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Modifications pour le document Générer des documents

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 15:00
Depuis la version 15.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/10/08 14:37
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À la version 3.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/29 12:06
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,13 +1,9 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Versions 4.2 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 6  Flora propose plusieurs fonctionnalités pour **produire des documents exploitables et partageables** à partir des **listes de résultats** ou directement depuis **une notice**.
7 7  Ces exports permettent de générer des fichiers tabulés (**Excel, LibreOffice**) ou des modèles bureautiques (**PDF, LibreOffice**).
8 -)))
9 9  
10 -(((
11 11  = Les modèles de publication =
12 12  
13 13  == Objectifs ==
... ... @@ -39,21 +39,6 @@
39 39  * **Photothèque**
40 40  * **Vidéos-Sons**
41 41  
42 -(% style="color:#e67e22" %)Depuis la (% class="small mark" %)version 4.7(%%) ils sont également disponibles sur les Colis et le Matériel scénographique.
43 -
44 -(% class="box infomessage" %)
45 -(((
46 -**Personnalisation des modèles**
47 -Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
48 -Ils peuvent notamment :
49 -
50 -* choisir les **champs exportés**,
51 -* définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
52 -* créer des modèles spécifiques (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
53 -
54 -Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
55 -)))
56 -
57 57  == Utiliser les modèles de publication depuis une liste de résultats ==
58 58  
59 59  1. Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
... ... @@ -87,9 +87,9 @@
87 87  
88 88  [[Obtenir le résultat>>image:1756461360249-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 89  
90 -== Liste des modèles disponibles en standard ==
71 +== Liste des modèles disponibles sn standard ==
91 91  
92 -(% class="mark small" %)**Versions 4.7 et ultérieures**
73 +(% class="mark small" %)**Versions 4.5.60 et ultérieures**
93 93  
94 94  Les modèles ci-dessous sont fournis par défaut dans Flora :
95 95  
... ... @@ -137,291 +137,4 @@
137 137  * **Registre**
138 138  ** Registre – Biens affectés
139 139  ** Registre – Biens reçus en dépôt
140 -* (% style="color:#e67e22" %)**Colis**
141 -** (% style="color:#e67e22" %)Colis – complète
142 -* (% style="color:#e67e22" %)**Matériel**
143 -** (% style="color:#e67e22" %)Matériel – complète
144 -
145 -= Les exports tabulés paramétrables (ETP) =
146 -
147 -(% class="mark small" %)**Versions 4.5.40 et ultérieures**
148 -
149 -== Objectifs ==
150 -
151 -Les **ETP** permettent d’extraire les données de Flora dans un tableau (Excel ou LibreOffice) de façon **souple et personnalisée**.
152 -Ils sont particulièrement utiles pour :
153 -
154 -* **Récupérer l’ensemble des champs d’une table** (ex. toutes les données d’une notice Bien ou d’une Entrée).
155 -* **Sélectionner uniquement certains champs** pour constituer un tableau adapté à un usage précis (par ex. numéro d’inventaire + désignation + localisation).
156 -* **Préparer des traitements externes** : statistiques, tris, analyses spécifiques non gérées directement dans Flora.
157 -* **Faciliter les échanges** avec d’autres services ou partenaires, grâce à un format tabulaire universel (Excel / LibreOffice).
158 -* **Contrôler la qualité des données** en visualisant rapidement un ensemble de champs choisis (utile en cas de vérification ou de correction massive).
159 -
160 -En résumé : les ETP offrent un **export flexible et paramétrable**, qui complète les exports standards figés.
161 -
162 -Les **ETP **sont disponibles dans les tables suivantes :
163 -
164 -* **Biens et ensembles**
165 -* **Entrées**
166 -* **Photothèque**
167 -* **Vidéos-Sons**
168 -* **Autres documents**
169 -* **Produits documentaires**
170 -* **Versements d’archives**
171 -* **Unités d’archives**
172 -* **Bibliothèque **(notices bibliographiques)
173 -* **Évènements**
174 -* **Mouvements**
175 -* **Biens dans les évènements**
176 -* **Biens dans le mouvement**
177 -* **Constats d’état**
178 -* **Estimations**
179 -* **Relocalisations / Récolement**
180 -* **Personnes**
181 -* **Lieux / Sites**
182 -* **Emplacements**
183 -* **Collections**
184 -* **Périodes**
185 -* **Ensembles**
186 -* **Noms scientifiques**
187 -* **Parcours**
188 -
189 -(% class="box infomessage" %)
190 -(((
191 -**Personnalisation des ETP**
192 -Les **administrateurs fonctionnels** peuvent créer ou modifier des modèles d’exports tabulés paramétrables.
193 -Ils définissent :
194 -
195 -* les **champs à exporter**,
196 -* leur **ordre d’apparition**,
197 -* et éventuellement les **intitulés de colonnes**.
198 -
199 -Cette personnalisation rend possible la création de modèles d’exports **complètement adaptés aux besoins de chaque institution** (contrôles qualité, statistiques, extraction thématique, etc.).
