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Code source wiki de Générer des documents

Version 13.1 par Joséphine Ducruet le 2025/08/29 15:27
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Joséphine Ducruet 2.1 1 (% class="mark small" %)**Versions 4.2 et ultérieures**
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
Joséphine Ducruet 11.1 4 (% class="box" %)
5 (((
Joséphine Ducruet 2.1 6 Flora propose plusieurs fonctionnalités pour **produire des documents exploitables et partageables** à partir des **listes de résultats** ou directement depuis **une notice**.
7 Ces exports permettent de générer des fichiers tabulés (**Excel, LibreOffice**) ou des modèles bureautiques (**PDF, LibreOffice**).
Joséphine Ducruet 11.1 8 )))
Joséphine Ducruet 2.1 9
Joséphine Ducruet 11.1 10 (((
Joséphine Ducruet 2.1 11 = Les modèles de publication =
12
13 == Objectifs ==
14
15 Les **modèles de publication** dans Flora servent à :
16
17 * **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
18 * **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**.
19 * **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
20 * **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
21 * **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
22
23 En résumé : les modèles de publication sont un **pont entre les données gérées dans Flora et les documents utilisés au quotidien** (internes ou destinés au public).
24
25 Les **modèles de publication** sont disponibles dans les tables suivantes :
26
27 * **Biens et ensembles**
28 * **Entrées**
29 * **Registre**
30 * **Opérations**
31 * **Stratigraphie**
32 * **Évènements**
33 * **Biens dans l'évènement**
34 * **Mouvements**
35 * **Biens dans le mouvement**
36 * **Colis**
37 * **Matériel**
38 * **Bibliothèque** (notices bibliographiques)
39 * **Photothèque**
40 * **Vidéos-Sons**
41
Joséphine Ducruet 4.1 42 (% class="box infomessage" %)
43 (((
44 **Personnalisation des modèles**
45 Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
46 Ils peuvent notamment :
47
48 * choisir les **champs exportés**,
49 * définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
50 * créer des modèles spécifiques (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
51
52 Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
53 )))
54
Joséphine Ducruet 2.1 55 == Utiliser les modèles de publication depuis une liste de résultats ==
56
57 1. Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
58 1. Ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter **toute la liste**, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie.
59 1. Cliquez sur l’icône **Modèles de publication**
60 1. **Choisissez le modèle** souhaité dans la liste proposée.
61 1. Une fois le traitement terminé cliquez sur **Obtenir le résultat**
62 1. Le document est ensuite généré automatiquement et **téléchargé sur votre poste** (dossier Téléchargements par défaut).
63
64 [[Utiliser les modèles de publications depuis une liste de résultats>>image:1743780014740-304.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65
66
67 [[Choix du modèle>>image:1744009310126-322.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68
69
70 [[Obtenir le résultat>>image:1744009250331-375.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71
72 == Utiliser les modèles de publication depuis une notice ==
73
74 1. Se rendre sur la notice à partager.
75 1. Cliquez sur l’icône **Modèles de publication**
76 1. **Choisissez le modèle** souhaité dans la liste proposée.
77 1. Une fois le traitement terminé cliquez sur **Obtenir le résultat**
78 1. Le document est ensuite généré automatiquement et **téléchargé sur votre poste** (dossier Téléchargements par défaut).
