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Modifications pour le document Générer des documents

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 15:00
Depuis la version 1.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/29 11:37
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À la version 6.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/29 14:26
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,0 +1,222 @@
1 +(% class="mark small" %)**Versions 4.2 et ultérieures**
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +Flora propose plusieurs fonctionnalités pour **produire des documents exploitables et partageables** à partir des **listes de résultats** ou directement depuis **une notice**.
5 +Ces exports permettent de générer des fichiers tabulés (**Excel, LibreOffice**) ou des modèles bureautiques (**PDF, LibreOffice**).
6 +
7 += Les modèles de publication =
8 +
9 +== Objectifs ==
10 +
11 +Les **modèles de publication** dans Flora servent à :
12 +
13 +* **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
14 +* **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**.
15 +* **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
16 +* **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
17 +* **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
18 +
19 +En résumé : les modèles de publication sont un **pont entre les données gérées dans Flora et les documents utilisés au quotidien** (internes ou destinés au public).
20 +
21 +Les **modèles de publication** sont disponibles dans les tables suivantes :
22 +
23 +* **Biens et ensembles**
24 +* **Entrées**
25 +* **Registre**
26 +* **Opérations**
27 +* **Stratigraphie**
28 +* **Évènements**
29 +* **Biens dans l'évènement**
30 +* **Mouvements**
31 +* **Biens dans le mouvement**
32 +* **Colis**
33 +* **Matériel**
34 +* **Bibliothèque** (notices bibliographiques)
35 +* **Photothèque**
36 +* **Vidéos-Sons**
37 +
38 +(% class="box infomessage" %)
39 +(((
40 +**Personnalisation des modèles**
41 +Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
42 +Ils peuvent notamment :
43 +
44 +* choisir les **champs exportés**,
45 +* définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
46 +* créer des modèles spécifiques (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
47 +
48 +Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
49 +)))
50 +
51 +== Utiliser les modèles de publication depuis une liste de résultats ==
52 +
53 +1. Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
54 +1. Ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter **toute la liste**, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie.
55 +1. Cliquez sur l’icône **Modèles de publication**
56 +1. **Choisissez le modèle** souhaité dans la liste proposée.
57 +1. Une fois le traitement terminé cliquez sur **Obtenir le résultat**
58 +1. Le document est ensuite généré automatiquement et **téléchargé sur votre poste** (dossier Téléchargements par défaut).
59 +
60 +[[Utiliser les modèles de publications depuis une liste de résultats>>image:1743780014740-304.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 +
62 +
63 +[[Choix du modèle>>image:1744009310126-322.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 +
65 +
66 +[[Obtenir le résultat>>image:1744009250331-375.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 +
68 +== Utiliser les modèles de publication depuis une notice ==
69 +
70 +1. Se rendre sur la notice à partager.
71 +1. Cliquez sur l’icône **Modèles de publication**
72 +1. **Choisissez le modèle** souhaité dans la liste proposée.
73 +1. Une fois le traitement terminé cliquez sur **Obtenir le résultat**
74 +1. Le document est ensuite généré automatiquement et **téléchargé sur votre poste** (dossier Téléchargements par défaut).
75 +
76 +[[Utiliser les modèles de publications depuis une notice>>image:1756461248492-845.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 +
78 +
79 +[[Choix du modèle>>image:1756461320160-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +
81 +
82 +[[Obtenir le résultat>>image:1756461360249-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 +
84 +== Liste des modèles disponibles sn standard ==
85 +
86 +(% class="mark small" %)**Versions 4.5.60 et ultérieures**
87 +
88 +Les modèles ci-dessous sont fournis par défaut dans Flora :
89 +
90 +* (((
91 +**Biens et ensembles**
92 +
93 +* Biens – Cartel
94 +* Biens – Complète
95 +* Biens – Étiquette
96 +* Biens – Liste
97 +* Biens – Book
98 +)))
99 +* (((
100 +**Évènements**
101 +
102 +* Expo – fiche de prêt
103 +* Dépôt – arrêté
104 +* Evnmt – liste d’œuvres
105 +* Expo – book
106 +)))
107 +* **Biens dans l’évènement**
108 +** Bien dans evnt – complète
109 +** Bien dans evnt – scéno
110 +* **Mouvements**
111 +** Mouvement – Étiquette
112 +** Mouvmt – Bordereau de transport
113 +** Biens dans le mouvement
114 +** Historique biens en mouvements
115 +* **Bibliothèque**
116 +** Biblio – Liste
117 +* **Photothèque**
118 +** Photothèque – Complète
119 +** Photothèque – Demande d’image
120 +* **Vidéothèque**
121 +** Vidéos-sons – Complète
122 +* **Entrées**
123 +** Entrées – Complète
124 +* (((
125 +**Colis**
126 +
127 +* Colis – Complète
128 +)))
129 +* **Matériels**
130 +** Matériel – Complète
131 +* **Registre**
132 +** Registre – Biens affectés
133 +** Registre – Biens reçus en dépôt
134 +
135 += Les exports tabulés paramétrables (ETP) =
136 +
137 +(% class="mark small" %)**Versions 4.5.40 et ultérieures**
138 +
139 +== Objectifs ==
140 +
141 +Les **ETP** permettent d’extraire les données de Flora dans un tableau (Excel ou LibreOffice) de façon **souple et personnalisée**.
