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Version 15.1 par Joséphine Ducruet le 2025/10/08 14:37

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Joséphine Ducruet 2.1 1 (% class="mark small" %)**Versions 4.2 et ultérieures**
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
Joséphine Ducruet 11.1 4 (% class="box" %)
5 (((
Joséphine Ducruet 2.1 6 Flora propose plusieurs fonctionnalités pour **produire des documents exploitables et partageables** à partir des **listes de résultats** ou directement depuis **une notice**.
7 Ces exports permettent de générer des fichiers tabulés (**Excel, LibreOffice**) ou des modèles bureautiques (**PDF, LibreOffice**).
Joséphine Ducruet 11.1 8 )))
Joséphine Ducruet 2.1 9
Joséphine Ducruet 11.1 10 (((
Joséphine Ducruet 2.1 11 = Les modèles de publication =
12
13 == Objectifs ==
14
15 Les **modèles de publication** dans Flora servent à :
16
17 * **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
18 * **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**.
19 * **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
20 * **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
21 * **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
22
23 En résumé : les modèles de publication sont un **pont entre les données gérées dans Flora et les documents utilisés au quotidien** (internes ou destinés au public).
24
25 Les **modèles de publication** sont disponibles dans les tables suivantes :
26
27 * **Biens et ensembles**
28 * **Entrées**
29 * **Registre**
30 * **Opérations**
31 * **Stratigraphie**
32 * **Évènements**
33 * **Biens dans l'évènement**
34 * **Mouvements**
35 * **Biens dans le mouvement**
36 * **Colis**
37 * **Matériel**
38 * **Bibliothèque** (notices bibliographiques)
39 * **Photothèque**
40 * **Vidéos-Sons**
41
Joséphine Ducruet 15.1 42 (% style="color:#e67e22" %)Depuis la (% class="small mark" %)version 4.7(%%) ils sont également disponibles sur les Colis et le Matériel scénographique.
43
Joséphine Ducruet 4.1 44 (% class="box infomessage" %)
45 (((
46 **Personnalisation des modèles**
47 Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
48 Ils peuvent notamment :
49
50 * choisir les **champs exportés**,
51 * définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
52 * créer des modèles spécifiques (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
53
54 Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
55 )))
56
Joséphine Ducruet 2.1 57 == Utiliser les modèles de publication depuis une liste de résultats ==
58
59 1. Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
60 1. Ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter **toute la liste**, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie.
61 1. Cliquez sur l’icône **Modèles de publication**
62 1. **Choisissez le modèle** souhaité dans la liste proposée.
63 1. Une fois le traitement terminé cliquez sur **Obtenir le résultat**
64 1. Le document est ensuite généré automatiquement et **téléchargé sur votre poste** (dossier Téléchargements par défaut).
65
66 [[Utiliser les modèles de publications depuis une liste de résultats>>image:1743780014740-304.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67
68
69 [[Choix du modèle>>image:1744009310126-322.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70
71
72 [[Obtenir le résultat>>image:1744009250331-375.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73
74 == Utiliser les modèles de publication depuis une notice ==
75
76 1. Se rendre sur la notice à partager.
77 1. Cliquez sur l’icône **Modèles de publication**
78 1. **Choisissez le modèle** souhaité dans la liste proposée.
79 1. Une fois le traitement terminé cliquez sur **Obtenir le résultat**
80 1. Le document est ensuite généré automatiquement et **téléchargé sur votre poste** (dossier Téléchargements par défaut).
