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Modifications pour le document Générer des documents

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 15:00
Depuis la version 5.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/29 12:10
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/29 15:27
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,9 +1,13 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Versions 4.2 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
4 4  Flora propose plusieurs fonctionnalités pour **produire des documents exploitables et partageables** à partir des **listes de résultats** ou directement depuis **une notice**.
5 5  Ces exports permettent de générer des fichiers tabulés (**Excel, LibreOffice**) ou des modèles bureautiques (**PDF, LibreOffice**).
8 +)))
6 6  
10 +(((
7 7  = Les modèles de publication =
8 8  
9 9  == Objectifs ==
... ... @@ -81,7 +81,7 @@
81 81  
82 82  [[Obtenir le résultat>>image:1756461360249-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 83  
84 -== Liste des modèles disponibles sn standard ==
88 +== Liste des modèles disponibles en standard ==
85 85  
86 86  (% class="mark small" %)**Versions 4.5.60 et ultérieures**
87 87  
... ... @@ -134,6 +134,8 @@
134 134  
135 135  = Les exports tabulés paramétrables (ETP) =
136 136  
141 +(% class="mark small" %)**Versions 4.5.40 et ultérieures**
142 +
137 137  == Objectifs ==
138 138  
139 139  Les **ETP** permettent d’extraire les données de Flora dans un tableau (Excel ou LibreOffice) de façon **souple et personnalisée**.
... ... @@ -146,4 +146,250 @@
146 146  * **Contrôler la qualité des données** en visualisant rapidement un ensemble de champs choisis (utile en cas de vérification ou de correction massive).
147 147  
148 148  En résumé : les ETP offrent un **export flexible et paramétrable**, qui complète les exports standards figés.
149 -)))|(% style="width:300px" %)
155 +
156 +Les **ETP **sont disponibles dans les tables suivantes :
157 +
158 +* **Biens et ensembles**
159 +* **Entrées**
160 +* **Photothèque**
161 +* **Vidéos-Sons**
162 +* **Autres documents**
163 +* **Produits documentaires**
164 +* **Versements d’archives**
165 +* **Unités d’archives**
166 +* **Bibliothèque **(notices bibliographiques)
167 +* **Évènements**
168 +* **Mouvements**
169 +* **Biens dans les évènements**
170 +* **Biens dans le mouvement**
171 +* **Constats d’état**
172 +* **Estimations**
173 +* **Relocalisations / Récolement**
174 +* **Personnes**
175 +* **Lieux / Sites**
176 +* **Emplacements**
177 +* **Collections**
178 +* **Périodes**
179 +* **Ensembles**
180 +* **Noms scientifiques**
181 +* **Parcours**
182 +
183 +(% class="box infomessage" %)
184 +(((
185 +**Personnalisation des ETP**
186 +Les **administrateurs fonctionnels** peuvent créer ou modifier des modèles d’exports tabulés paramétrables.
187 +Ils définissent :
188 +
189 +* les **champs à exporter**,
190 +* leur **ordre d’apparition**,
191 +* et éventuellement les **intitulés de colonnes**.
192 +
193 +Cette personnalisation rend possible la création de modèles d’exports **complètement adaptés aux besoins de chaque institution** (contrôles qualité, statistiques, extraction thématique, etc.).
194 +)))
195 +
196 +== Utiliser les exports tabulés paramétrables (ETP) ==
197 +
198 +1. (((
199 +Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
200 +)))
201 +1. (((
202 +Depuis la **liste de résultats**,** **ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter **toute la liste**, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie
203 +)))
204 +1. (((
205 +**Cliquez sur l’icône d’export ETP**
206 +)))
207 +1. (((
208 +**Sélectionnez un modèle d’export **dans la liste proposée
209 +)))
210 +1. (((
211 +Une fois le traitement terminé cliquez sur **Obtenir le résultat**
212 +)))
213 +1. (((
214 +Le document est ensuite généré automatiquement et **téléchargé sur votre poste** (dossier Téléchargements par défaut).
