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Modifications pour le document Communiquer les données

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/09 13:25
Depuis la version 12.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/02 10:49
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/21 14:56
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Communiquer les données
1 +Partager les données
Contenu
... ... @@ -1,27 +1,334 @@
1 -|(% style="width:840px" %)(% class="box" %)
1 +
2 +
3 +(% class="box" %)
2 2  (((
3 -Flora ne se limite pas à la saisie et à la gestion interne des informations : il propose plusieurs moyens de **communiquer et de valoriser les données** auprès de partenaires, d’instances réglementaires ou du grand public.
5 +**Sommaire **
4 4  
5 -Selon les besoins, ces communications peuvent prendre différentes formes :
7 +{{toc/}}
6 6  
7 -* **Générer des documents** à partir de modèles personnalisés (tableurs, PDF) pour analyser, partager ou archiver des informations.
8 -* **Télécharger des médias et documents associés** (images, vidéos, fichiers bureautiques) afin de les réutiliser dans d’autres contextes.
9 -* (((
10 -**Exporter vers des portails nationaux** :
11 -
12 -* **POP/Joconde**, pour la diffusion réglementaire et patrimoniale.
13 -* **e-ReColNat**, pour le partage de spécimens et de données naturalistes.
9 +
14 14  )))
15 15  
16 -Ces fonctionnalités offrent à la fois des outils de **production documentaire** et des **canaux d’échange standardisés**, indispensables pour répondre aux obligations légales, favoriser les coopérations scientifiques et assurer la diffusion culturelle.
17 -)))|(% style="width:300px" %)(% class="box" %)
18 -(((
19 -**Sommaire**
12 += Utiliser les exports et les modèles de publications =
20 20  
21 -* [[Générer des documents>>doc:.Générer des documents.WebHome]]
22 -* [[Télécharger les médias et les documents associés>>doc:.Télécharger les médias et documents associés.WebHome]]
23 -* [[Exporter sur POP>>doc:.Export POP.WebHome]]
24 -* [[L'export e-recolnat (darwin core)>>doc:.Export e-recolnat (darwin-core).WebHome]]
25 -)))
14 +Depuis les listes de résultats, il est possible d'exporter une ou plusieurs notices et/ou images via les fonctionnalités suivantes :
26 26  
27 -
16 +* Exports tabulés [[image:1743779596636-696.png]]
17 +* Exports tabulés paramétrables [[image:1743778873142-793.png]]
18 +* Modèles de publication [[image:1743779532547-203.png]]
19 +* Export photos [[image:1743779790582-191.png]]
20 +
21 +== Exporter les notices dans un tableur Excel ==
22 +
23 +Les modèles d'exports utilisés via l'icône [[image:1743779596636-696.png]] sont disponibles dans la table des biens et dans la table des exemplaires.
24 +
25 +Pour exporter toute la liste de résultats (une ou plusieurs pages), ne sélectionner aucune notice et cliquer sur la fonctionnalité d'export [[image:1743779596636-696.png]].
26 +
27 +__Exemple pour la table des Biens__ :
28 +
29 +[[image:1743779880451-468.png]]
30 +
31 +Choisir le modèle souhaité :
32 +
33 +[[image:1744008842821-421.png]]
34 +
35 +Cliquer sur enregistrer le fichier en local. Les exports sont téléchargés dans le dossier téléchargements de l'ordinateur :
36 +
37 +[[image:1744008937124-938.png]]
38 +
39 +Résultat :
40 +
41 +[[image:1744010025839-378.png]]
42 +
43 +Ces exports ne sont pas paramétrables.
44 +
45 +== Utiliser les exports tabulés paramétrables (ETP) ==
46 +
47 +Les exports tabulés paramétrables (ETP) sont disponibles dans toutes les listes de résultats des tables de Flora.
48 +
49 +Ils permettent d'exporter une ou plusieurs notices avec tous les champs de la table souhaitée ou bien, quelques champs.