81
82 [[Utiliser les modèles de publications depuis une notice>>image:1756461248492-845.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83
84
85 [[Choix du modèle>>image:1756461320160-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86
87
88 [[Obtenir le résultat>>image:1756461360249-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Joséphine Ducruet 3.1 89
Joséphine Ducruet 7.1 90 == Liste des modèles disponibles en standard ==
Joséphine Ducruet 3.1 91
Joséphine Ducruet 15.1 92 (% class="mark small" %)**Versions 4.7 et ultérieures**
Joséphine Ducruet 3.1 93
94 Les modèles ci-dessous sont fournis par défaut dans Flora :
95
96 * (((
97 **Biens et ensembles**
98
99 * Biens – Cartel
100 * Biens – Complète
101 * Biens – Étiquette
102 * Biens – Liste
103 * Biens – Book
104 )))
105 * (((
106 **Évènements**
107
108 * Expo – fiche de prêt
109 * Dépôt – arrêté
110 * Evnmt – liste d’œuvres
111 * Expo – book
112 )))
113 * **Biens dans l’évènement**
114 ** Bien dans evnt – complète
115 ** Bien dans evnt – scéno
116 * **Mouvements**
117 ** Mouvement – Étiquette
118 ** Mouvmt – Bordereau de transport
119 ** Biens dans le mouvement
120 ** Historique biens en mouvements
121 * **Bibliothèque**
122 ** Biblio – Liste
123 * **Photothèque**
124 ** Photothèque – Complète
125 ** Photothèque – Demande d’image
126 * **Vidéothèque**
127 ** Vidéos-sons – Complète
128 * **Entrées**
129 ** Entrées – Complète
130 * (((
131 **Colis**
132
133 * Colis – Complète
134 )))
135 * **Matériels**
136 ** Matériel – Complète
137 * **Registre**
138 ** Registre – Biens affectés
139 ** Registre – Biens reçus en dépôt
Joséphine Ducruet 15.1 140 * (% style="color:#e67e22" %)**Colis**
141 ** (% style="color:#e67e22" %)Colis – complète
142 * (% style="color:#e67e22" %)**Matériel**
143 ** (% style="color:#e67e22" %)Matériel – complète
Joséphine Ducruet 5.1 144
145 = Les exports tabulés paramétrables (ETP) =
146
Joséphine Ducruet 6.1 147 (% class="mark small" %)**Versions 4.5.40 et ultérieures**
148
Joséphine Ducruet 5.1 149 == Objectifs ==
150
151 Les **ETP** permettent d’extraire les données de Flora dans un tableau (Excel ou LibreOffice) de façon **souple et personnalisée**.
152 Ils sont particulièrement utiles pour :
153
154 * **Récupérer l’ensemble des champs d’une table** (ex. toutes les données d’une notice Bien ou d’une Entrée).
155 * **Sélectionner uniquement certains champs** pour constituer un tableau adapté à un usage précis (par ex. numéro d’inventaire + désignation + localisation).
156 * **Préparer des traitements externes** : statistiques, tris, analyses spécifiques non gérées directement dans Flora.
157 * **Faciliter les échanges** avec d’autres services ou partenaires, grâce à un format tabulaire universel (Excel / LibreOffice).
158 * **Contrôler la qualité des données** en visualisant rapidement un ensemble de champs choisis (utile en cas de vérification ou de correction massive).
159
160 En résumé : les ETP offrent un **export flexible et paramétrable**, qui complète les exports standards figés.
Joséphine Ducruet 6.1 161
162 Les **ETP **sont disponibles dans les tables suivantes :
163
164 * **Biens et ensembles**
165 * **Entrées**
166 * **Photothèque**
167 * **Vidéos-Sons**
168 * **Autres documents**
169 * **Produits documentaires**
170 * **Versements d’archives**
171 * **Unités d’archives**
172 * **Bibliothèque **(notices bibliographiques)
173 * **Évènements**
174 * **Mouvements**
175 * **Biens dans les évènements**
176 * **Biens dans le mouvement**
177 * **Constats d’état**
178 * **Estimations**
179 * **Relocalisations / Récolement**
180 * **Personnes**
181 * **Lieux / Sites**
182 * **Emplacements**
183 * **Collections**
184 * **Périodes**
185 * **Ensembles**
186 * **Noms scientifiques**
187 * **Parcours**
188
189 (% class="box infomessage" %)
190 (((
191 **Personnalisation des ETP**
192 Les **administrateurs fonctionnels** peuvent créer ou modifier des modèles d’exports tabulés paramétrables.
193 Ils définissent :
194
195 * les **champs à exporter**,
196 * leur **ordre d’apparition**,
197 * et éventuellement les **intitulés de colonnes**.
198
199 Cette personnalisation rend possible la création de modèles d’exports **complètement adaptés aux besoins de chaque institution** (contrôles qualité, statistiques, extraction thématique, etc.).
200 )))
201
202 == Utiliser les exports tabulés paramétrables (ETP) ==
203
204 1. (((
205 Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
206 )))
207 1. (((
208 Depuis la **liste de résultats**,** **ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter **toute la liste**, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie
209 )))
210 1. (((
211 **Cliquez sur l’icône d’export ETP**
212 )))
213 1. (((
214 **Sélectionnez un modèle d’export **dans la liste proposée
215 )))
216 1. (((
217 Une fois le traitement terminé cliquez sur **Obtenir le résultat**
218 )))
219 1. (((
220 Le document est ensuite généré automatiquement et **téléchargé sur votre poste** (dossier Téléchargements par défaut).
