Export POP - XWiki

Pour qu’une notice soit acceptée dans l’export POP, certains champs doivent impérativement être renseignés, à la fois sur la **notice d’entrée** et sur la **notice de bien**.

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33

(% class="box warningmessage" %)

34

(((

35

Toute notice sans l’un de ces champs sera **rejetée automatiquement** de l’export.

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)))

37

38

=== Sur la notice Entrée ===

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40

* **Préfixe musée** (doit correspondre à celui utilisé sur le bien)

41

* **Service acquéreur / Institution propriétaire**

42

* **Musée acquéreur**

43

44

=== Sur la notice Bien ===

45

46

* **Préfixe musée**

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* **Numéro d’inventaire**

48

* **Discipline**

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* **Domaine SMF ou Domaine**

50

* **Copyright notice**

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* **Désignation** (titre, appellation ou dénomination)

52

* **Matières et techniques** (appariées correctement)

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* **Dimensions**

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55

== Conditions de diffusion des images ==

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57

Avant de lancer l’export, il est indispensable de vérifier que les images associées aux notices respectent à la fois les règles de droits et les critères techniques imposés par le SMF.

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59

=== Gestion des droits ===

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61

Vérifiez le **champ “Mention des droits sur les clichés”** dans la notice photo :

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63

* Si la mention est **« Libre de droits »**, l’image peut être exportée.

64

* Si l’image est **soumise à droits d’auteur** ou **droits réservés**, le champ **Joconde** doit impérativement être renseigné avec la valeur **Oui**. Cela confirme que le musée dispose de l’autorisation explicite de diffusion sur Joconde.

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66

Sans cette validation, l’image ne sera pas exportée, même si elle est rattachée à la notice.

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68

Le **nom du photographe** doit également être renseigné dans l’onglet //Prise de vue//.

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70

[[Exemple d'une image soumise à droits d'auteur mais avec l'autorisation de diffusion sur Joconde>>image:1756731218214-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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72

=== Conditions techniques des images ===

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74

Pour être exportées, les images doivent également respecter des contraintes techniques précises.

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76

* La **taille conseillée** est de **800 × 600 px** ; les images plus grandes sont automatiquement redimensionnées.

77

* Les images dont la taille est **inférieure à 640 × 480 px** sont rejetées.

78

* Si la taille se situe entre **640 × 480** et **768 × 512**, l’image est conservée telle quelle.

79

* Les **proportions** sont toujours préservées et toutes les images sont normalisées à **72 dpi**.

80

* Chaque notice peut exporter jusqu’à **7 images maximum**.

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82

= Constitution du corpus =

83

84

== Créer un panier d'export ==

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Les notices destinées à l’export doivent être regroupées dans un **panier spécifique**, qui sera conservé tout au long de l’opération.

87

88

Ce panier doit obligatoirement être **nommé selon la forme SMF0001.**

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90

Un même corpus peut rassembler des notices de **beaux-arts, d’ethnologie ou d’archéologie**, mais il ne doit **jamais contenir de notices provenant de conservations différentes**.

91

92

== Viser les notices ==

93

94

Avant de pouvoir être exportées, les notices d’un corpus doivent être **visées** par une personne habilitée (conservateur ou attaché de conservation). Cette étape est essentielle car elle **garantit que la notice a été validée sur le plan scientifique et administratif**.

95

96

1. **Terminer la saisie** : la notice doit d’abord être déclarée comme « saisie terminée ».

97

1. **Valider la saisie** : une fois terminée, la notice doit être validée dans Flora.

98

1. **Appliquer le visa export** : le conservateur (ou la personne habilitée) appose alors le visa qui autorise l’inclusion de la notice dans l’export.

99

100

**Sans visa, une notice, même incluse dans un panier, ne sera jamais exportée.**

101

102

Si une notice déjà visée doit être corrigée ou enrichie, elle doit d’abord être **dévisée**, puis corrigée et enfin **revisée**.

103

104

(% class="box warningmessage" %)

105

(((

106

Si la notice a déjà été exportée, la **date de visa** doit être **postérieure** au dernier export pour être réexportée

107

)))

108

109

[[Terminer la saisie>>image:1756732230084-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

110

111

[[Valider la saisie>>image:1756732274224-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

112

113

[[Viser la notice>>image:1756732312936-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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115

116

Lors du visa, Flora affiche différents messages :

117

118

* **Erreur bloquante** : le visa est refusé tant que l’erreur n’est pas corrigée.

119

* **Erreur non bloquante** : le visa est accordé, mais certaines informations sont signalées comme à vérifier ou à améliorer.