142 +Ils sont particulièrement utiles pour :
143 +
144 +* **Récupérer l’ensemble des champs d’une table** (ex. toutes les données d’une notice Bien ou d’une Entrée).
145 +* **Sélectionner uniquement certains champs** pour constituer un tableau adapté à un usage précis (par ex. numéro d’inventaire + désignation + localisation).
146 +* **Préparer des traitements externes** : statistiques, tris, analyses spécifiques non gérées directement dans Flora.
147 +* **Faciliter les échanges** avec d’autres services ou partenaires, grâce à un format tabulaire universel (Excel / LibreOffice).
148 +* **Contrôler la qualité des données** en visualisant rapidement un ensemble de champs choisis (utile en cas de vérification ou de correction massive).
149 +
150 +En résumé : les ETP offrent un **export flexible et paramétrable**, qui complète les exports standards figés.
151 +
152 +Les **ETP **sont disponibles dans les tables suivantes :
153 +
154 +* **Biens et ensembles**
155 +* **Entrées**
156 +* **Photothèque**
157 +* **Vidéos-Sons**
158 +* **Autres documents**
159 +* **Produits documentaires**
160 +* **Versements d’archives**
161 +* **Unités d’archives**
162 +* **Bibliothèque **(notices bibliographiques)
163 +* **Évènements**
164 +* **Mouvements**
165 +* **Biens dans les évènements**
166 +* **Biens dans le mouvement**
167 +* **Constats d’état**
168 +* **Estimations**
169 +* **Relocalisations / Récolement**
170 +* **Personnes**
171 +* **Lieux / Sites**
172 +* **Emplacements**
173 +* **Collections**
174 +* **Périodes**
175 +* **Ensembles**
176 +* **Noms scientifiques**
177 +* **Parcours**
178 +
179 +(% class="box infomessage" %)
180 +(((
181 +**Personnalisation des ETP**
182 +Les **administrateurs fonctionnels** peuvent créer ou modifier des modèles d’exports tabulés paramétrables.
183 +Ils définissent :
184 +
185 +* les **champs à exporter**,
186 +* leur **ordre d’apparition**,
187 +* et éventuellement les **intitulés de colonnes**.
188 +
189 +Cette personnalisation rend possible la création de modèles d’exports **complètement adaptés aux besoins de chaque institution** (contrôles qualité, statistiques, extraction thématique, etc.).
190 +)))
191 +
192 +== Utiliser les exports tabulés paramétrables (ETP) ==
193 +
194 +1. (((
195 +Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
196 +)))
197 +1. (((
198 +Depuis la **liste de résultats**,** **ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter **toute la liste**, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie
199 +)))
200 +1. (((
201 +**Cliquez sur l’icône d’export ETP**
202 +)))
203 +1. (((
204 +**Sélectionnez un modèle d’export **dans la liste proposée
205 +)))
206 +1. (((
207 +Une fois le traitement terminé cliquez sur **Obtenir le résultat**
208 +)))
209 +1. (((
210 +Le document est ensuite généré automatiquement et **téléchargé sur votre poste** (dossier Téléchargements par défaut).
211 +)))
212 +
213 +[[Icône des exports ETP>>image:1743778876529-518.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
214 +
215 +
216 +[[Choix du modèle d'export>>image:1743778604112-901.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
217 +
218 +
219 +[[Obtenir le résultat>>image:1743779176938-310.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
220 +
221 +
222 +)))|(% style="width:300px" %)
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