Objectifs

L’import de biens par lot permet de créer automatiquement un grand nombre de notices de biens à partir d’un fichier préparé en amont.
Cette méthode est utilisée lors de campagnes d’inventaire, de récolement ou de migration de données, afin d’éviter une saisie manuelle notice par notice et de garantir la cohérence des informations.

L’import ne se limite pas aux champs de base. Il permet aussi de renseigner des champs contrôlés, de lier des autorités et ainsi de créer des notices directement exploitables dès leur intégration.

Résultat : à l’issue de l’import, les notices de biens sont immédiatement présentes dans Flora, complètes et reliées aux vocabulaires de référence de votre établissement.

Préparer les données

Télécharger le modèle d'import

1. Télécharger le modèle Excel depuis la page d’accueil de l’interface d’import Flora.
2. Débloquer les macros si nécessaire :
   1. Clic droit sur le fichier téléchargé → Propriétés → cocher Débloquer.
   2. Ouvrir ensuite le fichier et activer la modification et le contenu.

Renseigner le modèle d'import

Organisation du modèle

• Chaque ligne correspond à une notice de bien.
• Chaque colonne correspond à un champ de cette notice.
• En titre, vous trouvez les regroupements de champs.
• En dessous, apparaissent les libellés des champs tels qu’ils sont visibles dans l’interface Flora.
• Vient ensuite la ligne des noms internes utilisés par Flora pour traiter les données.
• Enfin, la première ligne du modèle contient des exemples de saisie pour guider l’utilisateur. Cette ligne doit impérativement être supprimée avant l’import, sans quoi elle sera interprétée comme une notice de bien.

Champs obligatoires

Pour que la notice de bien soit créée, il est impératif de renseigner un numéro d’inventaire accompagné de son préfixe.
Si l’un des deux éléments manque, la ligne est ignorée et aucune notice n’est générée lors de l’import.

Les champs de date et datation

Pour les dates, seuls les formats reconnus par les assistants de datation de Flora sont acceptés.
Cela signifie que les mêmes règles que dans l’interface s’appliquent :

• une date simple au format JJ/MM/AAAA ou MM/AAAA
• une année seule (AAAA),
• ou encore les formules gérées par l’assistant (ex. vers 1450, 16e siècle).

Toute autre forme (abréviations libres, texte non normé, etc.) est rejetée lors de l’import.

Les champs duplicables et répétables

Certains champs peuvent être renseignés plusieurs fois (par exemple : plusieurs matériaux, plusieurs auteurs).
Dans le fichier d’import, il faut répéter le nom interne du champ en y ajoutant un chiffre pour indiquer l’ordre de saisie.

Pour associer deux champs entre eux (par exemple un auteur et sa fonction, ou une matière et sa technique), utilisez le même chiffre derrière chaque nom interne.

Il est recommandé de ne pas dépasser 5 occurrences par champ. Au-delà, les informations supplémentaires ne seront pas prises en compte lors de l’import.

Les champs multivalués

Lorsque plusieurs valeurs doivent être indiquées dans un même champ, il faut utiliser le caractère / comme séparateur, sans espace avant ni après.

Ce séparateur permet à Flora de reconnaître et de enregistrer chaque valeur de façon distincte dans la notice.

Les champs soumis à un thésaurus

Pour les champs indexés sur un thésaurus (ex. domaines, techniques, matières, lieux…), il est indispensable de respecter la logique suivante :

• Pour les termes déjà existants dans le thésaurus, reprendre à l’identique l’orthographe et la graphie utilisées dans Flora. Cela garantit que le terme sera reconnu et relié correctement.
• Pour les nouveaux termes non encore présents, il est possible de les saisir librement : Flora les intégrera automatiquement dans le thésaurus, sous la branche « Imported Candidates ».

Une vérification après import est recommandée pour repositionner ces nouveaux termes au bon endroit dans le thésaurus et éviter la multiplication de doublons.

Les champs de lien vers une autorité personne

Pour établir un lien avec une autorité de type Personne (ex. auteur, collecteur, propriétaire), il faut renseigner dans le fichier d’import le nom usuel d’une notice Personne déjà existante dans Flora.

Si le nom saisi ne correspond pas exactement à une autorité déjà créée, l’import peut générer une erreur et empêcher la création correcte du lien.

Les champs soumis à une liste

Pour les champs contrôlés par une liste, il faut impérativement renseigner un terme déjà existant dans la liste.

Toute valeur différente (faute de frappe, variante, nouveau terme) peut être source d’erreur au moment de l’import et compromettre la bonne intégration des données.

Le champ de localisation

Pour que le lien de localisation soit correctement créé lors de l’import, il est nécessaire de renseigner le dernier niveau de l’emplacement, c’est-à-dire le niveau terminal tel qu’il figure dans la notice Emplacement correspondante.

