Saisir dans Flora
Sommaire
- Ouvrir et visualiser une grille de saisie
- Types de saisie
Ouvrir et visualiser une grille de saisie
Pour saisir des données dans Flora, plusieurs grilles de saisie standards sont disponibles. Ces grilles prennent en compte les spécificités liées aux différents types d'objets référencés, niveaux de description utilisés, etc.
Pour accéder à la grille de saisie, chaque table présente la même fonctionnalité de création :
Après avoir cliqué sur le 
, l'utilisateur accède à la liste des grilles de saisie disponibles.
Choisir une grille de saisie
Lorsque la liste des grilles de saisie s'affiche, sélectionner la grille à utiliser en cliquant dessus, puis, cliquer sur Valider pour l'ouvrir - ou bien double-cliquer sur la grille de saisie-.
Choix de la grille de saisie beaux-arts pour une notice de bien
Ouverture de la grille de saisie beaux-arts (biens)
Visualiser la grille de saisie
Les grilles de saisie se présentent toutes de la même façon dans leur ensemble, quel que soit le contexte :
- En haut à droite, la liste déroulante affiche les regroupements de champs qui ont été définis, pour améliorer le confort de saisie.
- La zone centrale est réservée à la saisie.
- Dans la partie inférieure, le bouton
donne accès à la saisie rapide.
Exemple de grille de saisie Catalogue, monographies
Regroupements de champs
Les normes de saisie métier appliquées dans leur intégralité ou adaptées au contexte impliquent des grilles de saisie souvent denses en contenu.
Pour faciliter l'accès aux informations à saisir, la grille est découpée en regroupements de champs - accessibles à partir d'une liste déroulante - et en sections à l'intérieur d'un regroupement.
Afficher un regroupement de champs
Les regroupements de champs sont présentés dans une liste déroulante, à gauche de la grille de saisie. Par défaut, la grille affiche le contenu du premier groupement de champs.
Pour accéder à un autre regroupement de champs, sélectionner le regroupement dans la liste.
Affichage du regroupement de champs "Vedettes matière" pour la notice bibliographique
Afficher la totalité de la grille
La dernière valeur de la liste des regroupements de champs (Grille standard) permet de visualiser la notice dans son intégralité, tous les regroupements de champs sont présentés successivement dans la même grille.
Exemple dans une grille de saisie de la Bibliothèque
Fermer/ouvrir une section
A l'intérieur d'un regroupement de champs, les champs peuvent eux-mêmes être regroupés en sections. Elles correspondent à un regroupement logique d'informations structurées. Ces sections sont matérialisés par le bouton qui précède leur libellé 
et présentées dans un même encadrement : un simple clic sur ferme/développe la section correspondante. Ceci améliore le confort de lisibilité, associé à la saisie.
Exemple dans une grille de saisie de la Bibliothèque
Insérer/Ajouter des blocs de champs répétables
Dans Flora, il est possible d'insérer et d'ajouter des champs et blocs de champs répétables (ensemble de champs qui se suivent, non pas de façon hiérarchique mais continue).
Cette fonction d'ajout est disponible :
- via un clic droit de la souris sur un libellé d'un bloc répétable
- via un clic avec le bouton gauche de la souris, qui insère automatiquement un nouveau champ (raccourci).
L'ajout provoque l'affichage du nouveau bloc de champs à la fin du bloc courant.
Exemple de menu contextuel d'insertion/ajout d'un nouveau bloc dans les Biens
Exemple de menu contextuel d'insertion/ajout de champs d'une nouvelle collection en passant par le libellé d'un champ dans la Bibliothèque
Plusieurs actions sont disponibles :
- Annuler : annule l'opération d'insertion/ajout pour revenir à la grille courante.
- Insérer /Ajouter : les fonctions proposées correspondent aux blocs et/ou champs qui peuvent être insérés/ajoutés selon le contexte. Un clic sur un de ces menus met automatiquement à jour le formulaire de saisie.
- Supprimer : supprime le bloc ou le champ.
Seuls les champs insérés/ajoutés qui ont été renseignés sont conservés à l'enregistrement de la notice.
