Les autorités sont des notices de référence utilisées dans Flora pour structurer, enrichir et harmoniser les données.
Elles permettent de documenter de manière approfondie des entités clés (personnes, lieux, périodes, institutions, etc.) et de les relier à d’autres types de notices (biens, événements, images…).
Certaines autorités, comme les Lieux ou les Emplacements, adoptent une structure hiérarchique, facilitant la navigation et la cohérence des liens.
Contrairement aux thésaurus, elles peuvent être contextualisées, annotées, et reliées, ce qui en fait un levier essentiel de structuration, de traçabilité et de valorisation des fonds.
Qu'est ce qu'une autorité ?
Définition
Une autorité est une notice de référence permettant de représenter de façon unique, normalisée et documentée une entité récurrente dans la base Flora (personne, lieu, période, collection, etc.).
Elle sert à :
Éviter les doublons et variantes orthographiques,
Centraliser les informations sur une entité donnée,
Assurer la cohérence, la qualité et la réutilisation des données dans l’ensemble de la base.
Contrairement à un simple champ texte, une autorité peut être enrichie de métadonnées (intitulé, dates, sources, notes, relations) et liée à d’autres notices.
À quoi servent les autorités dans Flora ?
Les autorités permettent :
de structurer les données de manière stable et normalisée,
de lier les notices entre elles (biens, événements, images, etc.),
de documenter en profondeur des entités importantes,
d’enrichir les recherches grâce à des informations contextualisées.
d'établir des relations croisées riches et dynamiques dans la base.
Exemple : la notice autorité "Musée Lugdunum" (de type personne) peut être liée à :plusieurs biens issus d'un dépôt par le muséeun événement exposition temporaire organisé en partenariatune autre notice personne (ex : un conservateur ayant travaillé dans ce musée)
Autorités vs Thésaurus : quelles différences ?
Autorités
Thésaurus
Notices documentées, réutilisables, enrichies et liées à d'autres notices
Listes hiérarchisées de termes normalisés, sans notice développée
Utilisées pour décrire des entités spécifiques (personnes, lieux, musées, périodes, etc.)
Utilisés pour encadrer le vocabulaire des champs contrôlés (techniques, matériaux, disciplines...)
Peuvent contenir des métadonnées, des relations, une contextualisation
Ne contiennent que le terme et sa place dans une arborescence
Quand thésaurus et autorités se croisent
Certaines autorités combinent les deux logiques :
Lieux
Emplacements
Parcours
Ils sont à la fois :
Hiérarchisés comme un thésaurus (relations parent/enfant),
Documentés comme une autorité (localisation, historique, usage...).
Ce double statut permet :
une navigation structurée dans l’arborescence du vocabulaire,
une documentation complète de chaque entité (localisation, période d’occupation, historique, fonction…).
À retenir : bien que leur arborescence ressemble à celle d’un thésaurus, ces entités doivent être traitées comme des autorités, avec saisie complète et possibilité de création à la volée.
Comment créer une autorité ?
Depuis la table concernée
Accéder à la table concernée : Via le menu Documentaire ou le Tableau de bord, ouvrez la table du type d’autorité souhaité (ex. : Personnes, Collections, Périodes, etc.).
Cliquez sur le bouton Créer dans la barre supérieure.
Renseigner les champs requis : Selon le type d’autorité : nom, type, dates, contexte, liens éventuels...
Cliquez sur Enregistrer pour valider la création.
Réutiliser l’autorité : Une fois créée, l’autorité devient sélectionnable dans les autres modules de Flora (Biens, Photothèque, etc.).
Exemple d'accès aux autorités musée via le menu documentaire
Exemple de création d'une autorité Collections
Exemple de champs disponibles pour la saisie d'une autorité Unimarc Editeur
Enregistrer les modifications d'une notice autorité Périodes
Exemples de champs d'une notice Bien faisant appel à des autorités
À la volée
Dans certains champs de saisie, une icône de création rapide permet d’ajouter une autorité directement depuis une notice principale, sans quitter l’écran. Un accès direct à la fiche complète est alors proposé.
Icône permettant de saisir une autorité depuis une notice principale
: Créer