200 -)))
201 -
202 -== Utiliser les exports tabulés paramétrables (ETP) ==
203 -
204 -1. (((
205 -Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
206 -)))
207 -1. (((
208 -Depuis la **liste de résultats**,** **ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter **toute la liste**, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie
209 -)))
210 -1. (((
211 -**Cliquez sur l’icône d’export ETP**
212 -)))
213 -1. (((
214 -**Sélectionnez un modèle d’export **dans la liste proposée
215 -)))
216 -1. (((
217 -Une fois le traitement terminé cliquez sur **Obtenir le résultat**
218 -)))
219 -1. (((
220 -Le document est ensuite généré automatiquement et **téléchargé sur votre poste** (dossier Téléchargements par défaut).
221 -)))
222 -
223 -[[Icône des exports ETP>>image:1743778876529-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 -
225 -
226 -[[Choix du modèle d'export>>image:1743778604112-901.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 -
228 -
229 -[[Obtenir le résultat>>image:1743779176938-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 -
231 -= Impression d'une notice =
232 -
233 -== Objectifs ==
234 -
235 -Flora propose une fonctionnalité d’**impression de notice**.
236 -
237 -* Cette fonction génère un document **PDF** reprenant la notice **telle qu’elle apparaît dans Flora**.
238 -* Elle **n’est pas personnalisable**, mais s’adapte automatiquement à la **vue active** de la notice (vue standard, vue étiquette, complète, etc.).
239 -
240 -Les impressions de notices sont particulièrement utiles pour :
241 -
242 -* **Archiver rapidement** une notice dans son état actuel (tel qu’affiché).
243 -* **Partager une fiche individuelle** avec un collègue ou un partenaire, sans passer par un modèle de publication.
244 -* **Avoir une copie fidèle** de la notice pour un contrôle, une vérification ou un suivi hors de Flora.
245 -
246 -== Imprimer une notice ==
247 -
248 -1. **Ouvrir la notice** que vous souhaitez imprimer.
249 -1. Cliquer sur l’icône **Impression de notice** dans la barre d’outils.
250 -1. Un nouvel onglet s’ouvre dans le navigateur et propose l’enregistrement du document.
251 -1. Cliquer sur **Enregistrer**.
252 -1. Sélectionner le dossier de destination sur votre ordinateur.
253 -
254 -Résultat : la notice est sauvegardée en **PDF** et peut être immédiatement consultée, imprimée ou partagée.
255 -
256 -[[Icône d'impression>>image:1756471217121-834.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
257 -
258 -= Les exports Excel avec modèles =
259 -
260 -== Objectifs ==
261 -
262 -Flora propose également des **exports Excel simples**, disponibles depuis les listes de résultats.
263 -
264 -* Ces exports permettent de récupérer un tableau au format **Excel / LibreOffice**.
265 -* Ils **ne sont pas personnalisables** : les champs inclus sont définis par défaut.
266 -
267 -Ces exports sont utiles pour :
268 -
269 -* Obtenir rapidement une **vue tabulaire** des notices.
270 -* Faire un **contrôle simple** des données exportées.
271 -* **Disposer d’une alternative** pour les utilisateurs qui n’ont pas accès aux exports tabulés paramétrables (ETP) dans leur version.
272 -* **Continuer à exploiter des modèles historiques** pour certains clients qui avaient déjà leurs propres formats d’exports paramétrés avant l’arrivée des ETP.
273 -
274 -== Utiliser les exports Excel avec modèles ==
275 -
276 -1. Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
277 -1. Depuis la **liste de résultats**,** **ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter **toute la liste**, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie
278 -1. (((
279 -Cliquez sur l’une des icônes d’**export Excel** disponibles (selon la table)
280 -)))
281 -1. (((
282 -(% style="background-color:transparent" %)**Sélectionnez un modèle d’export **dans la liste proposée
283 -)))
284 -1. (((
285 -(% style="background-color:transparent" %)Cliquez sur **Export Tableur**
286 -)))
287 -1. (((
288 -Une fois le traitement terminé cliquez sur **Enregistrer le fichier en local**
289 -)))
290 -1. (((
291 -Le document est téléchargé automatiquement dans le dossier **Téléchargements** de l’ordinateur.
292 -)))
293 -
294 -(% class="box warningmessage" %)
295 -(((
296 -**Attention aux deux icônes d’export Excel**
297 -Selon les tables, **deux icônes différentes** peuvent être proposées pour l’export Excel :
298 -
299 -* [[image:1756472407244-805.png]]
300 -
301 -
302 -
303 -* [[image:1756472544744-377.png]]
304 -
305 -Les deux icônes produisent un **fichier Excel non personnalisable**, mais leur présence varie en fonction des tables.
306 -Pensez à vérifier **quelle icône est active dans la table utilisée**, afin d’éviter toute confusion avec les autres outils d’export (ETP ou modèles de publication).
