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Modifications pour le document Générer des documents

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 15:00
Depuis la version 11.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/29 15:24
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À la version 1.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/29 11:37
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,386 +1,0 @@
1 -(% class="mark small" %)**Versions 4.2 et ultérieures**
2 -
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -Flora propose plusieurs fonctionnalités pour **produire des documents exploitables et partageables** à partir des **listes de résultats** ou directement depuis **une notice**.
7 -Ces exports permettent de générer des fichiers tabulés (**Excel, LibreOffice**) ou des modèles bureautiques (**PDF, LibreOffice**).
8 -)))
9 -
10 -(((
11 -= Les modèles de publication =
12 -
13 -== Objectifs ==
14 -
15 -Les **modèles de publication** dans Flora servent à :
16 -
17 -* **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
18 -* **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**.
19 -* **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
20 -* **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
21 -* **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
22 -
23 -En résumé : les modèles de publication sont un **pont entre les données gérées dans Flora et les documents utilisés au quotidien** (internes ou destinés au public).
24 -
25 -Les **modèles de publication** sont disponibles dans les tables suivantes :
26 -
27 -* **Biens et ensembles**
28 -* **Entrées**
29 -* **Registre**
30 -* **Opérations**
31 -* **Stratigraphie**
32 -* **Évènements**
33 -* **Biens dans l'évènement**
34 -* **Mouvements**
35 -* **Biens dans le mouvement**
36 -* **Colis**
37 -* **Matériel**
38 -* **Bibliothèque** (notices bibliographiques)
39 -* **Photothèque**
40 -* **Vidéos-Sons**
41 -
42 -(% class="box infomessage" %)
43 -(((
44 -**Personnalisation des modèles**
45 -Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
46 -Ils peuvent notamment :
47 -
48 -* choisir les **champs exportés**,
49 -* définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
50 -* créer des modèles spécifiques (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
51 -
52 -Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
53 -)))
54 -
55 -== Utiliser les modèles de publication depuis une liste de résultats ==
56 -
57 -1. Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
58 -1. Ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter **toute la liste**, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie.
59 -1. Cliquez sur l’icône **Modèles de publication**
60 -1. **Choisissez le modèle** souhaité dans la liste proposée.
61 -1. Une fois le traitement terminé cliquez sur **Obtenir le résultat**
62 -1. Le document est ensuite généré automatiquement et **téléchargé sur votre poste** (dossier Téléchargements par défaut).
63 -
64 -[[Utiliser les modèles de publications depuis une liste de résultats>>image:1743780014740-304.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65 -
66 -
67 -[[Choix du modèle>>image:1744009310126-322.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 -
69 -
70 -[[Obtenir le résultat>>image:1744009250331-375.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 -
72 -== Utiliser les modèles de publication depuis une notice ==
73 -
74 -1. Se rendre sur la notice à partager.
75 -1. Cliquez sur l’icône **Modèles de publication**
76 -1. **Choisissez le modèle** souhaité dans la liste proposée.
77 -1. Une fois le traitement terminé cliquez sur **Obtenir le résultat**
78 -1. Le document est ensuite généré automatiquement et **téléchargé sur votre poste** (dossier Téléchargements par défaut).