50 +
51 +Pour exporter toute la liste de résultats (une ou plusieurs pages), ne sélectionner aucune notice et cliquer sur la fonctionnalité d'export [[image:1743778873142-793.png]].
52 +
53 +__Exemple pour la table Photothèque __:
54 +
55 +[[image:1743778876529-518.png]]
56 +
57 +Choisir le modèle souhaité :
58 +
59 +[[image:1743778604112-901.png]]
60 +
61 + Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le document :
62 +
63 +[[image:1743779176938-310.png]]
64 +
65 + Les exports sont téléchargés dans le dossier téléchargements de l'ordinateur :
66 +
67 +[[image:1743779197275-282.png]]
68 +
69 +Résultat :
70 +
71 +[[image:1744010133314-294.png]]
72 +
73 +Ces exports sont paramétrables : les clients ayant suivi les formations administration fonctionnelle peuvent les paramétrer en choisissant les champs à exporter. Pour en savoir plus sur le paramétrage des ETP, cliquer**[[ ici>>path:/xwiki/bin/view/2_Administration/Menus%20Administration%20-%20Param%C3%A9trage/Mod%C3%A8les/Ajouter%20un%20modele%20etp%20%28export%20csv%29/]]**.
74 +
75 +== Éditer des modèles de publication ==
76 +
77 +Dans Flora, il est possible d'exporter les notices via des modèles de publication. Ces modèles sont exportables en WORD et en PDF.
78 +
79 +Pour exporter toute la liste de résultats (une ou plusieurs pages), ne sélectionner aucune notice et cliquer sur la fonctionnalité d'export [[image:1743779532547-203.png]].
80 +
81 +__Exemple pour la table Vidéos-Sons :__
82 +
83 +[[image:1743780014740-304.png]]
84 +
85 +Choisir le modèle souhaité :
86 +
87 +[[image:1744009310126-322.png]]
88 +
89 + Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le document :
90 +
91 +[[image:1744009250331-375.png]]
92 +
93 + Les modèles sont téléchargés dans le dossier téléchargements de l'ordinateur :
94 +
95 +[[image:1744009379956-588.png]]
96 +
97 +Résultat :
98 +
99 +[[image:1744010192251-853.png]]
100 +
101 +Ces modèles sont paramétrables : les clients ayant suivi les formations administration fonctionnelle peuvent les paramétrer. Pour en savoir plus sur le paramétrage des modèles de publication, cliquer** [[ici>>path:/xwiki/bin/view/2_Administration/Exports%20triton/]]**.
102 +
103 +=== Liste des modèles de publication déployés en standard ===
104 +
105 +Ci-dessous, voici la liste des modèles de publication déployés en standard :
106 +
107 +==== Biens et ensembles ====
108 +
109 +* Biens – Cartel
110 +* Biens – Complète
111 +* Biens – étiquette
112 +* Biens – Liste
113 +* Biens – Book
114 +
115 +==== Évènements ====
116 +
117 +* Expo – fiche de prêt
118 +* Dépôt – arrêté
119 +* Evnmt – liste d’œuvres
120 +* Expo – book
121 +
122 +==== Biens dans l’évènement ====
123 +
124 +* Bien dans evnt – complète
125 +* Bien dans evnt – scéno
126 +
127 +==== Mouvements ====
128 +
129 +* Mouvement – Etiquette
130 +* Mouvmt – bordereau de transport
131 +
132 +==== Biens dans le mouvement ====
133 +
134 +* Historique biens en mouvements
135 +
136 +==== Bibliothèque ====
137 +
138 +* Biblio – liste
139 +
140 +==== Photothèque ====
141 +
142 +* Photothèque – complète
143 +* Photothèque – Demande d’image
144 +
145 +==== Vidéothèque ====
146 +
147 +* Vidéos-sons – complète
148 +
149 +==== Entrées ====
150 +
151 +* Entrées – complète
152 +
153 +==== Colis ====
154 +
155 +* Colis – complète
156 +
157 +==== Matériels ====
158 +
159 +* Matériel – complète
160 +
161 +==== Registre ====
162 +
163 +* Registre – biens affectés
164 +* Registre – biens reçus en dépôt
165 +
166 +== Exporter des images ==
167 +
168 +Cette fonctionnalité est disponible dans les tables biens, unités d'archives et photothèque.