215 +)))
216 +
217 +[[Icône des exports ETP>>image:1743778876529-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218 +
219 +
220 +[[Choix du modèle d'export>>image:1743778604112-901.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 +
222 +
223 +[[Obtenir le résultat>>image:1743779176938-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 +
225 += Impression d'une notice =
226 +
227 +== Objectifs ==
228 +
229 +Flora propose une fonctionnalité d’**impression de notice**.
230 +
231 +* Cette fonction génère un document **PDF** reprenant la notice **telle qu’elle apparaît dans Flora**.
232 +* Elle **n’est pas personnalisable**, mais s’adapte automatiquement à la **vue active** de la notice (vue standard, vue étiquette, complète, etc.).
233 +
234 +Les impressions de notices sont particulièrement utiles pour :
235 +
236 +* **Archiver rapidement** une notice dans son état actuel (tel qu’affiché).
237 +* **Partager une fiche individuelle** avec un collègue ou un partenaire, sans passer par un modèle de publication.
238 +* **Avoir une copie fidèle** de la notice pour un contrôle, une vérification ou un suivi hors de Flora.
239 +
240 +== Imprimer une notice ==
241 +
242 +1. **Ouvrir la notice** que vous souhaitez imprimer.
243 +1. Cliquer sur l’icône **Impression de notice** dans la barre d’outils.
244 +1. Un nouvel onglet s’ouvre dans le navigateur et propose l’enregistrement du document.
245 +1. Cliquer sur **Enregistrer**.
246 +1. Sélectionner le dossier de destination sur votre ordinateur.
247 +
248 +Résultat : la notice est sauvegardée en **PDF** et peut être immédiatement consultée, imprimée ou partagée.
249 +
250 +[[Icône d'impression>>image:1756471217121-834.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251 +
252 += Les exports Excel avec modèles =
253 +
254 +== Objectifs ==
255 +
256 +Flora propose également des **exports Excel simples**, disponibles depuis les listes de résultats.
257 +
258 +* Ces exports permettent de récupérer un tableau au format **Excel / LibreOffice**.
259 +* Ils **ne sont pas personnalisables** : les champs inclus sont définis par défaut.
260 +
261 +Ces exports sont utiles pour :
262 +
263 +* Obtenir rapidement une **vue tabulaire** des notices.
264 +* Faire un **contrôle simple** des données exportées.
265 +* **Disposer d’une alternative** pour les utilisateurs qui n’ont pas accès aux exports tabulés paramétrables (ETP) dans leur version.
266 +* **Continuer à exploiter des modèles historiques** pour certains clients qui avaient déjà leurs propres formats d’exports paramétrés avant l’arrivée des ETP.
267 +
268 +== Utiliser les exports Excel avec modèles ==
269 +
270 +1. Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
271 +1. Depuis la **liste de résultats**,** **ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter **toute la liste**, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie
272 +1. (((
273 +Cliquez sur l’une des icônes d’**export Excel** disponibles (selon la table)
274 +)))
275 +1. (((
276 +(% style="background-color:transparent" %)**Sélectionnez un modèle d’export **dans la liste proposée
277 +)))
278 +1. (((
279 +(% style="background-color:transparent" %)Cliquez sur **Export Tableur**
280 +)))
281 +1. (((
282 +Une fois le traitement terminé cliquez sur **Enregistrer le fichier en local**
283 +)))
284 +1. (((
285 +Le document est téléchargé automatiquement dans le dossier **Téléchargements** de l’ordinateur.
286 +)))
287 +
288 +(% class="box warningmessage" %)
289 +(((
290 +**Attention aux deux icônes d’export Excel**
291 +Selon les tables, **deux icônes différentes** peuvent être proposées pour l’export Excel :
292 +
293 +* [[image:1756472407244-805.png]]
294 +
295 +
296 +
297 +* [[image:1756472544744-377.png]]
298 +
299 +Les deux icônes produisent un **fichier Excel non personnalisable**, mais leur présence varie en fonction des tables.
300 +Pensez à vérifier **quelle icône est active dans la table utilisée**, afin d’éviter toute confusion avec les autres outils d’export (ETP ou modèles de publication).
