, notes).
358 * Les **synonymes** sont également pris en compte.
359 * Organisation identique à l’export simple, mais avec une **mise en page adaptée à la lecture et à l’impression**.
360
361 [[Exemple d'un export alphabétique au format HTML>>image:1744376887063-132.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
362
363 === Export hiérarchique ===
364
365 * Génère un fichier **.html**.
366 * Permet de **visualiser la hiérarchie** complète du thésaurus
367 * Présente uniquement les concepts de type **Descripteur**.
368 * Les **synonymes** associés apparaissent en //italique//.
369
370 [[Exemple d'export hiérarchique>>image:1744376997307-710.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
371
372 === Export KWIC (Keyword In Context) ===
373
374 * Génère un fichier **.html**.
375 * Liste alphabétique de tous les **unitermes** des descripteurs, replacés dans leur contexte.
376
377 [[Exemple d'export KWIC>>image:1744377143301-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
378
379 === Export KWOC (Keyword Out of Context) ===
380
381 * Génère un fichier **.html**.
382 * Liste alphabétique de tous les **unitermes** des descripteurs.
383 * Pour chaque unitermes, affiche la liste des descripteurs qui les contiennent.
384 * Les concepts de type **Descripteur** et **Synonyme** sont pris en compte.
385
386 [[Exemple d'export KWOC>>image:1744377225685-739.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
387 )))
Joséphine Ducruet 12.1 388 )))|(% style="width:300px" %)(((
389 (% class="box" %)
Joséphine Ducruet 8.1 390 (((
391 **Sommaire**
392
393 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
394 )))
Joséphine Ducruet 12.1 395
396 (% class="box" %)
397 (((
398 **Aller plus loin**
Joséphine Ducruet 13.1 399
400 * [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]
401 * [[Gérer les modèles ETP>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gérer les modèles ETP.WebHome]]
Joséphine Ducruet 12.1 402 )))
Joséphine Ducruet 13.1 403
404 (% class="box" %)
405 (((
Joséphine Ducruet 14.1 406 **Icônes principales**
407
408 * [[image:1756474225842-812.png]] : Modèles de publication
409
410
411
412 * [[image:1756474468557-496.png||height="26" width="29"]] : Export ETP
413
414
415
416 * [[image:1756474628130-395.png]] : Imprimer une notice
417
418
419
420 * [[image:1756474708351-338.png]] : Exporter
421
422
423
424 * [[image:1756474717354-369.png]] : Exporter
425
426
Joséphine Ducruet 12.1 427 )))
Joséphine Ducruet 13.1 428 )))