Types de saisie
Dans Flora, la saisie des différentes informations est normalisée pour faciliter la saisie et assurer une base de données cohérente et homogène.
Créer une notice documentaire et rattacher des fichiers
Dans les grilles de saisie, un raccourci de saisie est disponible pour intégrer de nouveaux fichiers. Il s'agit de fichiers associés à la notice, que ce soit des images, des documents ou des vidéos.
Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens
Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :
- Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie
.
Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.
Exemple avec une notice autres documents
Résultat
- Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents
.
La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers
Cliquer sur le 
dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer
Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le 
avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
Résultat
Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie
Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien
Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers
retourner sur la notice
valider l'ajout d'un document
annuler l'association d'un document
ajouter un dossier
ajouter un fichier bureautique
ajouter un fichier photo
ajouter un fichier vidéos-sons
déplacer vers le bas un document
déplacer vers le haut un document
modifier les attributs d'un document
couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
coller un document dans un autre dossier
supprimer le document
Saisir via des listes normalisées
Liste déroulante
Les champs avec liste déroulante évitent la saisie manuelle, par sélection d'un terme parmi une liste prédéfinie.
Dans Flora, une liste déroulante est limitée à 30 valeurs. Au-delà, la liste devient une liste longue mono-sélection (voir point suivant).
Exemple dans les Entrées (musées), grille de saisie Acquisitions - Complète :
Se positionner sur un champ, qui dispose d'une flèche ; fonctionnalité accessible à la droite de la zone :
Champ TYPE avec liste déroulante (liste courte)
Un clic sur la flèche ouvre la liste déroulante : il suffit de sélectionner la valeur désirée en cliquant dessus.
On peut également saisir au clavier la(les) première(s) lettre(s) du terme à sélectionner ou utiliser les flèches haute et basse du clavier pour se déplacer dans la liste.
Champ TYPE, sélection dans la liste déroulante
La valeur (texte correspondant dans la liste) est alors affichée dans le champ.
Résultat
Liste longue (mono-sélection)
Dans Flora, une liste longue mono-sélection comprend plus de 30 valeurs. En dessous, c'est une liste déroulante (voir point précédent).
Exemple dans la Bibliothèque, grille de saisie Complète :
Pour faciliter la navigation et la sélection, la liste s'ouvre dans une fenêtre séparée, accessible en cliquant sur le bouton 
, situé à la droite à de la zone.
Champ Langue œuvre originale avec accès à une liste longue (mono-sélection)
Avec cette liste, une seule valeur peut être sélectionnée :
Liste Langue œuvre originale avec sélection unique, ouverture dans une fenêtre séparée
Si une valeur était déjà sélectionnée, la liste est positionnée sur cette valeur (affichée également dans la zone inférieure). Il suffit de naviguer dans la liste pour trouver la valeur adéquate (clic dans la liste, puis saisie au clavier de la(des) première(s) lettre(s) du terme à sélectionner, utilisation des flèches haute et basse du clavier, navigation par la barre de défilement à droite de la liste). Sélectionner un autre terme, il s'affiche dans la zone inférieure de la fenêtre.
Trois opérations sont disponibles ici :
Efface le terme affiché dans la zone inférieure.
Valide le terme sélectionné : la fenêtre se referme, le terme sélectionné apparaît dans la zone de saisie de la grille. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
Annule l'opération et retourne à la grille de saisie.
Liste longue (multi-sélection)
La présentation de la liste est la même que pour la liste longue avec mono-sélection. Cependant, il est possible d'ajouter plusieurs termes dans un même champ.
Exemple dans les Biens, grille de saisie Complète :
Se positionner sur un champ qui dispose de cette fonctionnalité, dont l'icône est la même que pour la liste longue avec mono-sélection. Cliquer sur le bouton 
, pour accéder à la liste de choix :
Champ Conditions de Manutention avec accès à une liste longue (multi-sélection)
Visualisation de la liste avec possibilité de sélection multiple
Les principes de navigation et de sélection sont identiques à ceux vus avec la liste mono-sélection (ci-dessus). Il y a en plus : des boutons 
et 
, qui permettent - avant validation - de sélectionner/désélectionner plusieurs valeurs.