79
80 [[Utiliser les modèles de publications depuis une notice>>image:1756461248492-845.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81
82
83 [[Choix du modèle>>image:1756461320160-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84
85
86 [[Obtenir le résultat>>image:1756461360249-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Joséphine Ducruet 3.1 87
Joséphine Ducruet 7.1 88 == Liste des modèles disponibles en standard ==
Joséphine Ducruet 3.1 89
90 (% class="mark small" %)**Versions 4.5.60 et ultérieures**
91
92 Les modèles ci-dessous sont fournis par défaut dans Flora :
93
94 * (((
95 **Biens et ensembles**
96
97 * Biens – Cartel
98 * Biens – Complète
99 * Biens – Étiquette
100 * Biens – Liste
101 * Biens – Book
102 )))
103 * (((
104 **Évènements**
105
106 * Expo – fiche de prêt
107 * Dépôt – arrêté
108 * Evnmt – liste d’œuvres
109 * Expo – book
110 )))
111 * **Biens dans l’évènement**
112 ** Bien dans evnt – complète
113 ** Bien dans evnt – scéno
114 * **Mouvements**
115 ** Mouvement – Étiquette
116 ** Mouvmt – Bordereau de transport
117 ** Biens dans le mouvement
118 ** Historique biens en mouvements
119 * **Bibliothèque**
120 ** Biblio – Liste
121 * **Photothèque**
122 ** Photothèque – Complète
123 ** Photothèque – Demande d’image
124 * **Vidéothèque**
125 ** Vidéos-sons – Complète
126 * **Entrées**
127 ** Entrées – Complète
128 * (((
129 **Colis**
130
131 * Colis – Complète
132 )))
133 * **Matériels**
134 ** Matériel – Complète
135 * **Registre**
136 ** Registre – Biens affectés
137 ** Registre – Biens reçus en dépôt
Joséphine Ducruet 5.1 138
139 = Les exports tabulés paramétrables (ETP) =
140
Joséphine Ducruet 6.1 141 (% class="mark small" %)**Versions 4.5.40 et ultérieures**
142
Joséphine Ducruet 5.1 143 == Objectifs ==
144
145 Les **ETP** permettent d’extraire les données de Flora dans un tableau (Excel ou LibreOffice) de façon **souple et personnalisée**.
146 Ils sont particulièrement utiles pour :
147
148 * **Récupérer l’ensemble des champs d’une table** (ex. toutes les données d’une notice Bien ou d’une Entrée).
149 * **Sélectionner uniquement certains champs** pour constituer un tableau adapté à un usage précis (par ex. numéro d’inventaire + désignation + localisation).
150 * **Préparer des traitements externes** : statistiques, tris, analyses spécifiques non gérées directement dans Flora.
151 * **Faciliter les échanges** avec d’autres services ou partenaires, grâce à un format tabulaire universel (Excel / LibreOffice).
152 * **Contrôler la qualité des données** en visualisant rapidement un ensemble de champs choisis (utile en cas de vérification ou de correction massive).
153
154 En résumé : les ETP offrent un **export flexible et paramétrable**, qui complète les exports standards figés.
Joséphine Ducruet 6.1 155
156 Les **ETP **sont disponibles dans les tables suivantes :
157
158 * **Biens et ensembles**
159 * **Entrées**
160 * **Photothèque**
161 * **Vidéos-Sons**
162 * **Autres documents**
163 * **Produits documentaires**
164 * **Versements d’archives**
165 * **Unités d’archives**
166 * **Bibliothèque **(notices bibliographiques)
167 * **Évènements**
168 * **Mouvements**
169 * **Biens dans les évènements**
170 * **Biens dans le mouvement**
171 * **Constats d’état**
172 * **Estimations**
173 * **Relocalisations / Récolement**
174 * **Personnes**
175 * **Lieux / Sites**
176 * **Emplacements**
177 * **Collections**
178 * **Périodes**
179 * **Ensembles**
180 * **Noms scientifiques**
181 * **Parcours**
182
183 (% class="box infomessage" %)
184 (((
185 **Personnalisation des ETP**
186 Les **administrateurs fonctionnels** peuvent créer ou modifier des modèles d’exports tabulés paramétrables.
187 Ils définissent :
188
189 * les **champs à exporter**,
190 * leur **ordre d’apparition**,
191 * et éventuellement les **intitulés de colonnes**.
192
193 Cette personnalisation rend possible la création de modèles d’exports **complètement adaptés aux besoins de chaque institution** (contrôles qualité, statistiques, extraction thématique, etc.).
194 )))
195
196 == Utiliser les exports tabulés paramétrables (ETP) ==
197
198 1. (((
199 Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
200 )))
201 1. (((
202 Depuis la **liste de résultats**,** **ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter **toute la liste**, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie
203 )))
204 1. (((
205 **Cliquez sur l’icône d’export ETP**
206 )))
207 1. (((
208 **Sélectionnez un modèle d’export **dans la liste proposée
209 )))
210 1. (((
211 Une fois le traitement terminé cliquez sur **Obtenir le résultat**
212 )))
213 1. (((
214 Le document est ensuite généré automatiquement et **téléchargé sur votre poste** (dossier Téléchargements par défaut).