79 -
80 -[[Utiliser les modèles de publications depuis une notice>>image:1756461248492-845.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 -
82 -
83 -[[Choix du modèle>>image:1756461320160-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 -
85 -
86 -[[Obtenir le résultat>>image:1756461360249-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 -
88 -== Liste des modèles disponibles en standard ==
89 -
90 -(% class="mark small" %)**Versions 4.5.60 et ultérieures**
91 -
92 -Les modèles ci-dessous sont fournis par défaut dans Flora :
93 -
94 -* (((
95 -**Biens et ensembles**
96 -
97 -* Biens – Cartel
98 -* Biens – Complète
99 -* Biens – Étiquette
100 -* Biens – Liste
101 -* Biens – Book
102 -)))
103 -* (((
104 -**Évènements**
105 -
106 -* Expo – fiche de prêt
107 -* Dépôt – arrêté
108 -* Evnmt – liste d’œuvres
109 -* Expo – book
110 -)))
111 -* **Biens dans l’évènement**
112 -** Bien dans evnt – complète
113 -** Bien dans evnt – scéno
114 -* **Mouvements**
115 -** Mouvement – Étiquette
116 -** Mouvmt – Bordereau de transport
117 -** Biens dans le mouvement
118 -** Historique biens en mouvements
119 -* **Bibliothèque**
120 -** Biblio – Liste
121 -* **Photothèque**
122 -** Photothèque – Complète
123 -** Photothèque – Demande d’image
124 -* **Vidéothèque**
125 -** Vidéos-sons – Complète
126 -* **Entrées**
127 -** Entrées – Complète
128 -* (((
129 -**Colis**
130 -
131 -* Colis – Complète
132 -)))
133 -* **Matériels**
134 -** Matériel – Complète
135 -* **Registre**
136 -** Registre – Biens affectés
137 -** Registre – Biens reçus en dépôt
138 -
139 -= Les exports tabulés paramétrables (ETP) =
140 -
141 -(% class="mark small" %)**Versions 4.5.40 et ultérieures**
142 -
143 -== Objectifs ==
144 -
145 -Les **ETP** permettent d’extraire les données de Flora dans un tableau (Excel ou LibreOffice) de façon **souple et personnalisée**.
146 -Ils sont particulièrement utiles pour :
147 -
148 -* **Récupérer l’ensemble des champs d’une table** (ex. toutes les données d’une notice Bien ou d’une Entrée).
149 -* **Sélectionner uniquement certains champs** pour constituer un tableau adapté à un usage précis (par ex. numéro d’inventaire + désignation + localisation).
150 -* **Préparer des traitements externes** : statistiques, tris, analyses spécifiques non gérées directement dans Flora.
151 -* **Faciliter les échanges** avec d’autres services ou partenaires, grâce à un format tabulaire universel (Excel / LibreOffice).
152 -* **Contrôler la qualité des données** en visualisant rapidement un ensemble de champs choisis (utile en cas de vérification ou de correction massive).
153 -
154 -En résumé : les ETP offrent un **export flexible et paramétrable**, qui complète les exports standards figés.
155 -
156 -Les **ETP **sont disponibles dans les tables suivantes :
157 -
158 -* **Biens et ensembles**
159 -* **Entrées**
160 -* **Photothèque**
161 -* **Vidéos-Sons**
162 -* **Autres documents**
163 -* **Produits documentaires**
164 -* **Versements d’archives**
165 -* **Unités d’archives**
166 -* **Bibliothèque **(notices bibliographiques)
167 -* **Évènements**
168 -* **Mouvements**
169 -* **Biens dans les évènements**
170 -* **Biens dans le mouvement**
171 -* **Constats d’état**
172 -* **Estimations**
173 -* **Relocalisations / Récolement**
174 -* **Personnes**
175 -* **Lieux / Sites**
176 -* **Emplacements**
177 -* **Collections**
178 -* **Périodes**
179 -* **Ensembles**
180 -* **Noms scientifiques**
181 -* **Parcours**
182 -
183 -(% class="box infomessage" %)
184 -(((
185 -**Personnalisation des ETP**
186 -Les **administrateurs fonctionnels** peuvent créer ou modifier des modèles d’exports tabulés paramétrables.
187 -Ils définissent :
188 -
189 -* les **champs à exporter**,
190 -* leur **ordre d’apparition**,
191 -* et éventuellement les **intitulés de colonnes**.
192 -
193 -Cette personnalisation rend possible la création de modèles d’exports **complètement adaptés aux besoins de chaque institution** (contrôles qualité, statistiques, extraction thématique, etc.).
194 -)))
195 -
196 -== Utiliser les exports tabulés paramétrables (ETP) ==
197 -
198 -1. (((
199 -Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
200 -)))
201 -1. (((
202 -Depuis la **liste de résultats**,** **ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter **toute la liste**, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie
203 -)))
204 -1. (((
205 -**Cliquez sur l’icône d’export ETP**
206 -)))
207 -1. (((
208 -**Sélectionnez un modèle d’export **dans la liste proposée
209 -)))
210 -1. (((
211 -Une fois le traitement terminé cliquez sur **Obtenir le résultat**
212 -)))
213 -1. (((
214 -Le document est ensuite généré automatiquement et **téléchargé sur votre poste** (dossier Téléchargements par défaut).