169 +
170 +Flora permet d’exporter plusieurs formats d’images depuis les listes de résultats.
171 +
172 +* Imagette.
173 +* Photo plein écran (taille moyenne).
174 +* Photo d’origine.
175 +
176 +Ces images sont exportées avec quelques informations issues des notices ainsi que les fichiers photos. Le tout est zippé lors de l’export.
177 +
178 +Attention : pour exporter des images, il faut obligatoirement sélectionner les notices dont les images seront exportées.
179 +
180 +__Exemple pour la table des Biens__ :
181 +
182 +Sélectionner les notices dont les photos seront importées et cliquer sur Export photo. Choisir le le format d'export :
183 +
184 +[[image:1744009585813-662.png]]
185 +
186 +Indiquer le nom du fichier ZIP et cliquer sur valider :
187 +
188 +[[image:1744009704270-860.png]]
189 +
190 +Les photos sont téléchargées dans un fichier ZIP, qui se trouve dans le dossier téléchargements de l'ordinateur :
191 +
192 +[[image:1744009726591-203.png]]
193 +
194 +Résultat :
195 +
196 +[[image:1744010233101-300.png]]
197 +
198 +Attention: cette fonctionnalité exporte TOUTES les photos liées aux notices.
199 +
200 +=== Télécharger des photos haute définition ===
201 +
202 +Cette fonctionnalité est disponible dans les notices descriptives du réservoir de médias et de documents.
203 +
204 +__Exemple pour la table Photothèque :__
205 +
206 +Pour télécharger les photos en Haute définition depuis Flora, il est actuellement obligatoire de passer par cette fonctionnalité :
207 +
208 +[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/C.%20Visualiser/WebHome/1742390798530-231.png?rev=1.1||alt="1742390798530-231.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
209 +
210 +**Attention : si besoin de photos au format très haute définition, ne pas passer via l'export en fichier d'origine dans les listes de résultats : cela compressera la photo et ne l'exporta pas au format HD.**
211 +
212 +[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/C.%20Visualiser/WebHome/1742390816251-239.png?rev=1.1||alt="1742390816251-239.png" data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
213 +
214 + ​
215 +
216 +
217 +== Télécharger des photos ==
218 +
219 +* Depuis une **notice** (téléchargement unitaire)
220 +
221 +Dans le pavé de visualisation sur l'onglet **Photos**, cliquez sur le** bouton de téléchargement**. Les fichiers sont regroupés dans une **archive ZIP** automatiquement enregistrée dans le dossier de téléchargement de votre ordinateur.[[image:1742393147173-363.png]]
222 +
223 +Icône pour télécharger
224 +
225 + //Remarque// : pour récupérer des images **haute définition (HD)**, il est impératif de passer par le bouton prévu dans la notice du réservoir (et non via les listes de résultats). Les exports par lot ne conservent pas la qualité HD d’origine.[[image:1742390798530-231.png]]
226 +
227 +Icône pour télécharger en haute définition
228 +
229 +* Depuis une **liste de résultats** (téléchargement en lot)
230 +
231 +Sélectionnez plusieurs notices et utilisez la commande **Exporter les photos**.[[image:1742393233549-761.png]]
232 +
233 +Exporter les photo
234 +
235 +//Attention// : ce mode ne permet d’exporter que des **photos basse définition**. Pour les HD, repassez par les notices une à une.