215 )))
216
217 [[Icône des exports ETP>>image:1743778876529-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218
219
220 [[Choix du modèle d'export>>image:1743778604112-901.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221
222
223 [[Obtenir le résultat>>image:1743779176938-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224
Joséphine Ducruet 7.1 225 = Impression d'une notice =
226
227 == Objectifs ==
228
229 Flora propose une fonctionnalité d’**impression de notice**.
230
231 * Cette fonction génère un document **PDF** reprenant la notice **telle qu’elle apparaît dans Flora**.
232 * Elle **n’est pas personnalisable**, mais s’adapte automatiquement à la **vue active** de la notice (vue standard, vue étiquette, complète, etc.).
233
234 Les impressions de notices sont particulièrement utiles pour :
235
236 * **Archiver rapidement** une notice dans son état actuel (tel qu’affiché).
237 * **Partager une fiche individuelle** avec un collègue ou un partenaire, sans passer par un modèle de publication.
238 * **Avoir une copie fidèle** de la notice pour un contrôle, une vérification ou un suivi hors de Flora.
239
240 == Imprimer une notice ==
241
242 1. **Ouvrir la notice** que vous souhaitez imprimer.
243 1. Cliquer sur l’icône **Impression de notice** dans la barre d’outils.
244 1. Un nouvel onglet s’ouvre dans le navigateur et propose l’enregistrement du document.
245 1. Cliquer sur **Enregistrer**.
246 1. Sélectionner le dossier de destination sur votre ordinateur.
247
248 Résultat : la notice est sauvegardée en **PDF** et peut être immédiatement consultée, imprimée ou partagée.
249
250 [[Icône d'impression>>image:1756471217121-834.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251
Joséphine Ducruet 8.1 252 = Les exports Excel avec modèles =
Joséphine Ducruet 7.1 253
Joséphine Ducruet 8.1 254 == Objectifs ==
255
256 Flora propose également des **exports Excel simples**, disponibles depuis les listes de résultats.
257
258 * Ces exports permettent de récupérer un tableau au format **Excel / LibreOffice**.
259 * Ils **ne sont pas personnalisables** : les champs inclus sont définis par défaut.
260
261 Ces exports sont utiles pour :
262
263 * Obtenir rapidement une **vue tabulaire** des notices.
264 * Faire un **contrôle simple** des données exportées.
265 * **Disposer d’une alternative** pour les utilisateurs qui n’ont pas accès aux exports tabulés paramétrables (ETP) dans leur version.
266 * **Continuer à exploiter des modèles historiques** pour certains clients qui avaient déjà leurs propres formats d’exports paramétrés avant l’arrivée des ETP.
267
268 == Utiliser les exports Excel avec modèles ==
269
270 1. Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
271 1. Depuis la **liste de résultats**,** **ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter **toute la liste**, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie
272 1. (((
273 Cliquez sur l’une des icônes d’**export Excel** disponibles (selon la table)
274 )))
Joséphine Ducruet 10.1 275 1. (((
276 (% style="background-color:transparent" %)**Sélectionnez un modèle d’export **dans la liste proposée
277 )))
278 1. (((
Joséphine Ducruet 11.1 279 (% style="background-color:transparent" %)Cliquez sur **Export Tableur**
Joséphine Ducruet 10.1 280 )))
281 1. (((
282 Une fois le traitement terminé cliquez sur **Enregistrer le fichier en local**
283 )))
284 1. (((
285 Le document est téléchargé automatiquement dans le dossier **Téléchargements** de l’ordinateur.
286 )))
Joséphine Ducruet 8.1 287
288 (% class="box warningmessage" %)
289 (((
290 **Attention aux deux icônes d’export Excel**
291 Selon les tables, **deux icônes différentes** peuvent être proposées pour l’export Excel :
Joséphine Ducruet 9.1 292
293 * [[image:1756472407244-805.png]]
Joséphine Ducruet 10.1 294
295
296
Joséphine Ducruet 9.1 297 * [[image:1756472544744-377.png]]
298
299 Les deux icônes produisent un **fichier Excel non personnalisable**, mais leur présence varie en fonction des tables.
300 Pensez à vérifier **quelle icône est active dans la table utilisée**, afin d’éviter toute confusion avec les autres outils d’export (ETP ou modèles de publication).