221 )))
222
223 [[Icône des exports ETP>>image:1743778876529-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224
225
226 [[Choix du modèle d'export>>image:1743778604112-901.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227
228
229 [[Obtenir le résultat>>image:1743779176938-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230
Joséphine Ducruet 7.1 231 = Impression d'une notice =
232
233 == Objectifs ==
234
235 Flora propose une fonctionnalité d’**impression de notice**.
236
237 * Cette fonction génère un document **PDF** reprenant la notice **telle qu’elle apparaît dans Flora**.
238 * Elle **n’est pas personnalisable**, mais s’adapte automatiquement à la **vue active** de la notice (vue standard, vue étiquette, complète, etc.).
239
240 Les impressions de notices sont particulièrement utiles pour :
241
242 * **Archiver rapidement** une notice dans son état actuel (tel qu’affiché).
243 * **Partager une fiche individuelle** avec un collègue ou un partenaire, sans passer par un modèle de publication.
244 * **Avoir une copie fidèle** de la notice pour un contrôle, une vérification ou un suivi hors de Flora.
245
246 == Imprimer une notice ==
247
248 1. **Ouvrir la notice** que vous souhaitez imprimer.
249 1. Cliquer sur l’icône **Impression de notice** dans la barre d’outils.
250 1. Un nouvel onglet s’ouvre dans le navigateur et propose l’enregistrement du document.
251 1. Cliquer sur **Enregistrer**.
252 1. Sélectionner le dossier de destination sur votre ordinateur.
253
254 Résultat : la notice est sauvegardée en **PDF** et peut être immédiatement consultée, imprimée ou partagée.
255
256 [[Icône d'impression>>image:1756471217121-834.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
257
Joséphine Ducruet 8.1 258 = Les exports Excel avec modèles =
Joséphine Ducruet 7.1 259
Joséphine Ducruet 8.1 260 == Objectifs ==
261
262 Flora propose également des **exports Excel simples**, disponibles depuis les listes de résultats.
263
264 * Ces exports permettent de récupérer un tableau au format **Excel / LibreOffice**.
265 * Ils **ne sont pas personnalisables** : les champs inclus sont définis par défaut.
266
267 Ces exports sont utiles pour :
268
269 * Obtenir rapidement une **vue tabulaire** des notices.
270 * Faire un **contrôle simple** des données exportées.
271 * **Disposer d’une alternative** pour les utilisateurs qui n’ont pas accès aux exports tabulés paramétrables (ETP) dans leur version.
272 * **Continuer à exploiter des modèles historiques** pour certains clients qui avaient déjà leurs propres formats d’exports paramétrés avant l’arrivée des ETP.
273
274 == Utiliser les exports Excel avec modèles ==
275
276 1. Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
277 1. Depuis la **liste de résultats**,** **ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter **toute la liste**, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie
278 1. (((
279 Cliquez sur l’une des icônes d’**export Excel** disponibles (selon la table)
280 )))
Joséphine Ducruet 10.1 281 1. (((
282 (% style="background-color:transparent" %)**Sélectionnez un modèle d’export **dans la liste proposée
283 )))
284 1. (((
Joséphine Ducruet 11.1 285 (% style="background-color:transparent" %)Cliquez sur **Export Tableur**
Joséphine Ducruet 10.1 286 )))
287 1. (((
288 Une fois le traitement terminé cliquez sur **Enregistrer le fichier en local**
289 )))
290 1. (((
291 Le document est téléchargé automatiquement dans le dossier **Téléchargements** de l’ordinateur.
292 )))
Joséphine Ducruet 8.1 293
294 (% class="box warningmessage" %)
295 (((
296 **Attention aux deux icônes d’export Excel**
297 Selon les tables, **deux icônes différentes** peuvent être proposées pour l’export Excel :
Joséphine Ducruet 9.1 298
299 * [[image:1756472407244-805.png]]
Joséphine Ducruet 10.1 300
301
302
Joséphine Ducruet 9.1 303 * [[image:1756472544744-377.png]]
304
305 Les deux icônes produisent un **fichier Excel non personnalisable**, mais leur présence varie en fonction des tables.
306 Pensez à vérifier **quelle icône est active dans la table utilisée**, afin d’éviter toute confusion avec les autres outils d’export (ETP ou modèles de publication).
Joséphine Ducruet 8.1 307 )))
Joséphine Ducruet 10.1 308
309 [[Icône d'export dans la tables des biens>>image:1756472721088-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
310
311
312 [[Icône d'export dans la table des versements d'archives>>image:1756472775902-284.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Joséphine Ducruet 11.1 313
314 [[Choix du modèle>>image:1756472859942-598.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315
316
317 [[Enregistrer le fichier>>image:1756472896495-291.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
318
319 = Export d'un thésaurus =
320
321 == Objectifs ==
322
323 Flora met à disposition **plusieurs formats d’export pour les thésaurus**, accessibles directement depuis l’**arborescence**.