- Pour sélectionner des valeurs qui se suivent dans la liste : cliquer sur la première valeur avec le bouton gauche de la souris, sélectionner la dernière valeur par clic avec le même bouton, tout en appuyant sur la touche MAJUSCULES
du clavier. - Pour sélectionner des valeurs dispersées dans la liste : cliquer sur la première valeur avec le bouton gauche de la souris, sélectionner les autres valeurs par clic avec le même bouton, tout en appuyant sur la touche
du clavier. - Pour ajouter des valeurs : sélectionner les valeurs dans la liste supérieure puis cliquer sur le bouton : les valeurs sont affichées dans la liste inférieure. Un double clic sur une valeur la sélectionne et l'affiche dans la liste inférieure.
- Pour enlever des valeurs ajoutées : sélectionner les valeurs dans la liste inférieure puis cliquer sur le bouton : les valeurs sont supprimées de la liste inférieure. Un double clic sur une valeur la sélectionne et l'efface de la liste inférieure.
Suite à validation, les valeurs sélectionnées sont disponible dans le champ :
Résultat : affichage d'une sélection multiple dans la grille de saisie
Champ avec longueur maximum et/ou minimum
Certains champs sont limités en nombre de caractères.
Champ Coden dans la grille de saisie complète des Périodiques (Bibliothèque)
Il s'avère impossible de saisir plus de 6 caractères ; si l'utilisateur en saisit moins, un message d'erreur s'affiche lors de la validation de la notice, puisque les longueurs maximum et minimum sont définies toutes les deux à 6 : La longueur minimale de ce champ doit être : 6.
Message d'erreur Champ Coden (Bibliothèque)
Champ stocké en majuscules ou minuscules
Pour normaliser la saisie et assurer la cohérence de la base, certaines données alphabétiques peuvent être automatiquement enregistrées en majuscules ou minuscules.
Champ Coden dans la grille de saisie complète des Périodiques (Bibliothèque)
Dès que l'on se positionne sur une autre zone de saisie, le contenu se convertit automatiquement en majuscules.
Champ numérique avec valeur minimum et/ou maximum
Certains champs numériques ont aussi des limitations.
Par exemple, il n'est pas possible de dépasser :
- 12 mois
- 31 jours
- 24 heures
De la même manière, il est possible d'imposer des valeurs minimales.
Exemple avec le calendrier simple du Champ date de l'avis, dans la grille de saisie des biens
Champ à valeur unique
Certains champs sont à valeur unique. Cela permet d'éviter les doublons.
Si l'on essaye de créer un nouveau bien qui a le même numéro d'inventaire qu'un bien déjà affecté aux collections, Flora détectera une violation d'unicité et empêchera l'enregistrement de la notice doublon.
Il en va de même dans la Bibliothèque :
Affichage du champ N°ISBN avec saisie d'un numéro déjà affecté à un ouvrage dans Flora
Lors de l'enregistrement de la notice, un message d'erreur s'affiche :
Message de contrôle d'unicité sur le catalogue
Caractères à ignorer à l'indexation
Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre
Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent
Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé
Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc
Affichage du contenu du champ entre crochets
Champ pré-renseigné
Un champ pré-renseigné est constitué de valeurs par défaut ou de valeurs héritées d'un contexte de saisie.
Dans la grille de saisie complète de la Bibliothèque, plusieurs champs contiennent des valeurs dès l'ouverture de la grille.
Certains champs renseignés automatiquement peuvent être modifiables : la valeur par défaut est simplement celle estimée la plus courante. Ainsi, dans la Bibliothèque, pour un document de type monographie : le type document est monographie, le support est papier, et nous supposons qu'il s'agit d'une nouvelle acquisition, mais ces valeurs sont modifiables.
Affichage du regroupement de champs Général dans la grille de saisie complète de la Bibliothèque
Certains champs, tels que l'opérateur de saisie, la date de saisie s'implémentent automatiquement. De la même façon, les champs modifié par et date de modification seront automatiquement renseignés par Flora au moment de la modification d'une notice. Ces champs ne sont pas modifiables.
Exemple pour la table des biens : champs system automatiquement implémentés et non modifiables par les utilisateurs.