Enregistrer le fichier d'import au format requis

Avant de lancer l’import, le fichier Excel doit être converti en fichier texte tabulé (.txt), seul format accepté par Flora.
Cette opération se fait directement depuis le modèle d’import :

1. Cliquez sur le bouton « Enregistrer au format texte ».
2. Cette action déclenche une macro qui transforme automatiquement votre tableau Excel en fichier .txt compatible.
3. Le fichier texte est créé dans le même dossier que le fichier Excel d’origine.

Ce format pivot garantit la compatibilité avec Flora et supprime les lignes d’aide pour ne conserver que les données nécessaires à l’import.

Charger le fichier de données dans Flora

1. Accédez au menu Outils > Imports.

2. Se placer sur le répertoire Fichiers textes

3. Cliquez sur le bouton « + » pour ouvrir une fenêtre de sélection.

4. Cliquez de nouveaux sur le « + » et parcourez votre ordinateur pour sélectionnez le fichier txt contenant les données à importer.

5. Lancer le transfert : le fichier s’affiche désormais dans la liste des fichiers prêts à être importés.

Exécuter l'import

Lancer l'action

• Sélectionnez dans l’interface le fichier à importer.
• Choisissez la table de destination : MUS_BIENS (Biens).
• Définissez le type d’action : Importer des notices avec ou sans images, Mettre à jour des notices existantes (par unique_key) ou Mettre à jour des notices existantes (par préfixe et numéro inventaire)
• Cliquez sur Lancer l’action.

 Dans la zone « Fichier à importer », vous pouvez visualiser directement le contenu du fichier .txt que vous avez chargé.Cela permet de :

• vérifier que les colonnes attendues sont bien présentes,
• contrôler rapidement les valeurs (préfixe, auteur, titre, dates…),
• détecter d’éventuelles erreurs avant de lancer l’import (ex. faute dans un numéro d’inventaire, format de date incorrect).

Convertir le fichier texte tabulé en xml

La première étape de l’import consiste à transformer le fichier texte tabulé (.txt) en fichier XML compréhensible par Flora.

Pour cela :

1. Cliquez sur le bouton « Conversion en XML » (icône en forme d'engrenage).
2. Attendez la fin du traitement : le fichier XML est alors généré automatiquement à partir de votre fichier texte.

Dans la zone Résultat de la conversion XML, vous devez voir apparaître le chemin du fichier généré et la mention « Opération terminée ».
Cela confirme que la conversion s’est déroulée correctement et que vous pouvez passer à l’étape suivante.

Importer en base de données

Une fois le fichier .xml généré sans erreur, vous pouvez passer à l’étape suivante : l’import dans la base de données Flora.

Concrètement, cette étape provoque :

• la création des notices biens dans la table MUS_BIENS si l'action choisie est la création de notices
• la mise à jour des notices existantes si l’action choisie est « Mettre à jour » au lieu de « Créer »
• le renseignement automatique des champs remplis dans le fichier d’import
• la création des liens avec les autorités
• la création des termes manquants dans les thésaurus, sous la branche Imported Candidates

Pour cela :

1. Cliquez sur le bouton « Importer en base de données » (icône en forme d'engrenage, comme pour la conversion).
2. Confirmez le lancement de la tâche.
3. Patientez : le temps de traitement dépend du nombre de biens et des données associées.
4. À la fin de l’opération, Flora confirme que les notices ont été créés dans la base.

Vérifier l'import

Retrouver les notices importées

Pour contrôler que l’import s’est bien déroulé, vous pouvez effectuer une recherche dans la table des biens en utilisant l’index Saisi le.

• Renseignez comme critère la valeur $TODAY : Flora affichera alors tous les biens créés ce jour par l’import.
• Vous pouvez comparer ce résultat avec le nombre de lignes de votre fichier source pour confirmer que toutes les notices attendues ont bien été intégrées.

Consulter les logs

Les logs (rapports d’import) récapitulent l’ensemble des actions réalisées lors de l’import ainsi que les éventuelles erreurs rencontrées.

En cas d’erreurs lors d’un import, il est recommandé de consulter le log associé et, si nécessaire, d’en effectuer une capture d’écran afin de la transmettre au support pour analyse.

Où trouver les logs ?

• Dans l’arborescence de gauche, ouvrez le dossier Logs d’imports (rafraîchir), puis le sous-dossier MUS_BIENS.
• Les fichiers de log sont nommés selon la date et l’heure de l’import :
  AAAAMMJJHHMMSS (Année–Mois–Jour–Heure–Minute–Seconde).

Lire le détail des erreurs :

• En cliquant sur import.err.xml, vous pouvez consulter les erreurs survenues durant l’import.
• Si le fichier est vide, cela signifie qu’aucune erreur n’a été détectée.
• En cas d’erreurs, le log fournit une description détaillée pour faciliter l’analyse et la correction.