Les modèles de publication

Objectifs

Les modèles de publication dans Flora servent à :

• Mettre en forme les données issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
• Générer des documents prêts à l’emploi au format PDF ou LibreOffice.
• Adapter la présentation aux usages concrets : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
• Standardiser les supports de communication pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
• Gagner du temps en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.

En résumé : les modèles de publication sont un pont entre les données gérées dans Flora et les documents utilisés au quotidien (internes ou destinés au public).

Les modèles de publication sont disponibles dans les tables suivantes :

• Biens et ensembles
• Entrées
• Registre
• Opérations
• Stratigraphie
• Évènements
• Biens dans l'évènement
• Mouvements
• Biens dans le mouvement
• Colis
• Matériel
• Bibliothèque (notices bibliographiques)
• Photothèque
• Vidéos-Sons

Utiliser les modèles de publication depuis une liste de résultats

1. Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
2. Ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter toute la liste, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie.
3. Cliquez sur l’icône Modèles de publication
4. Choisissez le modèle souhaité dans la liste proposée.
5. Une fois le traitement terminé cliquez sur Obtenir le résultat
6. Le document est ensuite généré automatiquement et téléchargé sur votre poste (dossier Téléchargements par défaut).

Utiliser les modèles de publication depuis une notice

1. Se rendre sur la notice à partager.
2. Cliquez sur l’icône Modèles de publication
3. Choisissez le modèle souhaité dans la liste proposée.
4. Une fois le traitement terminé cliquez sur Obtenir le résultat
5. Le document est ensuite généré automatiquement et téléchargé sur votre poste (dossier Téléchargements par défaut).

Liste des modèles disponibles en standard

Versions 4.7 et ultérieures

Les modèles ci-dessous sont fournis par défaut dans Flora :

• Biens et ensembles

  • Biens – Cartel
  • Biens – Cartel mini
  • Biens – Complète
  • Biens – Étiquette
  • Biens – Liste
  • Biens – Book

• Évènements

  • Expo – fiche de prêt
  • Dépôt – arrêté
  • Evnmt – liste d’œuvres
  • Expo – book
• Biens dans l’évènement
  • Bien dans evnt – complète
  • Bien dans evnt – scéno
• Mouvements
  • Mouvement – Étiquette
  • Mouvmt – Bordereau de transport
  • Biens dans le mouvement
  • Historique biens en mouvements
• Bibliothèque
  • Biblio – Liste
• Photothèque
  • Photothèque – Complète
  • Photothèque – Demande d’image
• Vidéothèque
  • Vidéos-sons – Complète
• Entrées
  • Entrées – Complète

• Colis

  • Colis – Complète
• Matériels
  • Matériel – Complète
• Registre
  • Registre – Biens affectés
  • Registre – Biens reçus en dépôt
• Colis
  • Colis – complète
• Matériel
  • Matériel – complète

Les exports tabulés paramétrables (ETP)

Versions 4.5.40 et ultérieures

Objectifs

Les ETP permettent d’extraire les données de Flora dans un tableau (Excel ou LibreOffice) de façon souple et personnalisée.
Ils sont particulièrement utiles pour :

• Récupérer l’ensemble des champs d’une table (ex. toutes les données d’une notice Bien ou d’une Entrée).
• Sélectionner uniquement certains champs pour constituer un tableau adapté à un usage précis (par ex. numéro d’inventaire + désignation + localisation).
• Préparer des traitements externes : statistiques, tris, analyses spécifiques non gérées directement dans Flora.
• Faciliter les échanges avec d’autres services ou partenaires, grâce à un format tabulaire universel (Excel / LibreOffice).
• Contrôler la qualité des données en visualisant rapidement un ensemble de champs choisis (utile en cas de vérification ou de correction massive).

En résumé : les ETP offrent un export flexible et paramétrable, qui complète les exports standards figés.