236 +
237 +
238 +
239 +== Télécharger des documents ==
240 +
241 +Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
242 +
243 +En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
244 +Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
245 +
246 +**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.[[image:1742373012259-342.png]]
247 +
248 +Icône dédiée au téléchargement
249 +
250 +
251 +== Télécharger des vidéos-sons ==
252 +
253 +Dans le pavé de visualisation sur l'onglet **Vidéos**, cliquez sur le** bouton de téléchargement**. Les fichiers sont regroupés dans une **archive ZIP** automatiquement enregistrée dans le dossier de téléchargement de votre ordinateur.
254 +
255 +[[image:1742476547767-847.png]]
256 +
257 +Icône de téléchargement
258 +
259 +
260 += Exporter un thésaurus =
261 +
262 +Plusieurs types d'export sont proposés dans une liste déroulante accessible à partir de la barre d’outils de l’arborescence du thesaurus. Un export est lancé sur l'ensemble d'un thesaurus. Les exports en HTML sont destinés à l'impression.
263 +
264 +== Sélectionner le format d'export ==
265 +
266 +Cliquer sur le bouton [[image:1744295945838-161.png]] puis sur un élément de la liste déroulante qui s'ouvre :
267 +
268 +[[image:1744296026000-648.png]]
269 +
270 +//Liste déroulante des exports disponibles dans Flora//
271 +
272 +L'export démarre directement. Une fois terminé, Le navigateur propose d'ouvrir ou d'enregistrer le fichier généré.
273 +
274 +=== Export simple ===
275 +
276 +L'option Export génère un fichier .txt, au format d'une liste alphabétique de tous les descripteurs du thesaurus avec pour chacun les informations (relations et note) qui lui sont associées. Cette édition prend en compte les concepts de type Descripteur et Synonyme.
277 +
278 +[[image:1744376706896-176.png]]
279 +
280 +//Choix de l'export simple//
281 +
282 +[[image:1744376746226-772.png]]
283 +
284 +//Exemple d'export simple//
285 +
286 +=== Exports au format HTML ===
287 +
288 +==== Export alphabétique ====
289 +
290 +Cette option génère un fichier .html. Il s'agit de la même organisation que l'export simple, avec une mise en page différente.
291 +
292 +[[image:1744376870110-397.png]]
293 +
294 +//Choix de l'export alphabétique au format HTML//
295 +
296 +[[image:1744376887063-132.png]]
297 +
298 +//Exemple d'export alphabétique en HTML//
299 +
300 +==== Export hiérarchique ====
301 +
302 +Cette option génère un fichier .html. Cet export porte uniquement sur les concepts de type Descripteur. Les synonymes associés à un descripteur sont présentés en italique.
303 +
304 +[[image:1744376953343-610.png]]
305 +
306 +//Choix de l'export hiérarchique//
307 +
308 +[[image:1744376997307-710.png]]
309 +
310 +//Exemple d'export hiérarchique en HTML//
311 +
312 +==== Export KWIC (Keyword In Context) ====
313 +
314 +Cette option génère un fichier .html. Il s'agit de la liste alphabétique de tous les unitermes des descripteurs du thesaurus présentés dans leur contexte.
315 +
316 +[[image:1744377068262-968.png]]
317 +
318 + //Choix de l'export KWIC//
319 +
320 +[[image:1744377143301-301.png]]
321 +
322 +//Exemple d'export KWIC//
323 +
324 +==== Export KWOC ====
325 +
326 +Cette option génère un fichier .html. Il s’agit d’établir la liste alphabétique de tous les unitermes des descripteurs du thesaurus avec pour chacun, la liste des descripteurs qui les contiennent. Cette édition prend en compte les concepts de type Descripteur et Synonyme.
327 +
328 +[[image:1744377196821-515.png]]
329 +
330 +//Choix de l'export KWOC//
331 +
332 +[[image:1744377225685-739.png]]
333 +
334 +//Exemple d'export KWOC//