215 -)))
216 -
217 -[[Icône des exports ETP>>image:1743778876529-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218 -
219 -
220 -[[Choix du modèle d'export>>image:1743778604112-901.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 -
222 -
223 -[[Obtenir le résultat>>image:1743779176938-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 -
225 -= Impression d'une notice =
226 -
227 -== Objectifs ==
228 -
229 -Flora propose une fonctionnalité d’**impression de notice**.
230 -
231 -* Cette fonction génère un document **PDF** reprenant la notice **telle qu’elle apparaît dans Flora**.
232 -* Elle **n’est pas personnalisable**, mais s’adapte automatiquement à la **vue active** de la notice (vue standard, vue étiquette, complète, etc.).
233 -
234 -Les impressions de notices sont particulièrement utiles pour :
235 -
236 -* **Archiver rapidement** une notice dans son état actuel (tel qu’affiché).
237 -* **Partager une fiche individuelle** avec un collègue ou un partenaire, sans passer par un modèle de publication.
238 -* **Avoir une copie fidèle** de la notice pour un contrôle, une vérification ou un suivi hors de Flora.
239 -
240 -== Imprimer une notice ==
241 -
242 -1. **Ouvrir la notice** que vous souhaitez imprimer.
243 -1. Cliquer sur l’icône **Impression de notice** dans la barre d’outils.
244 -1. Un nouvel onglet s’ouvre dans le navigateur et propose l’enregistrement du document.
245 -1. Cliquer sur **Enregistrer**.
246 -1. Sélectionner le dossier de destination sur votre ordinateur.
247 -
248 -Résultat : la notice est sauvegardée en **PDF** et peut être immédiatement consultée, imprimée ou partagée.
249 -
250 -[[Icône d'impression>>image:1756471217121-834.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251 -
252 -= Les exports Excel avec modèles =
253 -
254 -== Objectifs ==
255 -
256 -Flora propose également des **exports Excel simples**, disponibles depuis les listes de résultats.
257 -
258 -* Ces exports permettent de récupérer un tableau au format **Excel / LibreOffice**.
259 -* Ils **ne sont pas personnalisables** : les champs inclus sont définis par défaut.
260 -
261 -Ces exports sont utiles pour :
262 -
263 -* Obtenir rapidement une **vue tabulaire** des notices.
264 -* Faire un **contrôle simple** des données exportées.
265 -* **Disposer d’une alternative** pour les utilisateurs qui n’ont pas accès aux exports tabulés paramétrables (ETP) dans leur version.
266 -* **Continuer à exploiter des modèles historiques** pour certains clients qui avaient déjà leurs propres formats d’exports paramétrés avant l’arrivée des ETP.
267 -
268 -== Utiliser les exports Excel avec modèles ==
269 -
270 -1. Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
271 -1. Depuis la **liste de résultats**,** **ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter **toute la liste**, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie
272 -1. (((
273 -Cliquez sur l’une des icônes d’**export Excel** disponibles (selon la table)
274 -)))
275 -1. (((
276 -(% style="background-color:transparent" %)**Sélectionnez un modèle d’export **dans la liste proposée
277 -)))
278 -1. (((
279 -(% style="background-color:transparent" %)Cliquez sur **Export Tableur**
280 -)))
281 -1. (((
282 -Une fois le traitement terminé cliquez sur **Enregistrer le fichier en local**
283 -)))
284 -1. (((
285 -Le document est téléchargé automatiquement dans le dossier **Téléchargements** de l’ordinateur.
286 -)))
287 -
288 -(% class="box warningmessage" %)
289 -(((
290 -**Attention aux deux icônes d’export Excel**
291 -Selon les tables, **deux icônes différentes** peuvent être proposées pour l’export Excel :
292 -
293 -* [[image:1756472407244-805.png]]
294 -
295 -
296 -
297 -* [[image:1756472544744-377.png]]
298 -
299 -Les deux icônes produisent un **fichier Excel non personnalisable**, mais leur présence varie en fonction des tables.