Les ETP sont disponibles dans les tables suivantes :

• Biens et ensembles
• Entrées
• Photothèque
• Vidéos-Sons
• Autres documents
• Produits documentaires
• Versements d’archives
• Unités d’archives
• Bibliothèque (notices bibliographiques)
• Évènements
• Mouvements
• Biens dans les évènements
• Biens dans le mouvement
• Constats d’état
• Estimations
• Relocalisations / Récolement
• Personnes
• Lieux / Sites
• Emplacements
• Collections
• Périodes
• Ensembles
• Noms scientifiques
• Parcours

Depuis la version 4.7 ils sont également disponibles sur les colis et le matériel.

Utiliser les exports tabulés paramétrables (ETP)

1. Effectuez une recherche pour afficher vos notices.

2. Depuis la liste de résultats, ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter toute la liste, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie

3. Cliquez sur l’icône d’export ETP

4. Sélectionnez un modèle d’export dans la liste proposée

5. Une fois le traitement terminé cliquez sur Obtenir le résultat

6. Le document est ensuite généré automatiquement et téléchargé sur votre poste (dossier Téléchargements par défaut).

Les exports Excel natifs avec images

Versions 4.7 et ultérieures

Objectifs

Les exports Excel natifs avec images permettent de générer des tableaux directement exploitables, intégrant à la fois les données descriptives des notices et leurs visuels associés.
Ils répondent à des besoins de diffusion, de contrôle et de valorisation rapide des données, sans passer par un modèle de publication.

Ils sont particulièrement utiles pour :

• Visualiser rapidement un ensemble de notices avec leur image principale, facilitant la relecture, le contrôle ou la sélection (ex. : vérification d’une campagne de prises de vues).
• Partager un état d’avancement avec des interlocuteurs internes ou externes (par exemple pour un chantier de collections, une exposition ou un projet de numérisation).
• Préparer des synthèses illustrées à partir des données Flora, sans manipulation complexe (tableaux prêts à l’emploi, lisibles et exportables).
• Contrôler la cohérence entre texte et image (correspondance entre visuels et désignations, titres, auteurs, etc.).
• Faciliter la diffusion des collections en interne, notamment auprès de services ne disposant pas d’accès complet à Flora.

En résumé : les exports Excel natifs avec images offrent un aperçu immédiat, lisible et illustré des données, combinant la puissance du tableau et la richesse visuelle des collections.

Ces exports sont disponibles uniquement depuis la table des Biens, car ils s’appuient sur l’image principale associée à chaque notice.

Utiliser les exports Excel natifs avec images

1. Effectuez une recherche pour afficher vos notices.

2. Depuis la liste de résultats, ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter toute la liste, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie

3. Cliquez sur l’icône d’export et choisissez la catégorie Excel natif avec images (.xlsx)

4. Sélectionnez un modèle d’export dans la liste proposée

5. Une fois le traitement terminé cliquez sur Obtenir le résultat

6. Le document est ensuite généré automatiquement et téléchargé sur votre poste (dossier Téléchargements par défaut).

   

   

   

Impression d'une notice

Objectifs

Flora propose une fonctionnalité d’impression de notice.

• Cette fonction génère un document PDF reprenant la notice telle qu’elle apparaît dans Flora.
• Elle n’est pas personnalisable, mais s’adapte automatiquement à la vue active de la notice (vue standard, vue étiquette, complète, etc.).

Les impressions de notices sont particulièrement utiles pour :

• Archiver rapidement une notice dans son état actuel (tel qu’affiché).
• Partager une fiche individuelle avec un collègue ou un partenaire, sans passer par un modèle de publication.
• Avoir une copie fidèle de la notice pour un contrôle, une vérification ou un suivi hors de Flora.

Imprimer une notice

1. Ouvrir la notice que vous souhaitez imprimer.
2. Cliquer sur l’icône Impression de notice dans la barre d’outils.
3. Un nouvel onglet s’ouvre dans le navigateur et propose l’enregistrement du document.
4. Cliquer sur Enregistrer.
5. Sélectionner le dossier de destination sur votre ordinateur.