324 Chaque export porte toujours sur **l’intégralité du thésaurus sélectionné**.
325 Les exports en **HTML** sont conçus en priorité pour faciliter la lecture et l’impression.
326
327 Ces exports sont particulièrement utiles pour :
328
329 * **Vérifier la cohérence** des vocabulaires employés dans la base.
330 * **Diffuser un référentiel** auprès de collègues, de partenaires ou de prestataires externes.
331 * **Préparer des mises à jour ou des enrichissements** (ajout de termes, corrections).
332 * **Conserver une photographie de référence** avant un nettoyage ou une restructuration.
333
334 == Exporter un thésaurus ==
335
336 1. Dans la barre d’outils de l’arborescence du thésaurus, cliquer sur le bouton **Export**.
337 1. Dans la liste déroulante qui s’ouvre, **sélectionner le type d’export** souhaité.
338 1. L’export démarre automatiquement.
339 1. Une fois terminé, le fichier est soit **proposé à l’ouverture ou à l’enregistrement**, soit **téléchargé automatiquement** dans le dossier de téléchargements de l’ordinateur.
340
341 [[Exporter un thésaurus>>image:1756473381573-262.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
342
343 == Les types d'exports disponibles ==
344
345 === Export ===
346
347 * Génère un fichier **.txt**.
348 * Produit une liste alphabétique de tous les **descripteurs** du thésaurus, avec leurs informations associées (relations, notes).
349 * Les **synonymes** sont également pris en compte.
350
351 [[Exemple d'un export simple>>image:1744376746226-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
352
353 === Export alphabétique au format HTML ===
354
355 * Génère un fichier **.html**.
356 * Produit une liste alphabétique de tous les **descripteurs** du thésaurus, avec leurs informations associées (relations, notes).
357 * Les **synonymes** sont également pris en compte.
358 * Organisation identique à l’export simple, mais avec une **mise en page adaptée à la lecture et à l’impression**.
359
360 [[Exemple d'un export alphabétique au format HTML>>image:1744376887063-132.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
361
362 === Export hiérarchique ===
363
364 * Génère un fichier **.html**.
365 * Permet de **visualiser la hiérarchie** complète du thésaurus
366 * Présente uniquement les concepts de type **Descripteur**.
367 * Les **synonymes** associés apparaissent en //italique//.
368
369 [[Exemple d'export hiérarchique>>image:1744376997307-710.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
370
371 === Export KWIC (Keyword In Context) ===
372
373 * Génère un fichier **.html**.
374 * Liste alphabétique de tous les **unitermes** des descripteurs, replacés dans leur contexte.
375
376 [[Exemple d'export KWIC>>image:1744377143301-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
377
378 === Export KWOC (Keyword Out of Context) ===
379
380 * Génère un fichier **.html**.
381 * Liste alphabétique de tous les **unitermes** des descripteurs.
382 * Pour chaque unitermes, affiche la liste des descripteurs qui les contiennent.
383 * Les concepts de type **Descripteur** et **Synonyme** sont pris en compte.
384
385 [[Exemple d'export KWOC>>image:1744377225685-739.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
386 )))
Joséphine Ducruet 12.1 387 )))|(% style="width:300px" %)(((
388 (% class="box" %)
Joséphine Ducruet 8.1 389 (((
390 **Sommaire**
391
392 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
393 )))
Joséphine Ducruet 12.1 394
395 (% class="box" %)
396 (((
397 **Aller plus loin**
Joséphine Ducruet 13.1 398
399 * [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]
400 * [[Gérer les modèles ETP>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gérer les modèles ETP.WebHome]]
Joséphine Ducruet 12.1 401 )))
Joséphine Ducruet 13.1 402
403 (% class="box" %)
404 (((
Joséphine Ducruet 14.1 405 **Icônes principales**
406
407 * [[image:1756474225842-812.png]] : Modèles de publication
408
409
410
411 * [[image:1756474468557-496.png||height="26" width="29"]] : Export ETP
412
413
414
415 * [[image:1756474628130-395.png]] : Imprimer une notice
416
417
418
419 * [[image:1756474708351-338.png]] : Exporter
420
421
422
423 * [[image:1756474717354-369.png]] : Exporter
424
425
Joséphine Ducruet 12.1 426 )))
Joséphine Ducruet 13.1 427 )))