300 -Pensez à vérifier **quelle icône est active dans la table utilisée**, afin d’éviter toute confusion avec les autres outils d’export (ETP ou modèles de publication).
301 -)))
302 -
303 -[[Icône d'export dans la tables des biens>>image:1756472721088-839.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304 -
305 -
306 -[[Icône d'export dans la table des versements d'archives>>image:1756472775902-284.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
307 -
308 -[[Choix du modèle>>image:1756472859942-598.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 -
310 -
311 -[[Enregistrer le fichier>>image:1756472896495-291.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312 -
313 -= Export d'un thésaurus =
314 -
315 -== Objectifs ==
316 -
317 -Flora met à disposition **plusieurs formats d’export pour les thésaurus**, accessibles directement depuis l’**arborescence**.
318 -Chaque export porte toujours sur **l’intégralité du thésaurus sélectionné**.
319 -Les exports en **HTML** sont conçus en priorité pour faciliter la lecture et l’impression.
320 -
321 -Ces exports sont particulièrement utiles pour :
322 -
323 -* **Vérifier la cohérence** des vocabulaires employés dans la base.
324 -* **Diffuser un référentiel** auprès de collègues, de partenaires ou de prestataires externes.
325 -* **Préparer des mises à jour ou des enrichissements** (ajout de termes, corrections).
326 -* **Conserver une photographie de référence** avant un nettoyage ou une restructuration.
327 -
328 -== Exporter un thésaurus ==
329 -
330 -1. Dans la barre d’outils de l’arborescence du thésaurus, cliquer sur le bouton **Export**.
331 -1. Dans la liste déroulante qui s’ouvre, **sélectionner le type d’export** souhaité.
332 -1. L’export démarre automatiquement.
333 -1. Une fois terminé, le fichier est soit **proposé à l’ouverture ou à l’enregistrement**, soit **téléchargé automatiquement** dans le dossier de téléchargements de l’ordinateur.
334 -
335 -[[Exporter un thésaurus>>image:1756473381573-262.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
336 -
337 -== Les types d'exports disponibles ==
338 -
339 -=== Export ===
340 -
341 -* Génère un fichier **.txt**.
342 -* Produit une liste alphabétique de tous les **descripteurs** du thésaurus, avec leurs informations associées (relations, notes).
343 -* Les **synonymes** sont également pris en compte.
344 -
345 -[[Exemple d'un export simple>>image:1744376746226-772.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
346 -
347 -=== Export alphabétique au format HTML ===
348 -
349 -* Génère un fichier **.html**.
350 -* Produit une liste alphabétique de tous les **descripteurs** du thésaurus, avec leurs informations associées (relations, notes).
351 -* Les **synonymes** sont également pris en compte.
352 -* Organisation identique à l’export simple, mais avec une **mise en page adaptée à la lecture et à l’impression**.
353 -
354 -[[Exemple d'un export alphabétique au format HTML>>image:1744376887063-132.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
355 -
356 -=== Export hiérarchique ===
357 -
358 -* Génère un fichier **.html**.
359 -* Permet de **visualiser la hiérarchie** complète du thésaurus
360 -* Présente uniquement les concepts de type **Descripteur**.
361 -* Les **synonymes** associés apparaissent en //italique//.
362 -
363 -[[Exemple d'export hiérarchique>>image:1744376997307-710.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
364 -
365 -=== Export KWIC (Keyword In Context) ===
366 -
367 -* Génère un fichier **.html**.
368 -* Liste alphabétique de tous les **unitermes** des descripteurs, replacés dans leur contexte.
369 -
370 -[[Exemple d'export KWIC>>image:1744377143301-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
371 -
372 -=== Export KWOC (Keyword Out of Context) ===
373 -
374 -* Génère un fichier **.html**.
375 -* Liste alphabétique de tous les **unitermes** des descripteurs.
376 -* Pour chaque unitermes, affiche la liste des descripteurs qui les contiennent.
377 -* Les concepts de type **Descripteur** et **Synonyme** sont pris en compte.
378 -
379 -[[Exemple d'export KWOC>>image:1744377225685-739.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
380 -)))
381 -)))|(% style="width:300px" %)(% class="box" %)
382 -(((
383 -**Sommaire**
384 -
385 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
386 -)))
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