Résultat : la notice est sauvegardée en PDF et peut être immédiatement consultée, imprimée ou partagée.

Les exports Excel avec modèles

Objectifs

Flora propose également des exports Excel simples, disponibles depuis les listes de résultats.

• Ces exports permettent de récupérer un tableau au format Excel / LibreOffice.
• Ils ne sont pas personnalisables : les champs inclus sont définis par défaut.

Ces exports sont utiles pour :

• Obtenir rapidement une vue tabulaire des notices.
• Faire un contrôle simple des données exportées.
• Disposer d’une alternative pour les utilisateurs qui n’ont pas accès aux exports tabulés paramétrables (ETP) dans leur version.
• Continuer à exploiter des modèles historiques pour certains clients qui avaient déjà leurs propres formats d’exports paramétrés avant l’arrivée des ETP.

Utiliser les exports Excel avec modèles

1. Effectuez une recherche pour afficher vos notices.
2. Depuis la liste de résultats, ne sélectionnez aucune notice si vous voulez exporter toute la liste, ou bien sélectionnez une ou plusieurs notices si vous ne voulez exporter qu’une partie

3. Cliquez sur l’une des icônes d’export Excel disponibles (selon la table)

4. Sélectionnez un modèle d’export dans la liste proposée

5. Cliquez sur Export Tableur

6. Une fois le traitement terminé cliquez sur Enregistrer le fichier en local

7. Le document est téléchargé automatiquement dans le dossier Téléchargements de l’ordinateur.

Export d'un thésaurus

Objectifs

Flora met à disposition plusieurs formats d’export pour les thésaurus, accessibles directement depuis l’arborescence.
Chaque export porte toujours sur l’intégralité du thésaurus sélectionné.
Les exports en HTML sont conçus en priorité pour faciliter la lecture et l’impression.

Ces exports sont particulièrement utiles pour :

• Vérifier la cohérence des vocabulaires employés dans la base.
• Diffuser un référentiel auprès de collègues, de partenaires ou de prestataires externes.
• Préparer des mises à jour ou des enrichissements (ajout de termes, corrections).
• Conserver une photographie de référence avant un nettoyage ou une restructuration.

Exporter un thésaurus

1. Dans la barre d’outils de l’arborescence du thésaurus, cliquer sur le bouton Export.
2. Dans la liste déroulante qui s’ouvre, sélectionner le type d’export souhaité.
3. L’export démarre automatiquement.
4. Une fois terminé, le fichier est soit proposé à l’ouverture ou à l’enregistrement, soit téléchargé automatiquement dans le dossier de téléchargements de l’ordinateur.

Les types d'exports disponibles

Export

• Génère un fichier .txt.
• Produit une liste alphabétique de tous les descripteurs du thésaurus, avec leurs informations associées (relations, notes).
• Les synonymes sont également pris en compte.

Export alphabétique au format HTML

• Génère un fichier .html.
• Produit une liste alphabétique de tous les descripteurs du thésaurus, avec leurs informations associées (relations, notes).
• Les synonymes sont également pris en compte.
• Organisation identique à l’export simple, mais avec une mise en page adaptée à la lecture et à l’impression.

Export hiérarchique

• Génère un fichier .html.
• Permet de visualiser la hiérarchie complète du thésaurus
• Présente uniquement les concepts de type Descripteur.
• Les synonymes associés apparaissent en italique.

Export KWIC (Keyword In Context)

• Génère un fichier .html.
• Liste alphabétique de tous les unitermes des descripteurs, replacés dans leur contexte.

Export KWOC (Keyword Out of Context)

• Génère un fichier .html.
• Liste alphabétique de tous les unitermes des descripteurs.
• Pour chaque unitermes, affiche la liste des descripteurs qui les contiennent.
• Les concepts de type Descripteur et Synonyme sont pris en compte.