120

* **Aucune anomalie** : le visa est accordé immédiatement et la notice est validée pour l’export.

121

122

[[Exemple d'une erreur bloquante : le domaine n'est pas renseigné>>image:1756732559775-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

123

124

[[Exemple d'une erreur non bloquante : les droits des images n'ont pas été spécifiées elles ne seront pas exportées>>image:1756732401459-357.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

125

126

[[Exemple d'une notice sans anomalie>>image:1756732921169-319.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

127

128

= Réaliser l'export =

129

130

== Accéder au module d'export ==

131

132

1. Ouvrez le menu **Recherche → Paniers**.

133

1. Sélectionnez le panier correspondant à votre corpus.

134

1. Cliquez sur l**’icône d'export** et choisir **Export Joconde**

135

1. (((

136

Choisissez ensuite le type de contenu à exporter :

137

138

* **Notices et images** (option la plus courante),

139

* **Images seules**,

140

* **Notices seules**.

141

)))

142

143

[[Icône d'export>>image:1756733516831-937.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

144

145

[[Choix de l'export et du type de contenu>>image:1756733670712-341.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

146

147

== Lancer et paramétrer l’export ==

148

149

1. **Choisir** le mode d'export

150

1*. **Mode test** : génère un fichier d’export pour vérifier la conformité des notices. Recommandé avant tout export réel.

151

1*. **Mode réel** : marque automatiquement les notices comme « exportées » et génère les fichiers définitifs à transmettre au SMF.

152

1. **Sélectionnez** le musée et le code de fonds associé aux images : tant que ce choix n’est pas fait, le bouton **OK** reste inactif.

153

1. **Cliquez **sur OK

154

1. Une fois le traitement terminé cliquez sur **Obtenir le résultat**

155

1. (((

156

Flora génère alors un fichier compressé (**.zip**) qui contient :

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158

* les fichiers de données exportées,

159

* les fichiers **log**,

160

* un dossier **rejeté** si certaines notices ou images ne sont pas conformes.

161

* En **mode test**, le fichier porte automatiquement le suffixe **PANIER_TEST** pour éviter toute confusion avec un export réel.

162

)))

163

164

[[Paramétrage de l'export>>image:1756734026717-774.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

165

166

167

[[Cliquer sur Obtenir le résultat>>image:1756734101928-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

168

169

== Contrôler et transmettre ==

170

171

* Vérifiez systématiquement les **logs** pour identifier les notices ou images rejetées et analyser les motifs.

172

* Corrigez et revissez les notices si nécessaire, puis relancez un export test.

173

* (((

174

Une fois l’export validé en **mode réel**, transmettez au SMF :

175

176

* l’intégralité du fichier **.zip** décompressé,

177

* les **logs** associés,

178

* la liste des notices rejetées, le cas échéant.

179

)))

180

181

[[Exemple de logs>>image:2021-10-14_16h09_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

182

183

184

Pour faciliter le suivi, Flora génère dans le fichier **.txt** un export des notices au format Joconde.

185

Chaque champ y apparaît sous son libellé Joconde (REF, INV, DOMN, DENO, AUTR, TECH, DIMS, etc.) et résulte d’une **concaténation des champs Flora** (biens, entrées, événements, médias).

186

187

Le tableau suivant détaille la liste complète des champs exportés, leur mode de concaténation et la manière de les retrouver dans le fichier :

188

189

|=**Champ Joconde**|=**Champs Flora utilisés / concaténés**

190

|REF|Numéro unique généré par la passerelle

191

|INV|Numéro d’inventaire / Autres numéros

192

|DOMN|Domaine SMF / Domaine Musée (si Domaine SMF non saisi / Discipline si archéologie), avec élimination des doublons

193

|DENO|Dénomination / Typologie / Nombre d’objets lot

194

|APPL|Appellation / Appellation vernaculaire

195

|TITR|Titre / Autre titre

196

|AUTR|Auteur-exécutant (nom et prénom)

197

|PAUT|Dates et lieux de naissance/décès, zone géographique, nationalité/école (issus de la table des personnes)

198

|ECOL|École ou aire culturelle

199

|ATTR|Auteur-exécutant + fonction + précisions (si type = anciennes attributions)

200

|LIEUX|Lieu d’exécution / Lieu d’utilisation

201

|PLIEUX|Précisions sur les lieux d’exécution

202

|PERI|Généré automatiquement à partir de la date d’exécution, avec prise en compte des intervalles

203

|MILL|Date d’exécution si saisie en années

204

|PEOC|Période original copié

205

|EPOQ|Champs « Époque » et « Style » (thésaurus)

206

|UTIL|Utilisation

207

|PUTI|Précisions sur l’utilisation

208

|PERU|Généré automatiquement à partir de la date d’utilisation, avec prise en compte des intervalles

209

|MILU|Date d’utilisation si saisie en années

210

|TECH|Matière / Technique

211

|DIMS|Tous les champs dimensions (hauteur, largeur, profondeur, diamètre, etc.)