301 +)))
302 +
303 +[[Icône d'export dans la tables des biens>>image:1756472721088-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304 +
305 +
306 +[[Icône d'export dans la table des versements d'archives>>image:1756472775902-284.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
307 +
308 +[[Choix du modèle>>image:1756472859942-598.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 +
310 +
311 +[[Enregistrer le fichier>>image:1756472896495-291.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312 +
313 += Export d'un thésaurus =
314 +
315 +== Objectifs ==
316 +
317 +Flora met à disposition **plusieurs formats d’export pour les thésaurus**, accessibles directement depuis l’**arborescence**.
318 +Chaque export porte toujours sur **l’intégralité du thésaurus sélectionné**.
319 +Les exports en **HTML** sont conçus en priorité pour faciliter la lecture et l’impression.
320 +
321 +Ces exports sont particulièrement utiles pour :
322 +
323 +* **Vérifier la cohérence** des vocabulaires employés dans la base.
324 +* **Diffuser un référentiel** auprès de collègues, de partenaires ou de prestataires externes.
325 +* **Préparer des mises à jour ou des enrichissements** (ajout de termes, corrections).
326 +* **Conserver une photographie de référence** avant un nettoyage ou une restructuration.
327 +
328 +== Exporter un thésaurus ==
329 +
330 +1. Dans la barre d’outils de l’arborescence du thésaurus, cliquer sur le bouton **Export**.
331 +1. Dans la liste déroulante qui s’ouvre, **sélectionner le type d’export** souhaité.
332 +1. L’export démarre automatiquement.
333 +1. Une fois terminé, le fichier est soit **proposé à l’ouverture ou à l’enregistrement**, soit **téléchargé automatiquement** dans le dossier de téléchargements de l’ordinateur.
334 +
335 +[[Exporter un thésaurus>>image:1756473381573-262.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
336 +
337 +== Les types d'exports disponibles ==
338 +
339 +=== Export ===
340 +
341 +* Génère un fichier **.txt**.
342 +* Produit une liste alphabétique de tous les **descripteurs** du thésaurus, avec leurs informations associées (relations, notes).
343 +* Les **synonymes** sont également pris en compte.
344 +
345 +[[Exemple d'un export simple>>image:1744376746226-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
346 +
347 +=== Export alphabétique au format HTML ===
348 +
349 +* Génère un fichier **.html**.
350 +* Produit une liste alphabétique de tous les **descripteurs** du thésaurus, avec leurs informations associées (relations, notes).
351 +* Les **synonymes** sont également pris en compte.
352 +* Organisation identique à l’export simple, mais avec une **mise en page adaptée à la lecture et à l’impression**.
353 +
354 +[[Exemple d'un export alphabétique au format HTML>>image:1744376887063-132.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
355 +
356 +=== Export hiérarchique ===
357 +
358 +* Génère un fichier **.html**.
359 +* Permet de **visualiser la hiérarchie** complète du thésaurus
360 +* Présente uniquement les concepts de type **Descripteur**.
361 +* Les **synonymes** associés apparaissent en //italique//.
362 +
363 +[[Exemple d'export hiérarchique>>image:1744376997307-710.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
364 +
365 +=== Export KWIC (Keyword In Context) ===
366 +
367 +* Génère un fichier **.html**.
368 +* Liste alphabétique de tous les **unitermes** des descripteurs, replacés dans leur contexte.
369 +
370 +[[Exemple d'export KWIC>>image:1744377143301-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
371 +
372 +=== Export KWOC (Keyword Out of Context) ===
373 +
374 +* Génère un fichier **.html**.
375 +* Liste alphabétique de tous les **unitermes** des descripteurs.
376 +* Pour chaque unitermes, affiche la liste des descripteurs qui les contiennent.
377 +* Les concepts de type **Descripteur** et **Synonyme** sont pris en compte.
378 +
379 +[[Exemple d'export KWOC>>image:1744377225685-739.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
380 +)))
381 +)))|(% style="width:300px" %)(((
382 +(% class="box" %)
383 +(((
384 +**Sommaire**
385 +
386 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
387 +)))
388 +
389 +(% class="box" %)
390 +(((
391 +**Aller plus loin**
392 +
393 +* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]
394 +* [[Gérer les modèles ETP>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gérer les modèles ETP.WebHome]]
395 +)))
396 +
397 +(% class="box" %)
398 +(((
399 +**Icônes principales **
400 +)))
401 +)))
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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