Joséphine Ducruet 8.1 301 )))
Joséphine Ducruet 10.1 302
303 [[Icône d'export dans la tables des biens>>image:1756472721088-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304
305
306 [[Icône d'export dans la table des versements d'archives>>image:1756472775902-284.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Joséphine Ducruet 11.1 307
308 [[Choix du modèle>>image:1756472859942-598.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309
310
311 [[Enregistrer le fichier>>image:1756472896495-291.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312
313 = Export d'un thésaurus =
314
315 == Objectifs ==
316
317 Flora met à disposition **plusieurs formats d’export pour les thésaurus**, accessibles directement depuis l’**arborescence**.
318 Chaque export porte toujours sur **l’intégralité du thésaurus sélectionné**.
319 Les exports en **HTML** sont conçus en priorité pour faciliter la lecture et l’impression.
320
321 Ces exports sont particulièrement utiles pour :
322
323 * **Vérifier la cohérence** des vocabulaires employés dans la base.
324 * **Diffuser un référentiel** auprès de collègues, de partenaires ou de prestataires externes.
325 * **Préparer des mises à jour ou des enrichissements** (ajout de termes, corrections).
326 * **Conserver une photographie de référence** avant un nettoyage ou une restructuration.
327
328 == Exporter un thésaurus ==
329
330 1. Dans la barre d’outils de l’arborescence du thésaurus, cliquer sur le bouton **Export**.
331 1. Dans la liste déroulante qui s’ouvre, **sélectionner le type d’export** souhaité.
332 1. L’export démarre automatiquement.
333 1. Une fois terminé, le fichier est soit **proposé à l’ouverture ou à l’enregistrement**, soit **téléchargé automatiquement** dans le dossier de téléchargements de l’ordinateur.
334
335 [[Exporter un thésaurus>>image:1756473381573-262.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
336
337 == Les types d'exports disponibles ==
338
339 === Export ===
340
341 * Génère un fichier **.txt**.
342 * Produit une liste alphabétique de tous les **descripteurs** du thésaurus, avec leurs informations associées (relations, notes).
343 * Les **synonymes** sont également pris en compte.
344
345 [[Exemple d'un export simple>>image:1744376746226-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
346
347 === Export alphabétique au format HTML ===
348
349 * Génère un fichier **.html**.
350 * Produit une liste alphabétique de tous les **descripteurs** du thésaurus, avec leurs informations associées (relations, notes).
351 * Les **synonymes** sont également pris en compte.
352 * Organisation identique à l’export simple, mais avec une **mise en page adaptée à la lecture et à l’impression**.
353
354 [[Exemple d'un export alphabétique au format HTML>>image:1744376887063-132.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
355
356 === Export hiérarchique ===
357
358 * Génère un fichier **.html**.
359 * Permet de **visualiser la hiérarchie** complète du thésaurus
360 * Présente uniquement les concepts de type **Descripteur**.
361 * Les **synonymes** associés apparaissent en //italique//.
362
363 [[Exemple d'export hiérarchique>>image:1744376997307-710.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
364
365 === Export KWIC (Keyword In Context) ===
366
367 * Génère un fichier **.html**.
368 * Liste alphabétique de tous les **unitermes** des descripteurs, replacés dans leur contexte.
369
370 [[Exemple d'export KWIC>>image:1744377143301-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
371
372 === Export KWOC (Keyword Out of Context) ===
373
374 * Génère un fichier **.html**.
375 * Liste alphabétique de tous les **unitermes** des descripteurs.
376 * Pour chaque unitermes, affiche la liste des descripteurs qui les contiennent.
377 * Les concepts de type **Descripteur** et **Synonyme** sont pris en compte.
378
379 [[Exemple d'export KWOC>>image:1744377225685-739.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
380 )))
Joséphine Ducruet 12.1 381 )))|(% style="width:300px" %)(((
382 (% class="box" %)
Joséphine Ducruet 8.1 383 (((
384 **Sommaire**
385
386 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
387 )))
Joséphine Ducruet 12.1 388
389 (% class="box" %)
390 (((
391 **Aller plus loin**
Joséphine Ducruet 13.1 392
393 * [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]
394 * [[Gérer les modèles ETP>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gérer les modèles ETP.WebHome]]
Joséphine Ducruet 12.1 395 )))
Joséphine Ducruet 13.1 396
397 (% class="box" %)
398 (((
399 **Icônes principales **
Joséphine Ducruet 12.1 400 )))
Joséphine Ducruet 13.1 401 )))