212

|PINS|Type d’inscription / Transcription / Emplacement / Précisions / Personne inscrite / Lieu inscrit

213

|DESC|Précisions description / Précisions matières-techniques

214

|GENE|Genèse (en tête)

215

|HIST|Genèse (détail)

216

|GEOHI|Lieu d’exécution / Lieu d’utilisation / Site de découverte (noms historiques)

217

|DECV|Site de découverte / Type de collecte / Date de collecte / Méthode de découverte / Date de découverte / Inventeur

218

|PDEC|Précisions (nom antique du site, données géographiques, carré, n° de fouille, couche…)

219

|REPR|Sujet / Détail du sujet

220

|PREP|Événement représenté / Précisions du sujet ou de la représentation

221

|DREP|Date de représentation

222

|SREP|Type de source / Personne source / Titre source

223

|ONOM|Onomastique

224

|LOCA|Nom du musée + emplacements (actuel et de référence) + si manquant

225

|STAT|Statut juridique (notice d’entrée ou de bien)

226

|DACQ|Date d’acquisition / Date d’entrée

227

|DEPO|Nom du musée déposant (entrée)

228

|DDPT|Date de dépôt (entrée)

229

|ADPT|Anciens lieux et dates de dépôts (entrée)

230

|APTN|Anciennes appartenances (entrée)

231

|EXPO|Événement en tête + lieux et dates (table événements)

232

|BIBL|Bibliographie

233

|COMM|Résultat du dernier récolement, avec signalement éventuel comme manquant

234

|PHOT|Nom du photographe (notice photo)

235

|REDA|Rédacteur

236

|REFIM|Généré automatiquement d’après les liens du champ Photo inventaire

237

|LVID|Vidéo liée

238

|MUSEO|Numéro d'agrément du musée précédé d'un M (table des organismes)

239

|WWW|Source en ligne

240

)))

241

)))|(% style="width:300px" %)

= Paramétrages préalables à réaliser par DECALOG =

251

252

== Mise à jour de la table des organismes ==

253

254

Dans le cas où l'application ne gère pas de données de plusieurs conservations, vous n'utilisez donc pas le champ préfixe numéro d'inventaire. Dans ce cas il suffira de paramétrer la notice "CODE_DMF" qui contient les valeurs par défaut pour l'export Joconde. Si cette notice n'existe pas, les notices n'ayant pas de préfixe numéro d'inventaire ne pourront pas être visées.

255

256

**ATTENTION : le numéro d’agrément ne doit contenir que les 4 chiffres**

257

258

[[image:2021-10-29_10h45_44.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

259

260

(% style="text-align: center;" %)

261

Figure 27 : Exemple de numéro d'agrément dans les "organismes".

262

263

Si l'application gère les données de plusieurs conservations, il faudra créer une notice organisme pour chaque préfixe.

264

265

[[image:2021-10-29_10h56_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

266

267

(% style="text-align: center;" %)

268

Figure 28 : Exemple de base gérant plusieurs conservations

269

270

== Mise à jour de la liste de contrôle des mentions de droits ==

271

272

Cette liste (MUS_MENTION_DROITS.lst) doit contenir à minima les valeurs suivantes, pour pouvoir autoriser l’export de photos vers Joconde (supprimer l’ancienne mention libre de droits Joconde si elle est présente, et renommer Droits réservés en non libre de droits).

273

274

[[image:2021-10-29_12h12_02.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

275

276

== Mise à jour de la table des lieux ==

277

278

Dans la hiérarchie des lieux, tous les niveaux ne doivent pas systématiquement être exportés. Les règles SMF stipulent qu’il faut s’arrêter au niveau continent. Si la hiérarchie comporte des termes de niveau supérieur il faudra indiquer pour chacun d’eux qu’ils ne doivent pas s’exporter en mettant la valeur du champ Non dans le champ « Niveau exporté vers Joconde ».

279

280

[[image:2021-10-29_12h27_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]

281

282

(% style="text-align: center;" %)

283

Figure 27 : Spécification de l'export Joconde

284

285

== Affectation des rôles aux utilisateurs concernés ==

286