307 -)))
308 -
309 -[[Icône d'export dans la tables des biens>>image:1756472721088-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
310 -
311 -
312 -[[Icône d'export dans la table des versements d'archives>>image:1756472775902-284.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
313 -
314 -[[Choix du modèle>>image:1756472859942-598.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 -
316 -
317 -[[Enregistrer le fichier>>image:1756472896495-291.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
318 -
319 -= Export d'un thésaurus =
320 -
321 -== Objectifs ==
322 -
323 -Flora met à disposition **plusieurs formats d’export pour les thésaurus**, accessibles directement depuis l’**arborescence**.
324 -Chaque export porte toujours sur **l’intégralité du thésaurus sélectionné**.
325 -Les exports en **HTML** sont conçus en priorité pour faciliter la lecture et l’impression.
326 -
327 -Ces exports sont particulièrement utiles pour :
328 -
329 -* **Vérifier la cohérence** des vocabulaires employés dans la base.
330 -* **Diffuser un référentiel** auprès de collègues, de partenaires ou de prestataires externes.
331 -* **Préparer des mises à jour ou des enrichissements** (ajout de termes, corrections).
332 -* **Conserver une photographie de référence** avant un nettoyage ou une restructuration.
333 -
334 -== Exporter un thésaurus ==
335 -
336 -1. Dans la barre d’outils de l’arborescence du thésaurus, cliquer sur le bouton **Export**.
337 -1. Dans la liste déroulante qui s’ouvre, **sélectionner le type d’export** souhaité.
338 -1. L’export démarre automatiquement.
339 -1. Une fois terminé, le fichier est soit **proposé à l’ouverture ou à l’enregistrement**, soit **téléchargé automatiquement** dans le dossier de téléchargements de l’ordinateur.
340 -
341 -[[Exporter un thésaurus>>image:1756473381573-262.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
342 -
343 -== Les types d'exports disponibles ==
344 -
345 -=== Export ===
346 -
347 -* Génère un fichier **.txt**.
348 -* Produit une liste alphabétique de tous les **descripteurs** du thésaurus, avec leurs informations associées (relations, notes).
349 -* Les **synonymes** sont également pris en compte.
350 -
351 -[[Exemple d'un export simple>>image:1744376746226-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
352 -
353 -=== Export alphabétique au format HTML ===
354 -
355 -* Génère un fichier **.html**.
356 -* Produit une liste alphabétique de tous les **descripteurs** du thésaurus, avec leurs informations associées (relations, notes).
357 -* Les **synonymes** sont également pris en compte.
358 -* Organisation identique à l’export simple, mais avec une **mise en page adaptée à la lecture et à l’impression**.
359 -
360 -[[Exemple d'un export alphabétique au format HTML>>image:1744376887063-132.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
361 -
362 -=== Export hiérarchique ===
363 -
364 -* Génère un fichier **.html**.
365 -* Permet de **visualiser la hiérarchie** complète du thésaurus
366 -* Présente uniquement les concepts de type **Descripteur**.
367 -* Les **synonymes** associés apparaissent en //italique//.
368 -
369 -[[Exemple d'export hiérarchique>>image:1744376997307-710.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
370 -
371 -=== Export KWIC (Keyword In Context) ===
372 -
373 -* Génère un fichier **.html**.
374 -* Liste alphabétique de tous les **unitermes** des descripteurs, replacés dans leur contexte.
375 -
376 -[[Exemple d'export KWIC>>image:1744377143301-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
377 -
378 -=== Export KWOC (Keyword Out of Context) ===
379 -
380 -* Génère un fichier **.html**.
381 -* Liste alphabétique de tous les **unitermes** des descripteurs.
382 -* Pour chaque unitermes, affiche la liste des descripteurs qui les contiennent.
383 -* Les concepts de type **Descripteur** et **Synonyme** sont pris en compte.
384 -
385 -[[Exemple d'export KWOC>>image:1744377225685-739.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
386 -)))
387 -)))|(% style="width:300px" %)(((
388 -(% class="box" %)
389 -(((
390 -**Sommaire**
391 -
392 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
393 -)))
394 -
395 -(% class="box" %)
396 -(((
397 -**Aller plus loin**
398 -
399 -* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]
400 -* [[Gérer les modèles ETP>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gérer les modèles ETP.WebHome]]
401 -)))
402 -
403 -(% class="box" %)
404 -(((
405 -**Icônes principales**
406 -
407 -* [[image:1756474225842-812.png]] : Modèles de publication
408 -
409 -
410 -
411 -* [[image:1756474468557-496.png||height="26" width="29"]] : Export ETP
412 -
413 -
414 -
415 -* [[image:1756474628130-395.png]] : Imprimer une notice
416 -
417 -
418 -
419 -* [[image:1756474708351-338.png]] : Exporter
420 -
421 -
422 -
423 -* [[image:1756474717354-369.png]] : Exporter
424 -
425 -
426 -)))
427 -)))
121 +)))|(% style="width:300px" %)
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